Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
b. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi :
a Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya. b
Nilai guna Informational Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
E. Ciri-ciri Sistem Kearsipan Yang Baik
Menurut Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamtan bahwa pertanggung jawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampun menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem
kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri Warsanto, 1991 : 30-32 sebagai berikut :
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam
pengembalian arsip-arsip. 2.
Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya
ruang lingkup kegiatan organisasi. 3.
MurahEkonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudahekonomis baik dalam
pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat
penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang gedung arsip, rak arsip, lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang
dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis berkembang, jadi jangan sampai filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh
perkembangan organisasi. 7.
Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karenaitu, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-
orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk
kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapanperalatan misalnya : -
Kartu Indeks -
Lembar Pengantar -
Lembar Tunjuk Silang
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
- Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya.
Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero telah melakukan sistem kearsipan yang baik menurut ciri-ciri tersebut tetapi tidak ada penyimpanan arsip
khusus untuk gabungan seluruh arsip semua bagian pada perusahaan.
F. Peralatan Kearsipan
