Hal tersebut sesuai dengan apa yang terlihat di Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta, bahwa hampir semua Seksi Bagian
menggunakan peralatan yang sama dalam penyimpanan arsip. Arsip yang disimpan menggunakan kartu kendali sebagai
pedoman penyimpanan dan penemuan kembali. Surat yang menggunakan kartu kendali adalah surat yang penting atau surat
rahasia. Hal itu sudah sesuai dengan teori Basir Barthos 2007: 5 mengenai “isian kartu untuk mencatat surat-surat yang masukkeluar
yang tergolong surat penting”. Berdasarkan hasil penelitian bahwa penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Kecamatan Gamping Sleman
Yogyakarta sudah baik.
b. Fasilitas Kearsipan
Pada Bagian Sekretariat Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta fasilitas yang digunakan untuk pengelolaan arsip bisa
dikatakan sudah cukup. Pada Seksi Pelayanan Umum dalam mengelola arsip dinamis aktif mempunyai kesamaan dengan pengelolaan yang
dilakukan pada bagian Sekretariat, namun kurangnya fasilitas seperti almari arsip untuk penyimpanan arsip di bagian tersebut membuat
pengelolaan arsip terhambat. Seksi Perekonomian dan seksi lainnya dalam penyimpanan arsip dinamis aktif sudah cukup baik dan
ditematkan pada lemari arsip, namun belum tertata dengan baik. Anggaran dana sudah diatur dalam Peraturan Presiden RI Nomor
10 Tahun 2013 tentang Dana Alokasi Umum Daerah Provinsi dan
KabupatenKota. Namun, kurangnya anggaran dana untuk pengadaan fasilitas membuat pengelolaan arsip menjadi terhambat dan kurang
optimal. Pada dasarnya fasilitas yang tersedia di Kantor Kecamatan
Gamping Sleman Yogykarta sudah cukup baik, tersedia filing cabinet dan rak arsip untuk mengelola arsip dinamis. Kualitas folder
penyimpanan, guide atau sekat untuk mengelola arsip dinamis aktif cukup memadai. Seperti yang diutarakan AW. Widjaya 1986: 112
folder, guide, tikcler cabinet, kartu kendali, kartu pinjam arsip. Hanya saja tidak semua seksi yang berada di Kantor Kecamatan Gamping
mempunyai fasilitas yang sama.
c. Petugas Kearsipan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, latar belakang pendidikan pegawai di Kantor Kecamatan Gamping Sleman
Yogyakarta berasal dari berbagai tingkat pendidikan dan jurusan. Namun belum ada pegawai yang berlatar belakang pendidikan
kearsipan, sehingga dalam pengelolaan arsip masih sedikit menemui kesulitan karena kurangnya pengetahuan. Hal ini sesuai dengan
pendapat AW. Widjaja 1986: 104, petugas kearsipan harus memenuhi lima 5 persyaratan yaitu: memiliki pengetahuan umum,
terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip; memiliki pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi
beserta tugas-tuganya dan pejabat-pejabatnya; memiliki pengetahuan
khusus tentang kearsipan; memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan. Berkepribadian, yakni
memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi. Kurangnya pegawai khusus kearsipan membuat pegawai pada
Bagian Sekretariat mengeluh merasa kesulitan dalam mengurus arsip yang ada karena pekerjaan yang merangkap dengan pekerjaan lain
membuat arsip sering terabaikan, hanya sebatas menindaklanjuti surat masuk dan surat keluar. Sedangkan untuk arsip dinamis inaktif belum
sepenuhnya dilakukan, karena terbatasnya tenaga untuk mengelola arsip tersebut. Pada bagian lain pegawai yang mengurus arsip hanya
sebatas menyimpan dan menata saja, namun dalam hal merapikan arsip-arsip masih belum dilakukan karena juga terhambat dengan
pekerjaan lain.
d. Lingkungan Kerja Kearsipan
