Memodifikasi dan Mengedit Dokumen

C. Memodifikasi dan Mengedit Dokumen

Dalam menjalankan program pengolah kata Microsoft Office Word 2003 seringkali kita memperbaiki atau mengedit pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang memuaskan. Untuk mengatasi hal tersebut maka pada Microsoft Office Word terdapat fasilitas menu Edit.

1. Mengedit Dokumen

Mengedit dokumen meliputi pembatalan perintah, memindahkan, menyalin, menghapus, mencari, dan mengganti teks.

a. Membatalkan perintah Untuk membatalkan sebuah perintah yang baru saja dijalankan dapat dilakukan dengan

mengklik sub menu Undo atau dapat pula dengan cara menekan tombol Ctrl + Z pada keyboard secara bersamaan.

Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X

sebagai berikut.

1. Sorot teks yang akan dipindahkan.

2. Klik Cut pada menu Edit (atau klik ikon Cut pada toolbar standard).

3. Klik baris tujuan yang akan ditempatkan teks tersebut.

4. Klik Paste pada menu Edit (atau ikon Paste pada toolbar standard).

5. Maka teks akan dipindahkan pada tempat yang dinginkan.

c. Menyalin teks Untuk menyalin/meng-copy teks dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.

1. Sorot teks yang akan di-copy.

Gambar 5.26 Menyalin teks

2. Klik Copy pada menu Edit (atau ikon Copy pada toolbar Standard).

3. Klik baris tujuan.

4. Klik Paste pada menu Edit (atau ikon Paste pada toolbar Standard).

5. Maka teks akan ter-copy pada baris tujuan. Sub menu Cut ini dapat juga dijalankan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard

secara bersamaan.

d. Menghapus teks Untuk menghapus teks dapat dilakukan dengan mengklik sub menu Clear (atau dapat pula

dengan menekan tombol Delete pada keyboard).

e. Mencari teks (Fasilitas Find) Untuk mencari sebuah teks pada dokumen yang sedang aktif dapat dilakukan dengan mengklik

sub menu Find (atau dapat pula dengan menekan tombol Ctrl + F atau Alt + E + F pada keyboard secara bersamaan) dan dilanjutkan dengan mengetik teks pada kotak isian Find What diteruskan dengan mengklik tombol Find Next maka cell pointer akan dibawa ke sebuah teks pada tempat lainnya dalam dokumen yang sama (apabila ditemukan).

Perangkat Lunak Pengolah Kata

Gambar 5.27 Kotak dialog Find

f. Mengganti teks dengan teks lainnya (Fasilitas Replace) Untuk mengganti teks dengan teks lainnya dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.

1. Sorot paragraf yang mengandung teks yang akan diganti.

Gambar 5.28 Replace

2. Klik Replace pada menu Edit sehingga muncul kotak dialog Find and Replace.

Gambar 5.29 Kotak dialog Replace

3. Misalnya, akan mengubah teks ”kamu” menjadi text ”anda”. Ketik teks yang akan diubah (kamu) pada kotak isian Find What dan ketik pula teks penggantinya (anda) pada kotak isian Replace With. Selanjutnya, klik tombol Replace All maka akan muncul kotak dialog yang menginformasikan banyaknya teks yang ditemukan dan klik Yes.

Gambar 5.30 Kotak dialog jumlah replacement

Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X

dan dilanjutkan dengan mengetik teks pada kotak isian yang tersedia dan diteruskan dengan mengklik tombol Go To maka kursor akan dibawa pada halaman yang diinginkan.

Gambar 5.31 Go To pada kotak dialog Find and Replace

Dengan menggunakan fasilitas Go To kita tidak perlu menghabiskan waktu menggulung scrool bar vertikal untuk menuju halaman tertentu.

2. Mengelola File (Menggabungkan Dua Dokumen atau Lebih)

Untuk mempercepat pengetikan yang sangat banyak, konsep yang akan diketik biasanya dibagikan terlebih dahulu ke beberapa orang untuk diketik dengan nama dokumen atau file yang berlainan misalnya KARYA TULIS 1, KARYA TULIS 2, KARYA TULIS 3, dan seterusnya. Setelah semuanya selesai maka dilakukanlah penggabungan dokumen tersebut dengan langkah sebagai berikut.

a. Buka file KARYA TULIS 1.

b. Letakkan kursor di mana awal paragraf file selanjutnya (KARYA TULIS 2) akan diletakkan.

c. Klik menu Insert - File… Selanjutnya, muncul kotak dialog Insert File.

d. Pilih dan klik nama file.

e. Klik Insert pada tanda panah kecil tombol Insert .

f. Seluruh teks file KARYA TULIS 2 akan tergabung. Demikian seterusnya.

Gambar 5.32 Kotak dialog Insert File

Perangkat Lunak Pengolah Kata

3. Membuat dan Menghapus Header dan Footer

Header dan Footer adalah catatan atau teks yang ditambahkan pada setiap halaman dokumen. Header (judul atas) berada pada bagian atas setiap halaman. Sedangkan Footer (catatan kaki), berada pada bagian bawah setiap halaman. Untuk membuat Header dan Footer dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.

a. Klik menu View - Header and Footer sehingga muncul kotak teks Header dan Footer.

b. Ketik catatan pada Header atau Footer yang diinginkan maka secara otomatis setiap halaman tercantum catatan Header dan Footer.

Gambar 5.33 Kotak dialog Header and Footer

Kamu dapat pula menambah catatan pada Header dan Footer berupa nomor halaman, tanggal, dan waktu saat menyelesaikan dokumen dengan cara mengklik ikon-ikon pada toolbar Header and Footer yang muncul.

Menghapus Header dan Footer Untuk menghapus Header dan Footer dapat dilakukan dengan langkah:

a. Klik kembali menu View - Header and Footer sehingga tanda cek ( 3) Header and Footer hilang.

b. Setelah kotak teks Header and Footer muncul, hapuslah catatan yang diinginkan.

c. Catatan yang dihapus secara otomatis hilang pada setiap halaman dokumen.