Ketua :Drs. Rustam, MSi, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak
Kesekretariatan Ketua
: Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM Sekretaris
: ---
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan
Universitas Sumatera Utara
Tugas umum dari Dekan adalah : a.
Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi
fakultas. c.
Bertanggung jawab kepada rektor d.
Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e.
Menandatangani tanggal ujian skripsi komprehensif dan panitia penguji. f.
Mendisposisi surat-surat masuk g.
Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau
pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
c. Pembantu Dekan III Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Sekretaris Dekan :
Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini : Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekretaris Dekan
Nama Esa Setiana,
SE, M.Si dan Yunita
Indriani, SE Pekerjaan Rutin
Volume Waktu
Catatan Memasukkan surat
masuk untuk Dekan FE- USU
ke buku agenda 5 surat per
hari 5 menit
-
Membuat menulis nomor surat keluar
10 nomor per hari
10 menit -
Menjadual kegiatan Dekan
2 kali per hari
2 menit Sesuai
dengan kegiatan
Menstempel surat dan membuat tanggal surat
keluar 20 berkas
per hari 30 menit
-
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan
ditandatangani Dekan 5 tugas
per hari 5 menit
-
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain
yang sudah diproses 5 surat per
hari 30 menit
-
Universitas Sumatera Utara
Dekan Mengarsip surat masuk
dan surat keluar 5 surat per
hari 5 menit
-
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah
dikirim ke bagian lain 5 tanda
terima per hari
2 menit -
Menerima Tamu
Mengetik surat keluar 30 hari
3 surat per hari
30 menit Sesuai
Kegiatan Menerima Telepon
15 telepon per hari
15 menit -
Menerima fax 3 kali per
hari 10 menit
Sesuai Kebutuhan
Memproses program Dekan dan tim
Sesuai jadual
program Disesuaikan
Konsentrasi tugas oleh
Esa Setiana
Memantau kenyamanan, keserasian, dan
kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan
Ruang Rapat Dekan. perhari
5 menit -
4. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan. e.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas. k.
Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan Fakultas.
5. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
Universitas Sumatera Utara
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdianpelayanan kepada masyarakat. c.
Melakukan administrasi akademik. d.
Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e.
Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f.
Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g.
Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d.
Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
Universitas Sumatera Utara
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
7. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Menyusun konsep juklakjuknis dibidang kepegawaian. c.
Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d.
Melaksanakan urusan mutasi pegawai. e.
Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. f.
Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar TetapTidak TetapEmiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
Universitas Sumatera Utara
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
8. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c.
Melakukan administrasi kemahasiswaan. d.
Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian
9. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c.
Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan. e.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Organisasi
