B. Peranan Teknologi Informasi Pada Dunia Pendidikan
Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak digunakan sebagai simber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini
komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya
komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan
access. Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media
pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem pengajaran berbasis multimedia
teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video dapat menyajikan materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid
dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia.
Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan education dan hiburan entertaiment.
Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan
tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan,
misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik e-library atau buku elektronik e-book. Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk
mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau
audio-visual multimedia yang disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan e-mail bahkan
berinteraksi langsung. Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet,
memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi
Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic university.
Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung
penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun
diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah
secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan
.
Universitas Sumatera Utara
Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi.
C. Implementasi Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdianpelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagianunit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi informasi untuk
meningkatkan efisiensi kerja, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi
adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT. 2.
Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan. 3.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan. 4.
Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas. 6.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas. 11.
Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata
usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar.
Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan
dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor
itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan
teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia,
Universitas Sumatera Utara
seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam
pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan
professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-
alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat- alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang
meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang
dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia
lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan
dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a Komputer
b Printer
c Faximilie
d Internet
Universitas Sumatera Utara
Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian
Tata usaha masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang
digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.
Adapun sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah:
1. Sistem Informasi Akademik
Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi anatra lain:
a. Registrasi mahasisiwa baru
Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk
mahasiswa, daftar mahasiswa, rekap mahasiswa per fakultas, per jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.
b. Registrasi mahasiswa lama
Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP dan pratikum
mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah. c.
Penyelenggaraan Akademik Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok.
Kelompok-kelompok tersebut adalah mahasiswa, dosen dan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
Untuk informasi yang dibutuhkan antara lain jadwal kuliah, daftar hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkip.
Kemudian, untuk dosen disediakan informasi berupa jadwal kuliah, daftar serta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isiian nilai dari daftar
prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas, membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar dosen, daftar mata
kuliah, daftar prestasi mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah prestasi.
d. Lulusan Alumni
Informasi yang dihasilkan antara lain transkip akademik. Sementara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat
disediakan daftar lululsan dan rekap penyelesaian studi. e.
Pembinaan kurikulum Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen
maupun universitas adalah daftar kuliah. 2.
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini
disetiap perguruan tinggi yaitu buku induk identitas dan pengelolahan. Dalam kelompok informasi pengelolahan, mahasiswa dan dosen
mendapatkan jadwal kuliah. Informasi yang dapat disediakan antara lain:
a. Untuk kebutuhan menejemen Universitas:
1 Daftar barang
Universitas Sumatera Utara
2 Daftar kapasitas uang kuliah
3 Daftar ruang dosen
4 Daftar ruang perpustakaan
5 Daftar ruang laboratorium
6 Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi
7 Rekap jumlah ruang per fakultas
8 Rekap jumlah ruang Laboratorium per fakultas
9 Rekap ruang perpustakaan per fakultas
3. Sistem Informasi Ketenagaan Kepegawaian
Dalam system infomasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk dan pengelolaan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi
kebutuhan manajemen universitas adalah: a.
daftar urut kepangkatan b.
daftar pegawai calon naik golongan c.
rekap pegawai menurut jenjang pendidikan d.
rekap pegawai menurut golongan e.
daftar pegawai calon pension f.
daftar gaji g.
daftar gaji pegawai Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jenderal adalah rekap
pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.
Universitas Sumatera Utara
4. Sistem Informasi Pengabdian Pada Masyarakat
Kegiatan unit kerja ini anatara lain menyelenggarakan KKNkuliah kerja nyata bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :
a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar
bobot kredit bimbingan untuk dosen. b.
Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengbdian per fakultas dan asal dana,
rekap kegiatan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.
5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni
Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, kelembagaan mahasiswa dan
informasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi antara lain :
a. Laporan aktifitas kegiatan
b. Daftar penyeleasaian kegiatan
c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan
d. Daftar fungsionaris kegiatan
e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya
f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa
g. Rekapitulasi aktifitas lembaga
h. Daftar fungsionaris lembaga
i. Daftar informasi khusus
Universitas Sumatera Utara
j. Daftar penghuni asrama
k. Rekapitulasi informasi khusus
l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama
m. Daftar calonpenerimaan beasiswa per jenis beasiswa
n. Rekapitulasi calonpenerimaan beasiswa per fakultas
o. Laporan kemajuan IPK penerimaan beasiswa
p. Daftar perincian dana ID
q. Daftra penerimaan danaasuransi
r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa
s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa
t. Daftar instansi lulusan.
6. Sistem Informasi Perpustakaan
Subsitem perpustakaan, terdiri dari atas tiga kegiatan, yaitu inisialisasi buku, keangggotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang
dapat sediakan oleh perguruan tinggi antara lain adalah : a.
Pencetakan katalog bahan pustaka b.
Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan c.
Rekapitulasi pengujung dan peminjam per fakultas d.
Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam e.
Peminjam yamg terlambat mengembalikan bahan pustaka 7.
Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuanagan, terdiri dari :
a. Anggaaran
Universitas Sumatera Utara
b. Transaksi
c. SPJ , SPP, dan SPM
d. Pengkajian
Dengan demikan, informasi yang dapat disediakan adalah a
Anggaran belanja per tahun b
Kegiatan anggaran belanja c
Daftar surat perintah membayar d
Daftar surat pertanggung jawaban e
Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang f
Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja g
Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja h
Rekapitulasi SPP per unit kerja i
Rekapitulasi anggaran rutin per fungsi j
Rekapitulasi anggaran pembangunan per fungsi k
Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi l
Rekapitulasi perolehan SPP per semester m
Daftar gaji pegawai
D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Kategori