BAB I DESKRIPSI PERUSAHAAN

BAB I

DESKRIPSI PERUSAHAAN

Pembentukan perusahaan Sosro bermula sejak tahun 1940 oleh keluarga Sosrodjojo di kota Slawi, Jawa Tengah yang menciptakan teh botol dengan merek Teh Cap Botol. Tahun 1953, teh cap botol diperkenalkan di daerah Jakarta dengan cara membagikan kepada orang-orang yang ada di pasar dan penjualan masih menggunakan gelas minum. Gagasan muncul pada tahun 1969 yaitu menjual teh siap minum dalam kemasan botol dan pada tahun 1974 didirikan PT Sinar Sosro.

1.1 SUMBER DANA

Sumber pendanaan awal PT Sinar Sosro di dapat dari investasi awal oleh Bpk. Sosrodjoyo sekaligus sebagai pendiri PT Sinar Sosro. Untuk pendanaan selanjutnya PT Sinar Sosro berasal dari penerbitan saham dan pinjaman dari pihak eksternal perusahaan. Hal ini didasarkan pada laporan posisi keuangan PT Sinar Sosro pada tahun 2014 (lampiran 1). Laporan posisi keuangan menunjukkan modal PT Sinar Sosro sebesar Rp 2.991.729.101.712. Sedangkan jumlah kewajiban adalah sebesar 5.234.655.914.665 yang terbagi atas kewajiban lancar sebesar Rp. 1.924.434.119.144 dan kewajiban jangka panjang sebesar Rp. 3.310.221.795.521.

Berdasarkan rincian komposisi sumber pendanaan PT Sinar Sosro lebih banyak dari pihak eksternal daripada berasal dari saham yang dikeluarkan oleh perusahaan, dikarenakan perusahaan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas kredit daripada menerbitkan saham, sehingga perusahaan tidak harus membayar dividen pada investor melainkan hanya membayar bunga saja.

1.2 PRODUK

Produk minuman PT. Sinar Sosro ada sembilan macam produk antara lain, teh botol sosro, fruit tea sosro, sosro joy green tea, teh celup sosro, happy jus, country choice, tebs, stee, air minum prim-a. the botol sosro merupakan produk unggulan dari PT. Sinar Sosro daripada produk-produk lainnya. Lebih rincinya mengenai produk dari PT. Sinar Sosro telah kami lampirkan di lampiran No. 2.

1.3 PASAR

Produk PT Sinar Sosro dijual pada semua kalangan dan lapisan masyarakat. Ada beberapa jenis produk yang diproduksi untuk kalangan usia tertentu. Meskipun demikian sebagian besar produk dapat dikonsumsi untuk semua usia. Berdasarkan karakteristik produk PT Sinar Sosro yaitu minuman ringan maka daerah pemasaran PT. Sinar Sosro

meliputi seluruh Indonesia serta luar negeri. Daerah pemasaran yang volume penjualannya lebih tinggi dibandingkan daerah pemasaran yang lain adalah wilayah pulau Jawa dan Sumatera, dan memperluas wilayah pemasaran ke luar negeri antara lain Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, sebagian Timur Tengah, Afrika, Australia, State of Queensland, State of New South , Vietnam dan Amerika.

1.4 KONDISI PERUSAHAAN

Kompetitor perusahaan PT Sinar Sosro di Indonesia untuk perusahaan sejenis cukup banyak, antara lain Cocacola Company, PT. Erindo Mandiri, PT. Sari Wangi AEA. Untuk jenis minuman PT Sinar Sosro mengandalkan merek Teh Botol Sosro, sedangkan untuk jenis minuman ringan mereka mengandalkan merek Fruit Tea Sosro. Di dua jenis minuman ini PT. Sinar Sosro mengklaim dari salah satu produk minuman tersebut sebagai market leader. Meskipun makin banyak pesaing PT Sinar Sosro masih mampu bertahan dengan slogannya “Apapun makanannya, minumnya teh botol sosro”. Hal ini tentu menjadi kekuatan bagi PT Sinar Sosro menguasai pasar dengan slogan tersebut yang meyakinkan masyarakat untuk mengkonsumsi produk dari Perusahaan ini.

1.5 STRUKTUR ORGANISASI

Perusahaan dikelola oleh Dewan Direksi, dibawah pengawasan Dewan Komisaris yang anggotanya diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham.Struktur organisasi PT. Sinar Sosro berbentuk gabungan lini dan fungsional dimana kebijakan dan wewenang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat memberikan perintah kepada semua staf dan anggota yang ada sesuai dengan bidang kerjanya.Pembagian pekerjaan pada PT. Sinar Sosro dibagi menurut fungsi yang telah ditetapkan.Setiap personil diberikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan dasar kualifikasinya. Adapun bagan struktur organisasi, tugas serta wewenang di PT. Sinar Sosro dapat dilihat pada lampiran 3.

BAB II PEST ANALYSIS 2.1 POLITIC RISK

Adanya regulasi baru yaitu Peraturan Menteri Perindustrian No. 2 Tahun 2014 tentang tata cara pemberian izin usaha kawasan Industri dan Izin perluasan kawasan Industri. Hal ini mengakibatkan perusahaan-perusahaan industri termasuk juga PT. Sinar Sosro tidak secara mudah bisa memperluas kawasan industry dikarenakan izin perluasan usaha lebih ketat dibandingkan dengan sebelum pemberlakuan peraturan tersebut.

Tidak hanya kebijakan larangan impor, namun kebijakan pemerintah yang lain yaitu dengan menaikkan UMR (Upah Minimum Regional) mulai tahun 2014 menyebabkan beban gaji yang ditanggung oleh perusahaan meningkat sehingga untuk menutupi beban tersebut perusahaan menaikkan harga jual produknya.

Untuk menaanti Peraturan Pemerintah No. 47 Tahun 2012 tentang Tanggung Jawab sosial dan Lingkungan Perseroan Terbatas, maka PT. Sinar Sosro diwajibkan melaksanakan CSR serta melaporkan sebagai laporan tahunan CSR. Untuk merealisasikan peraturan tersebut maka diperlukan biaya tinggi dalam kegiatannya sehingga beban perusahaan naik serta laba perusahaan menjadi turun.

2.2 ECONOMY RISK

Menguatnya Dolar pada mulai awal tahun 2014 berkisar di Rp 11.000 per Dolar AS menyebabkan PT. Sinar Sosro lebih membatasi impor gula yang berasal dari Thailand. Kondisi demikian membuat perusahaan tidak maksimal dalam produksi sehingga PT. Sinar Sosro melakukan alternative lain yaitu mencampur gula Impor dengan gula lokal untuk meminimumkan biaya impor serta biaya kurs.

Tingkat inflasi yang meningkat sebesar 8,38% tahun 2013 mengakibatkan PT. Sinar Sosro menambah margin keuntungan atas harga pokok penjualan untuk mencegah timbulnya kerugian atas inflasi di Indonesia. Kondisi ini mengakibatkan penurunan tingkat pembelanjaan konsumen yang berdampak negatif terhadap pendapatan PT Sinar Sosro.

Tingkat BI rate yang naik menjadi 7,5% mengakibatkan beban bunga obligasi maupun beban bunga utang jangka panjang lainnya meningkat sehingga membuat PT. Sinar Sosro mempertimbangkan beban bunga jika ingin menambah utang perusahaan. 2.3 SOCIAL RISK

Gaya hidup masyarakat saat ini yang menginginkan berbagai hal yang instan dan praktis, mendorong PT Sinar Sosro melakukan inovasi-inovasi pada produknya. Sebagai contoh, pada awalnya PT Sinar Sosro hanya memproduksi minuman teh dalam kemasan botol kaca, namun jika hal ini diterapkan dalam kehidupan sekarang, maka tidak lagi efisien dan tidak praktis bagi konsumen. Sehingga PT Sinar Sosro melakukan diferensiasi produk dengan cara memproduksi teh dalam kemasan botol plastik.

Tidak hanya mengenai gaya hidup, bertambahnya jumlah pengangguran saat ini juga mengakibatkan PT Sinar Sosro melakukan terobosan dengan membuka divisi-divisi baru untuk membuka lapangan pekerjaan, salah satunya adalah divisi pengolahan limbah.

Pendapatan masyarakat Indonesia yang rata-rata menengah kebawah membuat mereka lebih memilih untuk membeli makanan maupun minuman ringan dengan harga

yang terjangkau seperti halnya produk-produk PT. Sinar Sosro sehingga kondisi ini dapat menyebabkan permintaan produk meningkat.

2.4 TECHNOLOGY RISK

Media sosial merupakan salah satu produk perkembangan teknologi. Berbagai jenis media sosial berkembang misalnya facebook, twitter dan lain sebagainya. Adanya media sosial dapat membantu PT Sinar Sosro untuk melakukan promosi. Oleh karena itu PT Sinar Sosro harus memiliki media sosial perusahaan. Melalui media sosial pula PT Sinar Sosro dapat mempublikasikan setiap kunjungan dari pihak luar perusahaan. Hal ini akan menunjukkan PT Sinar Sosro menghargai setiap pihak yang berkepentingan dengan PT Sinar Sosro sehingga meningkatkan citra yang positif bagi perusahaan.

Perkembangan teknologi pada saat ini semakin cepat, teknologi telah menjangkau hampir semua aspek kehidupan. Berbagai penemuan mesin-mesin canggih baik di dalam dan luar negeri berpengaruh terhadap perusahaan-perusahaan yang memanfaatkan teknologi dalam proses operasionalnya. Dalam hal ini, PT Sinar Sosro sebagai perusahaan teh yang selama ini memanfaatkan tenaga manusia dituntut untuk memanfaatkan teknologi mesin sehingga bermanfaat untuk efisiensi dan meningkatkan tingkat produksi. Mesin-mesin tersebut antara lain Mesin-mesin pengangkut krat (tempat penampung botol), alat deteksi kotoran dalam botol dan teknologi canggih untuk mengolah limbah.

Banyak penemuan-penemuan alat pengolahan limbah, mendorong PT. Sinar Sosro untuk lebih mendaya gunakan limbah dari bahan baku teh untuk meningkatkan pendapatan lain-lain perusahaan. Limbah sisa penyeduhan teh tersebut kemudian diolah dengan alat-alat pengolah limbah untuk menyaring teh dengan air yang selanjutnya dikeringkan menjadi pupuk kompos yang kemudian dijual untuk meningkatkan pendapatan lain-lain perusahaan.

BAB III SWOT ANALYSIS

Kami melakukan analisis Strenght, Weakness, Oppurtunity, Threat (SWOT) untuk menilai kelemahan dan kelebihan perusahaan dari segi internal dan eksternal. Berikut hasil analisis kami:

3.1 STRENGHT

1. Kredibilitas perusahaan

Kredibilitas perusahaan selama bertahun menjadi dasar terbentuknya trust (kepercayaan) dari para stakeholder.

Dengan harga yang cukup terjangkau, mampu menjangkau masyarakat kelas menengah ke bawah.

3. Pengolahan menggunakan mesin modern

Dalam produksi PT. Sinar Sosro menggunakan mesin paling modern dari Jerman yang dilakukan untuk menghasilkan produk terbaik dengan standar kualitas terjaga.

4. High Quality control

Pengendalian mutu produk yang sangat diperhatikan dan dijaga baik dengan memperkerjakan staf ahli dibidangnya.

5. Membantu Perekonomian Petani Indonesia.

Dengan berbahan baku utama teh dan gula maka PT. Sinar Sosro juga membantu meningkatkan kesejahteraan Petani Indonesia khususnya petani teh dan tebu.

3.2 WEAKNESSESS 1. Kurang Promosi

Merasa menjadi brand yang lama sosro kurang gencar melakukan promosi baik iklan media visual maupun cetak.

2. Kurang Inovasi Diferensial

PT. Sinar Sosro memiliki sedikit varian produk sebab hanya berkutat pada produk minuman.

3. Kemasan Produk yang kurang variatif

PT. Sinar Sosro kurang melakukan inovasi-inovasi dalam kemasan sehingga hal ini dapat menyebabkan konsumen bosan.

4. Terkadang tidak semua daun teh bisa terpakai

Dikarenakan mengedepankan kualitas produk, PT. Sinar Sosro melakukan kualifikasi terhadap bahan baku terutama teh yang akan diproduksi, sehingga terdapat bahan baku yang tidak lolos kualifikasi mutu dan tidak terpakai.

3.3 OPPORTUNITIES

1. Gaya hidup yang serba praktis

Semakin banyaknya kesibukan maka semakin banyak orang menginginkan hal yang praktis.Produk-produk PT. Sinar Sosro menjawab permintaan jaman dengan memproduksi produk dengan kemasan yang praktis dan mudah dibawa kemana-mana.

2. Tingginya permintaan akibat Gobal Warming

Tingginya tingkat kerusakan lingkungan atau global warming menyebabkan suhu panas sehingga banyak yang membutuhkan minuman segar seperti produk-produk dari PT. Sinar Sosro.

3. Saat ini banyak masyarakat penggemar produk teh siap saji yang ingin mencoba variasi rasa baru dari produk teh tersebut. Hal ini tentunya akan membuka peluang yang lebih besar bagi Sosro dibandingkan dengan perusahaan minumanteh siap saji lainnya, untuk melakukan inovasi produk dalam hal rasa. Dengandemikian peluang pangsa pasar Sosro akan lebih besar dibandingkan denganperusahaan minuman siap saji lainnya.

3.4 THREATS

1. Global Warming

Kerusakan Lingkungan atau global warming dapat mengganggu produktifitas bahan baku. hal ini dikarenakan cuaca yang tidak menentu membuat produktifitas teh tidak stabil dan bahkan bisa terancam gagal panen akibat kemarau panjang.

2. Pesaing baru yang semakin banyak

Banyaknya perusahaan-perusahaan baru yang sejenis dengan PT. Sinar Sosro dan lebih kreatif membuat pangsa pasar PT. Sinar Sosro berkurang sehingga penjualan menurun. 3. Tingkat urbanisasi yang tinggi

Meningkatnya urbanisasi megakibatkan jumlah petani teh semakin menurun yang memberikan dampak kekurangan tenaga petani serta menurunkannya pasokan bahan baku. 4. Pengaruh kondisi perekonomian yang tidak stabil saat ini, dimana harga-harga bahan baku di pasaran meningkat. Hal tersebut akan menjadi ancaman bagi PT. SINAR SOSRO dimana daya beli masyarakat akan menurun, karena dengan masyarakat akan cenderung lebih memilih untuk membeli produk lain yang lebih berguna bagi kelangsungan hidup mereka, misalnya seperti sembako.

BAB IV PROGRAM AUDIT

Berikut beberapa langkah yang terdapat dalam program audit, namun untuk lebih lengkapnya kami lampirkan di lampiran No. 3.

1. Dapatkan SOP (Standar Operasional Prosedure) Perawatan Inventaris dan Pengadaan Barang

Berdasarkan permasalahan di survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV sebesar 65%, kami mengindikasikan bahwa penyebabnya karena kurangnya perawatan inventaris atau karena mekanisme seleksi vendor yang kurang baik. Maka langkah kami yang pertama sebelum melakukan prosedur audit lainnya yaitu mendapatkan SOP (Standar Operasional Prosedur) perawatan inventaris PT. Sinar Sosro. Jika perusahaan mempunyai

SOP inventaris maka kami akan mempelajari SOP tersebut terutama operasional perawatan barang. Jika perusahaan tidak mempunyai SOP maka hal ini mengindikasikan bahwa perusahaan tidak memperhatikan pentingnya SOP untuk mengatur langkah-langkah kerja dan sistematika kerja yang jelas dalam sebuah perusahaan sehingga perawatan tidak dijalankan dengan baik dan teratur.

Untuk mendukung temuan pada SOP perawatan inventaris maka kami juga memerlukan SOP pengadaan barang. Kami selanjutnya juga mempelajari SOP pengadaan barang yang mencakup; kebijakan umum dalam pengadaan barang; etika pengadaan; kualifikasi, tugas pokok, dan tanggung jawab personil bidang pengadaan; persyaratan penyedia barang; serta mekanisme pengadaan barang. Hal ini kami butuhkan apakah permasalahan yang kami temukan dalam survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV tersebut disebabkan karena ketidakpatuhan atau ketidaksesuaian prosedur di lapangan dengan SOP pengadaan barang.

Untuk mendukung dalam temuan kami setelah mempelajari SOP maka kami juga melakukan langkah prosedur audit lainnya yang pertama yaitu observasi terhadap kegiatan perawatan inventaris. Observasi dengan cara mengamati langsung kami gunakan untuk mengetahui bagaimana kegiatan-kegiatan dijalankan apakah sudah sesuai dengan SOP atau tidak. SOP dapat dijadikan dasar dalam pengujian tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dengan menggunakan observasi serta wawancara dalam pengujiannya.

Dalam obervasi kami juga sekaligus melakukan wawancara terhadap karyawan juga untuk mendukung temuan dari observasi dan setelah mempelajari SOP. Kami melakukan wawancara karyawan yang melakukan perawatan inventaris. Selain wawancara dengan karyawan yang melaksanakan perawatan inventaris, kami juga melakukan wawancara dengan karyawan bagian pengadaan. Kami menyiapkan ceklist untuk setiap interview dan observasi sehingga kami dapat menjalankan tugas dengan efektif, selain itu kami menggunakan job description pegawai bagian pengadaan barang untuk mengetahui tugas dan wewenang yang dijalankan oleh karyawan tersebut.

2. Bandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian bahan baku

Berdasarkan informasi dari hasil observasi di survey pendahuluan yaitu adanya kekurangan persediaan bahan baku di Gudang akibat bagian pemesanan bahan baku sering meretur bahan baku, maka untuk menemukan penyebab pastinya langkah pertama kami memeriksa terlebih dahulu formulir pemesanan bahan baku yang mengalami retur. Setelah

itu kami membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian. Hal tersebut untuk mengetahui apakah formulir pemesanan bahan baku telah sesuai dengan faktur pembelian baik spesifikasi bahan baku, harga serta jumlahnya.

Mekanisme kegiatan pemesanan bahan baku yang telah kami pelajari dalam pedoman pemesanan bahan baku, proses pemesanan didahului dengan adanya permintaan bahan baku dalam bentuk formulir permintaan bahan baku oleh Fungsi Pengguna yaitu fungsi produksi yang selanjutnya permintaan bahan baku tersebut diteruskan di bagian pemesanan bahan baku di fungsi pembelian untuk selanjutnya diproses dan dikirm ke Pemasok. Maka untuk mengetahui keefektifan kami membandingkan apakah jumlah dan spesifikasi dari pemesanan bahan baku sesuai juga dengan permintaan bahan baku serta membandingkan rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan dari fungsi produksi untuk menghitung kuantitas bahan baku. Input untuk perhitungan rasio tersebut diambil dari jumlah bahan baku yang terdapat di formulir permintaan dan formulir pemesanan bahan baku. Jika konfirmasi hanya sebagian maka mencari tahu alasan-alasan atas pengkonfirmasian sebagian tersebut dengan melakukan wawancara karyawan bagian pemesanan barang.

Adanya retur pembelian bisa saja disebabkan karena bagian permintaan barang atau pemesanan barang atau pemasok melakukan kesalahan penjumlahan barang ataupun harga. Maka untuk mendukung temuan, kami melakukan perhitungan ulang juga pada formulir pemesanan barang, formulir permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah masuk di arsip bagian pembelian. Perhitungan ini kami lakukan untuk memastikan bahwa jumlah yang tertulis di 3 dokumen tersebut telah benar.

3. Periksa apakah pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau lelang

Berdasarkan masalah pada survey pendahuluan pengenai kerusakan CCTV dalam waktu kurang setahun maka kami mengindikasikan bahwa terdapat kesalahan atau ketidakpatuhan terhadap pedoman pengadaan barang, maka perlu pemeriksaan terhadap mekanisme pengadaan. Pada bagian ini kami memeriksa apakah perusahaan dalam melakukan pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga/lelang atau tidak. Untuk mengetahui hal tersebut maka kami mencari laporan seleksi vendor pada bagian pengadaan. Jika laporan seleksi vendor kami dapatkan maka perusahaan tersebut melakukan penawaran harga/lelang dalam mengadakan barang. Apabila tidak didapatkan maka perusahaan dalam melakukan pengadaan barang bisa saja melakukan pemilihan sendiri terhadap vendor yang telah tersedia di pasar. Untuk mengetahui alasan-alasan serta

bagaimana pengadaan barang dilakukan jika perusahaan tidak melakukan penawaran harga/lelang maka kami melakukan wawancara dengan staf pengadaan.

Namun apabila pengadaan dilakukan dengan penawaran harga, maka langkah selanjutnya jika pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau lelang maka perlu memeriksa apakah perusahaan telah berpedoman pada tata cara atau kriteria yang ditetapkan dalam kebijakan perusahaan dengan melakukan observasi terhadap bagian pengadaan.

Untuk mendukung temuan-temuan kami juga melakukan pemeriksaan pada prosedur seleksi vendor untuk mengetahui apakah mekanisme seleksi telah memperhitungkan harga serta kualitas barang yang dipilih oleh bagian pengadaan barang. Kami juga memeriksa dengan wawancara bagaimana perusahaan menentukan kriteria vendor yang dibutuhkan sehingga bisa menetapkan persyaratan dalam hal kualitas dan faktor relevan lainnya.

Kami juga membaca dan memeriksa terhadap daftar vendor-vendor yang pernah memenangkan tender pengadaan barang untuk mengetahui apakah pengadaan CCTV dimenangkan oleh vendor yang pernah memenangkan tender di pengadaan barang lain. Hal ini kami lakukan untuk mengetahui apakah vendor yang memenangkan beberapa tender tersebut apakah menjalankan mekanisme resmi dari perusahaaan.

BAB V

TAHAP-TAHAP AUDIT 5.1 SURVEY PENDAHULUAN

Kami telah melaksanakan survey pendahuluan pada PT Sinar Sosro, langkah awal kami memahami bisnis dan industri klien, kami dapat menilai risiko bisnis klien. Pertama, dilihat dari lingkungan eksternal bahwa masyarakat menginginkan produk minuman yang sehat dan bebas bahan aditif minuman. Namun produk-produk dari PT. Sinar Sosro menggunakan beberapa bahan aditif untuk beberapa jenis produk yang tidak baik dikonsumsi secara terus menerus. Sehingga hal ini dapat menyebabkan permintaan teh botol mengalami penurunan. Kedua, dilihat dari internal perusahaan, dalam pengadaan persediaan bahan baku PT Sinar Sosro menjadikan PT. Gunung Selamet sebagai supplier tunggal dari mulai berdirinya PT. Sinar Sosro hingga saat ini. Sehingga kebijakan tersebut menyebabkan PT. Sinar Sosro tergantung penuh dengan PT. Gunung Selamet atas persediaan bahan baku.

Selanjutnya kami melakukan pertemuan awal dengan Manajer Umum yakni Bapak Alex Sosrodjoyo. Kami memperoleh informasi yang salah satunya berhubungan dengan Pengelolaan persediaan. Informasi tersebut kami gunakan sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Selain informasi mengenai pembelian bahan baku, kami juga mendapatkan informasi bahwa di PT. Sinar Sosro pada bulan November tahun 2012 melakukan pengadaan barang berupa CCTV yang berjumlah 320 buah, namun pada bulan Oktober tahun 2013, 65% dari jumlah CCTV yang telah dipasang mengalami kerusakan. Alasan pengadaan tersebut karena pada 24 Juli tahun 2012, bagian Kasir mengalami kehilangan uang kas perusahaan senilai Rp 150.000.000 dan belum diketahui tersangkanya karena kurangnya fasilitas keamanan, sehingga pada bulan November tahun 2012 diadakannya CCTV. Berita tersebut kami temukan juga di Koran Bisnis dan Ekonomi edisi 12 tanggal 25 Juli 2012.

Informasi dari Manajer umum mengenai kerusakan CCTV tersebut kami bandingkan dengan cara observasi ke bagian monitoring CCTV, memang benar bahwa hampir seluruhnya CCTV tidak berfungsi dengan baik.

Berikutnya mengenai pengelolaan persediaan kami melihat laporan tahunan (annual report) yang kami lihat bahwa rasio perputaran persediaan pada tahun 2012 adalah 34 hari dan pada tahun 2013 adalah 63 hari. Perhitungan perputaran persediaan kami lampirkan pada lampiran No 4.Hal ini menunjukkan penurunan perputaran persediaan pada perusahaan. Selain itu kami juga telah melakukan observasi ke gudang persediaan bahan baku dan persediaan produk jadi. Berdasarkan obervasi gudang persediaan produk jadi kami mendapati penumpukan produk. Sedangkan berdasarkan informasi dari Kepala Gudang Bahan Baku, bahan baku sering terjadi kekurangan persediaan bahan baku. Hal ini dikarenakan bahan baku sering mengalami retur dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi sehingga membutuhkan proses pemesanan bahan baku kembali.

Selain wawancara dengan manajer, melihat laporan keuangan, Observasi ke Gudang dan ruang monitoring CCTV, kami menemukan informasi bahwa dalam Koran Tempo 25 November 2013, kemarau panjang selama tahun 2013 mengakibatkan hasil-hasil bumi termasuk dalam hal ini teh mengalami penurunan hasil-hasil panen tahun 2013.

Kami telah melakukan penentuan risiko (Risk Assessment) untuk menilai risiko bisnis Klien terutama fungsi pembelian. Berdasarkan fungsi penentuan risiko dapat diperoleh skor risiko 80 dengan rating tinggi.Untuk perhitungan selengkapnya mengenai Risk Assessment dapat dilihat di lampiran No. 5.

Kami juga telah melakukan SWOT dan PEST analysis , PEST analisis kami bahas pada bab II . SWOT analisis kami bahas pada bab III.

Berdasarkan pembahasan kami di atas tujuan audit kami adalah pada fungsi Pembelian kami memfokuskan ruang lingkup audit yaitu

• Pengadaan

• Pemesanan bahan baku

5.2 PERENCANAAN AUDIT

5.2.1 Jadwal pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit PT. Sinar Sosro membutuhkan waktu 3 bulan mulai 11 Januari 2014 hingga 11 April 2014 dengan rincian sebagai berikut:

1. Pembentukan tim auditor satu minggu sebelum pemeriksaan lapangan yaitu tanggal 8 Januari 2014 . Rapat awal pelaksanaan audit tanggal 10 Januari 2014 dengan mengahadirkan semua tim audit untuk menjelaskan tugas masing-masing anggota tim. 2. Pengumpulan dokumen terkait pembelian kami laksanakan pada 11 Januari 2014

sampai 15 Februari 2014 untuk mengetahui informasi dasar mengenai kegiatan yang diperiksa. Dokumen-dokumen yang kami kumpulkan meliputi SOP Pembelian bahan baku, formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor, laporan pengadaan, formulir pemesanan pembelian, faktur pembelian, kuesioner, formulir permintaan pembelian dan laporan hasil pemesanan barang

3. Survey lapangan kami lakukan pada tanggal 18 Februari 2014 sampai dengan 20 Februari 2014 . Dalam survey lapangan ini kami mengamati kegiatan mengenai pengadaan barang dan pemesanan bahan baku. Setelah dokumen terkumpul, kami melakukan wawancara dengan pihak terkait fungsi pembelian antara lain Kepala Bagian pembelian, supervisor, dan karyawan bagian pembelian pada tanggal 26 Februari 2014 sampai 5 Maret 2014 . Observasi terhadap kinerja karyawan bagian pembelian kami lakukan pada tanggal 9 Maret 2014 sampai 12 Maret 2014 .

4. Pada tanggal 18 Maret 2014 sampai 28 Maret 2014 kami melakukan penyusunan program audit. Program audit tersebut berisi mengenai tujuan audit dan ruang lingkup audit, prosedur audit, auditor yang bertanggung jawab dalam prosedur audit dan tanggal pelaksanaan prosedur audit. Program audit kami kerjakan di Bab IV , selengkapnya kami lampirkan di Lampiran No. 3.

5. Evaluasi terhadap hasil audit kami lakukan tanggal 30 Maret 2014 hingga 6 April 2014. Pada tanggal 7 April 2014 sampai 9 April 2014 , kami menyusun laporan audit berdasarkan bukti-bukti yang telah kami temukan dalam Bagian Pembelian.

6. Pada tanggal 11 April 2014 kami melakukan penyampaian laporan audit manajemen atas fungsi pembelian PT. Sinar Sosro serta memberikan rekomendasi atas laporan hasil audit. Laporan audit akan kami serahkan kepada Manajer Umum, Kepala Bagian Pembelian serta kepada Penanggungjawab Audit.

5.2.2. Pengorganisasian kegiatan audit

Kami menugaskan 5 orang auditor untuk mengaudit fungsi pembelian pada PT. Sinar Sosro, dengan susunan tugas Penanggungjawab tim auditor yakni Nurul Wahyunitasari, SE., MM., Ak. CPA., Ketua Pelaksana Audit yakni Reni Rahmawati. SE. Ak., MSi., Anggota Tim audit yaitu Firlyna Ramadhani. SE., MM., Risky Wahyu Suci Hargiana. SE. Ak., Ria Yanuari Pramono. SE. Ak.

5.2.3. Instrumen Audit

Instrumen yang pertama yaitu dokumentasi untuk menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan pembelian. Dokumentasi tersebut berupa SOP Pemesanan Bahan Baku untuk mengetahui standar dan kebijakan dalam pemesanan bahan baku. Selain itu dokumen berupa formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor dan laporan pengadaan untuk mengetahui mekanisme pengadaan barang serta dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengadaan barang.

Instrumen kedua yakni penyebaran kuesioner pembelian kepada para staf pembelian untuk mengetahui informasi-informasi tambahan dari karyawan bagian pemesanan bahan bahan baku.

Instrumen selanjutnya yaitu wawancara, kami melakukan wawancara secara tertulis dengan Kepala Bagian pembelian dan Manajer Umum untuk mengetahui kebijakan pembelian yang telah dilakukan dalam kegiatan pembelian barang baik pengadaan barang maupaun pembelian bahan baku. Kami juga melakukan wawancara dengan karyawan bagian pembelian , dengan tujuan untuk mengetahui kesulitan-kesulitan yang dihadapi pegawai dalam proses pembelian

Kami juga melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan proses pembelian , untuk mengetahui apakah Pembelian dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur.

5.3 PENGUMPULAN BUKTI

Kami melakukan pengumpulan bukti pertama yaitu bukti dokumen. Setelah menjalankan prosedur audit dalam program audit kami menemukan bahwa bagian pengadaan barang tidak memiliki SOP. Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis. Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan pengadaan, kami menemukan bahwa barang serta vendor dipilih sesuai dengan keinginan Kepala Pengadaan dikarenakan tidak ada SOP yang mengatur mekanisme serta kententuan pengadaan barang. Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang.

Sedangkan mengenai perawatan inventaris, kami tidak menemukan kesalahan maupun fraud. Temuan postif tersebut kami buktikan dengan mempelajari SOP perawatan inventaris serta membandingkan SOP dengan observasi dan wawancara. Kegiatan perawatan telah sesuai dengan SOP perawatan inventaris.

Antara formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian yang telah kami perbandingkan, kami tidak menemukan perbedaan baik dalam hal spesifikasi bahan baku, harga serta kuantitas bahan baku. Namun, kami menemukan perbedaan setelah kami membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan formulir permintaan bahan baku, pada formulir permintaan bagian kolom spesifikasi bahan baku diisi dengan lengkap oleh Bagian Produksi akan tetapi tidak halnya dengan formulir pemesanan bahan baku, spesifikasi bahan baku kurang lengkap dan tidak sespesifik formulir permintaan bahan baku. Sebagai akibatnya perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.

Perhitungan ulang atas formulir pemesanan bahan baku, formulir permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah kami laksanakan di program audit, kami tidak menemukan kesalahan dalam perhitungan baik jumlah bahan baku maupun perhitungan harganya.

Observasi kami lakukan juga dan kami menemukan bahwa kegiatan pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan gudang dilakukan oleh orang yang sama yaitu General Affair. Kondisi demikian mengakibatkan kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada

kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan memanipulasi dokumen-dokumen.

5.4 ANALISIS DAN PENYIDIKAN DEVIASI

Setelah mempelajari pengumpulan bukti sebagai bahan audit fungsi pembelian, kami membuat analisis dan penyelidikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi untuk fungsi pembelian PT Sinar Sosro:

a. Kriteria : Barang yang dipesan spesifikasinya harus jelas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dalam jumlah barang, jenis, kegunaan dan tipe barang. Kondisi : Barang yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan pemesanan akan tetapi pada saat diserahkan ke bagian produksi meminta untuk meretur karena tidak sesuai dengan kebutuhan

Sebab : Proses pembelian bahan baku menggunakan formulir dan dokumen-dokumen sebagai acuan pemesanan, namun tidak ada spesifikasi bahan baku.

Akibat : Perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.

Rekomendasi : Bagian pemesanan bahan baku sebaiknya melakukan pengecekan kembali atas permintaan pembelian yang masuk dengan menghubungi bagian produksi untuk meminta konfirmasi dan pengecekan langsung terhadap spesifikasi barang yang tercantum dalam pemesanan bahan baku apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bagian produksi.

b. Kriteria : Bagian pengadaan barang harus memiliki SOP sebagai kebijakan dan panduan formal untuk menjalankan kegiatan operasinya

Kondisi : CCTV 65% rusak dalam kurun waktu setahun karena kualitas yang buruk Sebab : perusahaan tidak memiliki SOP sehingga dalam melakukan pengadaan barang tidak melalui penawaran harga/lelang. Perusahaan melakukan kegiatan pengadaan barang dengan panduan secara lisan dari Kepala staf pengadaan, dan beranggapan kegiatan operasional yang dilakukan sekarang tanpa panduan tertulis sudah berjalan dengan baik dan efektif.

Akibat : Perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis. Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat SOP pengadaan barang yang mengatur proses pengadaan barang dan harus disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang. Dalam hal ini mengatur tentang mekanisme pengadaan barang, pemilihan vendor, pengujian kualitas barang serta ketentuan pasca pembelian dilakukan.

c. Kriteria : Seharusnya ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian penerimaan dan bagian pembelian. Bagian pembelian seharusnya bertugas menjalankan prosedur yang bersangkutan dengan pembelian, sedangkan penerimaan barang dilakukan oleh bagian penerimaan barang atau bagian gudang

Kondisi : Bagian General Affair melaksanakan tugas meliputi penawaran harga. pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan gudang.

Sebab : Bagian General Affair melakukan kegiatan pembelian, penerimaan barang dan pengelolaan gudang, perusahaan beranggapan karena bagian GA mengetahui spesifikasi barang dan pemasok

Akibat : Kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan memanipulasi dokumen-dokumen

Rekomendasi: Memperjelas struktur perusahaan terutama bagian General Affair dengan memisahkan bagian dan individu yang melakukan pembelian dan penerimaan barang. Karyawan yang melakukan pembelian bertugas untuk mengurus segala prosedur pembelian dan pemesanan barang yang kemudian diberikan kepada bagian penerima untuk melakukan verifikasi atas barang yang diterima dari pemasok untuk mencocokan antara pemesanan barang dengan barang yang telah terkirim.

Selanjutnya kami melakukan pertemuan awal dengan Manajer Umum yakni Bapak Alex Sosrodjoyo. Kami memperoleh informasi yang salah satunya berhubungan dengan Pengelolaan persediaan. Informasi tersebut kami gunakan sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Selain informasi mengenai pembelian bahan baku, kami juga mendapatkan informasi bahwa di PT. Sinar Sosro pada bulan November tahun 2012 melakukan pengadaan barang berupa CCTV yang berjumlah 320 buah, namun pada bulan Oktober tahun 2013, 65% dari jumlah CCTV yang telah dipasang mengalami kerusakan. Alasan pengadaan tersebut karena pada 24 Juli tahun 2012, bagian Kasir mengalami kehilangan uang kas perusahaan senilai Rp 150.000.000 dan belum diketahui tersangkanya karena kurangnya fasilitas keamanan, sehingga pada bulan November tahun 2012 diadakannya CCTV. Berita tersebut kami temukan juga di Koran Bisnis dan Ekonomi edisi 12 tanggal 25 Juli 2012.

Informasi dari Manajer umum mengenai kerusakan CCTV tersebut kami bandingkan dengan cara observasi ke bagian monitoring CCTV, memang benar bahwa hampir seluruhnya CCTV tidak berfungsi dengan baik.

Berikutnya mengenai pengelolaan persediaan kami melihat laporan tahunan (annual report) yang kami lihat bahwa rasio perputaran persediaan pada tahun 2012 adalah 34 hari dan pada tahun 2013 adalah 63 hari. Perhitungan perputaran persediaan kami lampirkan pada lampiran No 4.Hal ini menunjukkan penurunan perputaran persediaan pada perusahaan. Selain itu kami juga telah melakukan observasi ke gudang persediaan bahan baku dan persediaan produk jadi. Berdasarkan obervasi gudang persediaan produk jadi kami mendapati penumpukan produk. Sedangkan berdasarkan informasi dari Kepala Gudang Bahan Baku, bahan baku sering terjadi kekurangan persediaan bahan baku. Hal ini dikarenakan bahan baku sering mengalami retur dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi sehingga membutuhkan proses pemesanan bahan baku kembali.

Selain wawancara dengan manajer, melihat laporan keuangan, Observasi ke Gudang dan ruang monitoring CCTV, kami menemukan informasi bahwa dalam Koran Tempo 25 November 2013, kemarau panjang selama tahun 2013 mengakibatkan hasil-hasil bumi termasuk dalam hal ini teh mengalami penurunan hasil-hasil panen tahun 2013.

Kami telah melakukan penentuan risiko (Risk Assessment) untuk menilai risiko bisnis Klien terutama fungsi pembelian. Berdasarkan fungsi penentuan risiko dapat diperoleh skor risiko 80 dengan rating tinggi.Untuk perhitungan selengkapnya mengenai Risk Assessment dapat dilihat di lampiran No. 5.

Kami juga telah melakukan SWOT dan PEST analysis , PEST analisis kami bahas pada bab II . SWOT analisis kami bahas pada bab III.

Berdasarkan pembahasan kami di atas tujuan audit kami adalah pada fungsi Pembelian kami memfokuskan ruang lingkup audit yaitu

• Pengadaan

• Pemesanan bahan baku

5.2 PERENCANAAN AUDIT

5.2.1 Jadwal pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit PT. Sinar Sosro membutuhkan waktu 3 bulan mulai 11 Januari 2014 hingga 11 April 2014 dengan rincian sebagai berikut:

1. Pembentukan tim auditor satu minggu sebelum pemeriksaan lapangan yaitu tanggal 8 Januari 2014 . Rapat awal pelaksanaan audit tanggal 10 Januari 2014 dengan mengahadirkan semua tim audit untuk menjelaskan tugas masing-masing anggota tim. 2. Pengumpulan dokumen terkait pembelian kami laksanakan pada 11 Januari 2014

sampai 15 Februari 2014 untuk mengetahui informasi dasar mengenai kegiatan yang diperiksa. Dokumen-dokumen yang kami kumpulkan meliputi SOP Pembelian bahan baku, formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor, laporan pengadaan, formulir pemesanan pembelian, faktur pembelian, kuesioner, formulir permintaan pembelian dan laporan hasil pemesanan barang

3. Survey lapangan kami lakukan pada tanggal 18 Februari 2014 sampai dengan 20 Februari 2014 . Dalam survey lapangan ini kami mengamati kegiatan mengenai pengadaan barang dan pemesanan bahan baku. Setelah dokumen terkumpul, kami melakukan wawancara dengan pihak terkait fungsi pembelian antara lain Kepala Bagian pembelian, supervisor, dan karyawan bagian pembelian pada tanggal 26 Februari 2014 sampai 5 Maret 2014 . Observasi terhadap kinerja karyawan bagian pembelian kami lakukan pada tanggal 9 Maret 2014 sampai 12 Maret 2014 .

4. Pada tanggal 18 Maret 2014 sampai 28 Maret 2014 kami melakukan penyusunan program audit. Program audit tersebut berisi mengenai tujuan audit dan ruang lingkup audit, prosedur audit, auditor yang bertanggung jawab dalam prosedur audit dan tanggal pelaksanaan prosedur audit. Program audit kami kerjakan di Bab IV , selengkapnya kami lampirkan di Lampiran No. 3.

5. Evaluasi terhadap hasil audit kami lakukan tanggal 30 Maret 2014 hingga 6 April 2014. Pada tanggal 7 April 2014 sampai 9 April 2014 , kami menyusun laporan audit berdasarkan bukti-bukti yang telah kami temukan dalam Bagian Pembelian.

6. Pada tanggal 11 April 2014 kami melakukan penyampaian laporan audit manajemen atas fungsi pembelian PT. Sinar Sosro serta memberikan rekomendasi atas laporan hasil audit. Laporan audit akan kami serahkan kepada Manajer Umum, Kepala Bagian Pembelian serta kepada Penanggungjawab Audit.

5.2.2. Pengorganisasian kegiatan audit

Kami menugaskan 5 orang auditor untuk mengaudit fungsi pembelian pada PT. Sinar Sosro, dengan susunan tugas Penanggungjawab tim auditor yakni Nurul Wahyunitasari, SE., MM., Ak. CPA., Ketua Pelaksana Audit yakni Reni Rahmawati. SE. Ak., MSi., Anggota Tim audit yaitu Firlyna Ramadhani. SE., MM., Risky Wahyu Suci Hargiana. SE. Ak., Ria Yanuari Pramono. SE. Ak.

5.2.3. Instrumen Audit

Instrumen yang pertama yaitu dokumentasi untuk menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan pembelian. Dokumentasi tersebut berupa SOP Pemesanan Bahan Baku untuk mengetahui standar dan kebijakan dalam pemesanan bahan baku. Selain itu dokumen berupa formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor dan laporan pengadaan untuk mengetahui mekanisme pengadaan barang serta dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengadaan barang.

Instrumen kedua yakni penyebaran kuesioner pembelian kepada para staf pembelian untuk mengetahui informasi-informasi tambahan dari karyawan bagian pemesanan bahan bahan baku.

Instrumen selanjutnya yaitu wawancara, kami melakukan wawancara secara tertulis dengan Kepala Bagian pembelian dan Manajer Umum untuk mengetahui kebijakan pembelian yang telah dilakukan dalam kegiatan pembelian barang baik pengadaan barang maupaun pembelian bahan baku. Kami juga melakukan wawancara dengan karyawan bagian pembelian , dengan tujuan untuk mengetahui kesulitan-kesulitan yang dihadapi pegawai dalam proses pembelian

Kami juga melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan proses pembelian , untuk mengetahui apakah Pembelian dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur.

5.3 PENGUMPULAN BUKTI

Kami melakukan pengumpulan bukti pertama yaitu bukti dokumen. Setelah menjalankan prosedur audit dalam program audit kami menemukan bahwa bagian pengadaan barang tidak memiliki SOP. Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis. Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan pengadaan, kami menemukan bahwa barang serta vendor dipilih sesuai dengan keinginan Kepala Pengadaan dikarenakan tidak ada SOP yang mengatur mekanisme serta kententuan pengadaan barang. Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang.

Sedangkan mengenai perawatan inventaris, kami tidak menemukan kesalahan maupun fraud. Temuan postif tersebut kami buktikan dengan mempelajari SOP perawatan inventaris serta membandingkan SOP dengan observasi dan wawancara. Kegiatan perawatan telah sesuai dengan SOP perawatan inventaris.

Antara formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian yang telah kami perbandingkan, kami tidak menemukan perbedaan baik dalam hal spesifikasi bahan baku, harga serta kuantitas bahan baku. Namun, kami menemukan perbedaan setelah kami membandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan formulir permintaan bahan baku, pada formulir permintaan bagian kolom spesifikasi bahan baku diisi dengan lengkap oleh Bagian Produksi akan tetapi tidak halnya dengan formulir pemesanan bahan baku, spesifikasi bahan baku kurang lengkap dan tidak sespesifik formulir permintaan bahan baku. Sebagai akibatnya perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.

Perhitungan ulang atas formulir pemesanan bahan baku, formulir permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah kami laksanakan di program audit, kami tidak menemukan kesalahan dalam perhitungan baik jumlah bahan baku maupun perhitungan harganya.

Observasi kami lakukan juga dan kami menemukan bahwa kegiatan pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan gudang dilakukan oleh orang yang sama yaitu General Affair. Kondisi demikian mengakibatkan kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada

kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan memanipulasi dokumen-dokumen.

5.4 ANALISIS DAN PENYIDIKAN DEVIASI

Setelah mempelajari pengumpulan bukti sebagai bahan audit fungsi pembelian, kami membuat analisis dan penyelidikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi untuk fungsi pembelian PT Sinar Sosro:

a. Kriteria : Barang yang dipesan spesifikasinya harus jelas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dalam jumlah barang, jenis, kegunaan dan tipe barang. Kondisi : Barang yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan pemesanan akan tetapi pada saat diserahkan ke bagian produksi meminta untuk meretur karena tidak sesuai dengan kebutuhan

Sebab : Proses pembelian bahan baku menggunakan formulir dan dokumen-dokumen sebagai acuan pemesanan, namun tidak ada spesifikasi bahan baku.

Akibat : Perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.

Rekomendasi : Bagian pemesanan bahan baku sebaiknya melakukan pengecekan kembali atas permintaan pembelian yang masuk dengan menghubungi bagian produksi untuk meminta konfirmasi dan pengecekan langsung terhadap spesifikasi barang yang tercantum dalam pemesanan bahan baku apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bagian produksi.

b. Kriteria : Bagian pengadaan barang harus memiliki SOP sebagai kebijakan dan panduan formal untuk menjalankan kegiatan operasinya

Kondisi : CCTV 65% rusak dalam kurun waktu setahun karena kualitas yang buruk Sebab : perusahaan tidak memiliki SOP sehingga dalam melakukan pengadaan barang tidak melalui penawaran harga/lelang. Perusahaan melakukan kegiatan pengadaan barang dengan panduan secara lisan dari Kepala staf pengadaan, dan beranggapan kegiatan operasional yang dilakukan sekarang tanpa panduan tertulis sudah berjalan dengan baik dan efektif.

Akibat : Perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis. Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat SOP pengadaan barang yang mengatur proses pengadaan barang dan harus disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang. Dalam hal ini mengatur tentang mekanisme pengadaan barang, pemilihan vendor, pengujian kualitas barang serta ketentuan pasca pembelian dilakukan.

c. Kriteria : Seharusnya ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian penerimaan dan bagian pembelian. Bagian pembelian seharusnya bertugas menjalankan prosedur yang bersangkutan dengan pembelian, sedangkan penerimaan barang dilakukan oleh bagian penerimaan barang atau bagian gudang

Kondisi : Bagian General Affair melaksanakan tugas meliputi penawaran harga. pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta pengelolaan gudang.

Sebab : Bagian General Affair melakukan kegiatan pembelian, penerimaan barang dan pengelolaan gudang, perusahaan beranggapan karena bagian GA mengetahui spesifikasi barang dan pemasok

Akibat : Kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada kejelasan antara siapa yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang. Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan memanipulasi dokumen-dokumen

Rekomendasi: Memperjelas struktur perusahaan terutama bagian General Affair dengan memisahkan bagian dan individu yang melakukan pembelian dan penerimaan barang. Karyawan yang melakukan pembelian bertugas untuk mengurus segala prosedur pembelian dan pemesanan barang yang kemudian diberikan kepada bagian penerima untuk melakukan verifikasi atas barang yang diterima dari pemasok untuk mencocokan antara pemesanan barang dengan barang yang telah terkirim.