prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai”.
Pengendalian internal dapat mempunyai beberapa pengetian yaitu sistem pengandalian internal dalam arti sempit dan dalam arti luas.
Dalam arti sempit menurut Hartanto adalah : “Menurut prosedur-prosedur
mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi seperti misalnya mencocokan penjumlahan mendatar horizontal dengan penjumlahan melurus
vetikal.” Sedangkan pengetian Pengendalian Internal dalam arti luas dibagi menjadi
Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi.
Menurut Tunggal penengendalian akuntansi adalah “Pengendalian yang
meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahan sehingga diperlukannya cacatan akuntansi, umumnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi
operasional, penyimpangan pencacatan, serta pengawasan fisik atas kekayaan.” Sedangkan pengendalian administrasi adalah : “Pengendalian yang
meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan telah ditetapkan.”
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal
1. Tujuan Pengendalian Internal
Dalam pembentukan dan pembinaan dari pada sistem pengendalian, maka pengendalian internal sangat diperlukan guna menghindari terjadinya
peyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Tujuan pengendalian internal yang efektif dapat digolongkan sebagai
Universitas Sumatera Utara
berikut : a.
Untuk menjamin kebenaran data akuntansi.
Manajenen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam
data dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. b.
Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya. Harta fisik perusajaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun
rusak secara tidak sengaja. Sistem pengendalian internal dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan
pada saat yang tepat. c.
Untuk menggalakkan efisiensi usaha. Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksudkan untuk
menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap
pengunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. d.
Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Manajemen meyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai
tujuan perusahaan seperti memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
2. Fungsi Pengendalian Internal
Fungsi pengendalian internal mempunyai tugas penetuan antara lain apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan. Untuk dapat menentukan
adanya penyimpangan perlu diketahui dulu pada tahap perencanaan
Universitas Sumatera Utara
norma-norma ataupun ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang diharapkan, selain kebijaksanaan dalam pelaksanaannya. Pengawasan
dan penelaahan pada sistem pengendalian internal yang baik akan mampu melindungi terhadap kelemahan manusia dan mengurangi
kemungkinan kesalahan dan ketidaktelitian yang terjadi.
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Ada pun struktur pengendalian internal satuan usaha terdiri dari tiga unsur berikut ini, yaitu :
1. Lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai factor dalam membentuk, memperkuat atau memperlemah aktivitas
kebijaksanaan dan prosedur tertentu. Faktor- faktor yang mempengaruhi
terdiri dari :
a. Falsafah manajemen dan gaya operasinya.
b. Struktur organisasi satuan usaha.
c. Berfungsinya dewan komisaris dan komite-komite yang dibentuk.
d. Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab.
e. Metode pengendalian manajemen dalam memantau dan menindaklajuti
kinerja, termasuk audit internal. f.
Kebijaksanaan dan praktek personalia. g.
Berbagai faktor eksternal yang mempengaruhi operasi dan praktek satuan usaha seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislative dan
lembaga pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
Lingkungan pengendalian pada PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan terdiri dari tindakan kebijakan dan prosedur yang mencerminkan
sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan sub-sub bidang lainnya terhadap pentingnya pengendalian di dalam perusahaan itu sendiri.
Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur.
2. Sistem akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari data dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan,
mencatat dan melaporkan transaksi suatu usaha dan untuk menuyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang
bersakutan dengan transaksi tersebut. Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan perbuatan metode dan catatan akan :
a. Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi sah.
b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga
memungkinkan pengelompokan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.
c. Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan
nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan. d.
Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang semestinya.
3. Prosedur pengendalian. Prosedur pengendalian adalah kebijakan prosedur sebagai tambahan
Universitas Sumatera Utara
terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa
tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian mempunyai beberapa tujuan yang diterapkan pada berbagai tingkatan
organisasi dan pemprosesan data. Prosedur pengendalian dapat juga diintergrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan
sistem akuntansi. Secara umum prosedur pengendalian dapat dikelompokan
ke dalam prosedur yang berhubungan dengan :
a. Otoritas yang semestinya atas transaksi kegiatan.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan
seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi atau peristiwa. d.
Pengalaman yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan.
e. Pengecakan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang
semestinya atas jumlah yang dicatat. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat
untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa
tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas. Pengendalian kas memiliki berbagai dalam
Universitas Sumatera Utara
pencapai tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi.
D. Pengertian dan Klasifikasi Kas
Kas merupakan komponen aktiva yang sangat penting dan sangat mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar
dalam perekonomian kita. Kas terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam hamper semua transaksi usaha. Kas juga menjadi begitu penting karena
perorangan, perusahaan atau bahkan pemerintahan harus mempertahankan posisi likuiditas yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar
entitas bersangkutan dapat terus beroperasi.
•
Pengertian kas menurut Soemarsono adalah “segala sesuatu baik
yang berbentuk uang atau buka yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai
nominalnya.” •
Sedangkan pengertian kas menurut Munandar adalah “kas adalah
simpanan komersil dan rekening atau giro deposito di bank atau dilain tempat serta pos-pos yang ada dalam perusahaan yang dapat
dipergunakan sebagai alat media tukar atau yang dapat diterima
sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum padanya.”
Berdasarkan defenisi di atas maka dapat dikatakan bahwa kas tidak hanya terbatas pada uang tunai yang terdapat pada perusahaan, tetepi juga meliputi
semua jenis alat pembayaran yang disimpan di bank atau ditempat lain yang segera dapat dipergunakan untuk segalah kegiatan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia dalam deposito di bank. Instrumen-instrumen yang dapat dinegosiasikan seperti wesel,
cek yang disahkan, cek kasir, cek pribadi dan wesel bank juga dipandang sebagai kas. Menurut Soemarsono pengertian kas diterima pada nilai nominal sewaktu
diuangkan merupakan petunjuk untuk menentukan apakah suatu surat berharga dapat dianggap sebagai kas. Oleh karena itu, giro mundur walaupun telah ditanda
tangani bukan merupakan kas, sebab giro tersebut tidak dapat diuangkan sebelum tanggal yang telah ditentukan. Demikian juga halnya dengan deposito berjangka
dan kas bon adalah suatu pembayaran dimuka misalnya untuk biaya perjalanan yang diambil oleh pegawai perusahaan. Wesel yang diinkasokan juga belum
merupakan kas. Kriteria lain untuk dapat dianggap sebagai kas adalah dapat digunakan
segera. Artinya, apabila diminta dapat segera dikeluarkan. Dalam hal ini kas yang telah disisihkan untuk tujuan penggunaan tertentu dalam akuntansi disebut fundi
misalnya uang yang disisihkan untuk pembayaran dividen, hutang dan lain-lain tidak dapat digolongkan sebagai kas.
Suatu elemen dapat disamakan dengan kas apabila dapat diterima setiap saat sebagai alat pembayaran, khususnya dalam lingkungan bisnis dan dapat
disetorkan sebagai atau kedalam rekening giro di bank pada setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya.
Elemen-elemen yang termasuk kas meliputi :
1. Kas pada perusahaan cash on hand
Kas pada perusahaan terdiri atas :
Universitas Sumatera Utara
a. Uang tunai, meliputi uang logam dan kertas yang dimiliki perusahaan
termasuk juga uang tunai yang ada pada pemegang dana kas kecil. b.
Cek yang diterima sebagai alat pembayaran dari pihak lain tetapi oleh perusahaan belum diuangkan atau disetor sebagai rekening giro bank.
c. Elemen-elemen lainnya yang dapat disamakan dengan kas misalnya :
wesel, bukti kiriman yang belum diuangkan, bank draf, money order dan sebagainya.
2. Kas di bank cash in bank
Kas di bank adalah semua rekening giro bank yang dimiliki perusahaan yang dapat digunakan secara bebas yang dapat membiayai
kegiatan perusahaan. Pos yang tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas di bank pada neraca adalah :
a. Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu.
b. Persediaan perangko.
c. Cek mundur.
d. Cek kosong dari pihak ketiga.
e. Rekening giro pada bank diluar negeri yang tidak dapat segera dipakai.
E. Sistem Pengendalian Internal terhadap Penerimaan Kas PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan
Pengendalian internal teramat penting bagi suatu perusahaan. Tanpa adanya pendalian internal yang baik maka sulit bagi organisasi atau perusahaan
melindungi hartanya atau untuk melakukan kegiatan dengan efisien. Penciptaan pengendalian internal yang memadai itu sepenuhnya menjadi tanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
manajemen dan bukan pihak lain di luar perusahaan. Pengendalian internal ini dimaksudkan untuk menjamin struktur organisasi yang, meminimalkan suatu
kesalahan dan penyelewengan. Pada bab sebelumnya penulisan telah merumuskan beberapa hal yang
harus diperhatikan di dalam pengendalian kas yaitu :
1. Perencanaan arus kas cash flow planning
2. Pengendalian penerimaan kas
3. Pengendalian pengeluaran kas
4. Melakukan rekonsiliasi bank
5. Penerapan sistem dana kas kecil
Dalam memeriksa penerimaan uang kas harus diperoleh keyakinan bahwa semua penerimaan uang telah dipertanggung jawabkan serta telah dibukukan dan
semua uang yang seharusnya diterima benar-benar telah terima dan dibukukan. Ketika terjadi penerimaan uang, sebaiknya harus diperiksa juga uang yang di
terima melalui bank dan cash register. Uang kontan, cheque dan wesel yang di terima harus dicatat menurut urutan waktunya.
Suatu perusahaan seperti PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan dijumpai jenis transaksi kas yang biasa atau rutin. Beberapa sumber yang khas
adalah : 1.
Pengunaan jasa PT. PELNI, Pertamina 2.
Penjualan kontan Tunai 3.
Penjualan kredit Piutang 4.
Dermaga atau gedung
Universitas Sumatera Utara
5. Pembayaran kepada rekanan
Tentunya semua perusahaan mempunyai transaksi kas lain yang kurang bersifat rutin. Seperti penerimaan penjualan harta tetap yang dapat ditangani oleh
pejabat tertentu atau yang memerlukan prosedur khusus. Kebanyakanan masalah kas akan berpusat pada transaksi yang baru dikemukakan di atas, karena untuk
penerimaan kas yang lebih bersifat luar biasa atau kurang banyak dengan mudah dapat dikenakan suatu pengecekan yang sederhana. Penerimaan kas yang terbesar
adalah terutama dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Dalam pemeriksaan kas, haruslah membandingkan daftar penerimaan kiriman uang dengan catatan
dalam buku kas dan bank yang dibuat oleh bagian keuangan. Pemeriksaan buku penerimaan kas ditujukan untuk meyakinkan bahwa :
1. Semua penerimaan kas telah dipertanggung jawabkan dengan tepat.
2. Uang yang telah diterima telah dibukukan dan semua uang yang
seharusnya diterima, telah diterima dan dibukukan. Begitu juga haknya dangan giro register dan tambahan faktur penjualan
harus PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan dapat dibagi menjadi beberapa golongan besar, yaitu :
1. Penerimaan kas daru kegiatan usaha kepelabuhan
a. Pendapatan tunai.
b. Pendapatan uper.
disesuaikan pula dengan penerimaan penjualan tunai dalam buku kas atau bank. Penerimaan kas yang kemudian disetor ke bank harus dicocokan pula
dengan bukti setorannya dan rekening koran bank.
Universitas Sumatera Utara
Jika ditijau dari asalnya, sumber penerimaan kas pada PT. Pelabuhan Indonesia I persero Medan Pelunasan piutang usaha.
2. Penerimaan kas dari aktivitas lainnya
a. Pelunasaan piutang karyawan.
b. Pelunasaan piutang lain-lainnya.
c. Pengambilan uang muka.
d. Pelunasaan piutang titipan.
e. Pelunasan hutang pajak lainya.
f. Penerimaan PPN keluaran.
g. RK kantor cabang.
h. Penerimaan di luar usaha.
3. Penerimaan dari akivitas investasi
a. Pelepasan atau penjualan kertas berharga.
b. Pelepasan atau penjualan penyertaan.
c. Pelepasan atau penjualan aktiva tetap.
d. Penerimaan deviden.
4. Penerimaan dari aktivitas pendanaan
a. Penerimaan pinjaman.
b. Penerimaan obligasi.
c. Penerimaan saham.
Didalam melancarkan transaksi penerimaan kasnya PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan telah menyusun penerimaan kas dalam sistem
akuntansi. Bila ditinjau dari penerimaan kas yang dilakukan PT. Pelabuhan
Universitas Sumatera Utara
Indonesia I Persero Medan menurut penulis sudah menerapkan sistem pengendalian yang cukup baik, serta aturan yang berlaku dan dapat dikatakan
baik karena : 1.
Dari sistem pencatatan penerimaan kas yang ada apakah laporan tersebut benar atau tidak.
2. Semua penerimaan kad harus ada bukti transaksi.
3. Mengenai pencatatan transaksi-transaksi sejenis harus diikuti
dengan penyelenggaraan rekening antara cash clearing account yang disebut dengan ayat silang bank, sehingga setiap
penerimaan dan pengeluaran kas yang mempengaruhi kas harus dicatat silang langsung ke bank.
4. Formulir-formulir dan catatan-catatan sehubungan dengan
penerimaan kas yang digunakan oleh PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan sudah memenuhi persyaratan yang
ditetapkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengendalian.
5. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik
dimana bukti-bukti merekam terjadinya transaksi atas penerimaan telah dirancang sedemikian rupa ataupun dibuat
dalam bentuk dalam bentuk yang sederhana dan mudah dimengerti.
6. Pencatatan bukti dengan segera adanya transaksi sepanjang
bukti kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti-bukti maka
Universitas Sumatera Utara
pencatatannya dalam pembukuan dengan segera oleh bagian keuangan sampai proses pembukuan lebih lanjut.
7. Terciptanya kerja sama yang baik antara bagian yang
berhubungan dengan penerimaan kas tersebut. 8.
Bukti setoran ke bank serta daftar penerimaan uang harian disertahkan kepada bagian akuntansi dapat dicek kebenarannya.
F. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas PT. Pelabuhan Indonesia I Persero Medan.
