tata ruang, pemanfaatan ruang dan pengendalian dalam pemanfaatan ruang. Dalam tulisan ini ditelusuri pelbagai teori dan praktek yang berkembang dan
memberikan warna spesifik dalam penataan ruang Indonesia. Perlu disadari, proses penataan ruang yang menghasilkan tata ruang negara, propinsi serta kota
dan desa dipengaruhi sejarah serta keadaan politik, pemerintahan, ekonomi, sosial dan lingkungan hidup setempat yang tentu berbeda dengan negara, masyarakat
dan bangsa lain. Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga
perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai
berikut : 1.
Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif 2.
Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai 3.
Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan Perusahaan 4.
Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada 5.
Meningkatkan produktivitas kerja pegawai 6.
Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
The Liang Gie, 2007
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Pada Manajemen ruang kantor menyangkut penampilan fisik kantor, terutama yang berkaitan dengan disain gedung misal : lokasi jendela, lift, dan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
sistem pipa air, pemanas, listrik; kebutuhan organisasi termasuk lokasi bagian- bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan
kebutuhan eksekutif kantor; tempat pekerjaan dilakukan; sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan; dan
peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan.
Pada Manajemen ruang kantor memiliki tujuan spesifik : 1.
Untuk menyediakan ruang kantor yang cukup dan memaksimumkan penggunaannya.
2. Untuk meyakinkan pekerja juga pelanggan dan publik umum mengenai
kenyamanan dan ketenangan. 3.
Untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan berbiaya rendah. 4.
Untuk mendisain tempat kerja yang kondusif bagi metode kerja yang baik dan yang sejalan dengan sistem alur kerja.
5. Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor
lingkungan yang berkaitan seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur kebisingan.
6. Untuk mengizinkan fleksibilitas tata letak bagi pengaturan ulang tempat
kerja dan untuk perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang. 7.
Untuk mempertimbangkan secara cermat kebutuhan komunikasi antar personil kantor dengan menyediakan satu lingkungan yang bebas dari
penghalang komunikasi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
8. Untuk meninjau secara periodik semua aspek program manajemen ruang
dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam
setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :
1 Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh
jarak yang sependek mungkin. 2
Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar. 3
Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4
Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 6
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7 Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan
mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Dua ahli Inggris yaitu Geoffrey Mills dan Oliver Standingford
menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :
1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi.
2. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar.
3. Pelayanan – pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti tenaga listrik,
telepon dan lain-lain.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.
5. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.
6. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
7. Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
8. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan.
9. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.
10. Saling ganggu diantara para Pegawai harus dihindarkan.
Tujuan dari peranan tata ruang kantor yang dibuat oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah untuk menciptakan dan memberikan
kesan yang baik bagi para Tamu, Pegawai dan Mahasiswanya yang berkunjung di ruangan tersebut agar tidak bosan. Dan untuk menghilangkan kejenuhan atau
kebosanan tersebut, maka akan selalu diadakan perubahan-perubahan susunan tata ruang kantor sebaik dan senyaman mungkin dalam mewujudkan tujuan yang
hendak dicapai.
C. Peranan Tata Ruang Kantor
