Eko nomi Universitas Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka
tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Eko nomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan
sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu
mengerjaka n tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan
sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu
meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Peranan Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang pe nting da n dapat menentuka n atau mempe ngaruhi berhasil tidaknya tujuan ka ntor ata pe rusahaan. Pentingnya peranan
seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing- masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
Menurut Saiman 2002 : 37 peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide- ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan. 2.
Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan a.
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan
kecakapan dan kemampuan rule of the places. b.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. d.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e.
Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
E. Tugas Sekretaris
Menurut Wursanto 2004 : 16 tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi
Universitas Sumatera Utara
atas 2 macam, yaitu : 1.
Tugas Rutin Sekretaris Tugas rut in biasanya sudah ditent uka n dalam uraian tugas atau gambaran
tugas job description sesuai de ngan program da n pros edur yang telah ditetapka n. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi :
a. Membuat surat
b. Menerima dan mengirim surat
c. Mengetik
d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu unt uk
kepentingan pimpinan e.
Menerima Telepon f.
Mengirim Telegram g.
Mengirim Faximile h.
Menerima Dikte i.
Menyiapkan Rapat Pimpinan j.
Membuat Laporan k.
Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi : a.
Tugas atas prakarsa sendiri; merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinanya.
Universitas Sumatera Utara
Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan
pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya : b.
Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi
dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet.
c. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk
keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan
antara tamu rutin denga n tamu insidentil. d.
Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan
lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada
bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
Begitu pula pada Fakultas Ekonomi, Sekretaris memegang perenan penting. Peran penting sekretaris itu dikerjakan oleh dua orang sekretaris yang masing- masing
memiliki tugas yang berbeda. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan Public Relation atau menyangkut hubungan Deka n ke pihak
internal dan eksternal, yaitu mengadakan komunikasi baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepo n, telegram, faximile, dan e-mail. Sekretaris 2
Universitas Sumatera Utara
berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas. Dan kedua sekretaris mampu melaksanakan tugas –
tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai de ngan kebut uhan da n harapa n.
F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu
