Spesifikasi Proses Gambaran Umum Objek Yang Diteliti

Tabel 3.4 Deskripsi UseCase Sistem Yang Berjalan No UseCase Description Aktor 1 Mengantarkan barang Pengantar barang mengantarkan barang pesanan Apotek Pengantar barang 2 Menerima barang Pelayan menyambut dan menerima kedatangan pengantar barang Pelayan 3 Memeriksa barang Pelayan meminta konfirmasi bagian pemesanan atas barang yang diantar Pelayan 4 Mengantarkan barang 2 Bila barang sesuai maka pelayan akan mengantarkan barang tersebut pad administarsi untuk dicatat Pelayan 5 Mencatat transaksi Pihak administrasi mencatat menngenai penerimaan obat Administrasi 6 Mencatat transaksi retur Pihak administrasi mendapat permintaan dari bagian pemesanan untuk menghubungi supplier mengenai penembalian barang dan mencatat transaksi retur Administrasi 7 Mencari informasi Pihak administrasi mendapat permintaan untuk mencari informasi tertentu Administrasi 8 Konfirmasi bagian gudang Bila membutuhkan informasi mengenai stok pihak administrasi mengkonfirmasikan jumlah sebenarnya ke pihak bersangkutan seperti bagian gudang Administrasi 9 Koreksi database Administrasi mengoreksi data mengenai stok berdasarkan data sesungguhnya Administrasi 10 Pemeriksaan ulang barang Bagian pemesanan memeriksa ulang barang pesanan Bagian pemesanan 11 Mencari informasi pesanan Baian pemesanan memeriksa apakah ada barang pesanan sesuai yang diantar atau tidak Bagian pemesanan 12 Meminta informasi Permintaan informasi mengenai data- data tertentu seperti expire atau stok dari bagian pemesanan Bagian pemesanan 13 Permintaan retur Permintaan pengembalian barang dengan menghubungi pihak administrasi Bagian pemesanan 14 Pemeriksaan fisik barang Pemeriksaan barang yang dilakukan oleh salah seorang pegawai seperti expire dan fisik Pelayan 2 15 Meminta informasi 2 Permintaan informasi mengenai data- data tertentu dari bagian pengiriman Bagian pengiriman 16 Mencari informasi stok barang Mendapatkan jumlah barang tertentu yanga ada saat ini Bagian gudang Spesifikasi dekomposisi fungsi penerimaan barang terdiri dari: 1. Penerimaan barang, adalah fungsi untuk menerima barang- barang yang diantar oleh pengirim dari sebuah supplier untuk kemudian diproses lebih jauh baik disetujui untuk diterima atau dikembalikan 2. Pemeriksaan barang, dilakukan setelah penerimaan barang, berikutnya pelayan toko akan meminta informasi dari bagian pemesanan barang apakah barang yang dipesan sesuai dengan pesanan atau tidak, bila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan maka akan dikembalikan, bila ada barang yang kurang akan dibuat catatan 3. Penolakan barang, dilakukan ketika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan oleh bagian pemesanan barang 4. Penyetujuan penerimaan barang, dilakukan ketika barang yang ada sesuai dengan pesanan oleh bagian pemesanan barang 5. Pencatatan data transaksi dan barang, setelah transaksi dan barang diterima maka bagian administarsi akan mencatat mengenai hal- hal tersebut menggunakan Microsoft Excel pada umuknya. Spesifikasi dekomposisi fungsi pemeriksaan transaksi dan barang terdiri dari: 1. Pencarian informasi transaksi dan barang, hal ini dilakukan pada awal pemeriksaan untuk mendapatkan informasi mengenai transaksi atau barang yang dicari. 2. Konfirmasi, bila bagian pemesanan pengiriman barang memerlukan data stok barang untuk melakukan pemesanan barang, maka bagian administrasi akan menghubungi bagain gudang untuk memeriksa terlebih dahulu untuk memastikan informasi stok barang yang dipesan sama dengan yang ada dalam database. 3. Koreksi data, dilakukan bila ternyata terdapat perbedaan mengenai data yang ada dalm database dengan yang diberikan oleh bagian gudang 4. Pengambilan keputusan, berdasarkan informasi yang didapatkan mengenai transaksi dan barang yang dicari bagian pemesanan pengiriman barang akan melakukan keputusan selanjutnya. Spesifikasi dekomposisi fungsi pengembalian barang terdiri dari: 1. Pemeriksaan barang, yaitu pemeriksaan ulang barang yang diterima oleh bagian pemesanan barang dengan lebih detail 2. Pemeriksaan fisik barang, apabila barang sesuai pesanan berikutnya akn kembali diperiksa oleh pelayan toko mengenai kondisi fisik barang tersebut. 3. Penyimpanan barang kembali, hal ini dilakukan apabila barang sesuai pesanan dan tak ada cacat fisik. Barang akan dimasukan ke gudang 4. Pemutusan pengembalian barang, apabila barang tidak sesuai pesanan atau terdapat cacat fisik maka bagian pemesanan akan mengembalikan barang tersebut 5. Pencatatan pengembalian barang, apabila bagian pemesanan memutuskan untuk mengembalikan barang maka bagian administrasi akan mencatat transaksi pengembalian barang ini dan menghubungi supplier bersangkutan 6. Menghubungi supplier, setelah melakukan pencatatan transaksi mengenai pengembalian barang tersebut, maka administarsi perlu menghubungi supplier untuk meminta pengembalian barang

3.2 Kelemahan Sistem Yang Berjalan

Dilihat berdasarkan analisa di atas, permasalahan dan kelemahan utama dalam sistem ini adalah sistem input dan output yang dilakukan oleh administrasi yang perannya sangat sentral dalam sistem informasi penerimaan obat secara keseluruhan dikarenan sistem input ataupun output yang dilakukan oleh administrasi masih menggunakan Microsoft Excel. Dalam hal input, dengan user interface yang kurang bersahabat dimana terdapat banyak sekali sel- sel, mengakibatkan bertambahnya kemungkinan dalam memasukan input yang sesuai dengan field yang ada ditambah dengan kemungkinan salah ketik yang cukup umum terjadi. Administrasi perlu mengalokasikan kumpulan cell- cell sebagai sebuah tabel dengan record- recordnya secara manual. Mengingat diperlukan beberapa tabel, dengan disatukannya tabel- tabel tersebut dalam sebuah file Excel akan menambah kebingungan administrasi karena tampilan yang cukup memusingkan. Dalam hal output atau penghasilan dari pencarian informasi objek yang dibutuhkan seperti informasi mengenai transaksi, barang dll juga sangat dirasa kurang dari segala aspek karena administrasi perlu mencari record- record yang dibutuhkan dengan pencarian secara manual terhadap tampilan Excel tersebut, bila terdapat banyak sekali record maka administrasi akan memakan waktu yang sangat lama untuk mencari record- record yang dimaksud, ditambah tidak ada fitur untuk mengurutkan data- data yang ada pada table yang telah dibuat, padahal fitur ini terkadang sangat dibutuhkan untuk mempercepat pencarian informasi. Di luar sana terdapat beberapa aplikasi siap pakai seperti Microsoft Access atau MySQl yang lebih baik dalam menangani hal- hal seperti ini namun aplikasi- aplikasi tersebut juga masih memiliki masalah serupa yaitu tidak optimalnya efisiensi waktu maupun tingkat kenyamanan user karena user interface Microsoft Access dan MySQl bukan untuk orang awam dalam database meskipun cukup berpengalaman dalam bidang administrasi. Karena itu diperlukanlah sebuah aplikasi khusus dengan user interface yang cukup bersahabat dengan administrasi, sehingga administrasi dapat merasa lebih nyaman dalam mengoperasikan tugasnya yang dapat meminimalisasi jumlah kesalahan dan aplikasi tersebut mampu memberikan beberapa otomatisasi yang perlu dan dapat diberikan sehingga efisiensi waktu dapat lebih optimal. Aplikasi baru sebagai pengganti aplikasi Microsoft Excel yang dipakai oleh administrasi mampu memiliki kapabilitas yang diperlukan dan tidak dimiliki oleh Excel seperti yang dijabarkan di atas.