LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pemasukan Buku Dari Bantuan Beserta Distribusinya Dari Donatur Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya.

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIK

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMASUKAN

BUKU DARI BANTUAN BESERTA DISTRIBUSINYA DARI

DONATUR PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

UMUM KOTA SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi

S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi

Oleh:

INDAH WIDORETNO PURNOMO 11.41011.0014

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah Singkat PT Baba Rafi Indonesia ... 6

2.2 Lokasi Perusahaan ... 8

2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 8

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 14

3.1 Sistem Informasi ... 14

vii

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 20

4.1 Dokumen Flow ... 20

1) Dokumen Flow Proses Pemasukan Buku dari Bantuan ... 21

2) Dokumen Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur 22

4.2 System Flow ... 23

1) System Flow Proses Pemasukan Buku dari Bantuan ... 23

2) System Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur….. 25 4.3 Data Flow Diagram ... 27

1) Context Diagram ... 28

2) DFD Level 0 ... 28

3) DFD Level 1 ... 28

A. DFD Level 1 File Master ... 30

B. DFD Level 1 File Transaksi ... 30

C. DFD Level 1 File Cetak Laporan ... 31

4.4 Merancang Database ... 32

1) Conceptual Data Model (CDM) ... 33

2) Physical Data Model (PDM) ... 34

4.5 Struktur Tabel ... 35

4.6 Desain Input/Output ... 38

1) Desain Input ... 38

2) Desain Output ... 47

viii

4.8 Penjelasan Pemakaian Aplikasi... 42

4.9 Evaluasi ... 47

4.10 Evaluasi ... 48

4.11 Evaluasi ... 49

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 50

5.2 Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA ... 52

LAMPIRAN ... 53

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Teknologi Informasi (TI) mengalami perkembangan yang sangat

pesat. Perkembangan teknologi yang dibangun dengan komputer

menghasilkan suatu informasi yang menciptakan suatu kemajuan dalam mencapai kelengkapan informasi. Kecepatan dan kelambatan kemajuan perkembangan teknologi, ditentukan oleh kecepatan memperoleh informasi dan menginformasikan kembali kepada pihak yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah membantu dalam menghasilkan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi yang cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi yang canggih memacu pengguna dan pemanfaatan komputer dapat mempunyai

kesadaran tentang hal ini sehingga menuntut pengadaan tenaga – tenaga ahli

yang terampil untuk mengelola informasi.

Atas dasar inilah kami mencoba untuk menerapkan perkembangan teknologi dan informatika kedalam laporan pembinaan yang dapat memberikan internal control pada pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur yang terdapat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang nantinya diharapkan dapat membawa kemudahan dalam memperoleh informasi pembinaan yang terdapat di Perpustakaan Kota.

2 Badan Arsip dan Perpustakaan Kota merupakan perpustakaan yang menyediakan sarana kegiatan membaca bagi kalangan yang gemar membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya masyarakat Surabaya, penyedia sarana dan prasarana seperti perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya bagi

perpustakaan sekolah – sekolah. Hal tersebut sebagian kecil upaya untuk

membantu masyarakat Surabaya untuk gemar membaca. Perpustakaan ini berlokasi di Jl. Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya Timur.

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota ini telah banyak meraih prestasi. Namun masih banyak proses pemasukan buku yang menggunakan proses manual dan belum memiliki internal control yang baik. Disini kami akan membahas mengenai pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur yang akan menghasilkan internal control yang terdapat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota.

Pada perpustakaan ini sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan

pendistribusian dari donatur masih sangat sederhana dan belum terkontrol

dengan baik. Peusahaan ini memang telah menggunakan proses komputerisasi dengan menggunakan Ms.Excel, namun proses tersebut belum cukup praktis dan tergolong tradisional untuk perusahaan yang berkembang saat ini.

Dengan adanya sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan

pendistribusian dari donatur yang baru, diharapkan akan menambah kualitas

internal control yang mengacu pada pengendalian bantuan buku dan proses

perpustakaan. Aplikasi ini berfungsi untuk menghasilkan laporan daftar petugas teknis yang apabila terkena surat peringatan (SP) lebih dari tiga kali maka tidak bias kerja lagi. Laporan bantuan buku untuk mengetahui jumlah bantuan yang dikirimkan. Laporan distribusi untuk mendistribusi kemana dan

berapa jumlahnya. Dari sistem – sistem tersebut maka akan diketahui histori

petugas teknis, jumlah bantuan buku yang didapat, dan jumlah buku yang didistribusikan sehingga akan menghasilkan internal control antara bantuan buku dan pendistribusian.

1.2Rumusan Masalah

Dari latar belakang perpustakaan di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

1.3Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah, kami membatasi masalah sebagai berikut:

1) Aplikasi ini dikhususkan untuk bagian pembinaan yang berhubungan

dengan proses bantuan buku dan pendistribusian.

2) Aplikasi ini tidak membahas proses pembelian buku.

3) Aplikasi ini tidak membahas pengadaan buku.

1.4Tujuan

Membangun aplikasi sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

4

1.5Kontribusi

Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka bagi pihak Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, aplikasi sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur ini akan memberikan kontribusi dalam hal:

1) Aplikasi sistem informasi untuk proses pendataan Sekolah dan TBM untuk

laporan pendistribusian buku untuk bagian pembinaan.

2) Aplikasi sistem informasi untuk proses pendataan bantuan buku untuk

laporan bantuan buku untuk bagian pembinaan. 1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan tugas akhir dan sistematika penulisan buku ini.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta visi dan misi perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan. Menjelaskan tentang penjelasan sistem-sistem yang terkait.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem berupa Document

Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain

Input/Output sampai dengan implementasi sistem berupa

capture dari setiap form aplikasi.

BAB VI : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.

6

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Sejarah Singkat Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Awal mula berdirinya Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya berawal dari Pemerintah Kota Surabaya yang memperhatikan kebiasaan masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kota Surabaya yang lebih akrab dengan budaya mendengar dibanding budaya membaca, lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan para ahli hanya 10 % masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan akrab dengan kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang maju dan beradab memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa didapatkan dari kebiasaan membaca.

Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi kegiatan membaca tidak dapat dijadikan alasan, Pemerintah Kota Surabaya dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang mempunyai wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca telah melakukan berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya measyarakat Surabaya, penyediaan sarana dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Perpustakaan keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya bagi Perpustakaan Sekolah

– sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk membantu masyarakat

Harapan Pemerintah Kota Surabaya untuk dapat meraih sukses dalam kampanye gemar membaca yaitu bantuan dan partisipasi dari berbagai kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang menjadi kunci suksesnya kampanye gerakan membaca lewat orang

tua yang menularkan kebiasaan membaca pada anak – anaknya, bantuan

berupa buku – buku terutama pada sekolah – sekolah tingkat dasar untuk

terbitan terbaru dari kalangan swasta merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan membaca, bahkan setiap area publik wajib menyediakan

sudut baca hingga masyarakat mudah untuk mendapatkan akses buku –

buku secara gratis yang bisa dipinjam.

Harapan yang lain adalah bagaimana kegiatan membaca menjadi sebuah kebiasaan dimana saja dan kapan saja bukan hanya milik kalangan pelajar tapi seluruh lapisan masyarakat sehingga bangsa ini menjadi bangsa yang maju dan beradab berkat membaca, karena orang yang gemar membaca pasti memiliki gagasan dan jika gagasan diikuti usaha membangun gagasan menjadi kenyataan.

Dengan berdirinya Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ini sebagai salah satu upaya dalam membudayakan membaca di Surabaya pada khususnya dan masyarakat Indonesia pada umumnya yang bermuara pada tercapainya kondisi ideal menjadi bangsa maju dan beradab.

8

2.2Lokasi Perusahaan

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya berlokasi di Jalan Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya Timur. Untuk lebih detailnya peta alamat perusahaan ini dapat dilihat dari gambar 2.1 dibawah ini.

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan

2.3Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah menjadi sumber informasi dan mencerdaskan masyarakat Surabaya. Makna: sumber informasi adalah menyediakan bahan informasi terpillih yang dijadikan sebagai pembuatan kebijakan. Mencerdaskan adalah meningkatkan kualitas SDM masyarakat Surabaya. Sedangkan misi perusahaan adalah sebagai berikut:

1) Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui

2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek.

3) Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan

pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan.

4) Menyelamatakan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi

dan bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

5) Membina dan mengembangkan koleksi perpustakaan.

6) Membina dan mengembangkan kualitas pelayanan perpustakaan.

7) Melestarikan koleksi sebagai hasil koleksi bangsa.

8) Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan

Pemerintah Kota Surabaya.

10

2.4Struktur Organisasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Menurut Anonimous (2014) Badan Asrip dan Perpustakaan Kota Surabaya memiliki strustur organisasi dalam membantu pemerintahan Surabaya di bidang perpustakaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur Surabaya. Fungsinya yaitu:

1) Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan arsip dan

perpustakaan.

2) Pengelolahan arsip danbahan pustaka

Berikut ini penjelasan masing-masing bagian didalam struktur organisasi pembinaan.

1) Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan

Berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur melalui SEKDA. Memiliki tugas yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dibidang deposit, pengkajian, teknologi, pengelolahan, khasanah, pembinaan, pengembangan, pelestarian dan konveksi sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

2) Sekretariat

Merupakan unsur pembantu kepala badan Arsip dan Perpustakaan dibidang pelayanan administrasi, umum, kepegawaian, tatalaksana dan keuangan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pelayanan administrasi dibidang ketatalaksanaan, hokum dan perundang- undangan, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat dan pnerbitan naskah dilingkungan badan arsip dan perpustakaan.

Sekertaris mempunyai sub-sub yang terdiri dari :

A. Sub bagian keuangan

Sub bagian keuangan memiliki tugas yaitu melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan anggaran, verivikasi, perbendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.

B. Sub bagian umum dan kepegawaian

Sub bagaian umum dan kepegawaian memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, barang inventaris, asset, peralatan, pemeliharaan perpustakaan, melaksanakan kepegawaian dan organisasi.

12

3) Bidang Pembinaan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang ebinaan sumber daya manusia dan pengembangan kelembagaan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dan kelembangaan.

Bidang pembinaan memiliki sub-sub yang terdiri dari :

A. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan

Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan.

B. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan

Memiliki tugas melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan

pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan. Dibagian inilah kegunaan aplikasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur untuk Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

4) Bidang Informasi dan Layanan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidag pelayanan public dan teknologi informasi. Memiliki tugas yaitu melakukan pelayanan informasi, arsip dan perpustakaan, pengembangan, peningkatan dan penerapan teknoogi informasi. Bidang informasi dan layanan memiliki sub-sub yang terdiri dari :

A. Sub Bidang Informasi Kearsipan

Memiliki tugas melakukan pelaksanaan pengembangan, peningkatan dan penerapan teknologi informasi.

B. Sub Bidang Layanan Keperpustakaan

Mempunyai tugas melakukan pelayanan informasi dan dokumentasi, pemanfaatan koleksi kearsiapan dan perpustakaan kepada publik.

5) Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang akusisi, pengolahan, penilaian dan penyusutan. Memiliki tugas yaitu melakukan survey, penilaian, akusisi, pengolahan, penyusutan arsip, pengembangan bahan pustaka, penyusutan accessionist dan kliping.

A. Sub Bidang Akusisi, Deposit Kearsipan

Memiliki tugas melakukan survey atau pelacakan, inventarisasi dan akusisi.

B. Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan

Memiliki tugas yaitu melakukan pengolahan arsip dan pengembangan bahan pustaka dan penyusunan accession list dan kliping.

14

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan suatu dasar mengenai pendapat penelitian atau penemuan yang didukung oleh data dan argumentasi. Landasan teori digunakan untuk menjelaskan teori-teori yang mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini yang antara lain:

3.1 Sistem Informasi

Sistem adalah unsur-unsur yang saling berkaitan hingga membentuk suatu tujuan. Menurut (Romney & Steinbart, 2006) pendefinisian sistem dibagi menjadi tiga, yaitu (1) Entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. (2) Perlengkapan dan program yang terdiri dari instalasi komputer lengkap. (3) Program dan prosedur terkait yang menjalankan suatu tugas dalam sebuah komputer. Dalam pandangan (Hall, 2001) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu seperti: komponen sistem, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, pengolahan sistem, sasaran sistem.

1) Data adalah fakta yang menggambarkan suatu kejadian. Data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan dapat diambil suatu keputusan disebut informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang terorganisir dalam pengolahannya hingga menghasilkan informasi yang

berfungsi dalam pengambilan keputusan. Sedangkan menurut

(Ladjamudin, 2005) sistem informasi didefinisikan sebagai sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen untuk

mencapai suatu tujuan, yaitu menyajikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan dalam suatu keadaan.

3.2 Pengertian Perpustakaan

Menurut Soetminah (1992 : 34) Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang mempunyai tugas melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan tingkat usia, tingkat sosial, tingkat pendidikan, sedangkan menurut Sutarno NS (2006: 43) Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan yang melayani seluruh lapisan masyarakat dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar bagi seluruh lapisan masyarakat. Syarat dasar untuk penyelenggaraan perpustakaan perlu disediakan tempat, tenaga dan anggaran. Ketiga syarat ini adalah langkah pertama yang perlu dipikirkan sebelum dimulai dengan perpustakaan ( Rusina-Pamuntjak, 1986: 2 ). Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 46), perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

16

1) Terbuka untuk umum, artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang

perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik, dan pekerjaan.

2) Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari

masyarakat. Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah. Dana ini kemudian digunakan untuk mengelola perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.

3) Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Jasa yang

diberikan mencakup jasa raferal artinya jasa memberikan informasi, peminjaman, konsultasi studi sedangkan keanggotaan bersifat cumacuma artinya tidak perlu membayar. Pada perpustakaan umum di Indonesia masih ada yang memungut biaya untuk menjadi anggota, namun hal ini semata-mata karena alasan administratif belaka, bukanlah prinsip utama.

3.3 Fungsi Perpustakaan

Secara umum, perpustakaan mengemban beberapa fungsi umum sebagai berikut :

1) Fungsi Informasi

Perpustakaan menyediakan berbagai macam informasi yang meliputi bahan tercetak, terekam maupun koleksi lainnya agar penggunaan perpustakaan dapat: mengambil berbagai ide dari buku yang ditulis oleh para ahli dari berbagai bidang ilmu; menumbuhkan rasa percaya diri dalam menyerap informasi dalam berbagai bidang serta mempunyai kesempatan untuk dapat memilih informasi yang layak sesuai

kebutuhannya; memperoleh kesempatan untuk mendapatkan berbagai informasi yang tersedia di perpustakaan dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan; memperoleh informasi yang tersedia di perpustakaan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari di masyarakat.

2) Fungsi Pendidikan

Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah. Melalui fungsi ini manfaat yang dapat diperoleh adalah: agar pengguna perpustakaan mendapatkan kesempatan untuk mendidik diri sendiri secara berkesinambungan; untuk mengembangkan dan membangkitkan minat yang telah dimiliki pengguna yaitu dengan mempertinggi kreativitas dan kegiatan intelektual; mempertinggi sikap sosial dan menciptakan masyarakat yang demokratis; mempercepat penguasaan dalam bidang pengetahuan dan teknologi baru.

3) Fungsi Kebudayaan

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Sebagai fungsi kebudayaan maka perpustakaan dimanfaatkan pengguna untuk: meningkatkan mutu kehidupan dengan memanfaatkan berbagai informasi sebagai rekaman budaya bangsa untuk meningkatkan taraf hidup dan mutu kehidupan

18 manusia baik secara individu maupun kelompok; membangkitkan minat terhadap kesenian dan keindahan yang merupakan salah satu kebutuhan manusia terhadap cita rasa seni; mendorong tumbuhnya kreativitas dalam kesenian; mengembangkan sikap dan sifat hubungan manusia yang positif serta menunjang kehidupan antar budaya secara harmonis; menumbuhkan budaya baca dikalangan pengguna sebagai bekal

penguasaan alih teknologi.

4) Fungsi Rekreasi

Sebagai fungsi rekreasi maka perpustakaan dimanfaatkan pengguna untuk: menciptakan kehidupan yang seimbang antara jasmani dan rohani; mengembangkan minat rekreasi pengguna melalui berbagai bacaan dan pemanfaatan waktu senggang; menunjang berbagai kegiatan kreatif serta hiburan yang positif.

5) Fungsi Penelitian

Sebagai fungsi penelitian maka perpustakaan menyediakan berbagai informasi untuk menunjang kegiatan penelitian yang meliputi berbagai jenis maupun bentuk informasi itu sendiri.

6) Fungsi Deposit

Sebagai fungsi deposit maka perpustakaan berkewajiban menyimpan dan melestarikan semua karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan di

wilayah Indonesia. Perpustakaan yang menjalankan fungsi deposit secara

nasional adalah Perpustakaan Nasional.

20

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini diatur dan diarahkan dalam suatu sistem informasi. Sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Bagi bagian pembinaan, sistem ini berguna untuk mengontrol data bantuan buku yang dapat menghasilkan informasi yang digunakan untuk mengetahui jumlah bantuan buku yang diterima dari CSR. Laporan yang dihasilkan juga dapat membantu bagian pembinaan untuk mengetahui jumlah buku yang didistribusikan ke sekolah-sekolah dan TBM.

4.1Dokumen Flow

Document Flow sistem pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian

dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya terdiri atas 2 proses yaitu proses pemasukan buku yang berguna untuk menghasilkan informasi yang berhubungan dengan pembinaan dan proses pendistribusian untuk

menghasilkan informasi yang berhubungan dengan pembinaan. Proses – proses

pada sistem ini akan menghasilkan laporan pemasukan buku dan laporan pendistribusian buku yang akan diserahkan kepada pihak Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya khususnya pada bagian pmbinaan serta dapat mengetahui jumlah buku yang di terima dan jumlah buku yang didistribusikan. Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun document flow sebagai berikut:

1) Dokumen Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan

Secara umum document flow untuk proses pemasukan buku dari bantuan dapat dilihat pada gambar 4.1:

Dokumen Flow Proses pemasukan buku dari bantuan Bagian Pembinaan

CSR Kepala Bagian

P h ase Mulai Daftar Bantuan Buku 1 Daftar bantuan buku tidak lengkap 2 Daftar data bantuan buku 1 Cek kelengkap an data bantuan buku Lengkap? Daftar bantuan buku tidak lengkap Daftar bantuan buku lengkap Y Menghitun g jumlah bantuan buku T Jumlah bantuan buku Jumlah bantuan buku selesai 3 Rekap laporan bantuan buku 3 2

Gambar 4.1 Dokumen Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan Pada 4.1 dapat dilihat bahwa proses pendataan bantuan buku dimulai dari penyerahan daftar bantuan buku kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pengecekan terhadap buku yang di terima dari CSR. Ketika buku yang

22

diterima tidak sesuai daftar buku, maka bagian pembinaan mengembalikan kepada CSR. Setelah daftar bantuan buku dengan buku yang diterima sudah sesuai maka bagian pembinaan akan melakukan perhitungan jumlah buku yang diterima dari CSR. Dan nantinya digunakan oleh bagian pembinaan dalam membuat laporan daftar bantuan buku yang diberikan kepada kepala bagian pembinaan.

2) Dokumen Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur

Secara umum document flow untuk proses pendistribusian Buku dari donatur dapat dilihat pada gambar 4.2 :

Dokumen flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur

Bagian Pembinaan Sekolah TBM Kepala Bagian

P

h

ase

Start

Daftar data sekolah dan TBM

1 2 Mencatat data sekolah dan TBM Laporan data sekolah dan TBM

Sudah mendapat distribusi buku Sudah T belum y Distribusi buku Daftar distribusi buku selesai

7 6 5

Data sekolah

1 Data TBM

2 3 Rekap data sekolah dan TBM 5 6 7 Daftar distribusi buku Daftar distribusi buku Rekap data distribusi 4 4

Pada gambar 4.2 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku dimulai dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga menghasilkan laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akn diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan distribusi, perlu untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Sekolah maupun TBM yang belum mendapatkan distribusi buku, bagian pembinaan meng-entry buku yang akan di kirimkan ke sekolah maupun TBM. Sehingga nantinya akan menghasilkan laporan data distribusi buku yang akan diserahkan ke kepala bagian.

4.2System Flow

Berdasarkan document flow diatas maka dapat disusun system flow yang menunjukkan bagaimana proses- proses yang digunakan sebagai penunjang dalam pembuatan sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun system flow sebagai berikut:

1) System Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan

Secara umum system flow untuk proses pemasukan buku dari bantuan dapat dilihat pada gambar 4.3 :

24

Sistem Flow Proses pemasukan buku dari bantuan

Bagian Pembinaan

CSR Kepala Bagian

P h ase Mulai Daftar Bantuan Buku 1 Daftar bantuan buku tidak lengkap 2 Daftar data bantuan buku 1 Cek kelengkap an data bantuan buku Lengkap? Daftar bantuan buku tidak lengkap Daftar bantuan buku lengkap Y T selesai

login Data petugas

Menu utama

Input data buku

Simpan dan update Data buku Menghitung laporan jumlah bantuan buku Laporan jumlah bantuan buku 3 3 Rekap laporan jumlah bantuan buku 2

Pada gambar 4.3 dapat dilihat bahwa proses pendataan bantuan buku dimulai dari penyerahan daftar bantuan buku kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pengecekan terhadap buku yang di terima dari CSR. Ketika buku yang diterima tidak sesuai daftar buku, maka bagian pembinaan mengembalikan kepada CSR. Setelah daftar bantuan buku dengan buku yang diterima sudah sesuai maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data buku yang dibantu dari CSR. Setelah meng-input, akan menghasilkan laporan jumlah buku yang dari bantuan untuk digunakan sebagai acuan dalam menghasilkan laporan jumlah buku dari bantuan dan diberikan kepada kepala bagian pembinaan.

2) System Flow Proses Pendistribusian dari Donatur

Secara umum system flow untuk proses pendistribusian dari donatur dapat dilihat pada gambar 4.4 :

26

Sistem Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur

Bagian Pembinaan Sekolah TBM Kepala Bagian

P

h

ase

Start

Daftar data sekolah dan TBM

1 2 Mencatat data sekolah dan TBM Laporan data sekolah dan TBM

Sudah mendapat distribusi buku Sudah T belum y selesai Data sekolah

1 Data TBM

2 3 Rekap data sekolah dan TBM 5 6 7 Daftar distribusi buku Daftar distribusi buku Rekap data distribusi

Input user dan password

login Data petugas Menu utama Distribusi buku Data buku Menghitung jumlah buku yang didistribusikan Laporan jumlah distribusi buku 8 8 Rekap jumlah distribusi buku 4 5 6 7 Laporan distribusi buku 4

Gambar 2.4 Sistem Flow Proses Pendistribusian Buku Dari Donatur

Pada gambar 4.4 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku dimulai dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga menghasilkan laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akan diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan distribusi, perlu untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Ketika sekolah maupun TBM belum mendapatkan distribusi buku, maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data distribusi buku, setelah itu akan menghasilkan laporan jumlah buku yang akan didistribusikan kesekolah maupun TBM. Laporan tersebut akan digunakan sebagai acuan dalam menghasilkan laporan distribusi buku yang akan diserahkan ke sekolah-sekolah, TBM, dan bagian keuangan. Jumlah distribusi yang dikirim akan menghasilkan laporan jumlah distribusi yang akan diserahkan ke kepala bagian pembinaan.

4.3Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) menggambarkan proses bisnis dalam sistem

tersebut dan aliran – aliran data yang masuk dan keluar. Berdasarkan sistem flow

diatas maka dapat disusun Data flow diagram yang menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar dari proses bisnis tersebut pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun Data flow

28

1) Context Diagram

Context diagram dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan

pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ini melibatkan 4 external entity pada gambar 4.5 dibawah ini:

laporan buku tidak s esuai

rekap jumlah distribusi buku

rekap data distribus i buku

rekap data sekolah dan TBM laporan bantuan buku Laporan Data Dis tribusi buku

Data Bantuan Buku

Laporan Dis tribusi Buku TBM

Data CSR

Data TBM

data s ekolah

0

Sis tem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendis tribusian dari donatur

+

Sekolah TBM

CSR

Kepala Bag ian Pembinaan

Gambar 4.5 Context Diagram

2) DFD (Data Flow Diagram) Level 0 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari

Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur

DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 4.6 yang merupakan hasil

decompose dari context diagram yang menjelaskan proses aliran data yang masuk

dan keluar dari proses pemasukan bahan baku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Terdapat empat subproses antara lain : file master, file transaksi, dan cetak laporan.

[laporan buku tidak sesuai]

Laporan data Sekolah Laporan data TBM

[Laporan Data Distribusi buku] [laporan bantuan buku] [rekap data sekolah dan TBM] [rekap jumlah distribusi buku]

[rekap data distribusi buku]

data bantuan buku

laporan distribusi buku laporan bantuan buku Data CSR

data TBM data bantuan buku

[Laporan Distribusi Buku TBM ] [Data Bantuan Buku]

[Data CSR] [Data TBM] [data sekolah] Sekolah TBM CSR TBM CSR 1 File Master + 2 File Transaksi + 3 Cetak Laporan +

1 Data Sekolah

2 Data TBM

3 Data CSR

5 Bantuan 6 Distribusi Sekolah Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan CSR

30

3) DFD (Data Flow Diagram) Level 1 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari

Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur

A. DFD Level 1 File Master

DFD Level 1 file master dapat dilihat pada gambar 4.7 merupakan hasil

decompose dari DFD Level 0 file master yang menggambarkan data master apa

saja yang dibutuhkan untuk disimpan dalam sistem. Terdapat tiga subproses antara lain : pemeliharaan file CSR, pemeliharaan file sekolah, dan pemeliharaan file TBM.

Flow_180 Flow_179

[data TBM ] [Data TBM]

[data bantuan buku] [data sekolah]

[Data CSR] [Data CSR]

Sekolah

TBM CSR

1 Data Sekolah

2 Data TBM

3 Data CSR

1.1 Pemeliharaan

File CSR

1.2 Pemeliharaan

File Sekolah

1.3 Pemeliharaan

File TBM

Gambar 4.7 DFD Level 1 File Master

B. DFD Level 1 File Transaksi

DFD Level 1 file transaksi dapat dilihat pada gambar 4.8 merupakan hasil

decompose dari DFD Level 0 file transaksi yang menggambarkan data transaksi

dari donatur untuk dimasukkan kedalam sistem. Terdapat satu subproses transaksi yaitu transaksi bantuan buku, karena bantuan buku memerlukan proses transaksi ini.

[data bantuan buku] [Data Bantuan Buku]

CSR

5 Bantuan

2.1

Transaksi Bantuan Buku

Gambar 4.8 DFD Level 1 File Transaksi

C. DFD Level 1 File Cetak Laporan

DFD Level 1 file cetak laporan dapat dilihat pada gambar 4.9 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 file cetak laporan yang menggambarkan data laporan apa saja yang diterima atau dikirim ke tujuan laporan tersebut. Sehingga

laporan –laporan tersebut dapat menjadi dokumentasi masing-masing pihak sesuai

32

[laporan buku tidak sesuai] [laporan bantuan buku]

Flow_293 Flow_292

[rekap data distribusi buku]

[laporan distribusi buku]

[Laporan Data Distribus i buku] [Laporan Distribus i Buku TBM ] [rekap jumlah dis tribusi buku]

[laporan bantuan buku] [rekap data sekolah dan TBM]

[Laporan data TBM] [Laporan data Sekolah]

TBM 5 Bantuan 6 Distribusi Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Sekolah 3.1

cetak laporan data TBM

dan sekolah 2 Data TBM

1 Data Sekolah

3.2

cetak laporan bantuan buku

3.3

cetak laporan dis tribusi buku CSR

Gambar 4.9 DFD Level 1 File Cetak Laporan

4.4Merancang Database

Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat untuk merancang database yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surbaya yang terdiri dari

1) Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) ini memberikan gambaran tentang

struktur basis data yang terdiri dari entitas, hubungannya, dan batasannya. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat dalam Conceptual Data Model (CDM):

TERDISTRIBUSI DISTRIBUSI KE DIKIRIM KE DIBINA DIBIMBING LOKASI TERMASUK BERTEMPAT DIPEROLEH MENDAPAT Buku # o o o o o o KODE BUKU JUDUL BUKU JENIS BUKU PENGARANG PENERBIT TAHUN TERBIT JUMLAH

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Integer CSR # o o o KODE CSR NAMA CSR NAMA PETUGAS CSR TAHUN BANTUAN CSR

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (20)

DISTRIBUSI # o o o KODE DISTRIBUSI TEMPAT TUJUAN JUMLAH DISTRIBUSI TANGGAL DISTRIBUSI

Variable characters (200) Variable characters (200) Integer

Date & Time

SEKOLAH # o o o o o o KODE SEKOLAH NAMA SEKOLAH NAMA KEPALA SEKOLAH ALAMAT SEKOLAH NO TELP SEKOLAH

PELATIHAN PERPUSTAKAAN TAHUN NAMA PETUGAS TEKNIS

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Characters (200) Variable characters (20) Variable characters (200)

TBM # o o o o o o KODE TBM NAMA TBM ALAMAT TBM PETUGAS TBM LUAS RUANGAN TBM JUMLAH KOLEKSI BUKU TBM NAMA PETUGAS TEKNIS TBM

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Integer

Variable characters (200)

PETUGAS TEKNIS # o o o o o o o o KODE PETUGAS NAMA PETUGAS TEKNISI TEMPAT TANGGAL LAHIR ALAMAT PETUGAS NO TELP PETUGAS PENDIDIKAN

PENEMPATAN PENDAMPINGAN SURAT PERINGATAN ANGKATAN

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Characters (20) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200)

KECAMATAN #

o

KODE KECAMATAN NAMA KECAMATAN

Variable characters (200) Variable characters (200)

KELURAHAN #

o

KODE KELURAHAN NAMA KELURAHAN

Variable characters (200) Variable characters (200) RW # o o KODE RW NAMA RW ALAMAT RW

Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200)

Bantuan # o o KODE BANTUAN JUMLAH BANTUAN TANGGAL BANTUAN

Variable characters (200) Integer

Date & Time

34

2) Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan

data serta hubungan antara data-data tersebut. Berikut PDM yang ada pada sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

FK_TERDISTR_TERDISTRI_BUKU FK_TERDISTR_TERDISTRI_DISTRIBU FK_SEKOLAH_DISTRIBUS_DISTRIBU FK_TBM_DIKIRIM_K_DISTRIBU FK_SEKOLAH_DIBINA_PETUGAS_ FK_TBM_DIBIMBING_PETUGAS_ FK_TBM_LOKASI_RW FK_TBM_TERMASUK_KELURAHA FK_TBM_BERTEMPAT_KECAMATA FK_BANTUAN_DIPEROLEH_CSR FK_BUKU_MENDAPAT_BANTUAN Buku KODE BUKU KODE BANTUAN JUDUL BUKU JENIS BUKU PENGARANG PENERBIT TAHUN TERBIT JUMLAH varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) integer <pk> <fk> CSR KODE CSR NAMA CSR NAMA PETUGAS CSR TAHUN BANTUAN CSR

varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(20) <pk> DISTRIBUSI KODE DISTRIBUSI TEMPAT TUJUAN JUMLAH DISTRIBUSI TANGGAL DISTRIBUSI varchar(200) varchar(200) integer timestamp <pk> SEKOLAH KODE SEKOLAH KODE PETUGAS KODE DISTRIBUSI NAMA SEKOLAH NAMA KEPALA SEKOLAH ALAMAT SEKOLAH NO TELP SEKOLAH ... varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) char(200) <pk> <fk2> <fk1> TBM KODE TBM KODE KELURAHAN KODE DISTRIBUSI KODE RW KODE PETUGAS KODE KECAMATAN NAMA TBM ALAMAT TBM PETUGAS TBM LUAS RUANGAN TBM JUMLAH KOLEKSI BUKU TBM NAMA PETUGAS TEKNIS TBM

varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) integer varchar(200) <pk> <fk4> <fk1> <fk3> <fk2> <fk5> PETUGAS TEKNIS KODE PETUGAS

NAMA PETUGAS TEKNISI TEMPAT TANGGAL LAHIR ALAMAT PETUGAS NO TELP PETUGAS PENDIDIKAN PENEMPATAN PENDAMPINGAN SURAT PERINGATAN ANGKATAN ... varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) char(20) varchar(200) varchar(200) varchar(200) varchar(200) <pk> KECAMATAN KODE KECAMATAN NAMA KECAMATAN varchar(200) varchar(200) <pk> KELURAHAN KODE KELURAHAN NAMA KELURAHAN varchar(200) varchar(200) <pk> RW KODE RW NAMA RW ALAMAT RW varchar(200) varchar(200) varchar(200) <pk> Bantuan KODE BANTUAN KODE CSR JUMLAH BANTUAN TANGGAL BANTUAN varchar(200) varchar(200) integer timestamp <pk> <fk> TERDISTRIBUSI KODE BUKU KODE DISTRIBUSI varchar(200) varchar(200) <fk1> <fk2>

4.5Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

a. Tabel

Nama Tebel : Sekolah

Primary Key : KODE_SEKOLAH

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menginputkan data sekolah

Tabel 4.1 Sekolah

No. Field Type Length Key

1. KODE_SEKOLAH Varchar 20 Primary

Key

2. NAMA_SEKOLAH Varchar 50 -

3. NAMA_KEPALA_SEKOLAH Varchar 30 -

4. ALAMAT_SEKOLAH Varchar 50 -

5. TELP_SEKOLAH Varchar 12 -

b. Tabel

Nama Tebel : Kelurahan

Primary Key : KODE_KEL

Foreign Key : -

36

Tabel 4.3 Kelurahan

No. Field Type Length Key

1. KODE_KEL Varchar 20 Primary

Key

2. KODE_KEC Varchar 20 -

3. NAMA_KELURAHAN Varchar 50 -

4. KODE_POS Varchar 5 -

c. Tabel

Nama Tebel : Kecamatan

Primary Key : KODE_KEC

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menginputkan data kecamatan

Tabel 4.5 Kecamatan

No. Field Type Length Key

1. KODE_KEC Varchar 20 Primary

Key

2. NAMA_KEC Varchar 50 -

d. Tabel

Nama Tebel : Buku

Primary Key : NO_INDUK_BUKU

Foreign Key : -

Tabel 4.6 Buku

No. Field Type Length Key

1. NO_INDUK_BUKU Varchar 20 Primary

Key

2. ID_PEGAWAI Varchar 20 -

3. SUBYEK_BUKU Varchar 100 -

4. JUDUL_BUKU Varchar 200 -

5. NAMA_PENGARANG Varchar 30 -

6. PENERBIT Varchar 50 -

7. KOTA_PENERBIT Varchar 50 -

8. KOTA_PENERBIT_LAIN Varchar 50 -

9. NILAI_BUKU Varchar 5 -

10. TAHUN_ANGGARAN Varchar 4 -

11. ISBN Varchar 30 -

12. BIOGRAFI Varchar 100 -

13. HALAMAN_ROMAWI Varchar 10 -

14. JENIS_BUKU Varchar 10 -

15. DESKRIPSI Varchar 150 -

16. TAHUN_TERBIT Varchar 10 -

17. TINGGI_BUKU Varchar 20 -

18. HALAMAN Varchar 10 -

38

e. Tabel

Nama Tebel : Detail Buku

Primary Key :

Foreign Key : NO_INDUK_BUKU

Fungsi : Untuk menginputkan detail buku

Tabel 4.6 Detail buku

No. Field Type Length Key

1. NO_INDUK_BUKU Varchar 20 -

2. STATUS_BUKU Varchar 100 -

3. KONDISI_BUKU Varchar 20 -

4. STATUS_AKTIF Varchar 20 -

5. ASAL_BUKU Varchar 50 -

6. NAMA_CSR Varchar 50 -

7. ALAMAT_CSR Varchar 50 -

4.6Desain Input/Output

Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Studio.net 2008 dan didukung oleh database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain

Input/Output dari aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1) Desain Input

Berikut ini merupakan desain input yang terdapat dalam Aplikasi sistem informasi Pemasukan Buku Dari Bantuan dan Pendistribusian Dari Donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya:

2) Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk validasi user yang menggunakan aplikasi:

Gambar 4.12 Form Login

3) Form Data Sekolah

Berikut ini merupakan tampilan dari form data sekolah yang berfungsi untuk input data sekolah yang mendapatkan distribusi buku:

Gambar 4.13 Form Sekolah

4) Form Data Kelurahan

Berikut ini merupakan tampilan dari form data kelurahan yang berfungsi untuk input data kelurahan yang mendukung lokasi sekolah atau TBM:

40

Gambar 4.14 Form Data Kelurahan

5) Form Data Kecamatan

Berikut ini merupakan tampilan dari form data kecamatan yang berfungsi untuk input data menu yang mendukung lokasi Sekolah atau TBM:

Gambar 4.15 Form Data Kecamatan

6) Form Data Buku

Berikut ini merupakan tampilan dari form data buku yang berfungsi untuk

input data buku, mengetahui buku yang didistribusikan, asal buku yang didapat

Gambar 4.16 Form Data Buku

4.7Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.

1) Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

A. Intel Pentium 4 CPU 2.00 GHz

B. Memory 512 MB Ram

C. VGA 64 MB

42

A. Microsoft Windows XP Professonal

B. Microsoft SQL Server 2008

4.8Penjelasan Pemakaian Aplikasi

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem . Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:

1) Form Login

Form login ini adalah form pertama yang muncul ketika program dijalankan. User harus menginputkan username dan password yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 4.17 Form Login

Jika username atau password yang diinputkan user benar atau sesuai maka akan muncul message box seperti berikut ini:

Klik tombol OK dan user harus menginputkan kembali username dan password yang sesuai.

2) Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem penjualan produk oleh masing-masing franchisee.

Gambar 4.19 Menu Utama

Pada menu utama terdapat beberapa sub menu seperti berikut ini:

A. Menu : berisi sub menu log in dan sub menu log out yang berfungsi

untuk masuk ke aplikasi dan keluar aplikasi sesuai dengan username dan password masing-masing.

B. Admin : berisi form untuk menampilkan data admin.

C. Pembinaan: berisi sub menu pembinaan yang berfungsi untuk

menginputkan data-data yang dibutuhkan oleh pembinaan.

D. Laporan: berisi form-form untuk menampilkan laporan yang disediakan

44

E. Keluar: berfungsi untuk keluar dari aplikasi ini.

Sub menu yang ada di dalam menu utama akan memunculkan form yang sesuai dengan sub menu yang dipilih.

3) Form Data Sekolah

Implementasi pada form data Sekolah ini dapat dari gambar 4.20 berikut ini:

Gambar 4.20 Form Data Sekolah

Pada form ini user dapat maintenance data sekolah. Pada textbox Kode Sekolah akan terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah yang ada di database dengan penambahan dua karakter bertipe string. Kemudian textbox nama sekolah, textbox alamat sekolah, dan textbox telp/Hp harus diisi sesuai dengan data yang ada. Untuk textbox Nama Kepsek. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

A. Button tambah, berfungsi untuk menambah data sekolah kemudian data

sekolah tersebut dapat diubah dan dapat dihapus bila tidak diperlukan lagi. B. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry oleh user.

C. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data yang telah di-update oleh user.

D. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data sekolah yang tidak

diperlukan lagi.

E. Button batal, berfungsi untuk keluar dari form data sekolah.

Gambar 4.21 Message Box pada Button simpan

4. Form Data Buku

46

Gambar 4.22 Form Data Buku

Pada form data buku, button cari pertama melakukan pencarian subyek untuk pengelompokan buku. Lalu pada button cari kedua melakukan pencarian kota penerbit, pada Lalu pada button cari tiga melakukan pencarian kota penerbit lain, pada button cari ketiga melakukan pencarian status buku untuk didistribusikan kemana.

A. Button tambah, berfungsi untuk menambah detail data buku.

B. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry

oleh user.

4.9 Laporan Sekolah

Berikut ini adalah laporan data sekolah yang didapat saat penginputan data sekolah.

48

4.10 Laporan Bantuan dan Distribusi Buku

Berikut ini adalah laporan data bantuan dan distribusi buku yang didapan saat penginputan data buku.

4.11 Evaluasi

Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur ini, maka dibuat evaluasi sebagai berikut :

1) Dari aplikasi yang dijabarkan pada bab ini maka dapat disimpulkan

bahwa sudah tercapainya tujuan yaitu membuat rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian buku dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

2) Aplikasi yang sudah dibangun sudah sesuai dengan desain sistem yang

sudah dirancang yang meliputi document flow , system flow, data flow diagram, dan desain database.

3) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan yang

diinginkan yaitu laporan distribusi buku ke sekolah dan TBM, laporan data sekolah, dan laporan bantuan buku dari CSR.

4) Belum adanya perbedaan tampilan antara jumlah buku dari bantuan

50

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistibusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Kesimpulan dari sistem ini adalah sebagai berikut:

1) Telah dihasilkan sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan

pendistribusian buku dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

2) Telah dihasilkan sistem pendataan pemasukan buku dari bantuan dan

pendistribusian buku dari donatur sehingga tercipta internal control yang baik untuk menyimpan semua data tentang petugas teknis sehingga semua data tersimpan dan tidak hilang.

3) Sistem ini dapat menghasilkan informasi berupa laporan pemasukan buku

dari bantuan yang diinginkan, sehingga bagian pembinaan tidak bekerja dua kali.

4) Sistem ini dapat menghasilkan informasi jumlah buku dari bantuan dan

jumlah buku yang didistribusikan. Sehingga dapat menghasilkan informasi jumlah buku dan tujuan buku yang didistribusikan.

5.2 Saran

Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dalam sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip

dan Perpustakaan Kota Surabaya, maka saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1) Seharusnya sistem informasi ini dapat dikembangkan seperti tampilan

pada gridview ada perbedaan antara jumlah buku dari bantuan dan jumlah buku dari pendistribusian. Sehingga dapat terlihat buku apa dari bantuan dan yang didistribusikan.

52

DAFTAR PUSTAKA

Anonimous,2014.Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh. (Online).http://arpusacehprov .go.id /index.php/joomla-overview/tugas-dan-fungsi.html, diakses 12 Desember 2014.

Budiani, Ninuk. 2000. _{Data Flow Diagram Sebagai Alat Bantu Desain Sistem. (Online).}

http://pranata.depkeu.go.id, diakses 24 Juli 2014.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems, 9th edition. Jakarta: Salemba Empat.

Soetminah, 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan,Yogyakarta :

Kanisius.

Sutarno NS, 2003. Perpustakaan dan Masyarakat,Jakarta : Yayasan Obor Indonesia

Sulistyo-Basuki, 2006. Metode Penelitian, Jakarta: Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

47

4.9 Laporan Sekolah

Berikut ini adalah laporan data sekolah yang didapat saat penginputan data sekolah.

4.10 Laporan Bantuan dan Distribusi Buku

Berikut ini adalah laporan data bantuan dan distribusi buku yang didapan saat penginputan data buku.

49

4.11 Evaluasi

Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur ini, maka dibuat evaluasi sebagai berikut :

1) Dari aplikasi yang dijabarkan pada bab ini maka dapat disimpulkan bahwa sudah tercapainya tujuan yaitu membuat rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian buku dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

2) Aplikasi yang sudah dibangun sudah sesuai dengan desain sistem yang sudah dirancang yang meliputi document flow , system flow, data flow diagram, dan desain database.

3) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan yang diinginkan yaitu laporan distribusi buku ke sekolah dan TBM, laporan data sekolah, dan laporan bantuan buku dari CSR.

4) Belum adanya perbedaan tampilan antara jumlah buku dari bantuan dengan jumlah buku yang didistribusikan.

50 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistibusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Kesimpulan dari sistem ini adalah sebagai berikut:

1) Telah dihasilkan sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian buku dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

2) Telah dihasilkan sistem pendataan pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian buku dari donatur sehingga tercipta internal control yang baik untuk menyimpan semua data tentang petugas teknis sehingga semua data tersimpan dan tidak hilang.

3) Sistem ini dapat menghasilkan informasi berupa laporan pemasukan buku dari bantuan yang diinginkan, sehingga bagian pembinaan tidak bekerja dua kali.

4) Sistem ini dapat menghasilkan informasi jumlah buku dari bantuan dan jumlah buku yang didistribusikan. Sehingga dapat menghasilkan informasi jumlah buku dan tujuan buku yang didistribusikan.

5.2 Saran

Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dalam sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip

51 dan Perpustakaan Kota Surabaya, maka saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1) Seharusnya sistem informasi ini dapat dikembangkan seperti tampilan pada gridview ada perbedaan antara jumlah buku dari bantuan dan jumlah buku dari pendistribusian. Sehingga dapat terlihat buku apa dari bantuan dan yang didistribusikan.

DAFTAR PUSTAKA

Anonimous,2014.Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh. (Online).http://arpusacehprov .go.id /index.php/joomla-overview/tugas-dan-fungsi.html, diakses 12 Desember 2014.

Budiani, Ninuk. 2000. _{Data Flow Diagram Sebagai Alat Bantu Desain Sistem. (Online).} http://pranata.depkeu.go.id, diakses 24 Juli 2014.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems, 9th edition. Jakarta: Salemba Empat.

Soetminah, 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan,Yogyakarta : Kanisius.

Sutarno NS, 2003. Perpustakaan dan Masyarakat,Jakarta : Yayasan Obor Indonesia

Sulistyo-Basuki, 2006. Metode Penelitian, Jakarta: Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia