tugas perkantoran dan administrasi.
C. Macam - Macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga
untuk mengetahui macam- macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai.
Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006 : 4-6 macam- macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi 3, yaitu : a.
Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau
suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur
tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga
memiliki wewenang dalam fungs i manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana
organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal
Universitas Sumatera Utara
yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang
mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh:
Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.
c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan da n digaji oleh perusahaan, or ganisasi atau yayasan untuk memba ntu seor ang pimpinan
dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan,
pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu : a.
Sekretaris Junior Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama
diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum
Universitas Sumatera Utara
mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa,
pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanaka n tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang
terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing
dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapka n dapat lebih mampu memecahkan
masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya. 3.
Berdasarkan Spesialisasi Bidang Kerja K hususnya Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat
bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain- lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang
perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka
sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi dapat digo longkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas
Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas
Universitas Sumatera Utara
Eko nomi Universitas Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka
tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan
sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu
mengerjaka n tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan
sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu
meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Peranan Sekretaris
Kategori