xx Masing-masing pengunjung dilatih untuk bertanggung jawab atas segala
pilihan yang ditentukannya sendiri dengan cara memanfaatkan perpustakaan sebagai media informasi dan sumber ilmu pengetahuan. Sujono 2006: 306
2.2.2 Pengelolaan Perpustakaan
Setelah perpustakaan dibentuk atau dibangun maka selanjutnya perpustakaan itu akan beroperasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Pemeran
utama pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan adalah pemimpin atau kepala perpustakaan yang diangkat oleh penyelenggara.
Pemimpin perpustakaan ini yang mengelola seluruh kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Jadi tugas pengelola manajemen perpustakaan
baru dilaksanakan setelah pembentukan perpustakaan selesai dan penyelenggaraan, yaitu organisasi yang menaunginya telah mengangkat
pemimpin kepala perpustakaan. Sutarno 2006: 76 Oleh karena itu keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan tergantung
kepada pemimpin kepala perpustakaan, maka seorang kepala perpustakaan harus dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Tugas-tugas itu meliputi
kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1.
Menyiapkan rencana dan anggaran, terutama anggaran rutin tahunan, dan mengusahakan memperoleh persetujuan untuk dilaksanakan
2. Pengorganisasian pekerjaan
3. Menyediakan dan penyiapan pegawai serta sarana dan prasarana kerja
4. Menggerakkan para pelaksana agar rajin dan bersemangat kerja
5. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka
pemanfaatan bersama koleksi dan sarana prasarana perpustakaan 6.
Menjalin hubungan baik dengan atasan penyelenggaraan, pembinaan mitra kerja, dan unit-unit kerja terkait lainnya
7. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja dan penggunaan anggaran,
perlengkapan dan sarana prasarana kerja
Universitas Sumatera Utara
xxi 8.
Melakukan evaluasi terhadap rencana program, pelaksanaan penggunaan sumberdaya perpustakaan serta menyiapkan konsep perbaikan dan
peningkatan 9.
Membuat dan memberikan laporan dan pertanggung jawaban pelaksanaan program kerja kepada atasan
Agar semua tugas pengelolaan diatas dapat dilaksanakan, maka kepala perpustakaan harus dapat dilaksanakan dengan baik, maka kepala perpustakaan
harus memahami dengan jelas: 1.
Tugas dan fungsi perpustakaan 2.
Kewajiban dan tanggung jawab sebagai pemimpin 3.
Bidang kegiatan pejabat fungsional pustakawan 4.
Kegiatan pembinaan perpustakaan dari perpustakaan Nasional 5.
Kebijakan teknis dari penyelenggaraan perpustakaan
Menurut Hermawan 2003: 89 tugas utama perpustakaan adalah berperan aktif melaksanakan tugas fungsi penyelenggaraan perpustakaan tersebut, dengan
cara: 1.
Menghimpun, menyediakan, menyiapkan, mengolah, mengemas, dan memelihara koleksi bahan pustaka siap pakai, serta sarana informasi
lainnya yang sesuai dengan keperluan perpustakaan dan masyarakat pemakai
2. mendayagunakan koleksi, berupa penyediaan system layanan, penyiapan
tenaga manusia, penyediaan sarana dan prasarana, serta menginformasikan atau mempromosikan koleksi dan jasa kepada masyarakat
3. melaksanakan layanan kepada masyarakat pemakai, termasuk memberikan
informasi tentang konsep perpustakaan, bimbingan kepada pemakai yang menemui kesulitan mengakses sumber informasi
Universitas Sumatera Utara
xxii Selanjutnya agar pengelolaan perpustakaan dapat berjalan baik, maka para
pelaksana tersebut perlu mengerti, memahami dan mampu menerapkan prinsip- prinsip. Prinsip-prinsip manajemen tersebut menurut Henry 2003: 90 adalah:
1. Pembagian kerja
2. Kewenangan
3. Kepatuhan bawahan kepada pemegang kewenangan
4. Kesatuan pimpinan, satu kepala, dan satu program untuk semua orang
5. Kesatuan gerak, satu kepala, dan satu program untuk setiap orang
6. Kepentingan umum organisasi diutamakan daripada kepentingan pribadi
atau kelompok 7.
Penghargaan kepada setiap pegawai dengan adil sesuai dengan jasa dan prestasinya, yang memuaskan
8. Organisasi yang terpusat sentralistis atau desentralistis
9. Jenjang herarkhi dari atas kebawah dan dari bawah keatas
10. Asas keterlibatan dalam organisasi
11. Asas kewajaran atau keadilan
12. Asas tidak sering ada reorganisasi supaya stabil
13. Asas adanya prakarsa tumbuhnya inisiatif dari bawahan kepada atasan
14. Asas kerukunan dalam organisasi
Selain prinsip-prinsip manajemen seperti telah di uraikan diatas, maka dalam penyelenggaraan perpustakaan perlu menerapkan fungsi-fungsi manajemen
dengan benar pula. Mengenai fungsi manajemen ini, banyak sekali pendapat yang diketengahkan oleh para pakar.
Salah satu adalah yang dikemukakan oleh George 1980: 32, yaitu yang terdiri atas:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Penggerakan
4. Pengawasan
Universitas Sumatera Utara
xxiii Berikut akan dibahas satu persatu fungsi manajemen tersebut:
1. Perencanaan
Perencanaan atau planning merupakan fungsi yang pertama dalam manajemen. Perencanaan adalah rangkaian perhitungan dan menentukan tentang
apa-apa yang akan dijalankan dalam rangka pencapaian suatu tujuan objective yang tertentu, dimana, kapan bilamana. Oleh siapa, dan bagaimana tata caranya.
Setiap rencana menganudng tiga ciri khas yakni: 1.
Salah satu mengenai masa depan, berdimensi waktu kedepan 2.
Selalu mengandung kegiatan-kegiatan tertentu dan bertujuan yang akan dilakukan
3. Ada alasan, sebab, motif atau landasan, baik personal, organisasi atau
kedua-duanya Perencanaan yang baik memerlukan kemampuan berpikir yang tertentu,
seni tertentu, dan perkiraan kedepan tentang apa yang akan dicapai dan diwujudkan.
Bentuk-bentuk rencana yang praktis dan jitu akan sangat memudahkan pelaksanaan dan pengawasan. Bentuk-bentuk dasar rencana itu adalah:
1. Objektif, yaitu suatu rumusan yang hendak dicapai yang harus jelas dan
sebaiknya diketahui oleh semua komponen perangkat organisasi 2.
Kebijakan yaitu, merupakan pedoman keputusan-keputusan dimasa yang akan datang
3. Mekanisme, prosedur dan metode tentang tata cara dalam melaksanakan
segala sesuatu yang akan dijalankan 4.
Proses merupakan alur kerja yang konsisten runtut tertib dan berkelanjutan sampai dengan selesai
5. Program, jadwal, anggaran maket, disain, pola dan model tentang segala
sesuatu yang akan dijalankan agar semuanya berjalan dengan efektif dan efisien
Universitas Sumatera Utara
xxiv 2.
Pengorganisasian pengorganisasian organization adaah suatu bentuk kerjasama antara
kelompok orang, berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Setiap “bentuk” harus ada konfigurasinya yang
tertentu yang disebabkan oleh sesuatu yang didalamnya yang disebut struktur atau kerangka.
Langkah-langkah dalam pengorganisasian adalah sebagai berikut: 1.
Mempelajari rencana, terutama dari segi 2.
Apa tujuan kegiatan 3.
Apa-apa yang harus dilaksanakan 4.
Siapa-siapa yang harus menjalankan 5.
Bilamana harus dijalankan 6.
Dimana harus dijalankannya 7.
Menegaskan siapa yang berkuasa dan bertanggungjawab sepenuhnya atas semua rencana kegiatan tersebut
8. Tujuan diperinci menjadi objek sasaran sehingga seluruh kegiatan di
bagi-bagi, akhirnya mendapat unit-unit kerja atau unit tugas pengadaan, pengolahan, layanan dan lain sebainya
9. Setiap unit kerja dipertanggungjawabkan kepada suatu kelompok, bagian
atau seksi orang-orang dengan pimpinan pada seorang kepala masing- masing
10. Kepada setiap kepala unit didelegasikan kewenangan serta tanggungjawab
yang sesuai dengan bobot unitnya 11.
Dari semua apa yang diatur tersebut di atas dibuat skema atau bagan organisasi organization chart dan peraturan-peraturan beserta instruksi-
instruksinya sehingga tidak bertentangan dengan struktur organisasi yang sudah ditetapkan atasan
Secara singkat pengorganisasian diperpustakaan ada tiga kegiatan pokok, yaitu: 1.
“division of work” atau pembagian kerja 2.
“determination of the source of authority” atau penentuan sumber kewenangan, yang akan menentukan tanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
xxv 3.
“estabilishment of the relationships between positions and units to facilitate harmonius teamwork”, yaitu menciptakan tata hubungan antara
jabatan-jabatan dan unit-unit agar dapat berkembang dan menjadi tim yang harmonis
3. Penggerakan Penggerakan actuating dijalankan oleh para pimpinan dengan menerapkan
ilmu dan seni science and art setelah adanya rencana dan organisasi. Ilmu adalah kemampuan dan keterampilan berdasarkan konsep dan teori yang
diperoleh, baik melalui buku-buku ilmiah maupun pengalaman. Seni adalah kemampuan menggerakakkan bawahan untuk mau dan bersedia menjalankan
tugas dan kewajibannya atas kesadarannya sendiri tanpa paksaan dari atasan. Penggerakan merupakan pelaksanaan atas pelaksanaan dan
pengorganisasian. Pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas atau kegiatan utama sehari-hari seorang kepala atau manajer. Sutarno 2006: 96
2.2.3 Pembinaan Perpustakaan
