Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

memintakan otorisasi cek dan menyerahkan cek ke pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi pemegang dana kas kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat tertentu yang di tunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil cash count secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak surprised audit terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. Menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008, terdapat dua prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja dan prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan. 1. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu : a. Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki. b. Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang diharapkan, penanggung jawab, pelaksana kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh koordinator tim kerja dan ketua bidang. c. Proposal dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d. Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan Bendahara Dewan Paroki. e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno. f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan persetujuan proposal kegiatan, apabila proposal kegiatan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran biaya dalam proposal kegiatan sama atau lebih kecil daripada RAPB Paroki. g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih besar daripada Rancangan Anggaran Penerimaan dan Biaya RAPB Paroki. h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada pelaksana kegiatan. k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat pada catatan bon sementara. l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan. m. Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat laporan pertanggungjawaban yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti. n. Bardasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani Bukti Kas Masuk BKM untuk semua penerimaan yang diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP, mengembalikan bon sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat realiasasi pada cartatan bon sementara asli. o. Berdasarkan BKK dab Bukti Kas Masuk BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan p. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti- bukti pendukungnya. Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 TIM KERJA Mulai Proposal 1 Proposal 2 Menyerahkan proposal ke bendahara dewan paroki 1 2 4 Proposal 2 Bon sementara 2 Mengisi bon sementara Menerima uang dari bendahara Melaksanakan kegiatan dan kemudian membuat LPJ Bon sementa 2 Bon sementara 1 3 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Menyerahkan LPJ dilampiri bukti pendukung kepada bendahara 5 Proposal 1 Proposal 2 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI 1 Memeriksa proposal Memberikan persetujuan tertulis 2 3 Mencatat dalam CBTS CBTS Diserahkan kembali untuk direvisi Diserahkan tim kerja untuk dilaksanakanan Bersama uang diserahkan ke panitia N 4 Proposal 1 Proposal 2 Proposal 1 Proposal 2 tidak disetujui disetuji Bon sementa 2 Bon sementara 1 Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI 5 6 Memutuskan untuk menerima atau menolak Membuat dan menandatangani BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Mencatat dalam BKDP BKDP 6 BKK dan BKM di tandatangai Pastor paroki Operator memasukkan data BKK dan BBM ke Komputer Diserahkan kembali untuk direvisi LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti LPJ ditolak LPJ diterima Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Selesai N 2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu : a. Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib membuat proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki. b. Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang di harapkan, susunan panitia, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan misalnya dengan mengundang pembicara dari luar paroki, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua dan bendahara panitia. c. Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d. Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan Bendahara Dewan Paroki. e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan kepaniatian yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapat Dewan Paroki Pleno. f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan sama atau lebih kecil daripada Rincian Anggaran Penerimaan dan Biaya RAPB Paroki. g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki. h. Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. i. Untuk menerima uang, Bendahara Panitia mengajukan permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada Bendahara Panitia. k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat pada catatan bon sementara. l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan. m. Setelah selesai dilakukan, Ketua Panitia wajib membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan batas waktu sesuai yang ditetapkan dan diserahkan kepada Dewan Paroki n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus dalam rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia untuk memutuskan penerimaan atau penolakan atas laporan pertanggungjawanban panitia. o. Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban kegiatan diterima oleh Dewan Paroki. p. Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani Bukti Kas Masuk BKM untuk semua penerimaan yang diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP, mengembalikan bon sementara asli kepada bendahara panitia dan mencatat realiasasi pada catatan bon sementara . q. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan. r. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti- bukti pendukungnya. Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 KEPANITIAAN Mulai Proposal 1 Proposal 2 Menyerahkan proposal ke bendahara dewan paroki 1 2 4 Proposal 2 Bon sementara 2 Mengisi bon sementara Menerima uang dari bendahara Melaksanakan kegiatan dan kemudian membuat LPJ Bon sementa 2 Bon sementara 1 3 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Menyerahkan LPJ dilampiri bukti pendukung kepada bendahara 5 Proposal 1 Proposal 2 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI 1 Memeriksa proposal Memberikan persetujuan tertulis 2 3 Mencatat dalam CBTS CBTS Diserahkan kembali untuk direvisi Diserahkan panitia untuk dilaksanakanan Bersama uang diserahkan ke panitia N 4 Proposal 1 Proposal 2 Proposal 1 Proposal 2 tidak disetujui disetuji Bon sementa 2 Bon sementara 1 Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI 5 6 Memutuskan untuk menerima atau menolak Membuat dan menandatangani BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Mencatat dalam BKDP BKDP 6 BKK dan BKM di tandatangai Pastor paroki Operator memasukkan data BKK dan BBM ke Komputer Diserahkan kembali untuk direvisi LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti LPJ ditolak LPJ diterima Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Selesai N

G. Dokumen dan Catatan Akuntansi

Menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008, dalam pelaksanaan proses akuntansi diperlukan dokumen dan catatan akuntansi untuk memudahkan proses pencatatan dan pemeriksanaan atas transaksi keuangan yang terjadi. Formulir yang digunakan harus dibuat sedemikian rupa sehingga mencerminkan sistem pengendalian intern yang memadai dan dapat berfungsi sebagai alat bantu yang memudahkan pelaksanaan proses akuntansi. Contoh dokumen dan catatan akuntansi yang disajikan harus digunakan oleh Paroki dan Paroki dapat mengembangkan atau membuat dokumen dan catatan akuntansi yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan Paroki. Namun demikian, dokumen dan catatan akuntansi yang dikembangkan atau dibuat tersebut harus mencerminkan sistem pengendalian intern yang memadai. Menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008, dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yaitu: 1. Buku Kas Dewan Paroki BKDP Buku Kas Dewan Paroki BKDP, digunakan untuk mencatat semua transaksi kas masuk dan kas keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara secara cepat transaksi kas yang terjadi dan saldo kas yang dimiliki. 2. Buku Bank Tidak Terikat BBTT Buku Bank Tidak Terikat BBTT, digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat masuk dan bank tidak terikat keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat taransaksi bank tidak terikat yang terjadi dan saldo bank tidak terikat yang dimiliki. 3. Buku Bank Terikat Sementara –Tabungan BTST Buku Bank Terikat Sementara –Tabungan BTST, digunakan untuk mencatat semua transaksi bank terikat sementara – tabungan masuk dan bank terikat sementara –tabungan keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahuai secara cepat transaksi bank terikat sementara – tabungan yang terjadi dan bank terikat sementara–tabungan yang dimiliki. 4. Buku Bank Terikat Sementara –Giro BTSG Buku Bank Terikat Sementara –Giro BTSG, digunakan untuk mencatat semua transaksi bank terikat sementara –giro masuk dan bank terikat sementara – giro keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara capat transaksi bank terikat sementara – giro yang terjadi dan saldo bank terikat sementara – giro yang dimiliki. 5. Laporan Kas Kecil Dewan Paroki LKKP Laporan Kas Kecil Dewan Paroki LKKP, digunakan oleh Kasir untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. 6. Laporan Kas Kecil Devosionalia LKKD Laporan Kas Kecil Devosionalia LKKD, digunakan oleh Kasir Devosionalia untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. 7. Laporan Kas Kecil Wisma Paroki LKKW Laporan Kas Kecil Wisma Paroki LKKW, digunakan oleh Kasih Wisma Paroki untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas Wisma Paroki sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. 8. Tanda Terima Tanda terima, berfungsi sebagai bukti penerimaan sumbangan dan penerimaan lain-lain secara tunai wesel cek bilyed giro. Dalam bukti ini terdapat nomor urut bukti yang tercetak sebagai bentuk pengendalian intern. 9. Tanda Bayar Tanda Bayar secara tunai wesel cek bilyed giro , berfungsi sebagai media otorisasi tanda persetujuan Pastor Paroki dan Bendahara Dewan Paroki atas pengeluaran uang yang akan dilakukan. Bukti eksternal, dalam bukti ini terdapat nomor urut bukti yang tercetak sebagai bentuk