Marketing Department Pendelegasian atau Pengelompokkan Wewenang General Manager Resident Manager Personal Manager Head Internal Control Chief Department Asisten Chief Department Supervisor

f. Personal Department

Bertugas untuk mengawasi semua kejadian-kejadian setiap hari kerja, misalnya mengawasi karyawan yang sedang bertugas baik itu di dalam maupun diluar hotel.

g. Security Department

Security department berada di dalam pengawasan personal, yang bertugas menjaga keamanan dan pengawasan di dalam maupun diluar lingkungan hotel misalnya pencurian terhadap barang-barang hotel, dan barang milik tamu yang sedang menginap di dalam hotel.

h. Marketing Department

Bertugas mencari tamu dengan cara mempublikasikan atau mempromosikan fasilitas hotel yang ditawarkan melalui media massa baik itu media cetak maupun elektronik, ataupun langsung kelapangan.

3.6 Pendelegasian atau Pengelompokkan Wewenang

Setelah uraian tugas-tugas diatas maka disusunlah pendelegasian wewenang kepada seorang manajer pada setiap departemennya. Pendelegasian wewenang tersebut merupakan proses pembagian kerja, pengelompokkan tugas seorang manajer yang telah disusun sedemikian rupa yang akhirnya manejer hanya mengerjakan bagian tugas yang tidak dapat diberikan dan dikerjakan oleh bawahannya. Dimana pendelegasian wewenang dan pembagian tugas yang sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 28 Universitas Sumatera Utara

a. General Manager

General Manager bertugas menentukan pola dan system kerja yang sesuai dengan rencana kerja serta menetapkan kebijakan-kebijakan dalam pelaksanaan semua tugas-tugas yang diberikan.

b. Resident Manager

Melaksanakan tugas operasional perusahaan dengan mempedomani ketentuan dan instruktur dari General Manager.

c. Personal Manager

Melaksanakan pembinaan dan pengurusan administrasi personel Semarak International Hotel Medan yang sesuai instruksi serta petunjuk dari General Manager.

d. Head Internal Control

Menerima petunjuk-petunjuk dari General Manager dan melaporkan hasilnya kepada General Manager.

e. Chief Department

Memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan dan proses kerja di dalam departemen dimana ditugaskan.

f. Asisten Chief Department

Melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan oleh pimpinan departemen baik tugas-tugas rutin maupun tugas khusus.

g. Supervisor

Seorang supervisor bertanggung jawab sepenuhnya pelaksanaan tugas dari bawahannya dan bertanggung jawab kepada pimpinan departemen. 29 Universitas Sumatera Utara BAB IV EFEKTIFITAS APLIKASI KOMUNIKASI PADA SALES AND MARKETING DI SEMARAK INTERNATIONAL HOTEL MEDAN 4.1. Hubungan Komunikasi pada Sales And Marketing Department dan Department Lainnya di Semarak Hotel Medan Penggunaan komunikasi yang tepat bagi sales marketing di Semarak International Hotel Medan merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh pihak hotel. Penerapan atau pengaplikasian komunikasi pada setiap pegawai atau staff pemasaran yang lebih baik menjadikan hubungan antara sesama pegawai dapertemen lain dan terhadap tamu atau pelanggan menjadi lebih baik lagi. Komunikasi ini dilakukan agar informasi yang disampaikan oleh pihak hotel dapat tersampaikan dengan baik, sehingga perusahaan dapat mengurangi masalah-masalah yang mungkin timbul akibat kesalahan informasi. Begitu juga dengan tamu hotel yang sangat membutuhkan informasi mengenai hotel dan segala fasilitasnya. Dimana, informasi itu tentunya dapat diperoleh dari semua pegawai hotel. Dengan adanya komunikasi yang baik antara pegawai hotel maka informasi yang akurat juga akan muncul secara bersamaan. Sehingga, masalah- masalah yang mungkin timbul akibat kesalahpahaman informasi dapat dihindari. Hubungan komunkasi pada staff sales and marketing department dengan department lainnya di Semarak Hotel Medan : 30 Universitas Sumatera Utara 4.1.1 Hubungan Komunikasi pada staff sales and marketing department dengan Front Office Department di Semarak International Hotel Medan. Hubungan komunikasi staff sales marketing department dengan front office deparment antara lain terjadi dalam hal-hal berikut ini : a. Penjualan dan penempatan kamar untuk tamu. Jika seorang sales mendapatkan klien yang meminta delapan kamar yang semuanya non-smoking room dan pool view mengahadap ke kolam renang, maka bagian front office akan mengalokasikan kamar sesuai dengan permintaan itu. Alokasi kamar beserta nomor dan jenis kamar akan segera dikirim pada bagian sales and marketing department. b. Penentuan harga kamar room rates khusus untuk tamu group atau ad hoc adalah atas informasi dari sales and marketing deparment ke bagian reservasi dan jajaran staff front office. Jika tidak maka akan dapat menimbulkan kesalahan dalam memasukkan harga ke folio tamu, yang dapat merenggangkan hubungan antara tamu dengan hotel. c. Untuk penjualan paket khusus juga memerlukan komunikasi yang jelas antara begian penjualan dan front office. d. Jika tamu bermasalah dengan pembayaran karena adanya tambahan layanan dan transaksi yang tidak diatur sebelumnya, bagian front office akan mengkomunikasikannya dengan bagian sales and marketing, terutama bagi tamu yang dibawa oleh staff penjualan. Komunikasi ini akan dapat menghasilkan penyelasaian bagi tamu. 31 Universitas Sumatera Utara 4.1.2 Hubungan Komunikasi Sales and Marketing Department dengan Accounting Department pada Semarak Hotel Medan. Biasanya hubungan komunikasi yang terjalin diantara kedua bagian ini adalah dalam masalah harga kamar yang mungkin mengalami kesalahan seperti kesalahan pencatatan. Jika tamu dikenakan harga yang salah dan harga lebih tinggi dari biasanya sudah barang tentu tamu akan komplain. Dalam hal ini kesalahan pencatatan mungkin berasal dari bagian penjualan. Seperti yang telah diterangkan di atas bahwa biasanya informasi tentang klien dari sales biasanya disampaikan ke reservasi maupun langsung ke bagian receptionist. Jika informasi yang disampaikan salah, besar kemungkinan akan terjadi masalah kepada tamu. Cara pemecahannya adalah dengan memberitahukan kepada tamu bahwa terdapat kesalahan pencatatan. Untuk itu kepada tamu diserahkan ralat yang ditandatangani oleh Sales Maneger dan Direcor of Sales. Staff Front Office akan mencatatnya dan kemudian melakukan rebate atau pengurangan kembali atas sejumlah pembayaran tertentu, sesuai dengan revisi tersebut. Maka komunikasi pun akan melebar dengan melibatkan Accounting, Room Division, serta Executif Office yang bertindak sebagai pengontrol laporan. Selain itu penanganan fasilitas kredit dan contract rate melibatkan department penjualan dan Accounting. Bagian penjualan harus mengetahui nama-nama perusahaan dan travel agent yang telah menandatangani kerja sama, bentuk fasilitas yang diberikan kepada mereka masing-masing, serta masa kontrak yang berlaku bagi 32 Universitas Sumatera Utara mereka. Pengetahuan ini akan membantu untuk memasukkan tamu kedalam kelompok guest type yang benar sehingga pelayanan dan administrasinya dapat berlangsung dengan lancar. Kemudian tamu yang menggunakan system Account to Company cukup menyerahkan Guarante Letter atau surat jaminan pada saat check-in, tanpa perlu menyerahkan deposit. Pelayanan untuknya dapat berlangsung lebih cepat karenanya. Tamu ini juga tidak perlu melakukan regristasi secara komplit karena identitasnya telah terancantum pada Guarante Letter. Guarante Letter akan dilampirkan dalam tagihan ke perusahaan pengirim sebagai bukti otentik pengiriman tamu, baik oleh travel agent atau korporat yang mempunyai ikatan kontrak dengan hotel. Dari sisi Accounting hotel, Guarante Letter akan menjadi sebuah bukti tagihan.

4.1.3 Hubungan Komunikasi Sales and Marketing Department dengan

Housekeeping Department pada Semarak Hotel Medan. Produk utama dari sebuah hotel adalah kamar room maka seorang staff sales harus mampu mengenali produk tersebut dengan baik. Housekeeping sebagai departemen yang bertanggung jawab akan produk kamar, maka berkomunikasi dengan staff penjualan sangatlah penting. Seorang staff penjualan harus mampu menjelaskan kepada tamu mengenai type kamar, fasilitas yang ada di kamar, hingga harga kamar. Dan informasi mengenai kamar tersebut akan diperoleh dari Housekeeping department. Apabila seorang tamu yang pertama kali mengenal hotel dari seorang staff penjualan, maka tamu tersebut akan tetap berhubungan dengan staff penjualan 33 Universitas Sumatera Utara tersebut selama dia masih menginap di hotel. Sehingga pada saat beberapa kebutuhannya akan kamar tidak terpenuhi maka tamu akan segera menghubungi staff penjualan untuk menyampaikan kekecewaannya. Misalnya ada beberapa peralatan dikamar yang tidak diisi ulang atau refill seperti bed yang masih berantakan, maka tamu akan segera menyampaikannya kepada staff penjualan. Kemudian staff penjualan akan menyampaikan keluhan tamu tersebut kepada departemen terkait yaitu bagian Housekeeping.

4.1.4 Hubungan Komunikasi Sales and Marketing Department dengan Food

and Beverage Department pada Semarak Hotel Medan. Food and Beverage Department sebagai produk pendukung yang menyediakan makanan dan minuman di hotel, akan menghasilkan produk makanan dan minuman yang disediakan untuk tamu, baik tamu yang menginap ataupun tidak. Begitu banyak penawaran yang disediakan kepada tamu, agar tamu dapat mengetahui produk-produk tersebut maka tugas dari departemen sales and marketing adalah memasarkannya kepada tamu. Oleh sebab itu seorang staff sales harus mampu mengenal produk makanan dan minuman yang disediakan oleh bagian Food and Beverage Department . Misalnya saja jika restoran menyediakan special menu, maka seorang staff sales harus mampu memahami jenis special menu yang ditawarkan sehingga dapat membuat klien merasa perlu untuk menikmati hidangan tersebut. Dengan demikian harus ada hubungan komunikasi yang terjalin baik antara kedua departemen itu. Sehingga seorang staff sales mampu memberikan penjelasan yang informative kepada klien. 34 Universitas Sumatera Utara

4.2 Komunikasi Dengan Tamu