Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

RIA JULIHARPI 082103009

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIA JULIHARPI

NIM : 082103009

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal … Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal… Maret 2011 Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RIA JULIHARPI

NIM : 082103009

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing,

(Fadli, SE, M,Si NIP.19810628 200604 1 005

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “ PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utar. 3. Bapak , selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis bapak tersayang Rusli. Mama tersayang Srianiwati. Mama sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat mama dan sayang mama selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama bapak tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.

6. Buat abangku Hendra, yang selalu sabar memberi semangat penulis. Dan selalu menjaga penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya.

7. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Ridho Febriana, Siti Mahdina, Noni Febrianti Ika pratiwi, dan Arie Hermawan juga teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya

8. Berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa..

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin

Medan, April 2011 Penulis,

Ria JuliHarpi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan... 6

BAB II PROFIL INSTANSI... 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Uraian Tugas ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Uraian Teoritis ... 23

1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja...23

2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja ... 26

3. Prinsip-Prinsip Prosedur Dan Sistem Kerja ... 26

4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja. ... 28

5. Pengaturan Pokok Di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja ... 29

B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur Dan Sistem Kerja Tata Usaha ... 37

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha ... 39

E. Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

A. Kesimpulan ... 43

B. Saran... 44

DAFTAR PUSTAKA ... .. 45

v

DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 5

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka prosedur dan sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134). Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sedangkan sistem kerja merupakan suatu rangkaian tata kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Prosedur dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Perusahaan yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap kebanyakan tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan prosedur dan sistem kerja pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja. Setiap badan usaha mengharapkan pegawai yang memiliki prosedur dan sistem kerja yang baik agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik, perlu diperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkut an.

Prosedur dan sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahapan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan prosedur dan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan prosedur dan sistem kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Mengingat pentingnya peranan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “ PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana prosedur dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana prosedur dan sistem kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam melaksanakan kegiatan prosedur dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan prosedur dan sistem kerja pada kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 07 Februari/26 Februari 2011 di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, deskripsi kerja, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat prosedur dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan d. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

Gambar 2.1 Bagan struktur organisasi fakultas ( 2010 ) Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan _Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu, D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M), Sp.A.(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph. D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H.,M.L.I Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

Sekretaris Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Acc, Ak

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

ANGGOTA

1 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

2 Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak 3 Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

4 Drs. Ami Dilham, M.Si 5 Prof. Bachtiar Hassan Miraza

6 Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

7 Prof. Dr.Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Acc 8 Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS

9 Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, SE, M.Ec 10 Prof. Dr. Ramli, SE, MS

11 Prof. Dr. lic.rer.reg. Sirojuzilam, SE 12 Prof. Dr. Rismayani, SE, MS

13 Prof. Dr. Erlina, SE, M.Si, Ak

14 Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA 15 Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

16 Dr. Murni Daulay, SE, M.Si 17 Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME 18 Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. 19 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si 20 Irsad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayani, M.Si Program Studi Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK

Program Studi Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam. M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, M.Si Kasub. Akademik : Pepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, SE

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Uraian Teoritis

1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja

Prosedur adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sistem kerja adalah merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan (Sedarmayanti 2001:134). Penting untuk ditekankan di sini bahwa kedua-duanya baik prosedur maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya kedua-duanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik sehingga dapat melakukan pekerjaan yang sesuai dengan yang direncanakan.

Dalam prosedur dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa prosedur dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.

Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan alat kantor rusak, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan prosedur dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa prosedur dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur dan sistem kerja adalah :

• Melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. • Prosedur dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana

maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. (Sedarmayanti, 2001 : 134)

• Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan.

• Menekan barang-barang inventaris.

• Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya-biaya dan saat-saat penyerahan.

• Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu. • Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan

modal kerja tersebut.

• Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan-keputusan pucuk pimpinan ( top management ).

• Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pengerjaan yang bertemu pada maksud-maksud yang bersilang.

• Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diiperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan.

• Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat.

• Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi. (Norman N. Barish, 1981 : 6)

3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Dan Sistem Kerja

Mengingat pentingnya prosedur dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Prosedur dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Penyusunan prosedur dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan prosedur dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136)

4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja

Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan prosedur dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada

semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. (Sedarmayanti, 2001 : 135)

5. Pengaturan Pokok di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoor dinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. (Sedarmayanti, 2001 : 135)

B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk

Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya.

Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orang/bidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman ruangan/tempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.

2. Prosedur Surat Keluar

Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.

3. Sistem Pengelolaan Arsip

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan.

Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat.

Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.

Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah menurut subjeknya dan dibantu terhadap Sistem Nomor, dimulai dari Angka Nomor yang terkecil sampai Angka Nomor yang terbesar. Sehingga untuk mencari berkas/ data yang akan diambil semangkin mudah untuk di dapat.

Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan.

Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Dengan demikian, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur dan Sistem Kerja Tata Usaha

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan perlengkapan pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.

Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut.

Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Ini berarti pemborosan dari segi waktu.

Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map

5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Brankas

9. Buku ekspedisi 10.Alat tulis kantor

11.Box file/filing cabinet dan lain-lain

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional.

Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha

Bagian tata usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang

3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing

Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada penggunaan komputer yang kadang kala macet karena virus sehingga menghambat kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Prosedur kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna.

Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan prosedur dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar prosedur dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kinerja tata usaha.

Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi sifat malas. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup prosedur dan sistem kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh pegawai Fakultas Ekonomi dan lain-lain.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Peranan penting dalam tata usaha adalah menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan, oleh karena itu tata usaha harus melakukan tindakan yang cepat sehingga dapat mencegah permasalahan yang akan terjadi.

2. Melihat pentingnya tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya pengambilan keputusan-keputusan yang diambil oleh pimpinan haruslah dilakukan dengan baik karena keputusan tersebut merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha seperti korespondensi dan pengolahan arsip harus dilakukan dengan prosedur dan sistem kerja yang baik sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007, USU Press, Medan. Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung. Barish, Norman N, 1981. Analisa Administrasi, Penerbit Bina Aksara, Jakarta.

Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang

3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing

Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada penggunaan komputer yang kadang kala macet karena virus sehingga menghambat kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Prosedur kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna.

Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan prosedur dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar prosedur dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kinerja tata usaha.

Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi sifat malas. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup prosedur dan sistem kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Peranan penting dalam tata usaha adalah menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan, oleh karena itu tata usaha harus melakukan tindakan yang cepat sehingga dapat mencegah permasalahan yang akan terjadi.

2. Melihat pentingnya tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya pengambilan keputusan-keputusan yang diambil oleh pimpinan haruslah dilakukan dengan baik karena keputusan tersebut merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha seperti korespondensi dan pengolahan arsip harus dilakukan dengan prosedur dan sistem kerja yang baik sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007, USU Press, Medan. Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung. Barish, Norman N, 1981. Analisa Administrasi, Penerbit Bina Aksara, Jakarta.