Administrasi Persemaian Desa
4.7. Administrasi Persemaian Desa
Administrasi persemaian memegang peranan penting dalam pengelolaan persemaian. Tanpa administrasi yang baik maka akan sulit memperoleh data yang akurat pada setiap tindakan atau kegiatan persemaian dimana data tersebut akan dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan. Oleh karena itu pencatatan data administrasi persemaian harus tersimpan dengan baik di kantor persemaian. Jika memungkinkan, data‐data tentang kegiatan persemaian juga dimasukkan dalam program komputer untuk memudahkan pengolahan dan analisa datanya.
Administrasi persemaian dapat dikelompokkan menjadi administrasi perkantoran, administrasi lapangan dan pelaporan.
4.7.1. Administrasi Kantor
Administrasi kantor persemaian ini meliputi administrasi kepegawaian, pembayaran gaji atau upah, kehadiran pegawai, serta administrasi lalu lintas barang, peralatan dan bahan ‐bahan lain di gudang. Kontrak‐kontrak dan perjanjian terkait dengan persemaian dibuat di kantor persemaian dan harus tersimpan dengan baik dengan sistem pengarsipan yang mudah dicari dan mudah ditemukan. Administrasi ini harus dikelola dengan baik di bawah pengawasan Kepala Persemaian Desa.
4.7.2. Administrasi Lapangan
Pencatatan pada setiap kegiatan lapangan sangat penting. Selain pencatatan pada formulir ‐formulir standar yang ada, juga sebaiknya setiap penanggung jawab kegiatan memiliki buku catatan khusus persemaian yang mencatat hal dan informasi penting dalam proses produksi bibit di persemaian desa.
Administrasi lapangan mencakup pencatatan mutasi benih, catatan kegiatan penaburan, penyapihan, seleksi bibit dan catatan pengangkutan bibit atau serah terima bibit. Pencatatan bisa dilakukan dengan membuat formulir khusus untuk tiap data atau informasi atau bisa juga dicatat di dalam buku catatan (buku folio atau buku ekspidisi).
Adapun informasi yang harus dicatat dalam administrasi kegiatan produksi bibit, baik berupa formulir atau dalam buku catatan, adalah sebagai berikut :
Penerimaan Benih : Contoh pentatan untuk penerimaan benih persemaian desa
Tabel
9. Contoh tabel pencatatan penerimaan benih di persemaian desa
No. Jenis Tanaman
Bentuk Asal Pengumpul
Tanggal Keterangan/
Benih (biji,
Benih penerimaan Kondisi
cabutan) (lokasi)
Di Bedengan Tabur : Contoh pencatatan administrasi kegiatan penaburan di bedeng tabur.
Tabel
10. Contoh tabel pencatatan data dalam proses penaburan
No. Jenis Tanggal Penaburan/
% % Ket.
Bedeng Tanaman Tabur Penyemaian Tumbuh Kematian (tanggal
dan Asal
Target
Realisasi
pencata tan)
Di Bedengan Sapih : Contoh administrasi bibit di dalam kegiatan penyapihan atau mutasi bibit dari bedeng tabur
Tabel
11. Contoh pencatatan data dalam proses penyapihan
No. Jenis Tanggal Asal Jumlah Hasil Ket. (tanggal Bedeng Tanaman Sapih bedeng Bibit Sortifikasi pencatatan)
dan Asal
tabur no.
Baik
Jelek
Di Areal terbuka/Open area : Contoh administrasi bibit di areal terbuka atau mutasi bibit dari area naungan.
Tabel
12. Contoh pencatatan data bibit di areal terbuka
No. Jenis Tanggal Asal Jumlah Hasil Sortifikasi Ket.
Bedeng Tanaman di open
bedeng Bibit Baik Kurang Jelek/ (tanggal
dan Asal
area sapih no.
Rusak pencata tan)
Seleksi Bibit di persemaian : Contoh administrasi bibit siap tanam dalam proses seleksi bibit sebelum di kirim ke lapangan.
Tabel
13. Contoh pencatatan data bibit dalam proses seleksi
No Jenis Jumlah Bibit Siap Tanam
Ket
Bedeng Tanaman Baik
Kurang Jelek/Rusak
Jumlah (tanggal seleksi
dan Asal
bibit)
baik
Dalam Proses Pengangkutan Bibit
Pada kegiatan pengangkutan bibit ke lokasi penanaman, di dalamnya tersirat suatu pengertian serah terima bibit dari pihak persemaian desa (produsen bibit) kepada pihak pembuatan tanaman (konsumen bibit). Sehingga pada kegiatan pengangkutan bibit terutama serah terima bibit perlu dilakukan proses administrasi serah terima untuk menghindarkan kesalahpahaman dan saling menyalahkan antara pihak persemaian dan pihak penanaman.
Dalam serah terima tersebut yang perlu diperiksa oleh pihak penanaman adalah jumlah satuan bibit yang diterimanya dilapangan. Untuk itu perlu adanya kejelasan dan kesamaan pengertian tentang bibit yang dapat diterima (baik) dan bibit yang tidak dapat di terima (rusak), selain itu tidak kalah pentingnya adalah siapa yang bertanggung jawab tentang pengangkutan bibit tersebut.
Administrasi pengangkutan bibit di persemaian berupa berita acara serah terima bibit yang berisikan antara lain Nomor formulir dan tanggal pengiriman, Jenis bibit, tempat asal dan origin, Jumlah tiap jenis bibit, tempat tujuan dan pelaksana penanaman, Jenis alat angkut termasuk nama pengemudi/pengangkut, tanda tangan dari pihak persemaian , pengangkut dan pihak penerima (pembuat tanaman), seperti contoh dalam formulir dibawah.
Apabila ada kesulitan dalam hal tanda tangan, akan disesuaikan berdasarkan kesepakatan antara persemaian dan penanaman. Pemeriksaan terhadap bibit yang diterima oleh pelaksana penanaman dapat dilakukan secara sampling dengan teknik pengambilan secara acak dan jumlah sampling yang layak disesuaikan kemampuan (tenaga dan biaya) yang ada dan tersedia.
Bila bibit yang mengalami kerusakan parah selama transportasi jumlahnya kurang dari 5% maka kondisi demikian masih dalam batas toleransi dihubungkan dengan stok bibit di persemaian, namun bila jumlahnya di atas 5% maka kondisinya termasuk serius dan perlu memperoleh perhatian dan pemecahan atas permasalahan tersebut dalam waktu sesegera mungkin.
Pada setiap produksi bibit sudah memperhitungkan kematian bibit dalam angkutan, umumnya antara 5–10% dari total kebutuhan tanaman (tidak termasuk untuk penyulaman).
Adapun contoh berita acara pengangkutan sebagai berikut :
Tabel
14. Contoh Berita acara serah terima bibit dari persemaian desa
BERITA ACARA PENGANGKUTAN /SERAH TERIMA BIBIT
PERSEMAIAN DESA ..........................
NO. .............................
Tanggal : Nama Penerima Bibit
Asal Bibit
: Alat angkut
: Pengangkutan
Tujuan : Nama Pengangkut
No Jenis Jumlah Kondisi Bibit Baik
Ket.
Tanaman dan
Bibit yang
Awal Sebelum
Akhir Setelah
Asal Diangkut Diangkut Diangkut
Nama dan Tt d
Nama dan Tt d
Nama dan Tt d
Seleksi Bibit di penampungan sementara : Contoh administrasi bibit di tempat penampungan sementara sebelum di tanam di lapangan untuk mengetahui jumlah bibit siap tanam yang bagus untuk digunakan pada kegiatan penanaman
Tabel
15. Contoh pencatatan data bibit dalam proses seleksi di penampungan
sementara
No Jenis Jumlah Bibit Siap Tanam
Ket
Tanaman Baik
Kurang Jelek/Rusak
Jumlah (tanggal seleksi
dan Asal
Pelaporan merupakan kegiatan administrasi penting dalam setiap kegiatan dan produknya. Laporan merupakan alat pimpinan untuk melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan lapangan atau kemajuan dari setiap kegiatan yang sudah dilaksanakan. Pada dasarnya setiap penanggung jawab pekerjaan wajib menyampaikan laporannya, yang merupakan bagian dari pertanggungjawaban pekerjaannya sehari‐hari kepada pimpinannya.
Format laporan bermacam‐macam tergantung dari gaya dan keinginan pimpinan. Laporan dibuat dengan memperhatikan rencana kegiatan yang sudah disusun sehingga dalam isi laporan akan terdapat uraian tentang rencana dan realisasi kegiatan. Laporan dibuat secara berkala terutama laporan bulanan.
Laporan yang dibuat memuat rencana dan realisasi pelaksanaan kegiatan persemaian desa serta informasi lainnya, untuk di sampaikan kepada anggota kelompok dan pihak luar yang berkepentingan. Contoh laporan bulanan persemaian desa, seperti pada tabel berikut :
Tabel
16. Contoh form laporan bulanan persemaian desa ( Blanko RLPS Bt 010, Lampiran 6, Peraturan Menteri Kehutanan Nomor : P.1/Menhut‐II/2009 tanggal 6 Januari 2009. Tentang Penyelenggaraan perbenihan tanaman hutan)
CATATAN PEMBUATAN BIBIT
1. Nama Pengada Bibit : .........................
2. A l a m a t : .........................
No. Species Asal Pembelian Benih/
Penaburan Benih/
Penyapihan Sortasi Bibit
Benih Pegumpulan Anakan
Penyemaian Stek Pucuk
Bibit/Planlet/ (Kg/plantlet/ **) Penempelan entris/ *)
entres/stek pucuk/
Tgl Jml. No. Tgl Jml No. Tgl Jml No
batang) *)
(gr/kg/ Bedeng (btg) Bedeng (btg) Bedeng
Penanggung Jawab,
Petugas Pengawas