mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima
tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain.
2. Tugas Pelaksana Instruksi
Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan
harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan
keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar
bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja,
pengelolaan waktu, dan lain-lain. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan
seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni ;mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas
wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya.
Adapun tugas sekeretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel. 1.4 di bawah ini :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU
No Nama Tugas Instruksi
Tugas Rutin Tugas Kreatif
1 Esa Setiana,
SE, MSi - Menjadwal
Kegiatan Dekan
- Memproses Program Dekan
dan team - Mengurus
pemberangkatan Dekan ke luar
kota - Menjadi Public
relation terhadap tamu-tamu yang
datang - Mengerjakan
tugas- tugas yang
diinstruksikan Dekan Kepada
sekretaris Dekan - Memantau
kenyamanan. Keserasian dan
kelengkapan ruang kerja
Dekan, Sekretaris dan
ruang rapat Dekan.
-Menyediakan makan ringan
dan buah- buahan di
ruangan Dekan -Mempersiapk-
an acara yang akan
dilaksanakan di Fakultas
Ekonomi USU seperti;seminar
dan acara jamuan.
-Menjadi MC pada saat acara
seminar.
Universitas Sumatera Utara
No Nama Tugas Instruksi
Tugas Rutin Tugas Kreatif
2. Yunita Indriani, SE
-Memasukan Surat msuk untuk
Dekan FE USU ke buku agenda
- Membuat dan
Menulis nomor surat keluar
- Menerima Fax
- Menstempel
surat dan membuat tanggal
surat -
Menerima tugas akhir mahasiswa
yang akan ditandatangani
Dekan -
Mengantarkan surat masuk ke
bagian lain yang sudah diproses
dekan -
Mengarsip tanda terima surat
masuk dan keluar
- Memantau kenyamanan.
Keserasian dan kelengkapan
ruang kerja Dekan,
Sekretaris dan ruang rapat
Dekan. -Menyediakan
makan ringan dan buah-
buahan di ruangan Dekan
Membuat Undangan
Menyebarkan Undangan
menentukan pihakorang-
orang yang akan diundang
dalam suatu acara yang
diselenggarakan di Fakultas
Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
D. Tanggung Jawab Sekretaris
