Bandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian

SOP inventaris maka kami akan mempelajari SOP tersebut terutama operasional perawatan barang. Jika perusahaan tidak mempunyai SOP maka hal ini mengindikasikan bahwa perusahaan tidak memperhatikan pentingnya SOP untuk mengatur langkah-langkah kerja dan sistematika kerja yang jelas dalam sebuah perusahaan sehingga perawatan tidak dijalankan dengan baik dan teratur. Untuk mendukung temuan pada SOP perawatan inventaris maka kami juga memerlukan SOP pengadaan barang. Kami selanjutnya juga mempelajari SOP pengadaan barang yang mencakup; kebijakan umum dalam pengadaan barang; etika pengadaan; kualifikasi, tugas pokok, dan tanggung jawab personil bidang pengadaan; persyaratan penyedia barang; serta mekanisme pengadaan barang. Hal ini kami butuhkan apakah permasalahan yang kami temukan dalam survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV tersebut disebabkan karena ketidakpatuhan atau ketidaksesuaian prosedur di lapangan dengan SOP pengadaan barang. Untuk mendukung dalam temuan kami setelah mempelajari SOP maka kami juga melakukan langkah prosedur audit lainnya yang pertama yaitu observasi terhadap kegiatan perawatan inventaris. Observasi dengan cara mengamati langsung kami gunakan untuk mengetahui bagaimana kegiatan-kegiatan dijalankan apakah sudah sesuai dengan SOP atau tidak. SOP dapat dijadikan dasar dalam pengujian tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dengan menggunakan observasi serta wawancara dalam pengujiannya. Dalam obervasi kami juga sekaligus melakukan wawancara terhadap karyawan juga untuk mendukung temuan dari observasi dan setelah mempelajari SOP. Kami melakukan wawancara karyawan yang melakukan perawatan inventaris. Selain wawancara dengan karyawan yang melaksanakan perawatan inventaris, kami juga melakukan wawancara dengan karyawan bagian pengadaan. Kami menyiapkan ceklist untuk setiap interview dan observasi sehingga kami dapat menjalankan tugas dengan efektif, selain itu kami menggunakan job description pegawai bagian pengadaan barang untuk mengetahui tugas dan wewenang yang dijalankan oleh karyawan tersebut.

2. Bandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian

bahan baku Berdasarkan informasi dari hasil observasi di survey pendahuluan yaitu adanya kekurangan persediaan bahan baku di Gudang akibat bagian pemesanan bahan baku sering meretur bahan baku, maka untuk menemukan penyebab pastinya langkah pertama kami memeriksa terlebih dahulu formulir pemesanan bahan baku yang mengalami retur. Setelah itu kami membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian. Hal tersebut untuk mengetahui apakah formulir pemesanan bahan baku telah sesuai dengan faktur pembelian baik spesifikasi bahan baku, harga serta jumlahnya. Mekanisme kegiatan pemesanan bahan baku yang telah kami pelajari dalam pedoman pemesanan bahan baku, proses pemesanan didahului dengan adanya permintaan bahan baku dalam bentuk formulir permintaan bahan baku oleh Fungsi Pengguna yaitu fungsi produksi yang selanjutnya permintaan bahan baku tersebut diteruskan di bagian pemesanan bahan baku di fungsi pembelian untuk selanjutnya diproses dan dikirm ke Pemasok. Maka untuk mengetahui keefektifan kami membandingkan apakah jumlah dan spesifikasi dari pemesanan bahan baku sesuai juga dengan permintaan bahan baku serta membandingkan rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan dari fungsi produksi untuk menghitung kuantitas bahan baku. Input untuk perhitungan rasio tersebut diambil dari jumlah bahan baku yang terdapat di formulir permintaan dan formulir pemesanan bahan baku. Jika konfirmasi hanya sebagian maka mencari tahu alasan-alasan atas pengkonfirmasian sebagian tersebut dengan melakukan wawancara karyawan bagian pemesanan barang. Adanya retur pembelian bisa saja disebabkan karena bagian permintaan barang atau pemesanan barang atau pemasok melakukan kesalahan penjumlahan barang ataupun harga. Maka untuk mendukung temuan, kami melakukan perhitungan ulang juga pada formulir pemesanan barang, formulir permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah masuk di arsip bagian pembelian. Perhitungan ini kami lakukan untuk memastikan bahwa jumlah yang tertulis di 3 dokumen tersebut telah benar.

3. Periksa apakah pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau