BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK SARANA
3.1 Letak dan Bangunan
Apotek Sarana didirikan pada tahun 1992 dengan nomor Surat Izin Apotek SIA: 2202KanwilFM-0SIAX92 yang dikelola oleh Dra. Ross Ernny, Apt. sebagai
Apoteker Pengelota Apotek APA sekaligus sebagai Pemilik Sarana Apotek PSA. Apotek Sarana Medan berada di Jl. Aip II KS Tubun No. 94 Medan, yang
terletak di daerah pertokoan dan pemukiman yang rarnai dengan penduduk yang cukup padat, mudah dijangkau oleh kendaraan umum, tersedia tempat parkir dan dekat
dengan tempat-tempat pelayanan kesehatan lain seperti praktek dokter dan klinik. Luas bangunan apotek ± 4 m x 22 m terdiri dari ruang tunggu, ruang
penjualan bebaskasir, ruang peracikan, gudang, ruang APA, ternpat pencucian dan kamar mandiWC.
3.2 Struktur Organisasi Personalia
Struktur organisasi Apotek Sarana Medan dapat dilihat pada gambar berikut:
Pelayanan Administrasi
Pelayanan Penjualan
Pembelian Kasir
APAPSA
Gambar 1. Struktur Organisasi Apotek Sarana Medan
16
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
Kegiatan apotek dilakukan setiap hari kerja mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 22.00 WIB kecuali hari Minggulibur, dimana pengaturan
tenaga kerja dibagi dalam dua shift yaitu shift pagi dan shift malam.
3.3. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi pada apotek Sarana Medan meliputi perencanaan pembelian, pelaksanaan pembelian dan pemeriksaan hasil pembelian.
3.3.1. Perencanaan Pembelian
Perencanaan pembelian dilakukan dengan menetapkan jumlah barang yang akan dibeli dengan mernperhatikan kebutuhan penjualan resep dan penjualan bebas,
menentukan pemasok dengan memperhatikan legalitasnya, kondisi pembelian dan pembayaran yang diberikan dan juga kecepatan pengiriman barang.
3.3.2. Pelaksanaan Pembelian
Pelaksanaan pembelian dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Pemeriksaan stok barang atau perbekalan farmasi di ruang peracikan dan gudang. Item barang yang habis atau kurang dicatat dalam suatu buku barang kosong.
2. Menetapkan item dan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan sifat barang
apakah slow moving atau fast moving. 3.
Barang yang sudah ditetapkan untuk dibeli diperiksa dan disetujui oleh APA, selanjutnya dicatat dalam buku pesanan.
4. Pada pagi hari, buku pesanan barang diberikan pada salesman agar dapat
mengetahui dan mencatat kebutuhan apotek. 5.
Bila ada barang yang tidak dapat disediakan oleh salesman, maka apotek akan
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
menghubungi pemasok lain melalui telepon. Untuk pembelian narkotika, dilakukan dengan cara khusus dimana pemesanan
langsung kepada Pedagang Besar Farmasi PBF Kimia Farma Medan dengan menggunakan surat pesanan narkotika formulir N-9 rangkap 5 yang ditandatangani
oleh Apoteker Pengelola Apotek APA. Pemesanan dan penerimaan barang dilakukan langsung oleh APA.
3.3.3. Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Pembelian
Prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut: 1.
Petugas pembelian menerima barang dari pemasok disertai dengan surat pengantar barang faktur rangkap 4 dan surat pesanan.
2. Pemeriksaan secara visual kondisi fisik dan jumlah barang dengan surat
pesanan barang. Bila sesuai, petugas menandatangani faktur dan membubuhkan stempel apotek. Satu lembar copy faktur sebagai pertinggal untuk apotek dan
faktur asli beserta 2 copy faktur lainnya dikembalikan pada petugas pengantar barang.
Pemeriksaan hasil pembelian dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Menyesuaikan faktur dengan barang yang diterima meliputi jumlah, jenis, keadaan, kebenaran harga dan kondisi yang disepakati.
2. Meminta penjelasan pemasok apabila keadaan barang tidak sesuai dengan yang
diinginkan sebagaimana tertulis dalam faktur untuk segera dikoreksi. 3.
Membukukan setiap pembelian yang dilakukan setiap hari.
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
3.4. Penyimpanan dan Penataan
Penyimpanan barang dilakukan di gudang dan dicatat dulam buku stok. Apabila persediaan barang di bagian penjualan ataupun di ruang peracikan sudah habis
maka dilakukan penataan barang berdasarkan bentuk sediaan, abjad alfabetis, yang menggunakan prinsip FIFO First In First Out yaitu obat yang masuk lebih awal
dikeluarkan terlebih dahulu dan prinsip FEFO First Expired First Out, yaitu obat dengan tanggal expired lebih dekat dikeluarkan terlebih dahulu.
3.5. Pelayanan
Pelayanan di apotek Sarana Medan dapat berupa pelayanan resep tunai, resep kredit, pelayanan bebas dan pelayanan swamedikasi, pelayanan antar obat sampai ke rumah
pasien.
3.5.1. Pelayanan Resep Tunai
Prosedur pelayanan resep tunai antara lain: 1.
Petugas menerima resep dari pasien dan memeriksa apakah obat yang diresepkan ada atau tidak. J i k a ada maka obat tersebut diberi harga dan
diinformasikan kepada pembeli. 2.
Jika pembeli setuju dengan harga yang diinformasikan maka resep diteruskan ke apoteker untuk disiapkan obatnya, kemudian diberi etiket, diperiksa dan
dikemas. 3.
Obat diberikan pada bagian penjualan untuk diperiksa kembali dan kemudian diserahkan pada pembeli serta di informasikan pemakaian obat seperlunya.
4. Pembeli rnembayarkan harga resep ke kasir.
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
5. Resep asli disimpan untuk diarsipkan.
3.5.2. Pelayanan Resep Kredit
Untuk pelayanan resep tunai maka pembayaran akan dilakukan pembeli langsung pada kasir, sedangkan untuk pelayanan resep kredit dibuat tanda terima obat
yang ditandatangani oleh pembeli untuk nantinya ditagih ke debitur yang bersangkutan.
3.5.3. Pelayanan Penjualan Bebas
Selain pelayanan resep ada juga pelayanan penjualan bebas atau tanpa resep dengan pembayaran langsung. Prosedur pelayanan penjualan bebas antara
lain: 1.
Petugas menerima permintaan dari konsumen dan menginformasikan harganya. 2.
Petugas menerima pembayaran dari konsumen serta menyerahkan barang dan memberikan informasi seperlunya.
3.5.4. Pelayanan Swamedikasi
Prosedur pelayanan swamedikasi di apotek Sarana adalah sebagai berikut: 1.
Pasien datang dan berjumpa langsung dengan apoteker. 2.
Pasien menyampaikan keluhan-keluhan yang berhubungan dengan kesehatannya. 3.
Apoteker memilihkan obat yang sesuai dengan keluhan pasien dan bila pasien setuju dengan obat yang diberikan, apoteker segera menyediakan obat yang dimimta
kemudian menyerahkannya kepada pasien disertai informasi yang diperlukan.
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
3.5.5. Pelayanan Antar Obat Sampai ke Rumah Pasien
Prosedur pelayanan antar barang sampai ke rumah pasien yaitu : 1.
Pasien menelepon apoteker, mengeluh mengenai penyakitnya dan menanyakan mengenai obat yang sesuai dengan penyakitnya kemudian memesan obat tersebut
untuk diantar sampai ke rumahnya. 2.
Apoteker menyiapkan obat yang diminta, memberi harga dan meminta petugas mengantar obat sampai ke rumah pasien. Pelayanan antar obat sampai ke rumah
pasien ini hanya terbatas untuk pasien yang sudah dikenal dan tinggal di sekitar apotek.
3.6. Administrasi
Administrasi apotek Sarana Medan meliputi: 1.
Buku pembelian, yaitu buku yang mencatat semua barang yang diterima dari distributor sebagai hasil pembelian.
2. Buku penjualan, yaitu buku yang mencatat semua penjualan barang baik
melalui resep maupun penjualan bebas. 3.
Buku pesanan barang, yaitu buku yang mencatat daftar barang yang akan dipesan, yaitu barang sudah habis persediaannya.
4. Buku hutang dagang, yaitu buku yang mencatat pembelian secara kredit.
5. Buku stok, yaitu b u k u yang mencatat pemasukan dan pengeluaran barang dari
gudang. 6.
Buku pencatatan OKT Psikotropika, yaitu buku yang mencatat pemasukan dan pengeluaran obat-obat golongan OKT Psikotropika.
Desi Hernita: Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi KomunitasApotek Di Apotek Sarana Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
7. Buku pencatatan Narkotika, yaitu buku yang mencatat pemasukan dan
pengeluaran obat-obat golongan Narkotika. Untuk obat-obat golongan narkotika, pelaporan dilakukan sekali sebulan
selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya, sedangkan untuk obat-obat psikotropika pelaporannya dilakukan dua kali setahun. Laporan-laporan ini
ditandatangani oleh APA yang ditujukan kepada kepala kantor Dinas Kesehatan Kota Medan.
3.7. Perpajakan
Kategori