Pengembangan sistem alur kerja (workflow) dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi dengan alfresco enterprise content management: studi kasus program studi teknik informatika UIN Jakarta

(STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN JAKARTA)

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta

Oleh : WAHYUDIANTO

106091002977

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2010

ii

PENGEMBANGAN SISTEM ALUR KERJA (WORKFLOW) DOKUMEN PROSEDUR PENGAJUAN PROPOSAL SKRIPSI

DENGAN ALFRESCO ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN

JAKARTA)

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta

Oleh : WAHYUDIANTO

106091002977

Menyetujui,

Pembimbing I Pembimbing II

Viva Arifin, MMSI Rizal Bahaweres, M.Kom

NIP. 19730810 200604 2 001

Mengetahui,

Ketua Program Studi Teknik Informatika

Yusuf Durrachman, MIT, M.SC NIP. 19710522 200604 1 002

iii

Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi dengan Alfresco Enterprise Content Management (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta)” yang ditulis oleh Wahyudianto, NIM 106091002977 telah diuji dan dinyatakan Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, pada hari Selasa, 9 November 2010. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika.

Menyetujui :

Penguji I Penguji II

Imam M. Shofi, MT Ria Hari Gusmita, M.Kom NIP. 19720205 200801 1 020 NIP.19820817 200512 2 002

Pembimbing I Pembimbing II

Viva Arifin, MMSI. Rizal Bahawares, M.Kom NIP. 19730810 200604 2 001

Mengetahui,

Dekan Ketua

Fakultas Sains dan Teknologi Program Studi Teknik Informatika

DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis Yusuf Durrachman, MIT, M.SC NIP. 19680117 200112 1 001 NIP. 19710522 200604 1 002

iv

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, November 2010

Wahyudianto 106091002977

v

(ECM), Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, dibimbing oleh Viva Arifin, MMSIdan Rizal Bahaweres, M.Kom.

Teknik Informatika merupakan salah satu program studi pada perguruan tinggi UIN Syarif Hidayatullah yang mengharuskan mahasiswa melakukan penelitian skripsi, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana komputer. Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis, menunjukan bahwa dalam proses pengajuan proposal skripsi program studi Teknik Informatika belum mempunyai suatu sistem pengelolaan dokumen yang terkomputerisasi. Keterlambatan penyelesaian pengajuan proposal skripsi juga sering ditemukan. Selain itu, masih terdapat mahasiswa yang tidak mengetahui prosedur pengajuan proposal skripsi. Melihat permasalahan yang terjadi pada program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, penulis bermaksud mengembangkan sistem alur kerja (workflow) dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi pada Alfresco Enterprise Content Management (ECM). Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah Extreme Programming. Prosedur yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan prosedur yang selama ini berjalan untuk pengajuan proposal skripsi pada program studi Teknik Informatika. Pada akhirnya sistem ini dapat meningkatkan efisiensi waktu untuk proses pengajuan proposal skripsi, serta memberikan keluaran kepada penggunanya berupa pemberitahuan melalui email dan dokumen data pembimbingan skripsi yang telah disetujui oleh ketua program studi. Pada pengembangan sistem selanjutnya, dapat ditambahkan untuk proses pembimbingan skripsi hingga pelaksanaan sidang munaqosah dan dapat dilakukan penerapan secara langsung pada program studi Teknik Informatika, serta dapat dilakukan integrasi menggunakan Content Management System (CMS) sebagai tampilan depan aplikasi.

vi

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim,

Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah mengkaruniakan nikmat-nikmat-Nya. Tidak ada kebahagian yang lebih tinggi saat ini, selain rasa bahagia penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini, yang disusun untuk melengkapi hasil penelitian dan pengembangan sistem yang telah penulis lakukan di Program Studi Teknik Informatika sebagai prasyarat dalam menyelesaikan kurikulum tingkat akhir pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis., sebagai Dekan Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Yusuf Abdurrachman, DR, MIT, sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Viva Arifin, MMSI dan Rizal Bahaweres, M.Kom, sebagai dosen wali dan pembimbing dalam penyusunan skripsi ini.

4. Seluruh dosen, staff karyawan dan teman di Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 5. Kedua orang tua serta kakak-kakakku tercinta yang senantiasa memberikan

bantuan moril dan spiritual yang tiada henti yang tak pernah sanggup terbalaskan oleh penulis.

Penulis menyadari akan kekurangan dari karya ini, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat disampaikan melalui wahyu_dnt@yahoo.com, guna pengembangan selanjutnya. Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat dalam memberikan pemikiran baru yang dapat disumbangkan bagi pengembangan ilmu sains dan teknologi.

Jakarta, November 2010 Penulis

vii

HALAMAN JUDUL………. i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ...………... ii

HALAMAN PENGESAHAN………... iii

HALAMAN PERNYATAAN... iv

ABSTRAK... v

KATA PENGANTAR………. vi

DAFTAR ISI……… vii

DAFTAR GAMBAR………xi

DAFTAR TABEL……… xii

DAFTAR LAMPIRAN………... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang……….. 1

1.2. Rumusan Malasah……… 2

1.3. Batasan Masalah……….. 3

1.4. Tujuan Penelitian…...………... 3

1.5. Manfaat Penelitian ……… 3

1.6. Metodologi Penelitian………...………. 4

1.7. Sistematika Penulisan……… 6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Mengembangkan………. 8

viii

2.2. Business Process Management………. 8

2.3. Workflow Management………. 9

2.4. Document Management……… 11

2.5. Alfresco……… 11

2.6. JBossBusiness Process Management………. 13

2.7. JBPMProcess Definition Language………... 15

2.8. Java……….. 19

2.9. XML………..………... 20

2.10. UML………..………... 21

2.11. Metode Pengembangan Sistem……… 22

2.12.Extreme Programming Development Lifecycle……… 22

2.13. Penelitian Terdahulu Tentang Alfresco……… 25

2.14. Metode Pengumpulan Data ………. 26

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Berpikir………..……….. 29

3.2. Teknik Pengumpulan Data………..……… 30

3.3. Metode Pengembangan Sistem………..……….. 32

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.Exploration Phase(Fase Eksplorasi) ……..………... 35

4.1.1. Identifikasi Vision……..………...……..……… 35

4.1.2. Identifikasi Ruang Lingkup dan Kebutuhan Sistem…….. 37

4.1.3. Menentukan Toolsdan Teknologi……..……… 39

ix

4.2.3. Membuat Rencana Peluncuran……..………... 44

4.2.4. Mempersiapkan Uji Penerimaan Pengguna……..………. 45

4.3.Iterations Phase (Fase Pengulangan) ……..………... 45

4.3.1. Iteration 0……..………...……..……… 45

4.3.1.1. Membuat Kriteria Pengujian……..……… 46

4.3.1.2. Membuat Disain Sederhana……..………. 46

4.3.1.3. Implementasi……..………... 48

4.3.1.4. Melakukan Uji Penerimaan……..……….. 51

4.3.1.5. Melacak Kemajuan……..………... 52

4.3.1.6. Menentukan Penerimaan……..……….. 52

4.3.2. Iteration 1……..………...……..………. 52

4.3.2.1. Membuat Kriteria Pengujian……..………. 54

4.3.2.2. Membuat Desain Sederhana……..………. 57

4.3.2.3. Implementasi……..………... 58

4.3.2.4. Integrasi……..………...……..………… 70

4.3.2.5. Melakukan Uji Penerimaan……..………... 71

4.3.2.6. Melacak Kemajuan……..………... 73

4.3.2.7. Menentukan Penerimaan……..……….. 73

4.3.3. Iteration 2……..………...……..………. 74

x

4.3.3.2. Membuat Desain Sederhana……..………. 76

4.3.3.3. Implementasi……..………... 76

4.3.3.4. Integrasi……..………...……..…………. 88

4.3.3.5. Melakukan Uji Penerimaan……..……… 89

4.3.3.6. Melacak Kemajuan……..………...…… 90

4.3.3.7. Menentukan Penerimaan……..……….. 90

4.4.Productionizing Phase (Fase Produksi) ……..………... 90

BAB V PENUTUP 4.5. Kesimpulan………... 92

4.6. Saran……….. 93

DAFTAR PUSTAKA………... 94 LAMPIRAN

xi

Gambar 2.1. Arsitektur Alfresco ……….. 12

Gambar 2.2. Alfresco Workflow Administration ……….. 15

Gambar 2.3. Notasi Task ……….. 16

Gambar 2.4. Notasi State ……….. 17

Gambar 2.5. Notasi Decision ……….. 17

Gambar 2.6. Notasi Fork ……….. 17

Gambar 2.7. Notasi Join ……….. 18

Gambar 2.8. Notasi Node ……….. 18

Gambar 2.9. Notasi Transition ……….. 18

Gambar 2.10. Perbandingan Metode Pengembangan ……….. 23

Gambar 3.1. Ilustrasi Kerangka Berpikir ……….. 29

Gambar 3.2. Tahapan Pemilihan Sampel ……….. 31

Gambar 4.1. Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Yang Berjalan …….. 36

Gambar 4.2. Diagram Usecase ………... 39

Gambar 4.3. Tampilan User DetailsPada Mercury Mail………... 49

Gambar 4.4. Workflow Dokumen Proposal Skripsi ……… 53

Gambar 4.5. ModelWorkflow Task ……….. 57

Gambar 4.6. DiagramWorkflowPada JBPM Designer………... 58

Gambar 4.7. JBPM Process Deployer………. 69

Gambar 4.8. Model ContentDokumen Proposal……….. 76

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1. Akses Level Alfresco ………. 13

Tabel 2.2. Extreme Programming Role’s ………. 25

Tabel 4.1. High-Level Feature List ………. 42

Tabel 4.2. Rencana Peluncuran ………. 44

Tabel 4.3. Daftar Userdan Group ………. 46

Tabel 4.4. Daftar Direktori Space ………. 47

Tabel 4.5. Daftar Level Akses Pengguna ………. 47

Tabel 4.6. Hasil Pengujian Iterasi 0 ………. 51

Tabel 4.7. Daftar Integrasi 1 ……….. 70

Tabel 4.8. Hasil Pengujian Iterasi 1 ……….. 71

Tabel 4.9. Pemetaan Proses Workflow……….. 72

Tabel 4.10. Daftar Integrasi 2 ……….. 89

xiii

Lampiran 1. Wawancara ...A-1 Lampiran 2. User Story...B-1 Lampiran 3. Listing Program ...C-1 Lampiran 4. User Acceptance Test...D-1 Lampiran 5. Tampilan Aplikasi ...E-1

PENGEMBANGAN SISTEM ALUR KERJA (WORKFLOW) DOKUMEN PROSEDUR PENGAJUAN PROPOSAL SKRIPSI

DENGAN ALFRESCO ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (STUDI KASUS : PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UIN

JAKARTA)

Oleh : Wahyudianto 106091002977

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2010

LAMPIRAN 2

LAMPIRAN 4

file:///E|/Skripsi_Wahyudianto_TI_106091002977/Dokumen/Abstrak_106091002977.txt ABSTRAK

Wahyudianto, Pengembangan Sistem Alur Kerja (Workflow) Dokumen Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi dengan Alfresco Enterprise Content Management (ECM), Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, dibimbing oleh Viva Arifin, MMSI dan Rizal Bahaweres, M.Kom.

Teknik Informatika merupakan salah satu program studi pada perguruan tinggi UIN Syarif Hidayatullah yang mengharuskan mahasiswa melakukan penelitian skripsi, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana komputer. Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis, menunjukan bahwa dalam proses pengajuan proposal skripsi program studi Teknik Informatika belum mempunyai suatu sistem pengelolaan dokumen yang terkomputerisasi. Keterlambatan penyelesaian pengajuan proposal skripsi juga sering ditemukan. Selain itu, masih terdapat mahasiswa yang tidak mengetahui prosedur pengajuan proposal skripsi. Melihat permasalahan yang terjadi pada program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, penulis bermaksud mengembangkan sistem alur kerja (workflow) dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi pada Alfresco Enterprise Content Management (ECM). Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah Extreme Programming. Prosedur yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan prosedur yang selama ini berjalan untuk pengajuan proposal skripsi pada program studi Teknik Informatika. Pada akhirnya sistem ini dapat meningkatkan efisiensi waktu untuk proses pengajuan proposal skripsi, serta memberikan keluaran kepada penggunanya berupa pemberitahuan melalui email dan dokumen data pembimbingan skripsi yang telah disetujui oleh ketua program studi. Pada pengembangan sistem selanjutnya, dapat ditambahkan untuk proses pembimbingan skripsi hingga pelaksanaan sidang munaqosah dan dapat dilakukan penerapan secara langsung pada program studi Teknik Informatika, serta dapat dilakukan integrasi menggunakan Content Management System (CMS) sebagai tampilan depan aplikasi. Kata Kunci : Alfresco, workflow, dokumen, proses, model.

1 1.1. Latar Belakang

Teknik Informatika merupakan salah satu program studi pada perguruan tinggi UIN Syarif Hidayatullah yang mengharuskan mahasiswa melakukan penelitian skripsi, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana komputer. Secara garis besar, proses untuk melakukan penelitian skripsi oleh mahasiswa program studi Teknik Informatika antara lain adalah pengajuan proposal skripsi, pembimbingan dan penelitian, seminar hasil penelitian skripsi, serta sidang skripsi.

Dalam proses pengajuan proposal skripsi, Program tudi Teknik Informatika belum mempunyai suatu sistem pengelolaan dokumen yang terkomputerisasi. Dokumen-dokumen yang digunakan masih dalam bentuk lembaran kertas yang mempunyai resiko hilang dan rusak. Keterlambatan pengajuan proposal skripsi juga sering ditemukan, karena adanya komunikasi yang belum berjalan dengan baik diantara mahasiswa, dosen, dan bagian akademik program studi. Selain itu, masih terdapat mahasiswa yang tidak mengetahui prosedur pengajuan proposal skripsi, sehingga terkadang mahasiswa mengajukan proposal beberapa kali.

Seiring dengan bertambahnya jumlah mahasiswa setiap tahun menjadikan beban kerja Program Studi Teknik Informatika untuk mengelola dokumen proposal skripsi semakin berat. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem pengelolaan

2

dokumen untuk mengelola dokumen proposal skripsi untuk mempercepat proses pengajuan proposal.

Pengembangan sistem untuk mengelola dokumen proposal skripsi yang terkomputerisasi diwujudkan dengan pengembangan alur kerja dokumen (document workflow) dalam sistem pengelolaan dokumen (document management system). Document workflowtersebut akan menangani proses pengajuan dokumen proposal skripsi untuk pihak-pihak yang terkait dengan proses tersebut.

Document workflow merupakan hal yang penting dalam proses pengajuan proposal skripsi karena dalam proses tersebut membutuhkan verifikasi dan approval (persetujuan) dari pihak-pihak terkait dalam Program Studi Teknik Informatika seperti mahasiswa, staf akademik, sekretaris program studi, ketua program studi, dan dosen sebagai pembimbing, sehingga document workflow dapat mengelola dokumen sesuai dengan alur kerja dari prosedur pengajuan proposal skripsi pada Program Studi Teknik Informatika. Hal inilah yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian “Pengembangan Sistem Alur Kerja (Workflow) Dokumen Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi dengan Alfresco Enterprise Content Management (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta) ”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian skripsi ini, yaitu :

a. Bagaimana mengembangkan document workflow dalam document management system untuk mengelola dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi pada Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta. b. Bagaimana simulasi proses pelayanan pada prosedur pengajuan

proposal skripsi untuk prosedur manual dan sistem workflow dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi.

1.3. Batasan Masalah

Dari rumusan masalah yang telah ditulis di atas, batasan masalah yang akan dibahas dan dibuat, yaitu :

a. Dokumen yang dikelola yaitu dokumen proposal skripsi Program Studi Teknik Informatika.

b. Proses yang digunakan berdasarkan prosedur pengajuan proposal skripsi yang selama ini berjalan pada Program Studi Teknik Informatika.

c. Menggunakan extreme programming sebagai metode pengembangan sistem, serta Alfresco sebagai perangkat lunak yang akan dikembangkan.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan document workflow untuk menggantikan prosedur yang masih bersifat manual dengan pemanfaatan metode pengembangan sistem dan mengadaptasi perangkat lunak pengembangan sistem yang lebih baru guna mendukung kegiatan operasional Program Studi

4

Teknik Informatika khususnya untuk dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi.

1.5. Manfaat Penelitian

Manfaat yang didapat dari penelitian tentang document workflow, yaitu : a. Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi terhadap prosedur yang

sedang berjalan saat ini pada Program Studi Teknik Informatika untuk mengelola dokumen proposal skripsi.

b. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi tenaga dan waktu dibandingkan dengan prosedur yang sedang berjalan.

c. Mempermudah proses perbaikan dokumen proposal skripsi melalui pemberian versi terhadap dokumen proposal skripsi.

1.6. Metodologi Penelitian

Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi dua bagian pokok, yaitu teknik pengumpulan data dan metode pengembangan sistem.

Dalam pegumpulan data untuk penelitian ini diperlukan beberapa teknik yang dilakukan, yaitu :

a. Teknik wawancara (Hasibuan , 2007 : 84)

Melakukan tatap muka secara langsung dan melakukan tanya jawab kepada responden mengenai sistem yang akan dikembangkan. b. Studi pustaka (Hasibuan , 2007 : 21)

Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari buku-buku atau websiteyang terkait dengan penelitian.

c. Teknik kuesioner (Hasibuan , 2007 : 86)

Memberikan daftar pertanyaan kepada pengguna untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap sistem workflow dokumen yang akan dibuat.

Sedangkan untuk pengembangan sistem, metode yang digunaka adalah extreme programming (XP). Merujuk pada buku Stewart Baird, penelitian ini menggunakan empat dari lima fase XP, yaitu :

a. Exploration

Fase ini dilakukan identifikasi vision, identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem, menentukan tools dan teknologi yang digunakan, dan membuat studi kelayakan terhadap sistem yang akan dikembangkan.

b. Planning

Fase ini dilakukan penentuan batasan dan prioritas, membuat tahapan teknis, membuat rencana pelepasan, serta mempersiapkan uji penerimaan penggguna.

c. Iterations

Fase ini dilakukan pembuatan criteria penerimaan, membuat desain sederhana, melakukan implementasi penulisan program, mengintegrasikan kode program, melakukan uji penerimaan, melakukan pelacakan kemajuan proyek, dan menentukan penerimaan dari tahapan iteration.

6

Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap criteria uji penerimaan pengguna sebagai parameter pengujian dengan menggunakan metode black-box.

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika dari penulisan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang penelitian, rumusan masalah, batasan masalah pada penelitian, tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang diharapkan, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian, teori-teori yang menjadi dasar dari pemecahan permasalahan dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian.

BAB 3 METODOLOGI

Bab ini akan menguraikan tentang metodologi yang digunakan dalam peneitian yaitu motode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem dalam pengembangan workflow document. Selain itu, pada bab ini juga akan digambarkan kerangka berpikir penulis dalam mengerjakan penelitian ini.

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang dilkukan dalam pengembangan sistem.

BAB 5 PENUTUP

Bab ini mengemukakan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembagan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.

8 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengembangan Sistem

Merujuk pada buku karangan Turban, et al. (2001 : 634), pengembangan sistem menunjukkan arti sekumpulan aktivitas yang membuat sistem menjadi efektif dan efisien dalam pemrosesan informasi.

2.2. Business Process Management

Proses terdiri dari sejumlah pekerjaan (task) yang harus diselesaikan dan kumpulan kondisi (condition) yang menentukan urutan dari pekerjaan (Aalst, 2002 : 4). Business process(proses bisnis) merupakan seperangkat aktivitas yang dilaksanakan dan dikoordinasi pada satu lingkungan organisatoris dan teknis. Aktivitas ini disatukan untuk mewujudkan tujuan bisnis. Masing-masing proses bisnis ditetapkan oleh satu organisasi, tetapi mungkin akan beriteraksi dengan proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi lain. Proses bisnis tidak hanya meliputi representasi dari proses bisnis, tetapi juga aktivitas tambahan (Weske, 2007 : 5).

Business process management(BPM) meliputi konsep, metode, dan ilmu pengetahuan tentang teknik untuk mendukung desain, administrasi, konfigurasi, pengaturan dan analisa dari proses bisnis. Landasan dari business process management adalah representasi proses bisnis yang jelas dari aktivitas organisasi dan batasan pelaksanaan di antara mereka. Satu kali proses bisnis didefinisikan, mereka tunduk kepada analisa, peningkatan, dan pengaturan (Weske, 2007 : 5).

Secara tradisional, proses bisnis diatur secara manual, diarahkan oleh pengetahuan dari anggota perusahaan dan dibantu peraturan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan dapat mendapat tambahan keuntungan jika menggunakan sistem perangkat lunak (software) untuk mengkoordinasi aktivitas yang termasuk dalam proses bisnis. Softwareini disebut business process management system (BPMS). BPMS merupakan sistem perangkat lunak umum yang dikendalikan oleh gambaran proses yang jelas untuk mengkoordinasi peraturan dari business process(Weske, 2007 : 6).

BPM mempunyai beberapa notasi grafik untuk memodelkan proses bisnis yang disebut dengan business process modeling notation (BPMN). Business process model terdiri dari kumpulan model aktivitas dan batasan eksekusi dari aktivitas. Masing-masing business process model berfungsi sebagai cetak biru (blueprint) dari kumpulan pekerjaan yang merepresentasikan kasus dalam operasional dari perusahaan (Weske, 2007 : 7).

2.3. Workflow Management

Kamus Workflow Management Coalition’s menjelaskan bahwa workflow merupakan otomatisasi dari sebuah proses bisnis, pada keseluruhan atau sebagian, selama dokumen, informasi, atau tugas telah dilewati oleh seorang partisipan kepada partisipan lain untuk mendapat tindakan, berdasarkan sekumpulan aturan prosedur. Dari perspektif workflow, partisipan dapat berupa orang, aplikasi, mesin, atau proses lain atau workflow engine(Fischer, 2002 : 136).

Teknologi workflow mempunyai kemampuan mendukung proses bisnis diantara sistem aplikasi atau diantara kumpulan sistem aplikasi, efektif

10

mengintegrasi sistem. Tetapi teknologi workflow dapat juga digunakan untuk mengatur proses bisnis dimana manusia dilibatkan secara efektif, dengan demikian akan meningkatkan kolaborasi diantara pekerja (Weske, 2007 : 50).

Workflow management system adalah sistem software yang mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola eksekusi workflow, melalui penggunaan software, berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menginterpretasi process definition, berinteraksi dengan pertisipan workflow, dan jika dibutuhkan, meminta penggunaan peralatan teknologi informasi dan aplikasi (Weske, 2007 : 50). Workflow memiliki process modeling language berupa graph-based woerkflow language yang juga memperhatikan ketergantungan data diantara akivitas proses (Weske, 2007 : 125). Masalah yang dapat diselesaikan menggunakan pendekatan workflow mempunyai tiga karakteristik. Tiga kunci tersebut adalah koordinasi, durasi yang lama, dan partisipasi manusia (Microsoft, 2007 : 75).

Keuntungan yang didapatkan dari workflowyaitu dapat mengerti alur dari pekerjaan dalam perusahaan secara mendalam, mengawasi kontribusi perkerjaan yang berguna untuk mengetahui biaya dan beban kerja, serta optimasi menggunakan model pekerjaan yang dilakukan, dan dapat menggunakan model untuk mengartikan perilaku (behavior) (Microsoft, 2007 : 76).

2.4. Document Management

Document management adalah otomatisasi kontrol dari dokumen elektronik, dokumen gambar, pengolah kata dokumen, dan dokumen kompleks lain, terhadap siklus hidup dokumen tersebut dalam sebuah organisasi. Document

management memberikan beberapa keuntungan, antara lain adalah memungkinkan organisasi untuk menggunakan control yang besar pada pembuatan, penyimpanan, dan distribusi dokumen, menghasilkan efisiensi lebih besar dalam menggunakan kembali informasi, mengontrol dokumen termasuk workflow process, dan mengurangi waktu dari siklus produk (Turban, 2001 : 498).

Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dalam menangani business documentuntuk meningkatkan keuntungan dalam kompetisi mendasari terjadinya peningkatan kemampuan document management system (DMS). DMS menyediakan informasi dalam format elektronik untuk pembuatan keputusan. Fungsi yang memungkinkan untuk disediakan oleh DMS meliputi identifikasi dokumen, penyimpanan, pencarian, pelacakan, pengontrolan versi, workflow management, dan penampilan (Turban, 2001 : 498).

2.5. Alfresco

Alfresco merupakan suatu perangkat lunak Enterprise Content Management System (ECMS) open source yang dapat memberikan modularitas tinggi dan performa memadai. Alfresco dapat digunakan sebagai manajemen konten untuk dokumen, web, record, gambar dan collaborative development environment(Syarif, 2009 : 10).

12

Gambar 2.1. Arsitektur Alfresco (Syarif, 2009 : 32)

Alfresco menggunakan content repository yang difungsikan untuk server penyimpanan, pencarian, akses, dan kontrol dari konten. Alfresco juga mendukung untuk penggunaan pluggable aspect-oriented architecture secara langsung dengan menggunakan open sourcestandart dan component (Syarif, 2009 : 12).

Business process automation meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, mengalirkan proses, dan memperpendek siklus operasi. Alfresco meliputi JBoss Business Process Management (JBPM), sebuah engineBPM dan workflow yang dapat mengelola siklus hidup dokumen. Alfresco juga mendukung Enterprise Integration, yang dapat terintegrasi dengan open sourceJ2EE (Syarif, 2009 : 14).

Alfresco menggunakan model security membershipyang didasarkan pada pengesahan (siapa yang dapat akses) dan otorisasi (apa yang mereka dapat lakukan). Alfresco menyediakan kemampuan untuk mengatur grup dan bagian jenis dari pengguna, atribut pengguna, dan folder pengguna. Itu juga menyediakan alat administratif untuk mengatur dan mengontrol keahlian membership (Syarif, 2009 : 86).

Tabel 2.1. Akses Level Alfresco (Syarif, 2009 : 100)

Type role Read Add Edit Delete

Consumer    

Editor    

Contributor    

Collaborator    

Coordinator    

Dengan adanya fitur document management, penulis menggunakan alfresco sebagai software dasar, untuk membuat, mengelola, dan mengalirkan dokumen.

2.6. JBossBusiness Process Management

JBoss Business Process Management(JBPM) adalah sebuah BPMS yang dikembangkan oleh JBoss. Aplikasi ini terdiri atas aplikasi yang mengeksekusi proses (JBPM Process Engine), dan sebuah aplikasi berbasis Eclipse untuk mendesain proses (JBPM Process Designer) (Salatino, 2009 : 22). JBPM Process Engine dapat digunakan sebagai pengintegrasi aplikasi-aplikasi dalam sebuah

14

enterprise, dan dapat juga dijadikan sebagai mesin eksekusi proses bisnis dalam sebuah aplikasi. JBPM Process Engine mendukung eksekusi proses yang didefinisikan dengan bahasa JBPM Process Definition Language (JPDL) sebagai bahasa utama. Aplikasi JBPM Graphical Process Designer yang disediakan oleh JBPM dapat memvisualisasikan proses bisnis, dalam bahasa JPDL (Cumberlidge, 2007 : 54).

JBPM dibangun dengan konsep dari penantian. Hal ini mungkin terdengar asing dalam perangkat lunak, tetapi dalam hal ini merupakan sebuah alasan yang sangat baik untuk penantian. Mempersingkat proses bisnis kehidupan nyata dalam suatu organisasi, melibatkan banyak manusia dan berbagai sistem, serta berlangsung dalam sebuah periode. (Cumberlidge, 2007 : 73).

Perangkat lunak memerlukan beberapa cara penantian, hingga aktor dari proses siap untuk lakukan aktivitasnya. Kemudian ketika aktor telah melakukan aktivitasnya, perangkat lunak perlu mengetahui apa aktivitas berikutnya pada rangkaian proses yang menunggu untuk dikerjakan oleh aktor selanjutnya (Cumberlidge, 2007 : 73).

Gambar 2.2. Alfresco Workflow Administration

(http://wiki.alfresco.com/wiki/WorkflowAdministration, 2 Maret 2010, pk 23:41WIB)

Penyelarasan urutan dari "masa penantian, pekerjaan, masa penantian, pekerjaan" ditangani oleh mesin JBoss BPM. Mesin JBPM mencari keterangan process definition dan menyelesaikan cara, yang mana harus mengarahkan melalui proses (Cumberlidge, 2007 : 73).

2.7. JBPMProcess Definition Language

Proses visual memetakan apa yang ada pada process designer dari JBoss JBPM menggunakan Graph Oriented Programming. Dengan menggunakan process designer, pemprogram perangkat lunak tidak lagi menggunakan kode, tetapi mempergunakan satu proses pemetaan visual, yang dikenal sebagai suatu directed graph. Graf terarah ini didefinisikan pada penyajian XML dari proses.

16

Graf yang ditambah dengan XML adalah satu setelan notasi, yang disebut JPDL yaitu JBPMProcess Definition Language (Cumberlidge, 2007 : 73).

Process definition yang ditetapkan pada JPDL disusun dari nodes, transition, dan action, yang bersama-sama mendeskripsikan bagaimana satu kejadian (instance) dari proses harus berpindah pada graf terarah. Selama pelaksanaan dari proses, gerakan kejadian melalui graf terarah menetapkan satu tanda (token), sebagai penunjuk ke node dari graf dimana kejadian sekarang ini sedang menunggu. Sebuah sinyal menunjuk token menggunakan transition yang harus berasal dari sebuah node. Sinyal menetapkan jalur yang digunakan dalam sebuah proses (Cumberlidge, 2007 : 73).

Sebuah proses graf tersusun dari beberapa node dan transition. Setiap node memiliki jenis yang berbeda. Jenis-jenis node adalah (Cumberlidge, 2007 : 74) :

1. Task node

Task node merupakan gambaran dari satu atau lebih pekerjaan yang dilakukan oleh user. Ketika task node dieksekusi, pekerjaan akan diciptakan pada daftar kerja dari workflow participant. Kemudian, node akan berada pada keadaan menunggu. Ketika user telah melakukan pekerjaan tersebut, sebuah trigger diciptakan yang akan meneruskan proses eksekusi.

2. State

State node adalah proses yang digunakan untuk menunggu. Node ini berbeda dengan task node karena state tidak menciptakan suatu task untuk user yang ada. Statebiasanya digunkan untuk menunggu respon inputan dari luar sistem.

Gambar 2.4. Notasi State 3. Decision

Dalam pemodelan, terdapat dua tipe decision yang berbeda. Pertama decision yang dibutuhkan oleh proses situ sendiri yang didasarkan pada pembagian datanya. Atau juga decision yang dibuat oleh user dengan memberikan inputan dalam sistem.

Gambar 2.5. Notasi Decision 4. Fork

Fork digunakan untuk memecah sebuah alur eksekusi, menjadi beberapa alur.

18

5. Join

Join merupakan penggabungan antara beberapa alur parallel dengan parent nodeyang sama. Join akan menunggu sampai semua alur telah sampai pada join node, baru kemudian akan melanjutkan eksekusi.

Gambar 2.7. Notasi Join 6. Node

Node ini merupakan node khusus, yang mengijinkan para developer untuk menulis kode sesuai dengan keinginannya. Tetapi juga mempertmbangkan logika dalam kode juga harus sesuai dengan design proses yang telah dibuat.

Gambar 2.8. Notasi Node

Transition merupakan penghubung dari masing-masing node. Transition mempunyai sebuah nodesumber dan nodetujuan. Nodesumber direpresentasikan dengan properti from dan node tujuan direpresentasikan dengan menggunakan properti to(JBPM, 2008 : 92).

Gambar 2.9. Notasi Transition

Action adalah sebuah potongan kode java yang dieksekusi diluar dari representasi gafis. Ketika graf telah diletakkan pada tempatnya, graf tersebut dapat diambah dengan action. Hal ini menunjukkan bahwa kode java dapat

berhubungan dengan graf tanpa merubah struktur dari graf tersebut. Tipe event yang paling penting adalah masuk dalam node, keluar node, dan mengambil transition(JBPM, 2008 : 93).

Action yang diletakkan pada eventakan dieksekusi ketika eventdipanggil. Action dalam event tidak mempengaruhi kontrol dari alur proses. Sedangkan action yang diletakkan pada node mempunyai tugas untuk menyebarkan ekskusi (JBPM, 2008 : 93).

Event menentukan pada saat eksekusi proses. JBPM engine akan menghidupkan eventselama graf dieksekusi. Eventselalu bergantung pada bagian dari process definition seperti process definition, node atau transition (JBPM, 2008 : 94).

Script merupakan action dimana secara umum semua variable proses tersedia sebagai script variable. Dengan demikian kita juga dapat mengubah penggunaan variableumum, yang ada pada sebuah node (JBPM, 2008 : 94).

2.8. Java

Java merupakan inovasi sebuah bahasa pemrograman yang dapat menjadi pilihan untuk program yang akan berjalan pada berbagai sistem operasi. Java dapat digunakan untuk internet dan aplikasi yang berbasis jaringan. Java juga mengijinkan para penulis program untuk digunakan pada aplikasi berskala besar yang dapat dijalankan tanpa terjadi perubahan pada komputer dengan sistem operasi yang mendukung java. Hal ini yang banyak diaplikasikan pada komputer saat ini (Horton, 2005 : 1).

20

1. Compatibility dan stability. Kode program java dapat berjalan pada sistem operasi yang memiliki runtime environment. Dan telah banyak kesalahan yang telah dibenahi, serta keberadaan sebuah virtual machinejuga mendukung stabilitas java.

2. Monitoring dan management. Java menyediakan fungsi untuk memonitor dan mengelola aplikasi yang biasanya mempunyai skala enterprise dengan menggunakan teknologi java management extension.

3. Enterprise desktop. Java menyediakan integrasi dengan fasilitas desktop untuk mengatasi keterbatasan yang dimiliki oleh aplikasi berbasis browser.

4. XML. Java juga menyediakan mendukung penggunaan XML diantaranya adalah digital signaturedan streamingAPI untuk XML.

2.9. XML

Extensible Markup Language (XML) termasuk ke dalam keluarga Markup Language. Fungsi XML lebih ditujukan untuk menyimpan data dan informasi. XML didesain untuk membawa data, mendeskripsikan data dan berfokus pada apakah data itu (Gabrick, 2002 : 38).

XML bukan merupakan pengganti HTML. Masing-masing dikembangkan untuk tujuan yang berbeda. Jika HTML digunakan untuk menampilkan informasi dan berfokus pada bagaimana informasi terlihat, XML mendeskripsikan susunan informasi dan berfokus pada informasi itu sendiri. XML terutama dibutuhkan untuk menyusun dan menyajikan informasi dengan format yang tidak

mengandung format standard layaknya heading, paragraph, table dan lain sebagainya (McLaughlin, 2001 : 9).

XML memiliki kemampuan dalam hal menyimpan informasi dan data. Pada XML kita bisa menyimpan data baik dalam atribut maupun sebagai isi elemen yang diletakkan diantara tag pembuka dan tag penutup. Kelebihan lain yang dimiliki XML adalah bahwa informasi bisa di pertukarkan dari satu sistem ke sistem yang lain (McLaughlin, 2001 : 9).

2.10. UML

Unified Modeling Language (UML) adalah notasi yang lengkap untuk membuat visualisasi model suatu sistem. Sistem berisi informasi dan fungsi, tetapi secara normal digunakan untuk memodelkan sistem komputer. Kesulitan yang muncul adalah timbulnya ketidak jelasan dan salah interpretasi di dalam pembacaan kode pemrograman untuk pemodelan obyek tersebut (O’Docherty, 2005 : 115).

Dimulai tahun 1994, Booch, Rumbough dan Jacobson merupakan tiga tokoh yang metodologi-nya paling banyak dipakai mempelopori organisasi yang bertujuan menyatukan metodologi-metodologi berorientasi objek, organisasi tersebut dinamakan OMG (Object Modelling Group). Pada tahun 1995 OMG merealisasi draft pertama dari UML (versi 0.8) dan pada tahun 1997 UML versi 1.1 muncul dan sekarang versi terbaru dari UML adalah versi 2.0. Pada tahun 1997 Booch, Runbaugh dan Jacobson menyusun tiga buku tentang UML. Sejak saat itulah UML telah menjelma menjadi standar bahasa pemodelan untuk aplikasi berorientasi obyek (O’Docherty, 2005 : 115).

22

UML yang digunakan dalam penelitian ini adalah Usecase diagram, Swimlanediagram, dan Sequentdiagram.

2.11. Metode Pengembangan Sistem

Metode adalah proses yang berpegang kepada disiplin untuk membuat kumpulan model yang menjelaskan berbagai aspek dari sistem aplikasi dalam pengembangan, menggunakan notasi yang didefinisikan. Metodologi merupakan kumpulan metode yang diterapkan dalam siklus pengembangan aplkasi dan diselaraskan dengan menggunakan sebuah pendekatan filosofis (Booch, 1998 : 17). Metodologi juga menjelaskan apa yang harus dihasilkan seperti dokumen, diagram, atau kode dan apa susunan yang ada pada produk (O’Docherty, 2005 : 5).

2.12.Extreme Programming Development Lifecycle

Extreme Programming (XP) menghasilkan kualitas software dengan menggunakan dua bagian yang mendasari kualitas, yaitu ketepatan requirement dan inti dari produk (Baird, 2002 : 12). XP mengijinkan perubahan dalam sebuah siklus hidup proyek dan meningkatkan kualitas dengan membetulkan kesalahan secepatnya, dan menyediakan arus balik yang konstan pada produk. Kemampuan untuk mengkombinasikan dua parameter tersebut adalah dengan menggunakan XP (Baird, 2002 : 13). Oleh karena itu penulis memilih menggunakan XP sebagai metode untuk pengembangan sistem.

Gambar 2.10. Perbandingan Metode Pengembangan (Baird, 2002 : 12) Berdasarkan buku Stewart Baird Extreme Programming (XP) memiliki lima fase dalam proses pengembangan, yaitu (Baird, 2002 : 36):

2.1.1. Exploration

Fase exproration merupakan permulaan dari projek yang akan dilaksanakan. Dalam fase ini pengguna dan pengembang yang bekerja bersama untuk mengeksplorasi teknologi yang memungkinkan untuk digunakan, mendefinisikan kebutuhan, serta melengkapi daftar dari user story(Baird, 2002 : 37) .

2.1.1. Planning

Fase ini merupakan satu tahap pendek dimana pengguna dan pengembang sependapat pada fitur yang akan diluncurkan pertama. Fitur (user stories) disampaikan dengan membuat proses bisnis dan teknis dari fitur tersebut (Baird, 2002 : 38).

2.1.1. Iterations

Fase iterasion adalah dimana pekerjaan nyata dari pembangunan terjadi. Fase ini dimulai dengan memilih user story yang mempunyai

24

prioritas tertinggi, kemudian melakukan pengembangan dengan pembuatan kode dan melakukan pengujian (Baird, 2002 : 39).

2.1.1. Productionizing

Pada akhir dari peluncuran, produk sistem yang dikembangkan diverifikasi untuk diterapkan dalam lingkungan pengguna. Tahap verivikasi ini juga berguna dalam menguji produk dengan sampel user untuk melakukan uji penerimaan terhadap peluncuran yang terakhir dari pengembangan sistem (Baird, 2002 : 40).

2.1.1. Maintenance

Setelah pengembangan telah selesai dilakukan dan berada dalam tahapan maintenance. Dengan menggunakan XP dapat secara konstan melakukan evolusi, refactor, dan refining sistem yang telah dikembangkan. Kemampuan unruk meningkatkan mutu sistem dapat dilakukan dengan uji otomatisasi yang diverifikasi oleh sistem. Hal ini daiharapkan dapat membantu dalam pengubahan kode program dengan kepercayaan yang tinggi.

Perlu diperhatikan juga adalah migrasi data dan strategi penambambalan sistem yang digunakan agar pada saat dilakukan tidak mempengaruhi atau memperburuk kinerja dari sistem yang telah berjalan dengan stabil (Baird, 2002 : 41).

Selain lifecycle, XP juga mempunyai pembagian peran dalam proses pengembangan sistem, yaitu (Baird, 2002 : 46) :

Tabel 2.2.Extreme Programming Role’s

Group Role Responsibilities

Business Customer Membiayai, mengarahkan, memimpin bisnis

Manager Menjadwalkan pertemuan, menghadapi pengguna dan manajemen, menjelaskan kebingungan tim,

menghadiri pertemuan. Technical Developer /

programmer

Memperkirakan stories, menentukan tugas teknikal, implementasistories(menulis kode dan pengujian). Tracker Memonitor kemajuan proyek, inisiasi tindakan jika

terjadi masalah monitoring.

Coach Memastikan XP diterapkan, mentoring, memimpin tim teknis, Memberika pertolongsn jika dibutuhkan.

2.13. Penelitian Terdahulu Tentang Alfresco

Penelitian sejenis tentang workflow dokumen yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian adalah sebagai berikut (Ikhwan, 2007 : 1):

Peneliti : Choirul Ikhwan dan Hendrik

Judul Penelitian : Penanganan Proyek Pengembangan Perangkat Lunak ..Dengan Alfresco

Tahun Penelitian : 2007

Instansi : Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi ..Industri, Universitas Islam Indonesia

Penelitian tersebut menunjukan bahwa Alfresco sebagai Enterprise Content Management System (ECMS) dapat mengelola suatu proyek

26

pengembangan perangkat lunak dengan cukup efektif dan cukup mudah untuk digunakan. Penelitian yang telah dilakukan tersebut, meneliti penggunaan Alfresco secara administratif, serta menunjukkan bahwa dari sisi pengembangan atau kostumisasi relative lebih sulit untuk dilakukan.

2.14. Metode Pengumpulan Data

2.14.1. Pemilihan Sampel(Hasibuan , 2007 : 72)

Research sampling atau study sampling berguna untuk mencari dan meneliti sebagian kecil dari obyek, situasi atau periswa. Sebagian individu yang diselidiki dalam penelitian tersebut disebut sampel atau contoh, sedangkan semua individu yang diperoleh dari sampling tersebut disebut dengan populasi.

Populasi adalah sekelompok orang, kejadian atau segala sesuatu yang mempunyai karakteristik tertentu. Anggota Populasi disebut elemen populasi. Penentuan populasi berbeda dengan unit analisis. Unit analisis bisa pada tingkat individual, kelompok atau organisasi. Jika unit analisis adalah individual, maka populasi data akan menentukan siapa dan berapa individu yang akan diteliti.

Teknik-teknik Sampling :

a. Tenik random sampling (probability sampling) atau pengambilan sampling secara acak adalah teknik pengambilan sampel dimana semua individu dalam populasi baik secara sendiri-sendiri atau bersama-sama memiliki kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi anggota sampel.

b. Teknik non random sampling (nonprobability sampling) adalah cara pengambilan sampel dimana tidak semua anggota populasi memiliki kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sampel penelitian. Penggunaan teknik sampling nonprobability ini terkadang digunakan dengan mempertimbangkan faktor-faktor tertentu.

2.14.2. Wawancara

Teknik pengumpulan data survei dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara yang berupa tanya jawab peneliti dengan responden (narasumber). Wawancara tersebut berupa percakapan langsung (face to face) antara dua pihak atau lebih untuk mendapatkan informasi secara lisan dengan tujuan untuk memperoleh data yang dapat menjelaskan ataupun menjawab suatu permasalahan penelitian. Wawancara merupakan salah satu faktor penting dalam menggali informasi dari narasumber (Hasibuan , 2007 : 84).

2.14.3. Kuesioner

Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang diajukan pada seorang responden untuk mencari jawaban dari permasalahan yang diteliti. Dalam kuesioner terdapat pertanyaan, pernyataan dan isian yang harus dijawab oleh responden. Jawaban yang diberikan bias bersifat tertutup dimana alternatif jawaban telah disediakan oleh peneliti,dan ada juga jawaban terbuka dimana responden bebas menuliskan jawabannya tanpa adanya paksaan maupun jawaban yang berasal dari kombinasi keduanya

28

yang merupakan campuran dari jawaban tertutup dan terbuka (Hasibuan , 2007 : 86).

2.14.4. Studi Pustaka

Pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca buku-buku terkait yang dapat dijadikan bahan acuan bagi pengembangan sistem informasi yang sedang dilakukan (Hasibuan , 2007 : 21).

29 3.1. Kerangka Berpikir

Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tahapan-tahapan kegiatan dengan mengikuti rencana kegiatan yang tertuang dalam kerangka berpikir.

Refine Plan

30

Gambar 3.1. Ilustrasi Kerangka Berpikir 3.2. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, diperlukan data-data serta informasi sebagai bahan yang dapat mendukung kebenaran materi uraian dan pembahasan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :

a. Penentuan Sampel

Penentuan sampel dilakukan untuk pengujian akhir sistem, menggunakan metode nonprobrability sample, yaitu sampling aksidental. Merujuk pada buku Hasibuan, sampling aksidental merupakan teknik penentuan sampel berdasarkan faktor spontanitas, artinya siapa saja yang secara tidak sengaja bertemu dengan peneliti dan sesuai dengan

karakteristiknya maka orang tersebut dapat digunakan sebagai sampel. Aksidental dipilih karena terdapat ketidakjelasan dalam jumlah populasi, sehingga penulis menggunakan kriteria khusus dalam menentukan sampel. Tahapan pemilihan sampel yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :

Gambar 3.2. Tahapan Pemilihan Sampel b. Wawancara

Penulis melakukan pertemuan dan wawancara kepada pihak-pihak yang nantinya akan berhubungan dengan sistem yang akan dikembangkan ini. Pihak-pihak yang dimaksud adalah Ibu Viva Arifin sebagai sekretaris program studi dan Bapak Zulfiandri sebagai dosen. Pada saat wawancara dengan Ibu Viva didapatkan dokumen usulan prosedur skripsi tahun 2009 pada Program Studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Kemudian penulis juga melakukan wawancara dengan mahasiswa yaitu Aryanti Saputri dan M. Iqbal. Dari wawancara yang dilakukan kepada Aryanti dan M.Iqbal dapat disimpulkan bahwa Aryanti membutuhkan

32

waktu selama 2 bulan, sedangkan M. Iqbal membutuhkan waktu selama 1 bulan. Hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran wawancara.

c. Studi pustaka

Pada tahapan pengumpulan data dengan cara studi pustaka, penulis mencari referensi-referensi yang relevan dengan objek yang akan diteliti. Pencarian referensi dilakukan di perpustakaan, toko buku, maupun secara online melalui internet. Setelah mendapatkan referensi-referensi yang relevan tersebut, penulis lalu mencari informasi-informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini dari referensi-referensi tersebut. Informasi yang didapatkan digunakan dalam penyusunan landasan teori, metodologi penelitian serta pengembangan aplikasinya secara langsung. Pustaka-pustaka yang dijadikan acuan dapat dilihat pada halaman daftar Pustaka-pustaka. d. Kuisioner

Teknik ini digunakan dalam pengujian (testing) akhir guna mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap workflow dokumen proposal skripsi. Hasil kuesioner pengujian terdapat dalam lampiran user acceptance test.

3.3. Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah Extreme Programming(XP). Pemilihan metodologi ini dilakukan dengan alasan requirement sistem yang berubah dengan cepat, karena sistem yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan user, sehingga ketika ada perubahan yang diminta oleh client/user perubahan langsung dilakukan. Pemilihan

metodologi ini juga dikarenakan aplikasi yang dikembangkan berfokus pada coding dan testing. Alasan lain adalah adanya keterlibatan user dalam pembangunan aplikasi misalnya pada tahap exploration dengan mengumpulkan user stories. Selain itu, XP dipilih karena waktu pengerjaan sistem yang singkat. Merujuk pada buku Stewart Baird, XP terdiri dari beberapa kumpulan aturan dan praktek yang berhubungan pada empat kerangka kegiatan, yaitu exploration, planning, iteration, dan productionizing. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis dalam pengembangan sistem, yaitu :

a. Exploration Phase

Pada fase ini dilakukan beberapa kegiatan, yaitu : 1) Identifikasi vision

2) Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem 3) Menentukantoolsdan teknologi

4) Studi fisibilitas

Tahapan explorationini akan menghasilkan : 1) Vision statement

2) System metaphor 3) User story b. Planning Phase

Dalam fase ini dilakukan beberapa kegiatan, antara lain : 1) Menentukan batasan dan prioritas

2) Membuat tahapan teknis 3) Membuat rencana peluncuran

34

4) Mempersiapkan uji penerimaan pengguna. Fase ini menghasilkan ;

1) Release schedule

2) User Acceptance Test (UAT) Criteria c. Iterations Phase

Fase ini dilakukan beberapa kegiatan, yaitu : 1) Membuat kriteria pengujian

2) Membuat desain sederhana 3) Implementasi

4) Integrasi

5) Melakukan uji penerimaan 6) Melacak kemajuan

7) Menentukan penerimaan

Fase iteration ini menghasilkan : 1) Kriteria Pengujian

2) Listing Program 3) Hasil Pengujian d. Productionizing Phase

Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap sistem yang telah dikembangkan menggunakan kriteria uji penerimaan pengguna sebagai parameter pengujian dengan metode pengujian black-box. Lebih lanjut mengenai fase ini dapat dilihat pada sub-bab 4.4.

35 4.1. Exploration Phase(Fase Eksplorasi)

4.1.1. Identifikasi Vision

Vision adalah suatu pandangan umum tentang kebutuhan inti pengembangan sistem workflow dokumen. Vision menangkap kebutuhan dan keharusan desain pengembangan sistem pada level yang sangat tinggi, guna memberikan pemahaman tentang sistem workflow dokumen yang akan dikembangkan.

Vision tertuang ke dalam vision statement yang menyediakan sebuah dasar kontrak berlevel tinggi dalam penguraian tujuan dari pengembangan sistem workflow dokumen. Costumer dan manager bekerjasama dalam pembuatan vision statement pengembangan sistem workflowdokumen.

Berikut adalah vision statement pengembangan sistem workflow dokumen :

Vision Statement Date

Briefly describe the vision of project development.

Mengelola dokumen proposal skripsi pada pogram studi teknik informatika UIN Jakarta, yang menyediakan upload atau create dokumen proposal, workflow untuk proposal, serta pencarian untuk dokumen proposal skripsi.

36

Gambar 4.1. Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Yang Berjalan Gambar 4.1. merupakan prosedur pengaajuan skripsi yang berjalan pada Program Studi Teknik Informatika. Dari gambar 4.1. tersebut, terdapat langkah atau tahapan sebagai berikut :

1. Mahasiswa mengajukan proposal skripsi kepada staff akademik prodi.

2. Staff akademik prodi menyerahkan kepada sekretais prodi. 3. Sekretaris prodi menentukan kelayakan proposal skripsi. jika

layak maka akan diserahkan kepada dosen, jika tidak layak akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk direvisi atau diganti dengan topik yang baru.

4. Setelah proposal dinyatakan layak, kemudian bahas dalam sebuah rapat antara sekretaris prodi atau ketua prodi beserta

dosen, untuk mengetahui dosen yang bersedia untuk menjadi pembimbing 1 dan 2.

5. Skretaris prodi menunjuk dua dosen untuk menjadi dosen pembimbing 1 dan 2.

6. Dosen yang ditunjuk oleh sekretaris prodi memberikan pernyataan apakah bersedia atau tidak, untuk menjadi pembimbing skripsi. Jika salah satu dari dosen yang ditunjuk tidak bersedia, maka sekretaris prodi kembali menunjuk dosen yang lain. Jika kedua dosen yang ditunjuk bersedia, maka proposal diserahkan kepada ketua prodi.

7. Ketua prodi menentukan kelayakan akhir dari hasil pengajuan proposal dan pembimbingan skripsi. Jika ketua prodi menyetujui maka akan dibuatkan data SK yang akan digunakan oleh staff fakultas untuk pengajuan penerbitan surat tugas pembimbingan. Jika ketua prodi tidak menyetujui, maka proposal akan dikembalikan kepada sekretaris prodi untuk dilakukan dilakukan penunjukan ulang atau mengembalikan kepada mahasiswa untuk direvisi.

Dari proses diatas terdapat 5 tahapan yang dilakukan oleh mahasiswa, yaitu mengajukan proposal kepada staff prodi, mengajukan proposal kepada pembimbing 1, mengajukan proposal kepada pembimbing 2, mengajukan proposal kepada ketua prodi, dan menyerahkan hasil persetujuan ketua prodi kepada staff fakultas.

4.1.2. Identifikasi Ruang Lingkup dan Kebutuhan Sistem

Ruang lingkup dan kebutuhan sistem untuk workflow dokumen tertuang dalam system metaphor dan user story. System metaphor merupakan kalimat yang merupakan abstraksi terhadap sistem yang akan

38

dikembangkan. System metaphoryang dihasilkan dalam tahapan ini adalah sebagai berikut :

System Metaphor

Date

Briefly describe the vision of project development.

Sistem yang dikembangkan dapat diibaratkan sebagai sebuah virtual office atau kantor maya yang memungkinkan bagi user atau costumer untuk mengupload dokumen proposal skripsi, edit dokumen proposal, melakukan workflow terhadap sebuah dokumen proposal, dan melakukan pencarian terhadap dokumen proposal skripsi

User storymerupakan penjelasan non-teknis dari kebutuhan sistem yang ditulis secara singkat oleh clientdalam hal ini Ibu Viva. Jika terdapat kebutuhan yang belum didefinisikan, pengguna dapat menambahkannya pada user story dasar (base story) atau membuat user story baru sebagai penambahan untuk base story. Sehingga user story digunakan sebagai salah satu alat komunikasi antara pengguna dan pangembang sistem. User storydasar adalah sebagai berikut :

User Story Base

Story No. 1 Date Started

Developer Wahyudianto Date Completed

Briefly describe the base story of the project development. Sistem menyediakan pengelompokan akses terhadap folder (space) untuk tempat dokumen proposal skripsi, dapat mengupload dokumen proposal, menyediakan proses workflowuntuk dokumen proposal skripsi, dan dapat melakukan pencarian untuk dokumen proposal skripsi, serta edit dokumen.

Pada sistem workflow dokumen, ruang lingkup pengembangan adalah pada proses pengajuan proposal skripsi, yang kebutuhannya terdiri dari proses workflow, uploaddokumen, dan editdokumen, serta pencarian dokumen proposal skripsi. Visualisasi kebutuhan sistem dapat dilihat pada gambar 4.2.

staff_akademik

ka_prodi upload proposal

mahasiswa

dosen

fakultas search proposal

workflow proposal <<include>>

prodi

sek_prodi

staff_fakultas pembimbing

edit proposal <<include>>

Gambar 4.2. Diagram Usecase

Ruang lingkup dan kebutuhan yang tertuang dalam user story, tersebut dapat dilihat pada lampiran user story.

4.1.3. Menentukan Toolsdan Teknologi

Berdasarkan kebutuhan yang terdapat dalam user story base, ditentukan bahwa teknologi yang akan digunakan adalah Alfresco Labs Edition versi 3.0 sebagai aplikasi yang akan dikembangkan. Selain itu, untuk menjalankan Alfresco dibutuhkan server java dalam hal ini Tomcat

40

versi 6.0.18 (J2EE) dan server database dalam hal ini MySQL Communityversi 5.1.30.

Untuk mengembangkan Alfresco, digunakan Alfresco Standard Development Kits (SDK) Labs Edition versi 3.0 sebagai dasar pemrograman. Eclipse digunakan sebagai tools pengembangan karena Alfresco merupakan proyek yang dikembangkan dengan Eclipse. Serta plugin JBPM Graphical Process Designeruntuk Eclipse yang digunakan untuk mengembangkan workflow. Tools dan teknologi yang digunakan telah dicoba dan dipastikan dapat memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan vision statement.

4.1.4. Studi Fisibilitas a. Sumber Daya

Jika ditinjau dari studi kelayakan sistem pada sisi sumber daya, sistem yang dikembangkan membutuhkan sumber daya antara lain berupa manusia, server, jaringan komputer, serta toolsyang dibutuhkan. Dan sumber daya tersebut telah tersedia di FST. Staff FST dapat ditugaskan sebagai admin. Server dapat menggunakan komputer yang terdapat pada PUSDATIN. Jaringan komputer dapat menggunakan wifi fakultas atau menggunakan sub-domain www.fstuinjkt.ac.id. Sedangkan tools menggunakan open source software. Maka ditinjau dari sisi sumber daya sistem ini dapat dikembangkan.

Dari sisi teknologi, sistem ini dikembangkan dengan berbasis web, maka dapat diakses oleh client dengan berbagai macam tipe web browser, seperti misalnya Mozilla Firefox, Opera, dan Internet Explorer. Sedangkan dari sisi server, aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Javayang bersifat multi platformsehingga dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows maupun Unix. Pada penelitian ini, penulis menggunakan web browser Mozilla Firefox dan sistem operasi berbasis Windows.

c. Waktu

Dari sisi waktu, sistem yang dikembangkan mendukung proses workflow untuk proposal skripsi. Dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem extreme programming, dapat mempercepat pengembangan sistem workflowproposal skripsi. Sesuai dengan waktu yang dibutuhkan pada metodologi extreme programming, waktu maksimal pengembangan sistem adalah tiga bulan (http://www.information-age.com/channels/ development-and-integration/features/451431/the-agile-revoluti on.thtml, diakses pada 18 November 2010, 13:52). Sehingga pengembangan sistem workflow dokumen dapat dilakukan dengan waktu maksimal 3 bulan.

d. Biaya

Sistem workflow dokumen yang akan dikembangkan ini menggunakan tools dan teknologi open source dan freeware,

42

dimana pengembang tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mendapatkan lisensi dari tools dan teknologi yang digunakan. Dengan demikian, ditinjau dari sisi waktu pengembangan sistem workflowdokumen dapat dilakukan.

4.2. Planning Phase(Fase Perencanaan) 4.2.1. Menentukan Batasan dan Prioritas

Batasan dan prioritas ditentukan dari vision document dan base story yang telah dibuat. Base story dipecah menjadi beberapa story yang mewakili fitur atau fungsi dari sistem.

Tabel 4.1.High-Level Feature List

User Story Estimate (Weeks)

Workflowdokumen proposal 7

Tipe dan properti dokumen proposal 3

Total 10

Penulis memecah base story menjadi 2 user story berdasarkan fungsionalitas sistem, yaitu :

a. Workflowdokumen

Story No. 1.1 Date Started Developer Wahyudianto Date Completed

Priority 1 Story Description :

Workflow proses : mahasiswa ke staff, staff ke sek_prodi, sek_prodi ke mahasiswa atau dosen, dosen ke sek_prodi, sek_prodi ke dosen,

dosen ke sek_prodi atau ka_prodi, ka_prodi selesai.

b. Tipe dan properti dokumen Story No. 1.2 Date Started Developer Wahyudianto Date Completed

Priority 2 Story Description :

Menyediakan content model yaitu Content Type : Proposal Skripsi, properti : nim dan nama pada saat upload dokumen, serta untuk pencarian dokumen dengan menambahkan nim, nama dan content type proposal skripsi pada form pencarian dokumen proposal

4.2.2. Membuat Tahapan Teknis

Tahapan teknis dituangkan dengan membuat task storypada setiap user story. Task story berguna untuk memberikan petunjuk tahapan pekerjaan yang akan dilakukan untuk pengimplementasian secara teknis dari user story.

Story No. 1.2 Date Started 10/10/10 Developer Wahyudianto Date Completed

Priority 1 Story Description :

Workflow proses : mahasiswa ke staff, staff ke sek_prodi, sek_prodi ke mahasiswa atau dosen,dosen ke sek_prodi, sek_prodi ke dosen, dosen ke sek_prodi atau ka_prodi, ka_prodi selesai.

Task Description Estimate

44

Membuat workflowdiagram Membuat process definition Membuat resource bundle Membuat web config ui

Comments :

Date Comment Developer

Code Completed (Y/N) : Integrated (Y/N) : Actual Hours :

Untuk user storylebih lanjut dapat dilihat pada lampiran user story

4.2.3. Membuat Rencana Peluncuran

Rencana peluncuran merupakan tahapan perencanaan iterasi dari pengembangan sistem dengan menggunakan hasil dari tahapan scopedan prioritas dari user story yang ada. Story yang menjadi prioritas pertama akan menjadi iterasi yang pertama dalam pengembangan sistem. Berdasarkan scope dan prioritas user story, dapat dibuat rencana peluncuran sebagai berikut :

Tabel 4.2. Rencana Peluncuran

Story Effort Iteration 0 Iteration 1 Iteration 2 Setup, space, dan security 3 

Workflowdokumen 3 

Tabel 4.2. menunjukan bahwa dalam pengembangan sistem workflow dokumen, terdapat tiga iterasi dan sebuah iterasi akan terus berjalan sebelum menyelesaikan seluruh task story dan kepuasan costumer.

4.2.4. Mempersiapkan Uji Penerimaan Pengguna

Setelah pengembangan sistem workflow dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi dilakukan, perlu dilakukan proses pengujian (testing) terhadap sistem yang telah dibuat. Pengujian yang akan dilakukan yaitu beta testingyang dilakukan oleh pengguna sistem menggunakan data yang sebenarnya. Pengujian tersebut menggunakan metode black box testing.

Daftar kriteria uji penerimaan pengguna terdapat pada lampiran User Acceptance Test (UAT) sebagai dokumentasi persiapan pengujian terhadap workflowdokumen prosedur pengajuan proposal skripsi.

4.3. Iterations Phase(Fase Perulangan) 4.3.1. Iteration0

Sesuai dengan rencana pelepasan pada fase perencanaan, user story yang diimplementasikan pada iteration 0 adalah story nomor 1.1. Story nomor 1.1 dilakukan pembuatan user dan spacepada Alfresco. Data yang digunakan untuk usermerupakan sampel data dari data mahasiswa, dosen, staff prodi, sekretaris prodi, ketua prodi, dan staff fakultas. User Story1.1 dapat dilihat pada lampiran user story.

46

4.3.1.1. Membuat Kriteria Pengujian

a. Memeriksa akses keamanan untuk userpada spaceatau folder

Langkah Pengujian :

1) Login dengan userdari masing-masing group 2) Masuk pada spaceskripsi

Kriteria keberhasilan :

1) User dengan level consumer hanya dapat view content

2) User dengan level contributor dapat view dan add content

3) Userdengan level editordapat viewdan editcontent 4) Userdengan level coordinatordapat view, add, edit,

dan delete content

4.3.1.2. Membuat Disain Sederhana a. Userdan Group

Tabel 4.3. Daftar Userdan Group

Group User Keterangan

Mahasiswa Mahasiswa Semua Mahasiswa

Dosen Dosen Semua Dosen

Prodi Ketua, Sekretaris, Staff Akademik

P. Yusuf, B. Viva, P. Tomi

Dari table 4.3. dapat dilihat, terdapat empat group yang terdiri dari userindividu. Groupmahasiswa terdiri dari seluruh mahasiswa program studi Teknik Informatika. Sedangkan groupdosen terdiri dari seluruh dosen program studi Teknik Informatika. Group prodi terdiri dari staff akademik, sekretaris, dan ketua prodi. Sedangkan untuk group fakultas terdiri dari satu user yaitu staff akademik fakultas.

b. Space

Tabel 4.4. Daftar Direktori Space

Space Subspace Content

Proposal Skripsi

Proposal Diajukan Proposal yang diajukan Mahasiswa Proposal Disetujui Proposal yang telah disetujui Data SK Data proposal yang telah disetujui

Skripsi merupakan root space atau folder. Dalam space proposal skripsi terdiri dari tiga subspace yaitu proposal diajukan, proposal disetujui, dan data sk. c. Akses Pengguna

Tabel 4.5. Daftar Level Akses Pengguna

Group :User SpaceProposal Skripsi

Proposal Diajukan

Proposal Disetujui

Data SK

Group:mahasiswa Contributor Consumer Consumer

48

Group:prodi Consumer Consumer Consumer

Group:fakultas Consumer Consumer Consumer

User:sek prodi,ka prodi Coordinator Coordinator Coordinator

Tabel 4.5 merupakan matrik akses user terhadap space proposal skripsi. Pada tabel tersebut user sek prodi dan ka prodi yang termasuk group prodi mempunyai akses coordinator yang berarti mempunyai akses penuh. Sementara groupprodi sendiri mempunyai akses sebagai consumer. Dalam hal ini tidak menjadi masalah, yang berarti dari grup prodi hanya sek_prodi dan ka_prodi yang mempunyai akses coordinator, sedangkan yang lain tetap consumer.

4.3.1.3. Implementasi

a. Instalasi dan Konfigurasi Alfresco

Dalam pengembangan sistem ini tentunya harus melakukan instalasi dan konfigurasi Alfresco Labs 3.0 dengan MySQL.

Installasi keduanya dilakukan dengan standart. Kemudian setting database yaitu dengan menggunakan kode sql:

create database alfresco default character set utf8;

grant all on alfresco.* to 'alfresco'@'localhost' identified by 'alfresco' with grant option;

grant all on alfresco.* to 'alfresco'@'localhost.localdomain' identified by 'alfresco' with grant option;

Selain database, konfigurasi juga perlu dilakukan untuk server email. Konfigurasi dilakukan pada file custom-repository.properties yang terletak pada <alfresco>\tomcat\shared\classes\alfresco\extension yaitu :

mail.host=localhost mail.port=25

mail.username=alfresco@localhost mail.password=alfresco

mail.from.default=alfresco@alfresco.o rg

Kemudian konfigurasi dilakukan pada Mercury Mail Server sebagai sebagai server lokal. Konfigurasi pada Mercury dilakukan dengan menambah akun email sesuai dengan akun email pada Alfresco.

50

Konfigurasi kemudian dilakukan pada mail client dengan menggunakan Outlook, dengan menggunakan akun email Alfresco. Kemudian start Alfresco Server dari startmenu.

b. Userdan Groups

Tahapan ini menggunakan menu administrative console dari Alfresco dengan melakukan login sebagai admintrator (user : admin dan password : admin). Pembuatan akun user dikakukan dalam menu user administrationdengan contoh minimum data :

First name : Last name : Email :

Space allocation : User name : Password :

Setelah semua user telah dibuat, selanjutnya adalah pembuatan group. Mengelola Grup merupakan menu untuk pembuatan group. Setelah group telah dibuat kemudian memasukan user pada group yang telah disebutkan pada table 4.3.

c. Space

Berdasarkan desain space yang ada pada table 4.4., implemetasi space tersebut dibuat pada direktori

Halaman Instansi setelah login sebagai administrator. Dengan menggunakan membuat space pada menu toolbar. Implementasi didasarkan pada struktur hirarki sesuai dengan design spacepada table 4.4.

d. Akses Keamanan

Implementasi akses keamanan untuk space dilakukan dengan menggunakan menu mengelola pengguna space setelah melakukan login sebagai admin, untuk masing-masing space yang ada dalam space proposal skripsi. Akses yang diterapkan adalah sesuai dengan design yang ada pada table 4.5. Implementasi akses ini dilakukan dengan mengundang user untuk dapat mengakses isi yang ada pada space tersebut sesuai dengan level akses yang ditentukan.

4.3.1.4. Melakukan Uji Penerimaan

Pengujian dilakukan dengan menggunakan kriteria pengujian pada sub bab 4.3.1.1. Pengujian yang dilakukan, menggunakan kode R (Read), A (Add), E (Edit), dan D (Delete). Hasil pengujian terdapat paa tabel 4.6.

Tabel 4.6. Hasil Pengujian Iterasi 0

Group:User Proposal Diajukan

Proposal Disetujui

Data SK Hasil Pengujian R A E D R A E D R A E D

52

Dosen:dosen01 v x v x v x x x v x x x OK Prodi:staffakademik v x x x v x x x v x x x OK Prodi:sekprodi v v v v v v v v v v v v OK Fakultas:stafffst v x x x v x x x v x x x OK

4.3.1.5. Melacak Kemajuan

Pekerjaan yang telah diselesaikan dapat dilacak dengan menyempurnakanuser story. Dimana pada user storyterdapat code complete, integrated, dan actual hours. User story dinyatakan selesai (complete) jika code, integrated, dan actual hours telah diisi. Dan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan user story pada iterasi ini adalah 16 jam.

4.3.1.6. Menentukan Penerimaan

Berdasarkan hasil pengujian diatas dinyatakan bahwa iteration 0 telah diterima dan dapat diluncurkan. Dengan demikian berarti iterasi dilanjutkan pada iteration1.

4.3.2. Iteration1

Pada tahapan iterasi 1 ini akan dilakukan pengembangan advance workflow pada alfresco dengan menggunakan story nomor 1.2 yang menunjukan penjelasan prosedur proposal skripsi yang akan dikembangkan pada Program Studi Teknik Informtika. Untuk lebih jelas mengenai storynomor 1.2 dapat dilihat pada lampiran user story.

Berdasarkan observasi dan wawancara yang telah dilakukan, proses workflow dokumen prosedur pengajuan proposal skripsi yang dikembangkan, yaitu :

Gambar 4.4. Workflow Dokumen Proposal Skripsi

Gambar 4.8. menunjukkan adannya pemberitahuan melalui email pada prosedur pengajuan proposal skripsi, yaitu :

1. Jika sekretaris prodi menyatakan sebuah proposal skripsi tidak layak untuk penelitian, maka email pemberitahuan menuju kepada mahasiswa

54

2. Jika sekretaris prodi menyatakan proposal skripsi layak, maka email pemberitahuan menuju kapada dosen sebagai pemberitahuan bahwa terdapat proposal yang harus diperiksa.

3. Emailpemberitahuan kepada sekretais prodi bahwa dosen telah seesai memeriksa proposal.

4. Emailpemberitahuan kepada dosen untuk memeriksa dan menyatakan kesediaan untuk menjadi dosen pembimbing.

5. Email pemberitahuan kepada mahasiswa, staff prodi, sekretaris prodi, pembimbing 1 dan 2, serta staff fakultas jika ketua prodi menyetujui proposal dan penunjukan pembimbing.

Dengan sistem workflow dokumen, mahasiswa hanya melakukan dua tahapan pada gambar 4.8, yaitu upload dokumen proposal dan memulai workflowdokumen.

4.3.2.1. Membuat Kriteria Pengujian

a. Memeriksa permulaan workflow dokumen proposal skripsi

Langkah Pengujian:

1) Memulai workflow dengan memilih prosedur pengajuan proposal skripsi

2) Mengisi form properti nim, nama, judul proposal, dan konsentrasi peminatan

1) Sistem menampilkan Start Proposal Workflowyang telah dimulai pada Daftar Tugas Selesai.

b. Memeriksa workflow pada tugas tinjauan sekretaris program studi

Langkah Pengujian:

1) Meng-klik Peninjauan Sekretaris Prodipada Daftar Tugas Menunggu

2) Menolak atau menyetujui proposal skripsi Hasil Diharapkan:

1) Sistem mengirim email kepada dosen atau mahasiswa.

c. Memeriksa timer pada tugas tinjauan dosen Langkah Pengujian:

1) Menyetujui workflow proposal pada tugas tinjauan sekprodi

2) Menunggu hingga 3 hari tanpa tindakan pada Tinjauan Dosen task

Hasil Diharapkan:

1) Sistem secara otomatis akan menyetujui dan berjanjut pada proses setelah tinjauan dosen.

d. Memeriksa workflow pada tugas penunjukan pembimbing

56

1) Meng-klik Penunjukan Pembimbing pada Daftar Tugas Menunggu

2) Memilih pembimbing untuk proposal skripsi Hasil Diharapkan:

1) Sistem mengirim email kepada dosen yang ditunjuk sebagai pembimbing.

e. Memeriksa workflowpada tugas tinjauan ketua program studi

Langkah Pengujian:

1) Meng-klik Peninjauan Ketua Prodi pada Daftar Tugas Menunggu

2) Menyetujui proposal dan pembimbingan skripsi Hasil Diharapkan:

1) Sistem mengirim email kepada mahasiswa, staff akademik, sekretaris prodi, pembimbing 1 dan 2, serta staff fakultas yang memberitahukan bahwa proposal dan pembimbingan telah disetujui, dan agar staff fakultas membuatkan surat tugas pembimbingan skripsi.

2) Membuat file pada space Data SK yang berisi informasi pembimbingan skripsi, untuk pembuatan dan penebitan surat tugas pembimbingan.

3) Meng-kopi dokumen proposal skripsi yang ditempatkan pada spaceProposal Disetujui.

4.3.2.2. Membuat Desain Sederhana

Pengembangan workflow dilakukan dengan menggunakan gambar 2.2 sebagai rujukan.

a. Workflow Task Model

Gambar 4.5. ModelWorkflow Task

Workflow model pada gambar 4.9. merupakan metadata atau properti dari tiap-tiap tugas yang ada pada workflow dokumen.

Jawab : Dalam proses persetujuan pembimbingan, ada kalanya pihak prodi yang mengajukan kepada dosen, atau terkadang mahasiswa langsung menghadap dosen untuk mengajukan persetujuan pembimbingan. Dan pada saat mahasiswa tersebut menghadap dosen, terdapat penjanjian juga untuk pembahasan terhadap kedalaman materi yang akan dibahas dalam skripsi.

Tanya : Apakah hal selama ini dianggap sebagai kelemahan prosedur yang berjalan ?

Jawab : Pengajuan proposal ditentukan kelayakannya oleh prodi. Mengingat begitu banyaknya mahasiswa, hal yang menjadi kendala adalah waktu, dimana biasanya mahasiswa tidak sabar menunggu hasil pengajuan proposal, dan mahasiswa tersebut kembali menyerahkan proposal hingga dua sampai tiga kali dengan proposal yang sama. Dan selama ini waktu yang paling cepat dalam proses pengajuan proposal adalah dua minggu.

Tanya : Jika akan dibuat sistem pengajuan proposal skripsi, perihal apakah yang dapat dijadikan perbaikan terhapat prosedur yang telah berjalan ?

Jawab : Pembuatan sistem pengajuan proposal dapat memperbaiki prosedur yang berjalan dengan mempertimbangkan kerjasama yang dapat ditingkatkan diantara prodi dan dosen, sehingga proses pengajuan tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama. Dan sebagai masukan, jika penentuan kelayakan proposal yang dilakukan oleh prodi tidak dapat dijalankan dengan optimal mengingat banyaknya mahasiswa, maka prodi dapat membentuk tim untuk menentukan kelayakan proposal yang diajukan oleh mahasiswa.

Wawancara III

Responden : Aryanti Saputri Jabatan : Mahasiswa Tanggal : 23 Agustus 2010 Tempat : FST UIN Jakarta

Tujuan : Mengetahui kegiatan dalam proses pengajuan proposal skripsi Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta.

Kutipan Wawancara :

Tanya : Apakah Anda mengetahui adanya prosedur pengajuan proposal skripsi ? Jawab : Saya tidak mengetahui adanya prosedur tersebut

Tanya : Bagaimnama langkah-langkah yang Anda lakukan untuk mengajukan proposal skripsi ?

Jawab : Pertama saya mengajukan proposal skripsi kepada staff akademik prodi, kemudian menunggu untuk diperiksa oleh sekretaris prodi. Setelah diperiksa sekretaris prodi, proposal saya dinyatakan tidak layak dan harus mengganti topik penelitian. Kemudian saya ajukan topik yang baru dan didinyatakan layak. Setelah setelah dinyatakan layak oleh sekretaris prodi, langkah kedua, saya mengajukan proposal kepada dosen pembimbing 1 untuk mengajukan persetujuan

ditandatangani oleh ketua jurusan untuk pemberitahuan kepada staff akademik fakultas. Langkah kelima saya memberikan memo dari ketua prodi kepada staff fakultas untuk dibuatkan surat tugas pembimbingan skripsi.

Tanya : Langkah yang manakah yang paling susah untuk dilakukan untuk mengajukan proposal skripsi?

Jawab : Langkah yang paling susah diakukan adalah saat mengajukan proposal kepada program studi serta pembimbing 1 dan 2, karena kita perlu bertemu secara langsung, dan harus menunggu jika yang bersangkutan tidak ada ditempat atau tidak berkenan untuk ditemui.

Tanya : Berapakah waktu untuk dapat mengetahui hasil pengajuan proposal skripsi anda?

Jawab : Hasil pengajuan proposal dapat saya ketahui dalam waktu dua bulan dihitung dari pertama kali saya mengajukan proposal skripsi.

Tanya : Apakah perlu dikembangkan sistem pengajuan proposal skripsi?

Jawab : Menurut saya perlu dibuat sistem untuk pengajuan proposal skripsi untuk memudahkan mahasiswa, sehingga nantinya mahasiswa mengajukan proposal melalui sistem tersebut dan dapat mengetahui hasil dalam waktu yang tidak terlalu lama dan tanpa tenaga lebih untuk persetujuan proposal skripsi.

Wawancara IV

Responden : M. Iqbal Jabatan : Mahasiswa Tanggal : 23 Agustus 2010 Tempat : FST UIN Jakarta

Tujuan : Mengetahui kegiatan dalam proses pengajuan proposal skripsi Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta.

Kutipan Wawancara :

Tanya : Apakah Anda mengetahui adanya prosedur pengajuan proposal skripsi ? Jawab : Saya mengetahui adanya prosedur tersebut

Tanya : Bagaimnama langkah-langkah yang Anda lakukan untuk mengajukan proposal skripsi ?

Jawab : Pertama saya mengajukan proposal skripsi kepada staff akademik prodi, kemudian menunggu untuk diperiksa oleh sekretaris prodi. Kedua, setelah diperiksa sekretaris prodi, dan dinyatakan layak, saya mengajukan proposal kepada dosen pembimbing 1 untuk mengajukan persetujuan pembimbingan. Setelah pembimbing 1 menyatakan kesediaan, langkah ketiga adalah mengajukan proposal skripsi kepada pembimbing 2 yang diusulkan oleh saya. Setelah

Tanya : Langkah yang manakah yang paling susah untuk dilakukan untuk mengajukan proposal skripsi?

Jawab : Langkah yang paling susah diakukan adalah saat mengajukan proposal kepada pembimbing 1 dan 2.

Tanya : Berapakah waktu untuk dapat mengetahui hasil pengajuan proposal skripsi anda?

Jawab : Kurang lebih satu bulan.

Tanya : Apakah perlu dikembangkan sistem pengajuan proposal skripsi?

Jawab : Saya perlu dikembangkan, agar lebih mempermudah mahasiswa dalam pengajuan proposal skripsi.

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama

: Wahyudianto

Tempat/Tanggal Lahir : Kediri, 10 Desember 1987

Jenis Kelamin

: Pria

Agama

: Islam

Alamat

: Jl. Mustafa II No.12 E, Kukusan, Beji,

Depok, Jawa Barat 16425

Telepon

: 08125266471

Email

: wahyu_dnt@yahoo.com

Pendidikan Formal

1992 – 1994

: TK Aisiyah II Tulungrejo, Pare, Kediri

1994 – 2000

: SD Negeri III Pare, Kediri

2000 – 2003

: SLTP Negeri III Peterongan, Jombang

2003 – 2006

: SMA Darul ’Ulum 2 BPPT

Peterongan, Jombang