Gambaran Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Bina Kasih Ambarawa Saat Ini

B. Gambaran Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Bina Kasih Ambarawa Saat Ini

1. Mengidentifikasi Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Saat ini

  Sistem informasi rekam medis rawat jalan di RSUBK pada saat ini masih dilakukan secara manual. Berdasarkan observasi dan wawancara dengan direktur, petugas pengelola RM sampai saat ini kegiatan yang dilakukan adalah pengumpulan, pengolahan serta pelaporan data RM.

  Alur kerja untuk sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan saat ini, seperti ditunjukkan pada bagan berikut ini :

  Prosedur evaluasi pelayanan rawat jalan di RSUBK adalah sebagai berikut :

  a. Bagian pendaftaran (tempat penerimaan pasien rawat jalanTPPRJ) Melakukan pencatatan dan memasukkan data identitas pasien dari pasien rawat jalan a. Bagian pendaftaran (tempat penerimaan pasien rawat jalanTPPRJ) Melakukan pencatatan dan memasukkan data identitas pasien dari pasien rawat jalan

  pemeriksaan penunjangUPP) Melakukan pencatatan dan memasukkan data hasil dari pemeriksaan pasien rawat jalan berdasarkan data pasien

  c. Bagian rekam medis (RM) Melakukan pengolahan data dan membuat laporan untuk evaluasi pelayanan secara harian, mingguan, bulanan dan tahunan serta menyimpan arsip.

  Dari alur kerja tersebut, sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan sudah sesuai dengan prosedur tapi belum bisa berjalan baik dan laporan-laporan intern yang dibutuhkan oleh manajer belum dihasilkan secara lengkap. Akibatnya kegiatan untuk mengevaluasi pelayanan rawat jalan menjadi terhambat. Hal ini terjadi karena sistem pengelolaan rekam medis yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara manual dan tidak rutin. Salah satu tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di tempat pelayanan

  kesehatan akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. 8,12

2. Tenaga Pelaksana Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Bina Kasih

  Tenaga pelaksana sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan di RSUBK terdiri dari bagian pendaftaran di TPPRJ ada dua orang petugas yang bertugas mendaftar pasien masuk dan merekap register pasien (membuat sensus harian rawat jalan) di RSUBK, selanjutnya dibagian pemberi Tenaga pelaksana sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan di RSUBK terdiri dari bagian pendaftaran di TPPRJ ada dua orang petugas yang bertugas mendaftar pasien masuk dan merekap register pasien (membuat sensus harian rawat jalan) di RSUBK, selanjutnya dibagian pemberi

  Tabel 4.1 : Petugas yang terkait dengan sistem informasi rekam

  medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan di RSUBK

  No. Nama Bagian

  Jenis Tenaga

  Jumlah

  1. Bagian TPPRJ

  - Input data pasien

  2 orang

  masuk - Pengelolaan RM

  2. Bagian URJ dan UPP

  - Penentu diagnosa

  2 orang dibantu

  pasien dan hasil

  penunjang - Input data pemeriksaan

  3. Bagian Rekam Medis

  - Pengolah data

  2 orang

  - Pembuat laporan

  yang dibutuhkan oleh manajer

  Dari gambaran tersebut petugas di bagian yang berhubungan dengan sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan mempunyai tugas rangkap yaitu melakukan pendaftaran dan merangkap memberi pelayanan di URJUPP. Kondisi ini menjadikan beban tersendiri ketika harus melaporkan evaluasi pelayanan secara manual karena memerlukan waktu yang lama dan petugas yang bertugas mempunyai latar belakang non medis. Salah satu hal yang mempengaruhi ketrampilan, kemampuan teknik dalam menganalisis adalah pengetahuan dari sumber daya manusia yang Dari gambaran tersebut petugas di bagian yang berhubungan dengan sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan mempunyai tugas rangkap yaitu melakukan pendaftaran dan merangkap memberi pelayanan di URJUPP. Kondisi ini menjadikan beban tersendiri ketika harus melaporkan evaluasi pelayanan secara manual karena memerlukan waktu yang lama dan petugas yang bertugas mempunyai latar belakang non medis. Salah satu hal yang mempengaruhi ketrampilan, kemampuan teknik dalam menganalisis adalah pengetahuan dari sumber daya manusia yang

  sebab kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data untuk keperluan evaluasi pelayanan yang dilakukan oleh manajer belum dapat dilakukan dengan optimal.

3. Masalah-masalah pada Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Bina Kasih

  Sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan yang saat ini berjalan di RSUBK mempunyai kelemahan yaitu evaluasi tidak dilakukan dengan rutin karena data rekam medis tidak lengkap dan proses pengumpulan, pengolahan data, pelaporan masih dilakukan secara manual, sehingga evaluasi pelayanan menjadi terhambat. Laporan bulanan yang selama ini dibuat oleh bagian rekam medis hanya berupa laporan kunjungan pasien per unit pelayanan, sehingga belum dapat digunakan sebagai indicator untuk melakukan evaluasi pelayanan. Apabila evaluasi pelayanan rawat jalan ini tidak dilakukan akan mengakibatkan sulitnya mengevaluasi mutu pelayanan.

  Masalah yang ditemui pada sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan di RSUBK dapat dilihat pada tabel 4.2

  Tabel 4.2 Permasalahan Pada Sistem Informasi Rekam Medis

  Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan

  No. Masalah

  Penyebab Terjadinya Masalah

  1. Kelengkapan

  - Pencatatan data pasien yang tidak lengkap - Laporan informasi yang dihasilkan tidak

  lengkap

  2. Kesesuaian

  Laporan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan manajer untuk evaluasi pelayanan rumah sakit

  3. Keakuratan

  Proses pengolahan data untuk evaluasi pelayanan rumah sakit

  4. Ketepatan waktu

  Proses pengumpulan data, pengolahan data dan pelaporan data untuk evaluasi pelayanan rumah sakit

  Berdasarkan analisa masalah, maka kendala-kendala sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan yang dapat diselesaikan dengan komputer adalah kelengkapan, kesesuaian, keakuratan dan ketepatan waktu. Masalah dalam mengevaluasi pelayanan untuk mengetahui produktifitas rawat jalan berdasarkan data rekam medis di RSUBK, dapat diatasi dengan rancang bangun sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung evaluasi pelayanan dalam menunjang mutu pelayanan kesehatan di RSUBK, karena mutu pelayanan dapat dinilai dengan melihat kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi

  pelayanan yang diberikan. 12

4. Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSU Bina Kasih

  a. Kebutuhan input dalam sistem informasi

  Elemen utama dalam membentuk sebuah sistem terdiri dari input 27 , proses, dan output. Input yang membentuk suatu sistem

  informasi bisa berupa jenis sumber daya yang ada pada sistem informasi saat ini, yaitu : pengguna sistem dan sumber data yang dibutuhkan dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan.

  Pengguna sistem yang terlibat langsung dalam pengelolaan data dan informasi rekam medis rawat jalan adalah direktur RS, Kepala bagian rekam medis, Kepala bagian pemberi pelayanan, staf pendaftaran dan bagian pemberi pelayanan. Sumber data untuk sistem informasi rekam medis rawat jalan berasal dari dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Sumber data yang dibutuhkan dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan yaitu : Pengguna sistem yang terlibat langsung dalam pengelolaan data dan informasi rekam medis rawat jalan adalah direktur RS, Kepala bagian rekam medis, Kepala bagian pemberi pelayanan, staf pendaftaran dan bagian pemberi pelayanan. Sumber data untuk sistem informasi rekam medis rawat jalan berasal dari dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Sumber data yang dibutuhkan dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan yaitu :

  b. Proses yang dilakukan dalam sistem informasi

  Elemen sistem selanjutnya merupakan proses yang terjadi dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan, yaitu kegiatan pengelolaan data. Pengelolaan dilakukan dengan mengolah sumber data yang ada menjadi informasi berupa laporan, dengan melakukan pencatatan pada buku registrasi, kemudian dimasukkan dalam komputer dengan menggunakan program Ms. Excel.

  c. Kebutuhan output dalam sistem informasi

  Output merupakan salah satu elemen sistem setelah dilakukan kegiatan pemrosesan data yang menghasilkan keluaran berupa informasi atau laporan yang dibutuhkan pada sistem informasi rekam medis rawat jalan.

  Berdasarkan hasil wawancara, kebutuhan laporan yang menghasilkan informasi untuk mendukung evaluasi pelayanan adalah :

  Tabel 4.3 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Pengguna Sistem No. Pengguna Sistem

  Kebutuhan Informasi

  1. Direktur RS

  Laporan Bulanan :

  a. Laporan Kunjungan Pasien

  b. Laporan Sepuluh Besar Penyakit

  c. Laporan Penggunaan Obat

  d. Laporan Penggunaan Reagen

  e. Laporan Pemeriksaan Penunjang

  f. Laporan Kegiatan Rumah Sakit

  2. Kepala Bagian Rekam

  a. Laporan Bulanan :

  Medis

  1) Laporan Kunjungan Pasien

  2) Laporan 10 Besar Penyakit

  3) Laporan Penggunaan Obat

  4) Laporan Penggunaan Reagen

  5) Laporan Pemeriksaan

  Penunjang

  6) Laporan Kegiatan RS 6) Laporan Kegiatan RS

  c. SHRJ

  Lanjutan tabel 4.3 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Pengguna

  Sistem

  No. Pengguna Sistem

  Kebutuhan Informasi

  3. Kepala

  Bagian a. Laporan Pemeriksaan RJ