17
c. Sugiarto 1984 : 23
Sistem akuntansi adalah Sistem akuntansi terdiri dari kegiatan- kegiatan manusia yang menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut, alat-
alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan yang ada dalam suatu organisasi guna menyajikan suatu informasi keuangan
bagi pihak-pihak yang berkepentingan, terutama pengelola perusahaan.
d. Soemarso 1994 : 624
Sistem akuntansi adalah suatu jaringan urutan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu
organisasi. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi 1997 :
19-20 adalah sebagai berikut: a.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada c.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengelolaan intern d.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Suatu sistem dalam perusahaan sangat membantu jalannya kegiatan perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan serta dapat memberikan
informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak yang terkait, oleh karena itu sistem yang baik sangat diperlukan bagi perusahaan untuk tetap terus berada
18
pada kondisi optimal. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu lainnya perusahaan sering melakukan transaksi pembelian, oleh
karena itu diperlukan suatu sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik yang memenuhi syarat-syarat sistem pengendalian intern untuk mencegah
terjadinya penyelewengan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar.
1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian, baik barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi 2001:301, prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan.
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian,
sesuai dengan jenis, mutu dan kualitas barang. b.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
19
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada
unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sebagai catatan utang. f.
Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2.
Bagian yang terlibat dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian
adalah
20
a. Bagian gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi ketersediaan yang ada di gudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan. b.
Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih. c.
Bagian penerimaan Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar. Fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
3. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
21
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, mutu dan
kuantitas sesuai dengan surat tersebut. b.
Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi. c.
Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. d.
Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu dan kuantitas barang sesuai yang tercantum dalam surat order
pembelian. e.
Surat-surat perubahan order pembelian Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal
penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain
atau bisnis.
22
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Register bukti kas keluar
b. Jurnal pembelian
c. Kartu utang
d. Kartu persediaan
Adapun sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY adalah :
1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku secara
tunai pada perusahaan J’ROT GALERY adalah: a.
Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang
apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya dengan yang diminta.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
23
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang
untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian
mengirimkan surat perintah borong order kepada pemasok yang telah dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang
terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang
diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan
kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order.
e. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur
24
dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut,
kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam jurnal umum.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku secara kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah:
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk
memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya
dengan yang diminta. b.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c.
Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah
habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian mengirimkan surat perintah borong order kepada pemasok yang telah
25
dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order
pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan. d.
Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control
dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality
control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian
administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang
datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order. e.
Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk
telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut, kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam
jurnal umum. Bila faktur dari pemasok telah jatuh tempo, maka faktur dari pemasok, surat perintah borong order, dan tanda terima barang
masuk dibandingkan untuk dibuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir.
26
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Prosedur penerimaan pesanan
Dalam prosedur ini Direktur menerima pesanan dari konsumen, dan konsumen menginginkan agar barang pesanan tersebut segera
dikirimkan. b.
Prosedur Permintaan barang Dalam prosedur ini Direktur memberitahukan ke bagian produksi
bahwa ada pesanan mendadak yang harus segera dikirim ke konsumen. Setelah itu bagian produksi ke gudang, apakah persediaan barang jadi
di gudang mencukupi kuantitasnya. Apabila persediaan di gudang habis atau kurang jumlahnya, maka bagian produksi mengajukan
permintaan pembelian secara lisan untuk membeli barang setengah jadi karena ada pesanan mendadak dari konsumen.
c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin
Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian, untuk memungkinkan
pemilihan pengrajin yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
d. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat perintah borong order ke pengrajin yang telah dipilih dan
memberitahukan ke bagian-bagian yang lain yang terkait dalam
27
transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian perusahaan yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
e. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk bertanggungjawab menerima dan
menyimpan barang dari pengrajin, tetapi sebelum barang diterima bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pengrajin, kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk untuk
menyatakan bahwa barang tersebut telah diterima dari pengrajin dan sudah sesuai dengan surat perintah borong order.
f. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur
dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk telah ada dan sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diinginkan, kemudian bagian administrasi keuangan membandingkan ke 3 formulir tersebut dan menyelenggarakan pencatatan utang
kedalam jurnal umum. Setelah membandingkan ke 3 formulir tersebut dan faktur dari pengrajin telah jatuh tempo, maka bagian administrasi
keuangan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir.
28
2. Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian barang setengah jadi
pada perusahaan J’ROT GALERY adalah a.
Direktur Direktur menerima pesanan dari konsumen kemudian memberitahukan
ke bagian produksi bahwa ada pesanan mendadak dari konsumen. b.
Bagian produksi Bagian produksi bertanggungjawab mengecek ke gudang apakah
persediaan barang jadi mencukupi kuantitasnya. Apabila barang persediaan di gudang habis atau kurang kuantitasnya, maka bagian
produksi bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian barang setengah jadi ke bagian pembelian karena ada pesanan
mendadak dari konsumen. c.
Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi mengenai
harga barang dan syarat pembelian dan menentukan pengrajin sebagai pemasok. Bagian pembelian juga bertanggungjawab membuat surat
perintah borong order sesuai dengan permintaan pembelian. d.
Bagian administrasi gudang Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam
untuk bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang diterima
dari pengrajin.
Bagian administrasi
gudang juga
bertanggungjawab membuat tanda terima barang masuk.
29
e. Quality control luar
Bagian ini bertanggungjawab untuk memeriksa jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pengrajin.
f. Quality control dalam
Bagian ini bertanggungjawab untuk mengawasi bagian-bagian yang lain yang terkait dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga
bekerjasama dengan
bagian administrasi
gudang untuk
bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pengrajin.
g. Bagian Administrasi keuangan
Bagian ini bertanggungjawab atas pencatatan pembelian baik secara tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah
membandingkan faktur dari pengrajin, surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk.
h. Kasir
Bagian ini bertanggungjawab dalam pembayaran atau pelunasan setelah menerima nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
Sedangkan bagian-bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT
GALERY adalah: a.
Bagian administrasi gudang Bagian administrasi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian, setelah mengecek bahwa
30
bahan baku yang diminta benar-benar telah habis kuantitasnya. Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk
bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang-barang yang diterima dari pemasok. Bagian administrasi gudang juga bertanggung
jawab dalam membuat tanda terima barang masuk. b.
Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggung jawab membuat surat perintah borong
order sesuai dengan permintaan pembelian oleh bagian administrasi gudang setelah sebelumnya mengecek ke gudang bahwa barang benar-
benar habis atau kurang kuantitasnya. Bagian pembelian juga bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan surat perintah borong order kepada pemasok yang
di pilih. c.
Bagian logistik bahan Bagian ini bertanggung jawab atas bahan-bahan yang diperlukan oleh
proses produksi, serta bertanggung jawab untuk membuat laporan hasil pembelian pada bagian administrasi keuangan.
d. Quality control luar
Bagian ini bertanggung jawab atas jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pemasok.
31
e. Quality control dalam
Bagian ini bertanggung jawab untuk mengatasi bagian-bagian yang lain dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga bertanggung jawab
untuk mengawasi jalannya pembelian bahan baku, dan bekerjasama dengan bagian administrasi gudang untuk bertanggung jawab
menerima dan menyimpan barang-barang yang diterima dari pengrajin f.
Bagian administrasi keuangan Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian baik secara
tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah membandingkan faktur dari pemasok, surat perintah borong order, dan
tanda terima barang masuk. g.
Kasir Bagian kasir bertanggung jawab dalam pembayaran atau pelunasan
setelah menerima faktur dan nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah :
a. Surat perintah borong order SPBO
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian sebagai pemberitahuan kepada bagian-bagian yang terkait dalam transaksi pembelian, untuk
melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah barang order
32
setelah bagian pembelian memperoleh informasi mengenai harga barang dan telah menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang. Surat perintah borong order dibuat rangkap 3, dan didistribusikan:
1 Lembar 1 berwarna putih
: untuk pengrajin atau pemasok 2
Lembar 2 berwarna biru : untuk bagian administrasi keuangan
3 Lembar 3 berwarna kuning : untuk bagian pembelian
b. Tanda terima barang masuk TTBM
Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang dibeli telah diterima dari pemasok
sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah borong order.
Tanda terima barang masuk dibuat rangkap 3, dan didistribusikan: 1
Lembar 1 berwarna putih :untuk pengrajin atau pemasok
2 Lembar 2 berwarna biru
:untuk bagian
administrasi keuangan
3 Lembar 3 berwarna kuning :untuk bagian produksi
c. Nota pembayaran
Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran utang ke
pemasok. Nota pembayaran dibuat rangkap 2, dan didistribusikan:
33
1 Lembar 2 berwarna putih
: untuk bagian administrasi keuangan
2 Lembar 3 berwarna merah muda
: untuk bagian produksi 4.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY
adalah : Jurnal Umum
Jurnal Umum dibuat oleh bagian administrasi keuangan digunakan oleh perusahaan J’ROT GALERY untuk mencatat pembelian yang telah terjadi.
C. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern
