Tata Kerja, Prosedur Kerja, Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH :

DILLA DEBRIANI 072103040

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah “Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan dan tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa.

Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda Imam Zulfikar Lubis, SH dan alm. Ibunda Elly Nur Nasution yang telah mengasuh, mengasihi, membesarkan, membimbing dan selalu

memberi dukungan kasih sayang kepada penulis dengan tulus dan ikhlas, dan khususnya untuk Alm.Ibunda yang selalu menginginkan hal ini terjadi pada penulis.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Luccy Anna,MS selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Kakak dan Abang Penulis, Dinny Karlina, Fachrul Fauzi, Dinna Indah Sari, Winda Adliani, Windi Indriana, serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.

8. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Didar, Amel, Muty, Nadia, Ita, Bang Dede, Bang Datok, Bang Ari, Bang Dito agar selalu kompak dan selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan di setiap harinya bagi

penulis. Terkhusus untuk Rendy Armanda yang telah menjadi penyemangat bagi penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

9. Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Agung, Iwan, Waya, Yoan, Widya, Yanti, Azda, Silvi, Rina, Indah, Oky, semoga tetap mempertahankan kekompakan kita. Serta teman-teman kelompok magang penulis yaitu Anggie, Andi, Lisa, Dani, Linda yang telah melengkapi keindahan masa magang dan membantu penyelesaian tugas akhir ini. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih

atas dukungan dan bantuannya.

Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Mei 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU ... 8

C. Jenis usaha dan Kegiatan ... 9

D. Struktur Organisasi ... 10

E. Job Description ... 12

F. Kinerja Usaha Terkini... 16

G. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN... 19

A. Pengertian Tata Kerja,Prosedur Kerja,Sistem Kerja ... 19

1. Manfaat Tata Kerja,Prosedur Kerja,Sistem Kerja ... 22

2. Prinsip-prinsip Pemakaian Tata Kerja,Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja ... 21

3. Masalah-masalah yang dihadapi pada Bidang Operasio pekerjaan Tata Usaha ... 24

4. Pengaturan pokok dalam Organisasi ... 25

B. Tata Kerja,Prosedur Kerja,dan Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU ... 26

1. Prosedur Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 29

2. Sistem Pengelolaan Arsip ... 30

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja,Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Tata Usaha ... 34

D. Hambatan-hambatan yang di hadapi Tata Usaha ... 38

E. Tata Kerja,Prosedur Kerja,dan Sistem Kerja dalam Mempeng- aruhi Kinerja Pegawai ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

DAFTAR TABEL

No Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

2. Tabel 2.1 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU…... 30

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta. Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas sesuatu tugas dengan memperhitungkan tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sedangkan sistem kerja merupakan suatu rangkaian tata kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan (Sedarmayanti, 2001 : 134).

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja

pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standartisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Sedemikian besarnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk, tahap,

mengetahui jenis pekerjaan gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Efisiensi adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Mengingat pentingnya peranan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c) Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a) Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang.

b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 18 Maret s/d 8 April 2010 di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan agar bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi di masa mendatang

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi

masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan

Pembantu rektor

Dekan dan Pembantu dekan

Dewan pertimbangan

fakultas

Kepala dan sekretaris studi intra departemen

Kepala bagian tata usaha fakultas

Unit penunjang fakultas

Ketua lab/studio/bengkel Ketua program

studi intra departemen Ketua

program studi inter departemen

Kepala sub bagian tata usaha

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,dan lain-lain) sehingga para aktifis akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

Pada tahun 2009 Fakultas Ekonomi mampu menampung mahasiswa baru sebanyak 1.071 orang. Jurusan S1 Ekonomi Pembangunan jumlah mahasiswa sebanyak 131 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 64 orang, perempuan 67 orang. Jurusan S1 Manajemen jumlah mahasiswa sebanyak 258 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 137 orang, perempuan 121 orang. Jurusan S1 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 324 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 122 orang, perempuan 202 orang. Jurusan D3 Keuangan jumlah mahasiswa sebanyak 137 orang, yang terbagi atas jumlah

laki-laki sebanyak 53 orang, perempuan 84 orang. Jurusan D3 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 129 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 37 orang, perempuan 92 orang. Jurusan D3 Sekretaris jumlah mahasiswa sebanyak 92 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 6 orang, perempuan 86 orang.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Uraian Teoritis

1. Pengertian Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

“Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia”. (Sedarmayanti, 2001 : 134)

“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. (Sedarmayanti, 2001 : 134)

“Sistem Kerja adalah suatu jaringan kerja yang terdiri atas bermacam-macam prosedur yang merupakan kesatuan yang bulat yang tampak dalam operasi pekerjaan”. (Warsidi, 2000 : 35)

Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur kerja, maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan, artinya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik. Suatu penyusunan tata kerja

prosedur kerja, dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan (up to date) dan kemajuan zaman teknologi pada zaman sekarang ini. Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini maksudnya adalah bahwa tata, prosedur, dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah-ubah tata kerjanya. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah pada setiap saat, tergantung dari sistem kerja dari bagian tata usaha itu sendiri. Dan lebih terstruktur dan terorganisir dengan baik agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sehingga pekerjaan di dalam tata usaha dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tidak ada satupun pekerjaan yang terbengkalai akibat kelalaian dari setiap pekerjanya. Maka dari itu, penting di terapkan sifat-sifat dari stabilitas, dan fleksibilitas itu sendiri.

2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :

a. Tata Kerja, prosedur kerja, mempunyai manfaat unuk memberi petunjuk bagi karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan. Melalui tata kerja, prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Tata kerja, prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

b. Sistem kerja mempunyai beberapa manfaat, diantaranya :

1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2) Sebagai salah satu alat pengendali biaya

3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan di dalam tata usaha 4) Alat bantu pencapaian tujuan organisasi dalam tata usaha

5) Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsi nya

3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi

berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

b. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman.

c. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

d. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

e. Bersifat fleksibel, maksudnya walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. f. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka

antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

g. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

h. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

i. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara sederhana, sehingga dapat lebih mudah dipahami dan gampang dalam pelaksanaannya.

j. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

k. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

l. Mempunyai stabilitas yang optimal pada setiap bidang pekrjaan yang akan dilakukan, sehingga pekerjaan itu mudah untuk dilakukan.

m. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus menggunakan pemanfaatan sumber daya yang optimal, maksudnya disini adalah sistem,tata kerja, dan prosedur kerja yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya. n. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mudah diadaptasikan, karena

sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

o. Bersifat fungsional, maksudnya yaitu sistem, tata kerja yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

4. Masalah-Masalah yang Dihadapi pada Bidang Operasional Pekerjaan di Ketatausahaan

di dalam ketatausahaan terdapat beberapa masalah pokok yang di hadapi, diantaranya ialah :

a. Pembakuan berbagai oerasional pekerjaan ketatausahaan, seperti pengetikan, kearsipan, dan lain-lain.

b. Pola pelayanan kantor yang akan dilakukan

c. Pembakuan metode dan prosedur operasional pekerjaan ketatausahaan yang berdaya guna dan berhasil guna.

d. Pendayagunaan berbagai macam formulir dalam rangka melancarkan operasional pekeraan ketatausahaan

Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.

b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.

c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. (Sedarmayanti, 2001 : 135)

Jenis-jenis sistem yang terdapat pada suatu organisasi dapat telihat seperti hal nya di bawah ini, yaitu :

a. Sistem pada tingkatan operasional

Sistem informasi yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin.

b. Sistem pada tingkatan staf

Sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis maupun pegawai administrasi.

c. Sistem pada tingkatan manajemen

Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan oleh manajer.

d. Sistem pada tingkat strategis

Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang yang dilakukan manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system).

B. Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh pelayanan perkantoran (tata usaha).

Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok didalam suatu pekerjaan apapun. Pengertian tata usaha termuat sebagai berikut :

“Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar, yang berwujud 6 pola perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk

Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal

penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orang/bidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman ruangan/tempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.

2. Prosedur Surat Keluar

Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.

Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan Tabel 3.1.

Tabel 2.1

Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU Waktu

Pihak yang Dituju Dekan Pembantu

Dekan I

Pembantu Dekan II

Pembantu

Dekan III Bendahara

Des 2009 26 16 14 16 6

Jan 2010 22 64 30 4 5

Feb 2010 31 19 37 17 5

Jumlah 79 99 81 37 16

Total Surat

Masuk 312

Tabel 3.1

Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU Waktu

Asal Surat Dekan Pembantu

Dekan I

Pembantu Dekan II

Pembantu

Dekan III Bendahara

Des 2009 15 63 56 168 7

Jan 2010 25 37 60 137 3

Feb 2010 16 45 38 138 17

Jumlah 56 145 154 443 27

Total Surat

Keluar 825

Sistem Pengelolaan Arsip

Begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan dan mudah dalam proses pencariannya bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, dan diurutkan sesuai nomor dari bidang masing-masing yang ada di tata usaha sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat.

Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.

Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah menurut subjeknya. Dimana Arsip diklasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari:

1. Jadwal Kuliah dan Ujian Program SI Ekstensi, Diploma III, SI Reguler 2009-2010.

2. Tugas Belajar.

3. SK Rektor 2006/2007. 4. Jadwal Martikulasi 2005. 5. Nilai Martikulasi 2003, 2004. 6. BAN (Badan Akreditasi Nasional) 7. Surat Masuk 2009.

8. Surat Keluar 2007 dan Anggaran 2008. 9. Undangan.

10. SK DPA.

11. SPP DKA (Dana Kelengkapan Akademik). 12. Sertifikasi Dosen/ Guru Besar 2008. 13. SK Reguler 2008.

15. Ekstensi 2007. 16. Surat masuk 2009. 17. SK Reguler 2008. 18. SK Ekstensi 2004/2005. 19. Surat Keluar 2009. 20. Sk Reguler 2008. 21. SK Ekstensi 2004/2005.

22. Daftar Nama Dosen/ Pegawai dan No. Telp / hp. (Khusus Magang). 23. Ekstensi Pengumuman.

24. Ujian Masuk, Pengumuman program Ekstensi, SK Reguler. 25. Izin tugas Dosen dari Rektor.

26. Dosen FE-USU sesuai kepangkatan terakhir/ Pendidikan/ Mata Kuliah. 27. Jadwal Kuliah dan Ujian Program S1 Ekstensi, Diploma III dan S1

Reguler.

Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

2. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan

ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan acara-acara kegiatan fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa dan pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah dan urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian / pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

3. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

Jadi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Tata Usaha

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Peralatan dan perlengkapan kantor yang mencukupi dan memadai sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancer dan dapat dikerjakan dengan kondusif.

Apabila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Misalnya, pengerjaan arsip-arsip untuk pihak fakultas akan lama terselesaikan, data-data fakultas terletak tidak sesuai pada tempatnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan menggaggu kegiatan kerja para pegawai yang sedang melakukan tugasnya, Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain, ini berarti menunjukkan pemborosan dari segi waktu.

Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia peralatan yang lengkap, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang, kondusif, dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Bagian Perlengkapan a. Komputer

b. Meja c. Kertas

d. Alat tulis/ Pulpen e. Brangkas

f. Map

g. Alat pemotong kertas 2. Bagian Kepegawaian

a. Lemari Arsip b. Komputer c. Printer

d. Alat tulis/ Pulpen e. Kertas

f. Meja g. Map

3. Bagian Keuangan dan Umum a. Komputer

b. Printer c. Lemari Arsip d. Meja

e. Brangkas

f. Alat Tulis/ Pulpen g. Kertas

h. Flash disk i. Buku Ekspedisi j. Box file/filing cabinet k. Kendali Arsip

l. Map

4. Bagian Akademik a. Buku agenda b. Map

c. Alat Tulis/ Pulpen d. Computer

e. Mesin Printer f. Meja

g. Kendali Arsip h. Buku Ekspedisi 5. Bagian Kemahasiswaan

a. Komputer b. Mesin Printer

c. Kendali Arsip d. Meja

e. Brangkas f. Map

g. Alat tulis/ pulpen h. Kertas

i. Lemari Arsip.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional. Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha

Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang memadai

3. Tidak sesuainya penempatan di bidangnya masing-masing

Bagian tata usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada penggunaan komputer yang kadang kala macet dan lamabat, ini diakibatkan karena virus yang ada didalam komputer tersebut sehingga menghambat waktu pekerjaan yang terbuang dan kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang

macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai cara yang berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah dalam proses pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia di dalam tata usaha serta ruangan pekerjaan yang membantu dalam proses pekerjaan di tata usaha. Selain itu sasaran yang akan dicapai umtuk mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha, dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah, kualitas, ataupun

hasil yang dicapai, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta harus mengurangi rasa malas dan keluh kesah dalam melakukan setiap pekerjaan yang di kerjakan. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja akan menjadi lebih cepat dan dapat memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan kinerja jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. 2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan

yang sangat penting dalam pengambilan keputusankeputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

4. Dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini maksudnya adalah bahwa tata, prosedur, dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap

sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah-ubah tata kerjanya. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah pada setiap saat, tergantung dari sistem kerja dari bagian tata usaha itu sendiri. 5. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar, yang berwujud 6

pola perbuatan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, menyimpan.

6. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi.

7. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha, yaitu : a. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan b. Sarana pendukung yang masih kurang memadai

B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Melihat pentingnya peralatan sebagai penunjang dalam bekerja, maka sebaiknya peralatan kerja di setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dapat terlaksana sebaik mungkin dan kinerja seseorang pun tidak terganggu antara satu dengan yang lainnya.

2. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

3. Sistem pelaksanaan pada tata usaha harus memperhatikan betul hal-hal penting yang mencakup didalam kegiatan kerja tata usaha, agar dapat dilakukan kerja yang optimal bagi para pegawai.

4. Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai dan terjadi kepuasan dalam bekerja.

5. Pelayanan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pada mahasiswa harus lebih di tingkatkan .

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi. 2007. Medan . Usu Press.

Reza, Muhammad. 2009. Peranan Pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung : Nandar Maju.

Sulistiani, Ambar T dan Rosidah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat, Cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.

Warsidi,Adi. 2000 . Administrasi Perkantoran. Jakarta.

Waworuntu, Tony. 1991. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai cara yang berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah dalam proses pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia di dalam tata usaha serta ruangan pekerjaan yang membantu dalam proses pekerjaan di tata usaha. Selain itu sasaran yang akan dicapai umtuk mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha, dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah, kualitas, ataupun

hasil yang dicapai, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta harus mengurangi rasa malas dan keluh kesah dalam melakukan setiap pekerjaan yang di kerjakan. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja akan menjadi lebih cepat dan dapat memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan kinerja jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. 2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan

yang sangat penting dalam pengambilan keputusankeputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

4. Dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini maksudnya adalah bahwa tata, prosedur, dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap

sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah-ubah tata kerjanya. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah pada setiap saat, tergantung dari sistem kerja dari bagian tata usaha itu sendiri. 5. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar, yang berwujud 6

pola perbuatan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, menyimpan.

6. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi.

7. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha, yaitu : a. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan b. Sarana pendukung yang masih kurang memadai

B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Melihat pentingnya peralatan sebagai penunjang dalam bekerja, maka sebaiknya peralatan kerja di setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dapat terlaksana sebaik mungkin dan kinerja seseorang pun tidak terganggu antara satu dengan yang lainnya.

2. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

3. Sistem pelaksanaan pada tata usaha harus memperhatikan betul hal-hal penting yang mencakup didalam kegiatan kerja tata usaha, agar dapat dilakukan kerja yang optimal bagi para pegawai.

4. Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai dan terjadi kepuasan dalam bekerja.

5. Pelayanan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pada mahasiswa harus lebih di tingkatkan .

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi. 2007. Medan . Usu Press.

Reza, Muhammad. 2009. Peranan Pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung : Nandar Maju.

Sulistiani, Ambar T dan Rosidah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat, Cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.

Warsidi,Adi. 2000 . Administrasi Perkantoran. Jakarta.

Waworuntu, Tony. 1991. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.