Proses Komunikasi Struktur Organisasi Sales And Marketing Department

EFEK baik langsung secara lisan, maupun tak langsung melalui media. Dalam defenisi tersebut tersimpul tujuan, yakni memberi tahu atau mengubah sikap attitude, pendapat opinion, atau perilaku behaviour. Jadi, ditinjau dari segi si penyampai pernyataan, komunikasi yang bertujuan bersifat informative dan persuasive. Komunikasi persuasive persuasive communication lebih sulit daripada komunkasi informative informative communication, karena memang tidak mudah untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku seseorang atau sejumlah orang.

2.2 Proses Komunikasi

Dari pengertian komunikasi sebagaimana diutarakan diatas, tampak adanya sejumlah komponen atau unsur yang dicakup, yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi. Dalam “Bahasa Komunikasi” komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut : KOMUNIKATOR PESAN MEDIA KOMUNIKAN 9 Universitas Sumatera Utara Keterangan : - Komunikator orang yang menyampaikan pesan - Pesan pernyataan yang didukung oleh lambang - Media sasaran atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya - Komunikan orang yang menerima pesan - Efek dampak sebagai pengaruh dari pesan.

2.3 Pengertian Sales And Marketing Department

Department penjualan dan pemasaran memegang peranan penting dalam organisasi hotel. Ada beberapa bagian dari Sales and Marketing Departement yaitu Marketing Departemen, Sales and Promotion Departement dan Public Relation. Ketiga bagian tersebut adalah bagian dari pemasaran di dalam organisasi hotel. Yang memiliki peranan penting dalam operasional sebuah hotel. Oleh karena itu kita harus lebih memahami pengertian dari pemasaran tersebut sebelum membahas mengenai bagian lainnya. Menurut Na’immuddin dalam diktatnya yang berjudul Manajemen Hotel 3, terdapat beberapa ahli yang memiliki sudut pandang yang berbeda-beda mengenai defenisi pemasaran. Ada yang membuat defenisinya dari segi fungsinya, dari segi barangnya, segi kelembagaannya dan ada pula yang menitikberatkan pada semua sisi 10 Universitas Sumatera Utara tersebut sebagai suatu system. Salah satunya adalah Philiph Kotler dalam Na’imuddin 2007, menyatakan bahwa : “Pemasaran adalah kegiatan manusia yang diarahkan pada usaha untuk memuaskan keinginan dan kebutuhan melalui proses pertukaran”. Kotler berpendapat Pertukaran merupakan titik pusat kegiatan pemasaran dimana seeorang berusaha menawarkan sejumlah nilai kepada orang lain. Dengan adanya pertukaran berbagai macam kelompok social seperti individu-individu, kelompok kecil, organisasi, dan kelompok masyarakat lain dapat terpenuhi kebutuhannya. Berdasarkan defenisi tersebut, mula-mula menemukan kebutuhannya terlebih dahulu baru kemudian berusaha untuk memenuhinya dengan cara mengadakan hubungan. Dapat pula dikatakan bahwa kegiatan pemasaran tersebut diciptakan oleh pembeli dan penjual dimana kedua belah pihak sama-sama ingin mencari kepuasan, pembeli berusaha untuk memenuhi kebutuhannya sedangkan penjual berusaha mendapatkan laba. Kedua macam kepentingan ini dapat di pertemukan dengan cara mengadakan pertukaran yang saling menguntungkan. Definisi lain yang cakupannya lebih luas sebagaimana yang dikemukakan oleh BasuSwastha dalam buku prinsip pemasaran Stanton, 1993 bahwa : Pemasaran adalah system keseluruhan dari kegiatan usuha yang ditujukan untuk merencanakan, menetukan harga, mempromosikan, dan mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan kepada pembeli yang ada maupun pembeli potensial. 11 Universitas Sumatera Utara Adapun unsure-unsur penting yang terkadung di dalam defenisi ini adalah : 1. Defenisi system dan defenisi yang bersifat manajemen. 2. System bisnis yang ada harus berorientasi pada pasar atau konsumen. Kebutuhan pembeli harus dipahami dan dilayani dengan efektif. 3. Defenisi tersebut menyarankan bahwa pemasaran merupakan suatu proses usaha yang dinamis proses keseluruhan yang terintegrasi, tidak sekedar menujukkan penggolongan lembaga dan fungsi-fungsi saja. Pemasaran bukanlah suatu kegiatan , atau sejumlah kegiatan, tetapi merupakan hasil interaksi banyak kegiatan. 4. Program pemasaran bermula dari suatu ide mengenai produk dan tidak berakhir sampai kebutuhan langganan terlayani, yang kadang-kadang terjadi sesudah penjualan dilakukan. 5. Defenisi tersebut menyatakan secara tidak langsung bahwa untuk mencapai sukses, pemasaran harus mampu memaksimumkan penjualan yang menguntungkan dalam jangak panjang. Jadi, pembeli harus dilayani dengan memuaskan agar bersedia membeli kembali pada perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan Na’imuddin, 2007 : 52 pemasaran merupakan suatu interaksi yang berusaha untuk menciptakan hubungan pertukaran. Tetapi pemasaran bukanlah suatu cara sederhana sekedar untuk menghasilkan penjualan saja. Dalam hal ini, pertukaran hanyalah satu tahap didalam proses pemasaran. Sebenarnya pemasaran itu dilakukan baik sebelum maupun sesudah pertukaran. 12 Universitas Sumatera Utara Sementara itu di bidang usaha perhotelan, kegiatan pemasaran menjadi semakin penting dan menentukan dengan berbagai perubahan yang berlangsung cepat, kompleksitas pasar yang semakin meningkat, termasuk semakin kritisnya tamu terhadap kualitas dan kuantitas jasa pelayanan yang merupakan produk hotel. Hal ini menyebabkan kegiatan perlu dilakukan secara professional dan agresif karena keberhasilan usaha dibidang hotel tergantung kepada kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dan tujuan-tujuan tamu. Ada beberapa cara yang dilakukan untuk meningkatkan volume penjualan produk hotel dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:

1. In-House Selling

Bagian dari setiap rencana tindakan penjualan Sales Action Plan harus dilaksanakan melalui serangkain tindakan yang sistematik untuk meningkatkan pendapatan hotel melalui tamu-tamu yang menginap di hotel, tindakan seperti inilah yang disebut dengan In-House Selling. Usaha-usaha yang dilakukan untuk menjual produk ke dalam inilah yang sebenarnya harus dilakukan terlebih dahulu, karena tindakan penjualan seperti ini akan lebih mudah dan cepat dilaksanakan, ketimbang kita harus merencanakan dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk melakukan penjualan ke luar, walaupun hal ini perlu dilakukan. Kegiatan yang sifatnya membujuk tamu agar tertarik untuk mau membeli, disebut dengan kegiatan promosi. Kegiatan promosi yang paling sesuai dapat dilakukan adalah : a. Personal Selling, yaitu kegiatan presentasi promosi secara per orang, atau sekelompok tamu yang dilakukan oleh penjual kepada pembeli, dan 13 Universitas Sumatera Utara kegiatan ini dapat dilakukan didalam maupun di luar hotel. b. Promosi penjualan Sales Promotion, yaitu kegiatan khusus dimana metodenya dirancang untuk mendukung kegiatan personal selling, seperti penyebaran brosur dan paket-paket khusus.

2. Kepuasan Tamu

Kepuasan tamu dapat dicapai melalui kualitas produk dan kesesuain persepsi tamu terhadap produk hotel. Persepsi tamu terhadap produk hotel tersebut dapat terbentuk oleh tingkat pengetahuan, pengalaman serta tingkat kebutuhan tamu atas produk yang disediakan hotel. Dimana produk yang telah dimengerti, dialami dan dibutuhkan oleh tamu, itulah persepsi tamu terhadap produk tersebut. Dengan demikian kepuasan tamu adalah persoalan persepsi. Kedua cara untuk meningkatkan penjualan yaitu In-House Selling dan kepuasan tamu adalah saling terkait, kedua hal tersebut tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya. Oleh sebab itu, semuanya harus dilakukan dengan seimbang. Pembagian Kerja Sales And Marketing Department dan Fungsinya Pada Sales and Marketing Department di Semarak International Hotel Medan, terdapat beberapa divisi yang terbagi dalam 4 departemen yaitu :

1. Marketing Department

Merupakan bagian yang menangani berbagai penganalisian dan kebijakan dalam pemasaran dengan jabatan-jabatan yang terdapat didalam organisasinya : - Marketing Maneger - Market Analyser 14 Universitas Sumatera Utara - Planner - Clerk

2. Sales and Promotion Department

Merupakan bagian yang melaksanakan kegiatan promosi, penjualan produk dan lain sebagainya sesuai dengan program yang telah dibuat bagian marketing. Jabatan-jabatan di dalam organisasi ini adalah : - Sales and Promotion Maneger - Sales Respresentative Supervisor - Sales Executif - Promotion Staff

3. Public Relation

Public Relation adalah bagian yang berfungsi menjembatani hotel dengan konsumennya. Jabatan-jabatan organisasi bagian ini adalah : - PR Manager - Public Relation Officer 2 Art and Decoration Art and Decoration merupakan bagian yang menangani dekorasi dan unjuk kerja yang berkaitan dengan seni dan publikasi. Jabatan di dalam bagian ini antara lain : - Art and Decoration Maneger - Designer - Stage Operator 15 Universitas Sumatera Utara

2.5 Struktur Organisasi Sales And Marketing Department

Sales and Marketing Department memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup rumit dan sulit. Karena tugas dari department ini erat kaitannya dengan tinggi rendahnya penjualan produk yang disediakan oleh hotel. Department ini harus mampu memberikan penjelasan kepada masyarakat umum sebagai konsumen hotel mengenai produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Bukan hanya bertanggung jawab terhadap penjualan semata, Sales and Marketing Department juga secara tidak langsung sebagai wakil pertama perusahaan yang mampu menarik pelanggan dan sekaligus mampu menjaga nama baik perusahaan. Disebabkan begitu banyaknya tanggung jawab dari department ini, maka Sales and Marketing Department harus memilki organisasi yang jelas menyangkut pembagian seksi-seksi atau tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau bagian. Struktur organisasi Sales and Marketing Department akan berbeda-beda sesuai dengan besar kecilnya suatu hotel. 16 Universitas Sumatera Utara Sales Marketing Chart Of Sales And Marketing Department Organization 17 Marketing Manager Sales Promotion Manager Public Relation Manager Art Decoration Manager Market Analser Sales Represantatif Supervisor Office Public Relation Designer Planer Sales Executive Stage Operator Clerk Promotion Staff Universitas Sumatera Utara BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG SEMARAK HOTEL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya