Pengertian dan Unsur Pengawasan Internal

usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”. b. Bakar 2001:83 “Sistem pengawasan internal suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai”. Dari defini tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengeawasan internal merupakan enekanan dan penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk: a Melindungi harta atau aktiva perusahaan. b Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya. c Meningkatkan efisiensi kerja karyawan. d Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. c. James 2001 :201 “Dalam pengawasan internal didefinisikan ada enam kelas aktivitas pengawasan internal yang menjadi petunjuk dalam membuat dan mengevaluasi proses pengawasan transaksi. Proses tersebut adalah pemisahan tugas, pengawasan, pencatatan akuntansi, akses pengendalian, dan verifikasi independen”. d. Hall 2007 : 31 “Pengawasan monitoringadalah proses dimana kualitas dari desain dan operasi pengendalian internal dapat di nilai. Penilaian ini dapat di capai dengan prosedur yang terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan. Konsep dasar pengawasan sebagai berikut: a Pengawasan internal merupakan suatu proses. b Pengawasan internal dijalankan oleh orang. c Pengawasan internaldapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. d Pengawasan internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Suatu sistem Pengawasan internal yang baik berguna untuk: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan. b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. c. Memajukan efisiensi dalam operasi. d. Membantu dan menjaga agar tidak ada penyimpangan dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Dari pengertian-pengertian tersebut diatas, Pengawasan internal mencakup pengawasan yang dibedakan atas : i. Pengawasan Akuntansi, yaitu pengawasan yang meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan pengamatan harta benda dan mengecek ketelitian dan dapat dipercaya atau tidaknya data akuntansi, seperti: 1. Adanya sistem pngesahan dan persetujuan atas transaksi-transaksi, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus. 2. Adanya pemisahan tugas antara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak yang mneyimpan aktiva. 3. Adanya pencatatan transaksi agar memudahkan penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan laporan tersebut serta memudahkan dalam mengadakan pertanggungjawaban atas aktiva. ii. Pengawasan Administratif, yaitu pengawasan yang meliputi rencana organisasi dan semua cara dan prosedur, terutama yang menyangkut efisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan perusahaan dan pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan pembukuan akuntansi. Pengawasan administratif ini meliputi pengawasan atas: 1. Analisis statistikyang dapat memberikan informasi yang berguna untuk mengecek apakah data akuntansi yang dproses itu wajar. 2. Time and motion study studi waktu dan gerak yang membantu tercapainya efisiensi kerja yang lebih baik. 3. Laporan kegiatan merupakan alat untuk mengecek sampai seberapa jauh pelaksanaan usaha sesuai dengan rencana. 4. Program pelatihan pegawai mempunyai peranan untuk meningkatkan keterampilan pegawai secara tidak langsung akan mempengaruhi kualitas dan produktivitas kerja. 5. Pengawasan mutu quality control perlu untuk menjaga agar produk yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan oleh para konsumen. Ciri-ciri pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang baik. b. Sistem organisasi dan tanggung jawab yang jelas. c. Kebijaksanaan personalia yang baik. d. System akuntansi yang baik. e. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap f. Badan atau staf internal auditor yang cakap. 2. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Terdapat unsur-unsur pengawasan internal yang harus ada dalam sebuah organisasimanajemen. Dalam konsep dan pengertian pengawasan intern yang baru atau menurut Guy 2002:282, terdapat lima unsur pengawasan internal. Kelima unsur pengawasan intern tersebut yaitu: a. Lingkungan pengawasan Contol Environment b. Penilaian resiko Risk Assessment c. Informasi dan komunikasi Information and Communication d. Aktivitas Pengawasan Control Activities e. Pemantauan Monitoring Kelima unsur –unsur pengawasan internal diatas dapat diterapkan dengan tingkat formalitas dan spesifikasi implementasi yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran perusahaan. Suatu satuan usaha yang relatif lebih kecil, dapat memperlunak kelemahan melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atau integritas, nilai etika dan kompetensi. a Lingkungan Pengawasan Control Environment Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak dan pemilik perusahaan terhadap pengawasan intern perusahaan. Lingkungan pengawasan merupakan kombinasi pengaruh dari berbagai faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu didalam perusahaan. Menurut Guy 2002:285 faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan adalah sebagai berikut: a. Integritas dan nilai-nilai etis b. Komitmen terhadap kompetensi c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit d. Gaya operasi dan filosofi manajemen e. Struktur organisasi f. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dan aplikasinya Pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan. Jika pimpinan merasa bahwa pengawasan intern bukan dan tidak mendapat perhatian yang berarti, maka pengawasan intern tersebut tidak akan tercapai. b Penilaian Resiko Risk Assessment Penilaian resiko adalah identifikasi, analisis dan manajemen resiko entitas harus memperhatikan keadaan serta kejadian internal dan eksternal yang dapat sangat mempengaruhi kemampuannya dalam mencatat, memproses dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan, contoh-contoh resiko seperti itu adalah sistem informasi yang baru atau diperbaiki, teknologi baru dan operasi luar negri yang baru. c Informasi dan Komunikasi Information and Comunication Sistem Informasi Pelaporan Keuangan, yang mencakup sistim akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatukan, menganalisis, mengklarifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi entitas kejadian dan kondisi serta untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva dan kewajiban yang berkaitan. d Aktivitas Pengawasan Control Activities Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain dari sistim akuntansi dan unsur-unsur lingkungan pengawasan. Pada dasarnya aktivitas pengawasan adalah: 1. Prosedur otorisasi yang seharusnya dan jelas 2. Pembagian tugas yang jelas 3. Perancangan dan penggunaan dokumen yang seharusnya 4. Pengamanan yang cukup atas akses penggunaan aktiva dan catatannya 5. Pengecekan pekerjaan secara independent atas jumlah yang dicatat. Berdasarkan uraian diatas, jelas terlihat bahwa pengawasan intern mengalami suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengawasan intern, maka tujuan perusahaan dapat dilaksanakan dengan cepat. Hal-hal yang dapat menghambat laju perkembangan perusahaan dapat dideteksi penyebabnya dengan segera. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengawasan intern adalah menciptakan kehandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku, dan menjaga kekayaan perusahaan. e Pemantauan Monitoring Pemantauan merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen telah dijalankan dengan tepat dan benar. Ada banyak pemantauan potensial yang bias digunakan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pemantauan akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan aktivitas pengawasan telah dipenuhi sebagaimana mestinya. Suatu prosedur dirancang untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan yang rutin terjadi. Oleh karana itu, dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistim yang dapat menangani kegiatan yang terjadi, salah satunya adalah penganganan dalam akuntansi. Sistem akuntansi yang efektif dan efisien harus mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan transaksi yang akan: 1. Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah 2. Menggambarkan transaksi yang tepat waktu dan terperinci 3. Mengukur nilai transaksi yang tepat waktu dan terperinci 4. Menentukan periode terjadinya transaksi pada periode semestinya 5. Menyajikan dengan semestinya dalam laporan keuangan Untuk mencapaitujuan pengawasan intern,sistem akuntansi harus berfungsi secara efektif sampai kepada pelaporan dan penggunaan sumber daya yang ada. Pada intinya konsep pengawasan intern didasarkan atas dua premis utama, yaitu tanggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini dilaksanakan melalui kewajiban dalam pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga harta dan menganalisa pembebasan tanggung jawab. Oleh sebab itu setiap individu dalam menajemen perusahaan harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Alasan diberikan tanggung jawab adalah karena: 1. Tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkungan masalah dan mengarahkan perhatian kepada hal tersebut, dan 2. Apabila karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung jawabnya, maka mereka akan terdorong bekerja lebih keras untuk pengendalian tanggung jawab tersebut.

B. Pengawasan Internal Penjualan

Sistem pengawasan internal penjualan merupakan salah satu sub-sistem pengawasan internal yang diterapkan dalam perusahaan. Sesuai dengan pengertian dan tujuan pengawasan internal yang telah diuraikan di muka, maka dapat diambil suatu pengertian bahwa yang dimaksud dengan Pengawasan internal penjualan tidak lain merupakan keseluruhan rencana serta semua metode yang terkoordinir dan dianut oleh perusahaan untuk melindungi kegiatan penjualan barang-barang dan jasa-jasa, kecermatan dan keandalan dalam akuntansi penjualan, meningkatkan efisiensi yang berhubungan dengan penjualan dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan penjualan yang telah digariskan. Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat direalisir hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara keempat faktor ini: 1. Investasi dalam modal kerja dan failitas-fasilitas, 2. Volume penjualan, 3. Biaya operasi, 4. Laba kotor. Oleh karena itu, pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan-laporan yng menganalisa kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan-hubungan atau penyimpangan-penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau dari standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan. Tujuan pengawasan internal yang diterapakan pada transaksi penjualan adalah sebagai berikut: a Semua penjualan, baik tunai maupun kredit harus dibukukan dengan tepat dan teliti. b Semua pengeluaran barang dari gudang, baik dijual maupun untuk keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa, sehingga kemingkinan- kemungkinan pencurian dapat dikurangi seminimum mungkin. c Penerimaan piutang dari para langganan dan pengkreditan hasil penjualan harus dibukukan dengan tepat. d Retur penjualan harus benar-benar disetujui dan harus dicegah adanya pencurin, kecurangan dan kesalahan. e Penanganan penjualan dan penerimaan uang kas harus dipisahkan sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh suatu sistem pengecekan internal yang tepat.

C. Prosedur Pengawasan Internal Penjualan