Air Conditioner AC pada ruangan petugas kearsipan di masing- masing bagian. Sedangkan untuk penyimpanan arsip dinamis
inaktif ruangan juga belum menggunakan AC, sehingga dapat menyebabkan suhu udara tidak terkontrol dan menyebabkan arsip
mudah rusak.
c. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis pada
Kantor Kecamatan Gamping Kabupaten Sleman Yogyakarta
Berdasarkan data yang diperoleh, baik melalui wawancara, observasi maupun dokumentasi dalam pengelolaan arsip dinamis di
Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta masih terdapat beberapa hambatan, antara lain:
1 Pengelolaan Arsip masih terhambat karena kurangnya fasilitas
yang digunakan. Hal itu disebabkkan kurangnya dana untuk pengadaan fasilitas yang dibutuhkan.
2 Pegawai yang menangani arsip masih merangkap dengan Staf Sub
Bagian Sekretariat, maka penanganan arsip dapat terbagi dengan penanganan tugas lainnya.
3 Masih kurangnya kemampuan dan pengetahuan pegawai yang
menangani kearsipan. 4
Proses penyimpanan yang masih terhambat karena kurangnya rak arsip yang belum tersedia, sehingga arsip ditempatkan di bawah
meja dan di atas almari.
5 Pemeliharaan arsip yang masih belum optimal, dikarenakan suhu
udara tempat penyimpanan arsip yang belum terkontrol dengan Air Conditioner AC.
B. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Kecamatan Gamping
Sleman Yogyakarta a.
Penciptaan Arsip Dinamis
Hasil penelitian yang telah dilakukan, prosedur penanganan surat masuk di Bagian Sekretariat Kantor Kecamatan Gamping Sleman
Yogyakarta meliputi: surat yang masuk diterima oleh Bagian Sekretariat kemudian surat disortir berdasarkan surat penting, biasa
atau rahasia. Mengarahkan surat kepada camat untuk diberi disposisi. Mencatat surat sesuai dengan disposisi dari camat. Mengendalikan,
surat yang sifatnya penting dicatat pada lembar kartu kendali untuk di teruskan sesuai dengan disposisi pimpinan. Apabila surat biasa maka
di beri lembar pengantar. Mendistribusikan, surat didistribusikan ke bagian sesuai dengan disposisi camat. Surat penting dan rahasia
diterima oleh bagian yang bersangkutan, kartu kendali pada kolom tanda terima diberi paraf, untuk lembar pengantar pada kolom
keterangan diberi paraf. Kartu kendali warna merahlembar pengantar warna biru, serta lembar disposisi warna kuning disimpan pada unit
