Struktur Organisasi Struktur Organisasi Sales Marketing Department

commit to user 40

E. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada pada SOLOPARAGON Hotel Residences merupakan struktur organisasi garis, maksudnya wewenang dan kekuasaan berasal dari atas kemudian mengalir kebagian-bagian di bawahnya dan masing-masing bagian tersebut bertanggung jawab penuh pada atasannya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada diagram struktur organisasi dan pembagian tugas pada halaman selanjutnya. Sedangkan Personil-personil yang duduk dalam Struktur tersebut diatas adalah sebagai berikut : 1. General Manager : Hengky Tambayong 2. Human Resource Manager : Ery Ansyari 3. Financial Controller : Widia Anggreni 4. Chief Engineering : I Ketut Sumentra 5. Director Of Sales Marketing : Lidia Diyah S,SS. 6. IT Manager : Iman Setiawan Sjamsoeddin 7. F B Manager : Agus Setyo Purnomo 8. Executive Chef : Ferry Hermawan 9. Executive Housekeeper : Prayitno 10. FO Manager : Robby Robert Wuisan 11. Chief Accountant : Weni Kristanti 12. Ass. Credit Manager : Miyana 13. Purchasing Manager : Agus Setyo Wibowo 14. Sous Chef : Tunjung Lukito commit to user 41 15. Ass. Chief Engineering : Kadek Helen Gunartha 16. Sales Manager : Ritania Menik Utami 17. Duty Manager : Eka hardiyono

F. JOB DESCRIPTION

Berikut job description mulai dari General Manager dan semua Manager setiap department:

1. General Manager GM

General Manager merupakan pucuk pimpinan hotel. General Manager mempunyai tanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan.

2. Front Office Department FO

Bertanggung jawab atas pemberian informasi sesuai yang diperlukan tamu. pemesan kamar, penyambutan atau penerimaan tamu. menangani arus komunikasi melalui telepon, telex maupun faksimile ataupun barang-barang dari para tamu. Dipimpin oleh seorang Front Office Manager. dan membawahi Duty Manager. Duty Manager bertugas untuk menggantikan fungsi manager tersebut apabila manajer sedang tidak bertugas.

3. Housekeeping Department HK

Bertanggung jawab atas koordinasi aktivitas yang berhubungan dengan kebersihan, kenyamanan. dan keindahan semua kamar tamu. area hotel. ruang kantor. ruang meeting dan semua bagian dalam lingkungan commit to user 42 hotel. Dipimpin oleh seorang Executive Houskeeper

4. Food and Beverage Department FB

Bertanggung jawab untuk mengkoordinasi seluruh aktifitas yang berhubungan masalah pengaturan jamuan makananminuman untuk para tamu hotel maupun tamu yang mengadakan rapat atau acara-acara tertentu di hotel. Dipimpin oleh Food and Beverage Manager yang membawahi dua departemen yaitu Food Beverage Service dan Food beverage Product

5. Food and Beverage Product FBP

Bertanggung jawab Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan dan pengendalian biaya produksi makanan. Dipimpin oleh Executive Chef yang dalam melaksanakan tugas dibantu oleh Sous chef

6. Engineering Depertment ENG

Bertanggung jawab atas segala perawatan dan penjagaan semua fasilitas operasional dan peralatan hotel berdasarkan efisiensi dan efektifitas kerja peralatan tersebut. Dipimpin oleh Chief Engineering dan dibantu oleh Ass Chief Engineering, dengan job description sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi dan berperan serta dalam semua kegiatan kerja department engineering. commit to user 43 b. Bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan, penghematan biaya, penyederhanaan pekerjaan dan pengembangan metode tehnik kerja.

7. Accounting Department

Bertugas mengelola pembukuan dan keuangan hotel. Dipimpin oleh seorang Financial Controller. Financial Controller membawahi Chief Accountant,Ass.Credit Manager,Purchasing Manager. Dan satu divisi dengan IT Manager yang mempunyai fungsi tugas sebagai penanggung jawab seluruh sistem komputerisasi dan jaringan seluruh hotel - Financial Controller Bertanggung jawab penuh atas semua kegiatan operasional di accounting departemen yang di bawahi langsung : a. Chief Accountant b. Ass. Credit Manager c. Purchasing Manager

a. Chief Accountant

Bertanggung jawab dalam bidang keuangan khususnya dalam hal pembuatan klasifikasi dari pemasukan-pemasukan perusahaan. Chief Accountant membawahi 2 bagian yaitu : commit to user 44

b. Ass. Credit Manager :

Ass. Credit Manager ini bertanggung jawab dalam bidang hal keuangan khususnya pembuatan klasifikasi dari pengeluaran- pengeluaran perusahaan serta penagihan-penagihan hutang pada tamu

c. Purchasing Manager :

Manager menangani masalah yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan material hotel, khususnya bahan makanan untuk konsumsi kitchen.

8. Sales Marketing Department SM

Dipimpin oleh Director of Sales and Marketing yang memiliki tugas melakukan promosi,membuat remcana penjualan, melakukan pendekatan- pendekatan,mengarahkan operasi sales marketing, menjalin hubungan dengan publik untuk menciptakan citra hotel yang baik. DOSM membawahi langsung : a. Sales Manager b. Public Relation Manager

9. Human Resources Department HRD atau Bagian Personalia

Bertugas menjalankan segala kegiatan managemen dan administrasi kepegawaian juga pengembangan karyawan, cuti karyawan, penerimaanpemberhentian pegawai dan masalah job training. Dipimpin oleh seorang Human Resource Manager. Adapun yang menjadi tugasnya : a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu. commit to user 45 b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel. c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang, internasional, café restaurant dan perusahaan-perusahaan besar terkait. d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik untuk internal The Sunan Hotel Solomaupun eksternal lingkungan sekitar.

10. Security Department SEC

Bertanggung jawab atas keamanan keseluruhan lingkungan di dalam dan sekitar hotel. Dipimpin oleh seorang Security Supervisor dan dibantu oleh Security Shift Leader commit to user 46

G. Struktur Organisasi Sales Marketing Department

Keterangan : Dalam Sales Marketing Department terdapat susunan organisasi yang dipimpin oleh Director of Sales Marketing. Director Sales Marketing membawahi Asst. director of Sales Marketing yang membantu tugasnya dalam hal mengatur semua kegiatan bilamana seorang Director of Sales Director of Sales Marketing Asst. Director of Sales Marketing Sales Manager Reservation Revenue Manager Public Relation Manager Reservation Staff Graphic Designer Reservation SPV commit to user 47 Marketing membutuhkan atau sedang tidak bertugas, Asst. director of Sales Marketing juga membawahi Sales Manager, Sales Manager ini mempunyai kedudukan sama dengan Reservation Revenue Manager dan Public Relation Manager. Di SOLO PARAGON HotelResidences ini mempunyai suatu perbedaan dengan Hotel-hotel lainnya, di sini seorang Public Relation tidak mempunyai Department sendiri, tetapi Public Relation berkedudukan dibawah seorang Director of Sales Marketing, semua yang dilakukan seorang Public Relation harus dengan pengetahuan dan persetujuan dari Director of Sales Marketing, kemudian Public Relation dibantu oleh Graphic Designer yang mempunyai kreatifitas besar dalam designer. commit to user 48

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG

FOCUS OF INTEREST Pada bab ini, penulis ingin menjelaskan proses Kuliah Kerja Media KKM yang sudah dilakukan selama bulan Februari – April di SOLO PARAGON HotelResidences. Proses kerja secara umum dilaksanakan hari Senin sampai dengan Jum’at dari pukul 08.30 - 17.00 wib, khusus hari sabtu dari pukul 08.30 - 14.30.

A. Pelaksanaan Magang

1. Sales Marketing Department Public Relations SOLO PARAGON HotelResidences adalah divisi yang tergabung dalam Sales and marketing Departement. Di dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam menjalin komunikasi yang harmonis baik dengan pihak internal maupun eksternal, Seorang Public Relations harus mampu memasarkan produk hotel agar dikenal masyarakat luas serta mampu membangun image citra perusahaan yang dinaunginya. Pada dasarnya aktivitas Public Relations senantiasa menyangkut dengan kegiatan penciptaan dan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak yaitu berupa perubahan yang positif.