Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

DIAN FERDIYANTI 072103064

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN

SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis

sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs.Bongsu Hutagalung,MSi, selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini.

5. Seluruh staf dan pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Sofia Anita selaku Kasubag Tata Usaha yang telah membantu penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini.

7. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis papa tersayang Ir. Fachrizal. Mama tersayang Hj.RR.Hendri Hardiyati. Mama udah buat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis kangen selalu, dan ingin terus berada di dekap mama dan cium pipi mama selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama papa tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.

8. Buat abangku Hariz Bafdal Rudiyanto, yang selalu sabar ngadepin sifat manja penulis. Dan selalu ngejagain penulis serta sayang sama penulis. Terima kasih

atas semua perhatian dan kasih sayangnya yang selalu membuat penulis kangen.

9. Kepada Adekku tersayang Azwar Fachmi, yang selalu cerewet dan nasehati penulis. Padahal dia lebih muda dari penulis, tapi sifat dia lebih dewasa dari yang penulis bayangkan. Dan terima kasih atas rasa sayang dan perhatiannya selama ini.

10.Kepada Zul Fadli Al-Fatha Lubis, yang merupakan sumber inspirasi penulis. Terima kasih atas rasa sayang dan cinta yang telah diberikan kepada penulis. Rasa perhatian yang begitu dalam yang membuat penulis selalu kagum dan selalu sayang kepada dirimu atas segala kepribadian baik kelebihan maupun kekurangan yang ada pada dirimu membuat penulis menjadi penasaran. Setiap sabda yang terucap merupakan seni bagi diriku untuk menjadi lebih baik dan berdaya guna. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungannya selama ini, rasa sayang mu tidak pernah penulis lupakan.

11.Buat temen-temen penulis selama masa perkuliahan : Sylvi Anggraini, Wini Silvina, Mardiyah Irfah, Rina Julia, Irmayanti, Putri, Zahara Meutia, Rere, Dian Pratiwi, Tika, Ami, Ega, Mutiany, Nadia, Indah Permata Sari dan semua teman-temanku yang tidak aku sebutin satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa.

12.Untuk sahabat-sahabatku yang tidak terputus-putus, selalu ada di saat suka maupun duka Farah, Intan, Didiw, Gocha, Ira, Kamel, Debot, Veot, Gita,

Wulan. Aku sayang banget sama kalian semua. Terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini. Persahabatan yang selalu jalan tanpa rentan waktu.

13.Buat sahabat laki-laki ku Andi Pratama dan Hardian Pirliza. Andi yang sudah membantu dalam kegiatan penulisan tugas akhir ini. Dan Hardian Pirliza teman di bangku sekolah dulu yang tetap ingat Dian. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungan yang diberikan kepada penulis.

14.Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama teman semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian di dalam memori, dan penulis ucapin terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin

Medan, Maret 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR...viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan... 6

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Uraian Tugas ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Uraian Teoritis ... 23

1. Pengertian Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja... 23

2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja ... 24

3. Prinsip-Prinsip Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja .. 25

4. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja. ... 27

5. Pengaturan Pokok Di Bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja ... 27

B. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 28

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Tata Usaha ... 34

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha ... 36

E. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai ... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134) Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sedangkan sistem kerja merupakan suatu rangkaian tata kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standartisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Sedemikian besarnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Efisiensi adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Mengingat pentingnya peranan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang

“TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja itu yang sesungguhnya.

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 18 Januari s/d 12 Maret 2010 di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan

yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

_ _ _ _ _ _

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Uraian Teoritis

1. Pengertian Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja

Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur kerja, maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

Dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa tata, prosedur, dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan

diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :

a. Tata Kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

b. Melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

c. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. ( Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 : 134 )

3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 : 136 )

4. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja

Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada

semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. ( Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 : 135 )

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. ( Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran 2001 : 135 )

B. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun. Seorang sarjana dalam bidang tersebut George Terry merumuskan pengertian tata usaha sebagai berikut :

“Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”. (George R. Terry, Office Management and Control, 3 rd ed, 1958 :10 )

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk

Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orang/bidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman ruangan/tempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.

2. Prosedur Surat Keluar

Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.

Sistem Pengelolaan Arsip

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.

Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Jadi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik.

Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Tata Usaha

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.

Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam

pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.

Ini berarti pemborosan dari segi waktu.

Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map

5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Brankas

10.Alat tulis kantor

11.Box file/filing cabinet dan lain-lain

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional. Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha

Bagian tata usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.

Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang

3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing

Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada penggunaan komputer yang kadang kala macet karena virus sehingga menghambat kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan

pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kinerja tata usaha. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universaitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007, USU Press, Medan.

Reza, Muhammad, 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, Medan.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung. Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Penerbit Erlangga, Jakarta.

Warsidi, Adi, 1986. Administrasi Perkantoran, Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta.

10. Alat tulis kantor

11. Box file/filing cabinet dan lain-lain

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional. Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.

D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha

Bagian tata usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.

Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius, hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan 2. Sarana pendukung yang masih kurang

3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing

Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada penggunaan komputer yang kadang kala macet karena virus sehingga menghambat kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang macet diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang memperbaiki komputer tersebut.

E. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil

pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kinerja tata usaha. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universaitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007, USU Press, Medan.

Reza, Muhammad, 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung. Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Penerbit Erlangga, Jakarta.

Warsidi, Adi, 1986. Administrasi Perkantoran, Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta.