Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
- Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya.
Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero telah melakukan sistem kearsipan yang baik menurut ciri-ciri tersebut tetapi tidak ada penyimpanan arsip
khusus untuk gabungan seluruh arsip semua bagian pada perusahaan.
F. Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap
kali diperlukan dapat secara cepat menemukan kembali. Ada 11 sebelas peralatan kearsipan yang umum digunakan
perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu : 1.
Map a.
Map Biasa Stop Map, gunanya untuk menyimpan sementara warkat- warkat. Adapun keuntungannya adalah praktis dan mudah
mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga
warkat-warkat tersebut mudah lepas. b.
Stop Map Tali Portable, memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri. c.
Map Jepit Snelhechter, adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator dilubangi terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut
tidak lepas dari kaitan.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
d. Map Tebal atau Besar dengan Jepitan Ordner or Brie Ordner, adalah
map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak
sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya. 2.
Folder Sampul Arsip Adalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
Ciri-ciri folder adalah : •
Folder merupakan tempat atau wadah arsip. •
Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya. •
Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
• Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau
tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide atau Sekat
Adalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.
Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah : •
Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada
klasifikasi arsip.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
• Dibuat dari karton tebal supaya dapat tegak.
• Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
• Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai
ke sub-sub masalah. 4.
Filling Cabinet File Cabinet Adalah perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan
secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal.
5. Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film, ordner, dan
lain-lain. 6.
Meja Fungsinya yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat
secara sementara. 7.
Kursi Ada 4 empat jenis kursi yang perlu digunakan, yaitu :
• Kursi yang digunakan Administrator.
• Kursi yang digunakan Tata Usaha.
• Kursi yang digunakan para Exekutif
• Kursi yang digunakan pada waktu rapat.
8. Berkas Kotak Box File
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
9. Rak Arsip
Sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat.
Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun.
10. Mesin-mesin Kantor
Misalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya.
11. Alat-alat Tulis dan Lainnya
Misalnya, pensil, pena, penggaris, spidol, hekter, dan lain sebagainya.
G. Prosedur Kearsipan
