Analisa Kebutuhan Sistem Gambaran Umum Objek Yang Diteliti
apakah obat yang diantar sesuai dengan pesanan atau tidak dan bila sesuai maka pelayan toko akan mengantarkan obat tersebut untuk
dicatat oleh administrasi Untuk sistem pencarian informasi obat, bagian pemesanan
pengiriman obat akan menghubungi pihak administrasi untuk meminta informasi mengenai transaksi dan obat yang dimaksud lalu
administrasi akan melakukan pencarian informasi transaksi atau obat yang diminta bagian pemesanan dan memberikan informasi tersebut.
Untuk sistem return pengembalian obat , bagian pemesanan obat akan melakukan pengecekan ulang mengenai obat- obat yang
diterima apa sesuai pesanan dan juga melakukan cek fisik terhadap obat - obat tersebut dengan bantuan salah seorang pelayan toko
untuk memastikan tidak ada masalah fisik pada obat yang diterima. Bila obat- obat tersebut dinilai tidak sesuai dengan pesanan atau
terdapat cacat fisik, maka bagian pemesanan obat akan meminta admnistarsi untuk mengatur pengembalian obat, dengan mencatat
transaksi pengembalian obat dan menghubungi supplier bersangkutan.
Untuk bentuk konfigurasi dan topologi sistem komputer yang diperlukan dalam sistem informasi ini, memerlukan setidaknya 1
buah komputer dengan aplikasi yang sesuai untuk pencatatan mengenai data objek minimum adalah Microsoft Excel atau aplikasi
database seperti MySql atau Access meskipun bila dilihat dari segi
user interface maka aplikasi- aplikasi tersebut dinilai cukup kurang baik dikarenakan user interface mereka yang kurang bersahabat
sehingga diperlukan aplikasi khusus untuk memenuhi kebutuhan sistem ini.
Jenis database yang diperlukan di sini adalah database mengenai barang berupa obat- obatan dan transaksi- transaksi
penerimaan maupun pengembalian barang yang telah dilakukan.
Untuk fungsi- fungsi yang diperlukan dalam sistem ini:
Pada bagian penerimaan obat terdapat fungsi- fungsi penerimaan obat, penolakan obat, penyetujuan penerimaan obat,
pencatatan data transaksi dan obat. Pada bagian pemeriksaan informasi transaksi dan obat,
terdapat fungsi- fungsi pencarian informasi mengenai transaksi dan obat, konfirmasi ke bagian gudang, koreksi data pada database dan
pengambilan keputusan oleh bagian pemesanan obat. Pada bagian pengembalian obat, terdapat fungsi- fungsi
pemeriksaan obat ulang, pemeriksaan fisik obat, penyimpanan obat kembali, pemutusan pengembalian obat, pencatatan informasi
mengenai transaksi pengembalian obat dan menghubungi supplier. Informasi- informasi yang akan diolah dan dihasilkan antara
lain:
Pada bagian penerimaan obat, administrasi akan melakukan pencatatan informasi mengenai transaksi penerimaan obat yang
masuk yaitu informasi faktur dan obat - obat yang diterima secara berkala tiap 3 jam bila ada transaksi yang masuk.
Pada bagian pencarian informasi obat, administrasi perlu memasukan kriteria mengenai informasi transaksi atau barang yang
ingin dicari sesuai dengan permintaan bagian pemesanan pengiriman obat, hasil pencarian berupa informasi yang dibutuhkan
oleh bagian pemesanan dan administrasi juga perlu melakukan koreksi terhadap data- data yang ada di database bila ditemukan
ketidak cocokan dengan informasi yang diberikan oleh bagian gudang.
Pada bagian pengembalian obat, bagian pemesanan obat memberikan perintah pada administrasi untuk mengatur
pengembalian obat setelah menemukan obat yang tidak sesuai pesanan atau memiliki masalah fisik. Administrasi akan memasukan
informasi mengenai pengembalian obat.