36
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen dicap “lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada pemasok.
D. Evaluasi terhadap sistem akuntansi pembelian bahan baku pada
perusahaan J’ROT GALERY
Dari jaringan prosedur, bagian-bagian yang terlibat, dokumen-dokumen yang digunakan, catatan akuntansi dan unsur-unsur sistem pengendalian intern
tersebut akan penulis evaluasi satu persatu tentang sistem pengendalian intern pada perusahaan J’ROT GALERY.
1. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian secara tunai pada perusahaan J’ROT GALERY a.
Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian
administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang, bagian
administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat
dipertanggungjawabkan.
37
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian
Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order
pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak tetapi perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi.
d. Prosedur penerimaan barang
Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok
kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak
sehingga pemakaiannya kurang dapat dipertanggungjawabkan. e.
Prosedur pencatatan pengeluaran kas Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok surat
perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membandingkannya untuk pencatatan pengeluaran kas kedalam jurnal
umum dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir.
Sedangkan evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian secara kredit pada perusahaan J’ROT
GALERY adalah:
38
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan
barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang.Bagian administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat dipertanggungjawabkan.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian
Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order
yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak tetapi perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi.
d. Prosedur penerimaan barang
Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok
kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak
tetapi sudah diterapkan sistem otorisasi.
39
e. Prosedur pencatatan utang
Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian
membandingkannya untuk pencatatan utang ke dalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh
bagian kasir. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Prosedur penerimaan pesanan
Prosedur yang digunakan perusahaan J’ROT GALERY pada pembelian barang setengah jadi, yang pertama adalah prosedur
penerimaan pesanan yang dilakukan oleh Direktur yang menerima pesanan mendadak dari konsumen.
b. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini bagian produksi mengajukan permintaan ke bagian pembelian setelah bagian produksi mengecek barang ke gudang.
c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin
Dalam prosedur ini yang mencari informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian serta memilih pengrajin sebagai pemasok adalah
bagian pembelian.
40
d. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat perintah borong order ke pengrajin.
e. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini belum ada pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan penyimpanan barang. Bagian administrasi gudang
bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pengrajin.
f. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan membandingkan faktur dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang
masuk kemudian membuat nota pembayaran guna dilakukan pembayaran oleh bagian kasir.
2. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara tunai dan kredit pada perusahaan J’ROT GALERY. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem dan prosedur
pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY akan dapat diketahui apakah sistem akuntansi telah sesuai dengan pelaksanaannya.
a. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang
Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian, bagian administrasi gudang bekerja
sama dengan quality control dalam untuk menyimpan dan menerima
41
barang yang diterima dari supplier serta membuat tanda terima barang masuk.
b. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian
Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang ke pemasok yang telah dipilih sebelumnya dan membuat surat perintah
borong order yang ditujukan ke bagian administrasi keuangan, pemasok, dan pembelian.
c. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan
quality control dalam Kedua bagian ini bertanggung jawab dalam menerima dan menyimpan
barang dari pemasok, dengan adanya bagian quality control dalam maka akan terjadi pengawasan dengan baik sehingga kemungkinan
terjadinya penyelewengan akan kecil dalam pembelian bahan baku. d.
Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan kasir
Bagian administrasi keuangan membuat catatan atas pembelian secara tunai maupun kredit, sedangkan untuk pembayaran atau pelunasan
utang dilaksanakan oleh bagian kasir setelah menerima faktur dan nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
42
e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan
quality control luar. Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai
pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi pembelian.
Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Fungsi produksi dilakukan oleh bagian produksi
Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengecek ke gudang setelah Direktur menerima pesanan mendadak, apabila persediaan di gudang
tidak mencukupi kuantitasnya, maka bagian produksi mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian.
b. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan
quality control dalam Pada perusahaan J’ROT GALERY bagian administrasi gudang
bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pengrajin perusahaan belum memisahkan
kedua fungsi ini sehingga memungkinkan terjadinya penyelewengan pada perusahaan seperti kolusi.
c. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh fungsi pembelian
Pada perusahaan J’ROT GALERY Bagian pembelian bertugas mencari informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian,
43
kemudian memilih pengrajin dan membuat surat perintah borong order.
d. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan
kasir Bagian administrasi keuangan bertugas membandingkan Fakturdari
pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membuat mencatat pembelian secara tunai maupun kredit ke
dalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran yang diserahkan ke bagian kasir untuk dilakukan pengeluaran kas.
e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan
quality control luar Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai
pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi pembelian.
3. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan dalam sistem dan prosedur
pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit dan pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY untuk digunakan sebagai
bukti bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi. a.
Surat perintah borong order Dibuat oleh bagian pembelian sebagai surat pemberitahuan ke bagian
lain yang terkait dalam transaksi pembelian.
44
b. Tanda terima barang masuk
Tanda terima barang masuk dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk menunjukkan bahwa bahan baku telah diterima dari pemasok
atau pengrajin sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah borong order.
c. Nota pembayaran
Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran.
4. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY.
Jurnal umum Jurnal ini diselenggarakan oleh perusahaan J’ROT GALERY untuk
mencatat pembelian bahan baku yang dilakukan oleh bagian pembelian, catatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi keuangan.
5. Evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada perusahaan J’ROT
GALERY a.
Organisasi 1
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern melakukan pengujian atas kebenaran perkalian, penjumlahan, dan pengurangan angka-angka yang ditentukan
dalam formulir, serta penelitian cara penjumlahan atau pencatatan
45
dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan
pemasok atau pengrajin yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi penerimaan
mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat
perintah borong order. 2
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi administrasi keuangan. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi administrasi keuangan
yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi
pembelian. 3
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi akuntansi yang bertanggung
jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari pengrajin.
Fungsi penyimpanan
merupakan fungsi
yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah
dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan, kedua fungsi ini harus dipisahkan untuk menjamin ketelitian dan keakuratannya.
46
4 Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi administrasi
gudang, pembelian, penerimaan, administrasi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap
oleh hanya satu fungsi tersebut, setiap transaksi harus melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
1 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang
Dalam mengajukan permintaan pembelian fungsi administrasi gudang tidak membuat surat permintaan pembelian melainkan
secara lisan memberitahukan ke fungsi pembelian bahwa persediaan bahan baku di gudang telah habis atau kurang
kuantitasnya. 2
Surat perintah borong order diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
Surat perintah borong order dibuat oleh fungsi pembelian untuk pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya
barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan kepada pihak luar. Oleh karena surat perintah borong order harus
diotorisasi oleh bagian yang berwenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang
tidak dibutuhkan perusahaan.
47
3 Tanda terima barang masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang yaitu fungsi administrasi gudang dan quality control dalam. Tanda terima masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
yaitu fungsi administrasi gudang . Dokumen ini dikirim ke fungsi administrasi keuangan untuk dilaksanakan pemeriksaan terhadap
barang yang diterima dari pemasok atau pengrajin apakah sudah sesuai dengan surat perintah borong order yang diterbitkan oleh
fungsi pembelian. 4
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi administrasi keuangan atau pejabat yang lebih tinggi
Dalam transaksi pembelian, fungsi administrasi keuangan menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber seperti surat
perintah borong order, tanda terima barang masuk, faktur dari pemasok atau pengrajin kemudian ketiga dokumen tersebut
dibandingkan untuk menyelenggarakan pengeluaran kas nota pembayaran yang diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan.
5 Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung oleh surat perintah borong order, tanda terima barang masuk dan faktur dari pemasok.
Bagian administrasi
keuangan melaksanakan
pencatatan berdasarkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat perintah
borong order, tanda terima barang masuk, dan faktur dari pengrajin.
48
6 Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan. Pencatatan utang yang digunakan pada perusahaan J’ROT
GALERY berdasarkan pada bukti kas keluar. c.
Praktik yang sehat. 1
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi administrasi
gudang Dalam mengajukan permintaan pembelian, fungsi administrasi
gudang tidak membuat surat permintaan pembelian tetapi secara lisan memberitahukan kepada fungsi pembelian.
2 Surat perintah borong order bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian Surat perintah borong order pada perusahaan J’ROT GALERY
belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan
transaksi dan
pemakaiannya kurang
dapat dipertanggungjawabkan.
3 Tanda terima barang masuk bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan Tanda terima barang masuk pada perusahaan J’ROT GALERY
belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan
transaksi dan
pemakaiannya kurang
dapat dipertanggungjawabkan.
49
4 Pemasok dipilih berdasarkan penawaran harga barang dari
berbagai pemasok atau pengrajin Fungsi pembelian bertugas untuk mencari informasi mengenai
harga barang dan menentukan pemasok atau pengrajin yang dipilih dalam pengadaan barang, pemasok atau pengrajin dipilih tidak
berdasarkan pada hubungan istimewa dengan fungsi pembelian tetapi berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang
diterima dari berbagai pemasok atau pengrajin. 5
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan yaitu bagian administrasi gudang dan quality control dalam jika bagian
tersebut telah menerima tembusan surat perintah barang order dari bagian pembelian.
Sebelum barang diterima dari pemasok atau pengrajin, barang diperiksa oleh fungsi quality control luar dan barang tersebut
diterima oleh fungsi penerimaan yaitu fungsi administrasi gudang dan fungsi quality control dalam setelah menerima tembusan surat
perintah borong order dari fungsi pembelian. 6
Fungsi penerimaan melaksanakan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi
barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat perintah borong order.
Fungsi penerimaan bekerja sama dengan fungsi quality control luar untuk melakukan pemeriksaan yang diterima dari pemasok
50
atau pengrajin apakah sudah sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah
borong order. 7
Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok atau pengrajin
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Sebelum fungsi akuntansi keuangan melakukan pencatatan
terhadap pengeluaran kas, fungsi ini melakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok atau pengrajin sehingga dapat terjamin ketelitian dan keandalannya.
8 Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dan rekening kontrol dalam buku besar. Rekonsiliasi digunakan untuk mencocokkan dua data yang dicatat
dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama.
9 Pembayaran faktur dari pemasok atau pengrajin dilakukan sesuai
dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
Untuk memperoleh potongan tunai, fungsi administrasi keuangan dan kasir sering melakukan pembayaran sebelum faktur tersebut
jatuh tempo.
51
10 Nota pembayaran beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas”
oleh bagian kasir setelah cek dikirimkan ke pemasok atau pengrajin.
Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan berdasarkan atas surat perintah borong order, tanda terima barang
masuk, dan faktur dari pemasok atau pengrajin. Dokumen tersebut dicap “lunas” untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari
satu kali.
51
BAB III TEMUAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam sistem pembelian yang diterapkan di perusahaan J’ROT
GALERY, maka dapat dikemukakan beberapa kelebihan dan kelemahan yang dapat penulis jabarkan adalah :
A. Kelebihan
