mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan
tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar
pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin
B. Macam-macam Sekretaris.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya Sunarto,2006:4
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam
sekretaris yaitu:
a. Sekretaris Organisasi
sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat
keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata
kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu
melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta
penyempurnaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Sekretaris Pimpinan
Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris
pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas
pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan
dengan: 1.
Telephoning 2.
Surat-menyurat atau korespondensi 3.
Filling atau kearsipan 4.
Menerima dikte 5.
Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan 6.
Membuat Undangan 7.
Menyiapkan rapat pimpinan 8.
Membuat agenda rapat pimpinan. 2.Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam
pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi,
mengetik, menerima dikte, dan sebagianya.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak
tergantung pada perintah pimpinan. Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu;
Esa Setiana,SE.Msi dan Yunita Indriani,SE dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Esa Setiana,SE.MSi merupakan sekretaris
organisasi yang tuganya turut merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU dan Yunita Indriani merupakan sekretaris Pimpinan yang
tugasnya lebih ke administrasi. Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya pada sekretaris
dekan tidak menarapkan hal ini, namun jika dilihat dari lama masa kerjanya Yunita Indriani,SE yang berkerja terlebih dahulu di sekretariat Dekan.
C. Tugas Seorang Sekretaris
