Catatan Akuntansi yang Digunakan Prosedur Dalam Sistem Penagihan

commit to user dokumen syarat penagihan kepada PT. Asuransi Aviva Indonesia. 12 Surat Penagihan Surat ini dibuat oleh petugas bagian penagihan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebagai keperluan penagihan kepada pihak asuransi bersamaan dengan berkas lainnya. Surat ini juga ditandatangani oleh Kepala Bagian Akuntansi rumah sakit.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

1 Daftar Piutang Daftar piutang adalah catatan yang berisi nama serta jumlah biaya perawatan pasien asuransi yang akan ditagihkan. 2 Buku Besar Piutang Buku besar piutang merupakan catatan yang digunakan sebagai ringkasan data piutang yang sebelumnya telah dilakukan rekap daftar pasien. 3 Buku Pembantu Piutang Buku pembantu piutang ini digunakan sebagai catatan yang merinci nama serta rincian jumlah pelayanan kesehatan pasien yang tertera dalam buku besar. commit to user

d. Prosedur Dalam Sistem Penagihan

1 Prosedur Pendaftaran Pasien Asuransi Aviva Prosedur pendaftaran merupakan prosedur awal. Pasien mendaftarkan diri di bagian pendaftaran. Pasien baru menyerahkan Aviva Card , dua lembar fotokopi Aviva Card dan Kartu Tanda Penduduk. Sedangkan bagi pasien lama harus menyerahkan Kartu Ijin Berobat sebagai syarat tambahan. Berdasarkan data yang telah diperoleh, bagian pendaftaran memasukkan data pasien ke komputer dengan software yang telah disediakan. Selanjutnya bagi pasien baru, petugas akan membuatkan Kartu Ijin Berobat dan Kartu Poliklinik. Kemudian, petugas mengisi Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan. Petugas menggesekkan Aviva Card pada terminal Admedika yang tersedia. Penggesekkan kartu tersebut akan mencetak lembar Gesek Pendaftaran. Selanjutnya petugas meminta tanda tangan pasien yang bersangkutan pada lembar Gesek Pengesahan tersebut. Kemudian Aviva Card dan Kartu Ijin Berobat tersebut diserahkan kepada pasien. Bagian pendaftaran mengirimkan Kartu Poliklinik, lembar satu dan dua Gesek Pendaftaran, serta Formulir commit to user Klaim Asuransi Rawat Jalan ke Instalasi Rawat Jalan Poliklinik. Petugas pendaftaran menyusun Laporan Harian Bagian Pendaftaran rangkap dua. Lembar satu Laporan Harian Bagian Pendaftaran diserahkan ke bagian rekam medik, sedangkan lembar dua Laporan Harian Bagian Pendaftaran dan lembar tiga Gesek Pendaftaran diarsipkan sementara berdasarkan tanggal transaksi yang tertera. Bagian pendaftaran menyerahkan dokumen lain, seperti fotokopi Aviva Card dan Kartu Tanda Penduduk ke bagian kerjasama. 2 Prosedur Pelayanan Kesehatan Pasien Asuransi Aviva Bagian Instalasi Rawat Jalan Poliklinik yang menerima Kartu Poliklinik, Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan, dan dua lembar Gesek Pendaftaran dari bagian pendaftaran segera melakukan tindakan. Dokter melakukan pemeriksaan terhadap pasien tersebut. Setelah melakukan pemeriksaan, dokter atau perawat yang bertugas melengkapi Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan. Bagi pasien yang memerlukan pemeriksaan penunjang, dokter membuatkan Surat Permintaan Pemeriksaan Penunjang Medis. Surat commit to user diserahkan ke bagian penunjang medis bersamaan dengan Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan. Bagian penunjang medis menerima berkas tersebut, kemudian melakukan tindakan sesuai permintaan dokter. Setelah melakukan pemeriksaan, petugas bagian penunjang medis membuat lembar Hasil Pemeriksaan rangkap dua. Lembar satu Hasil Pemeriksaan kemudian diserahkan ke Instalasi Rawat Jalan Poliklinik untuk dilakukan evaluasi oleh dokter yang menangani. Dokter yang melakukan pemeriksaan kemudian membuat resep obat bagi pasien. Petugas bagian poliklinik membuat Nota Tagih Poliklinik rangkap tiga dan menyusun Laporan Harian Bagian Poliklinik. Selanjutnya, Nota Tagih Poliklinik lembar satu dan dua beserta lembar satu dan dua Gesek Pendaftaran diserahkan ke bagian kasir rawat jalan. Laporan Harian Bagian Poliklinik diserahkan ke bagian rekam medik. Berdasakan data tersebut, bagian poliklinik menyusun lembar Bukti Pelayanan Rawat Jalan. Bukti Pelayanan Rawat Jalan tersebut diarsipkan sementara dengan Nota Tagih Poliklinik. commit to user Bagian penunjang medis, setelah memberikan pelayanan kemudian membuat Nota Tagih Penunjang Medis rangkap tiga dan Laporan Harian Bagian Penunjang Medis rangkap dua. Lembar satu dan dua Nota Tagih Penunjang Medis diserakan ke bagian kasir rawat jalan bersamaan dengan Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan. Sedangkan lembar satu Laporan Harian Bagian Penunjang Medis diserahkan ke bagian rekam medik dan lembar dua Laporan Harian Bagian Penunjang Medis diarsikan sementara bersamaan dengan lembar dua Hasil Pemeriksaan dan Surat Permintaan Penunjang Medis. 3 Prosedur Pengambilan Obat Bagian farmasi menerima resep obat dari pasien kemudian menyiapkan obat dan memberikannya kepada pasien tersebut. Selanjutnya, bagian farmasi membuat Nota Tagih Obat rangkap tiga dan Laporan Harian Bagian Farmasi rangkap dua. Nota Tagih Obat lembar satu dan dua diserahkan ke bagian kasir rawat jalan. Laporan Harian Bagian Farmasi lembar satu diserahkan ke bagian rekam medik. Resep obat, Nota Tagih Obat lembar tiga, dan Laporan Harian Bagian Farmasi lembar dua diarsipkan. commit to user 4 Prosedur Penyimpanan Data Bagian rekam medik yang menerima Kartu Poliklinik dan Laporan Harian Bagian Instalasi Rawat Jalan Poliklinik, Penunjang Medis, Farmasi, melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen tersebut dan membuat Medical Resume pasien. Kartu Poliklinik diarsipkan permanen sesuai nomor kartu pasien, sedangkan dokumen lainnya diarsipkan sementara berdasarkan urutan tanggal. 5 Prosedur Pengesahan Transaksi Bagian kasir rawat jalan yang menerima Nota Tagih Poliklinik, Penunjang Medis, dan Farmasi menggesekkan Aviva Card pasien ke mesin terminal Admedika dan memasukkan nominal jumlah tagihan masing-masing nota tagih. Setelah itu terminal Admedika akan mencetak lembar Gesek Pengesahan rangkap tiga. Petugas meminta pasien menandatangani lembar Gesek Pengesahan tersebut. Gesek Pendaftaran, Nota Tagih Poliklinik, Nota Tagih Penunjang Medis, Nota Tagih Obat, Formulir Klaim Rawat Jalan, dan Gesek Pengesahan lembar satu dan dua diserahkan ke bagian kerjasama. Berdasarkan dokumen tersebut, bagian kasir rawat jalan membuat Laporan Harian commit to user Bagian Kasir Rawat Jalan rangkap dua. Lembar satu Laporan Harian Bagian diserahkan ke bagian akuntansi, sedangkan lembar dua diarsipkan. 6 Prosedur Pencatatan Transaksi Bagian kerjasama mencocokkan dan mengecek total tagihan pasien asuransi Aviva berdasakan Gesek pendaftaran, Nota Tagih Poliklinik, Nota Tagih Penunjang Medis, Nota Tagih Obat, dan Gesek Pengesahan. Selanjutnya, mencatat dan merekap jumlah tagihan ke Buku Besar Piutang dan Buku Pembantu Piutang. Selain itu, bagian kerjasama membuat Daftar Piutang. Daftar Piutang diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi menerima Daftar Piutang dari bagian kerjasama dan Laporan Harian Bagian Kasir Rawat Jalan yang kemudian memasukkan data ke software yang telah disediakan. Selanjutnya mencocokkan, dan mencatat tagihan ke Buku Besar Piutang, dan Buku Pembantu Piutang. 7 Prosedur Penagihan Bagian kerjasama membuat Surat Penagihan berdasarkan dokumen yang diperoleh. Surat Penagihan tersebut berisi nama pasien peserta asuransi Aviva dan commit to user total biaya yang ditanggungnya. Surat penagihan tersebut diserahkan ke bagian akuntansi untuk ditandatangani oleh Kepala Bagian Akuntansi. Selanjutnya, bagian ini mempersiapkan dokumen yang digunakan untuk keperluan penagihan. Dokumen penagihan tersebut antara lain, lembar satu Gesek Pendaftaran, Gesek Pengesahan, Nota Tagih Poliklinik, Nota Tagih Penunjang Medis, Nota Tagih Obat, Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan, fotokopi Surat Permintaan Pemeriksaan Penunjang Medis, fotokopi Hasil Pemeriksaan, fotokopi Resep Obat, fotokopi Medical Resume, fotokopi Kartu Tanda Penduduk, dan fotokopi Aviva Card . Dokumen-dokumen tersebut ditagihkan ke PT. Asuransi Aviva Indonesia bersamaan dengan Surat Penagihan. Sedangkan lembar dua Gesek Pendaftaran, Gesek Pengesahan, Nota Tagih Poliklinik, Nota Tagih Penungjang Medis, Nota Tagih Obat, Formulir Klaim Asuransi Rawat Jalan, fotokopi Kartu Tanda Penduduk, dan fotokopi Aviva Card diarsipkan.

e. Bagan Alir