BAHAGIAN KEDUA : FUNGI PENGURUSAN DALAM MEMANTAPKAN PENGURUSAN PAS
Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi
Parti Islam SeMalaysia (PAS)
www.khairulfaizi.net
khairul.faizi1
khairulfaizi73
+60132565530
BAHAGIAN KEDUA
:
FUNGI
PENGURUSAN
PENGURUSAN PAS
DALAM
MEMANTAPKAN
Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,
Dalam Bahagian Pertama sebelum ini telah dijelaskan bahawa usaha untuk memperkasa
dan memantapkan pengurusan perlu diberikan perhatian di semua peringkat. Ia bukan
hanya terpikul di atas bahu mereka yang diamanahkan sebagai SETIAUSAHA sahaja
tetapi mestilah dilaksanakan bersama oleh mereka yang berada di dalam organisasi
tersebut.
PAS sebagai sebuah organisasi yang disusun melalui struktur formal dengan matlamat
yang jelas, PAS wajarlah memastikan bahawa entiti sosial ini dapat ditadbir dengan
sebaik mungkin daripada serendah peringkat PAS Cawangan sehinggalah ke peringkat
teratas. Tidak akan wujud organisasi jika ia tidak ada matlamat. Tanpa matlamat maka
organisasi akan menjadi struktur yang longgar dan tidak formal.
Umumnya, terdapat tiga sebab organisasi diperlukan iaitu pertamanya yang melibatkan
masa lampau, keduanya masa kini dan ketiganya masa akan datang. Apa yang
dimaksudkan dengan masa lampau adalah berkaitan dengan kemampuan organisasi
mengaitkan manusia dengan masa lalu. Ia memberikan kita gambaran yang jelas
tentang sejarah awal terbentuknya organisasi, matlamat, sasaran dan tujuan ia
ditubuhkan. Begitu juga dengan keperluan organisasi pada masa kini iaitu untuk
melaksanakan apa yang telah dirancang manakala keperluan masa hadapan adalah
bertujuan untuk merangka dan merancang apa yang perlu dilaksanakan pada masa akan
datang.
Oleh kerana itu, kita perlu memahami bahawa untuk mencapai pengurusan yang mantap
maka amat wajar kita memahami apa sebenarnya fungsi pengurusan itu sendiri. Justeru
bagi memastikan bahawa organisasi PAS ini berjaya mencapai matlamatnya maka
penggerak organisasi wajar memahami empat (4) perkara atau fungsi-fungsi elemen di
dalam dunia pengurusan yang dilihat sebagai perkara yang menentukan berjaya atau
tidak sesuatu organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi iaitu MERANCANG,
MENGATUR, MEMIMPIN dan MENGAWAL.
1. Merancang
Seorang ahli falsafah, Ben Franklin, pernah berkata, "By failing to prepare, you are
preparing to fail.” Maknanya, jika kita gagal untuk merancang maka kita sebenarnya
merancang untuk gagal. Mana tidaknya, tanpa melaksanakan apa-apa perancangan
dalam menjalankan aktiviti PAS di semua peringkat akan menyebabkan pelbagai
kemungkinan akan berlaku termasuklah kegagalan program untuk mencapai tujuan ia
dilaksanakan.
Perancangan bukan sahaja melibatkan program atau aktiviti tetapi ia melibatkan
keseluruhan matlamat organisasi yang ingin dicapai. Pengurusan memutuskan apa yang
perlu dilaksanakan pada masa hadapan dan merangka rancangan serta aktiviti untuk
dilaksanakan.
Perancangan akan dapat membantu meminimumkan risiko dengan mengurangkan
ketidakpastian persekitaran urusan dan secara tidak langsung membantu organisasi
mengurangkan pembaziran.
Organisasi PAS wajar menyusun aktiviti melalui pelan bertindak mengikut tempoh yang
ditetapkan melalui bengkel pelan strategik, bengkel pelan bertindak dan seumpamanya.
Ia adalah langkah yang terbaik untuk memastikan bahawa aktiviti yang dilaksanakan
pada masa akan datang akan tersusun dan terarah.
Masih lagi terdapat sikap di kalangan penggerak organisasi melaksanakan aktiviti secara
adhoc tanpa meletakkan sasaran hasil yang sepatutnya diperolehi oleh organisasi. Sikap
ini mestilah diubah segera agar kerana ia memberikan kesan negatif terhadap
perkembangan organisasi.
Sangat penting program yang dilaksanakan mencapai objektifnya. Sekiranya ia tiada
perancangan yang baik maka bagaimana dapat kita mengenal pasti sama ada program
itu mencapai objektif sedangkan sememangnya ia tidak berobjektif?
2. Mengatur
Perkara kedua dalam melaksanakan pengurusan adalah mengatur. Kaedah mengatur
yang baik dengan menggunakan sumber-sumber yang diperlukan secara optimum dapat
membantu segala perancangan dilaksanakan dengan sebaiknya.
Seringkali berlaku dalam sesebuah organisasi, perancangan yang telah dipersetujui
bersama hanya kekal menjadi ‘blue print’ yang akhirnya menjadi bahan sejarah akibat
ianya tidak dilaksanakan oleh mereka yang dipertanggungjawabkan. Ia berpunca
daripada kelemahan untuk mengatur langkah dan tindakan susulan.
Proses mengatur ini melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf. Peranan
sekretariat sangat penting pada peringkat ini kerana pengagihan tugas dan
tanggungjawab kepada mereka yang diamanahkan mengikut skop kerja masing-masing.
Peranan Ketua sudah tentu berbeza dengan peranan ahli jawatankuasa. Peranan
Bendahari dan Ketua Penerangan sudah pasti mempunyai perbezaan dan peranannya.
Adalah perlu menyusun atur rangkaian hubungan di antara pemegang jawatan,
menjelaskan tugas dalam jawatan dan penentuan skop tugas bagi membantu
memudahkan proses perlaksanaan. Oleh itu, tugas mengatur dan menyusun serta
mengaitkan tugas, tanggungjawab, kuasa serta sumber-sumber sesuai dalam organisasi
perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum bergerak ke arah pencapaian objektif
organisasi.
3. Memimpin dan Mengarah
Islam cukup mengambil berat soal kepimpinan. Umat Islam diingatkan bahawa
memimpin adalah amanah dan tanggungjawab yang akan dipersoalkan di akhirat nanti.
Amanah dan tanggungjawab ini tidak akan terlaksana tanpa adanya pemimpin yang
berwibawa. Orang yang lemah dan tidak memiliki kelayakan hilang kelayakan sebagai
pemimpin.
Begitu juga di dalam pengurusan organisasi, sekiranya pemimpin gagal memotivasikan
petugas dan pekerjanya maka organisasi akan berhadapan dengan laluan yang sukar
untuk berjaya. Sebab itulah, fungsi kepimpinan dalam pengurusan sering dikaitkan
dengan proses memotivasi para pekerja dan petugas supaya mereka lebih produktif.
Kepimpinan perlu menonjolkan kemahiran dalam bidang-bidang kepimpinan dan motivasi
untuk memastikan orang lain memainkan peranan yang berkesan dalam pencapaian
rancangan. Ia akan akan mendorong, memotivasi dan menggerakkan seluruh
jawatankuasa dan pengikutnya agar bersama melaksanakan aktiviti-aktiviti dalam
mencapai matlamat organisasi.
Pengarahan adalah penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur,
lancar serta dalam suasana harmoni dan ianya bergerak ke arah pencapaian objektif.
Pengarahan memerlukan kemahiran seperti kemahiran berkomunikasi, kemahiran
mengurus sumber manusia, kemahiran mengurus perubahan, kemahiran menyelesaikan
masalah dan kemahiran menangani konflik. Kegagalan menguasai ilmu kemahiran ini
akan menyebabkan berlakunya krisis kepimpinan dan keyakinan di kalangan mereka
yang dipimpin.
4. Mengawal dan Mengawas
Dalam mengurus sesuatu aktiviti yang dirancang, proses untuk memeriksa dan
membandingkan kemajuan yang sebenar dengan rancangan, serta mengubah suai
rancangan tersebut berdasarkan maklum balas sangat diperlukan. Langkah-langkah
kawalan dan menilai prestasi dan mengambil tindakan pembetulan jika berlaku
kesalahan agar matlamat organisasi dapat dicapai.
Penilaian terhadap prestasi organisasi mestilah dibentangkan di dalam mesyuarat agar
ianya dapat dinilai dengan membandingkan perancangan dan matlamat organisasi yang
telah ditetapkan.
Penilaian boleh dilakukan dengan meilhat kepada pengumpulan data-data yang berkaitan
dengan aktiviti yang telah dirancang. Selain itu juga, pengawalan juga merujuk untuk
menilai sama ada keseluruhan komponen dalam organisasi sedang bergerak pada
landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan.
Perkara utama yang perlu dikawal adalah melibatkan tugas untuk memastikan semua
aktiviti dijalankan seperti yang dirancang, memastikan tiada penyelewengan,
mengadakan pemantauan, mengambil tindakan penambahbaikan dan mencadangkan
perkara yang mampu untuk mengatasi masalah yang dihadapi.
Penutup
Bagi mencapai matlamat yang telah dirancang oleh organisasi melalui bengkel pelan
bertindak, empat fungsi pengurusan ini perlu diberikan perhatian. Ia adalah sebagai satu
panduan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran yang telah diberikan peranan.
Selain itu, kerjasama yang melibatkan pihak pengurusan
sekretariat perlulah dberikan oleh jawatankuasa yang lain.
Wassalam
Disediakan oleh :
Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi
organisasi
khususnya
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi
Parti Islam SeMalaysia (PAS)
www.khairulfaizi.net
khairul.faizi1
khairulfaizi73
+60132565530
BAHAGIAN KEDUA
:
FUNGI
PENGURUSAN
PENGURUSAN PAS
DALAM
MEMANTAPKAN
Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,
Dalam Bahagian Pertama sebelum ini telah dijelaskan bahawa usaha untuk memperkasa
dan memantapkan pengurusan perlu diberikan perhatian di semua peringkat. Ia bukan
hanya terpikul di atas bahu mereka yang diamanahkan sebagai SETIAUSAHA sahaja
tetapi mestilah dilaksanakan bersama oleh mereka yang berada di dalam organisasi
tersebut.
PAS sebagai sebuah organisasi yang disusun melalui struktur formal dengan matlamat
yang jelas, PAS wajarlah memastikan bahawa entiti sosial ini dapat ditadbir dengan
sebaik mungkin daripada serendah peringkat PAS Cawangan sehinggalah ke peringkat
teratas. Tidak akan wujud organisasi jika ia tidak ada matlamat. Tanpa matlamat maka
organisasi akan menjadi struktur yang longgar dan tidak formal.
Umumnya, terdapat tiga sebab organisasi diperlukan iaitu pertamanya yang melibatkan
masa lampau, keduanya masa kini dan ketiganya masa akan datang. Apa yang
dimaksudkan dengan masa lampau adalah berkaitan dengan kemampuan organisasi
mengaitkan manusia dengan masa lalu. Ia memberikan kita gambaran yang jelas
tentang sejarah awal terbentuknya organisasi, matlamat, sasaran dan tujuan ia
ditubuhkan. Begitu juga dengan keperluan organisasi pada masa kini iaitu untuk
melaksanakan apa yang telah dirancang manakala keperluan masa hadapan adalah
bertujuan untuk merangka dan merancang apa yang perlu dilaksanakan pada masa akan
datang.
Oleh kerana itu, kita perlu memahami bahawa untuk mencapai pengurusan yang mantap
maka amat wajar kita memahami apa sebenarnya fungsi pengurusan itu sendiri. Justeru
bagi memastikan bahawa organisasi PAS ini berjaya mencapai matlamatnya maka
penggerak organisasi wajar memahami empat (4) perkara atau fungsi-fungsi elemen di
dalam dunia pengurusan yang dilihat sebagai perkara yang menentukan berjaya atau
tidak sesuatu organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi iaitu MERANCANG,
MENGATUR, MEMIMPIN dan MENGAWAL.
1. Merancang
Seorang ahli falsafah, Ben Franklin, pernah berkata, "By failing to prepare, you are
preparing to fail.” Maknanya, jika kita gagal untuk merancang maka kita sebenarnya
merancang untuk gagal. Mana tidaknya, tanpa melaksanakan apa-apa perancangan
dalam menjalankan aktiviti PAS di semua peringkat akan menyebabkan pelbagai
kemungkinan akan berlaku termasuklah kegagalan program untuk mencapai tujuan ia
dilaksanakan.
Perancangan bukan sahaja melibatkan program atau aktiviti tetapi ia melibatkan
keseluruhan matlamat organisasi yang ingin dicapai. Pengurusan memutuskan apa yang
perlu dilaksanakan pada masa hadapan dan merangka rancangan serta aktiviti untuk
dilaksanakan.
Perancangan akan dapat membantu meminimumkan risiko dengan mengurangkan
ketidakpastian persekitaran urusan dan secara tidak langsung membantu organisasi
mengurangkan pembaziran.
Organisasi PAS wajar menyusun aktiviti melalui pelan bertindak mengikut tempoh yang
ditetapkan melalui bengkel pelan strategik, bengkel pelan bertindak dan seumpamanya.
Ia adalah langkah yang terbaik untuk memastikan bahawa aktiviti yang dilaksanakan
pada masa akan datang akan tersusun dan terarah.
Masih lagi terdapat sikap di kalangan penggerak organisasi melaksanakan aktiviti secara
adhoc tanpa meletakkan sasaran hasil yang sepatutnya diperolehi oleh organisasi. Sikap
ini mestilah diubah segera agar kerana ia memberikan kesan negatif terhadap
perkembangan organisasi.
Sangat penting program yang dilaksanakan mencapai objektifnya. Sekiranya ia tiada
perancangan yang baik maka bagaimana dapat kita mengenal pasti sama ada program
itu mencapai objektif sedangkan sememangnya ia tidak berobjektif?
2. Mengatur
Perkara kedua dalam melaksanakan pengurusan adalah mengatur. Kaedah mengatur
yang baik dengan menggunakan sumber-sumber yang diperlukan secara optimum dapat
membantu segala perancangan dilaksanakan dengan sebaiknya.
Seringkali berlaku dalam sesebuah organisasi, perancangan yang telah dipersetujui
bersama hanya kekal menjadi ‘blue print’ yang akhirnya menjadi bahan sejarah akibat
ianya tidak dilaksanakan oleh mereka yang dipertanggungjawabkan. Ia berpunca
daripada kelemahan untuk mengatur langkah dan tindakan susulan.
Proses mengatur ini melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf. Peranan
sekretariat sangat penting pada peringkat ini kerana pengagihan tugas dan
tanggungjawab kepada mereka yang diamanahkan mengikut skop kerja masing-masing.
Peranan Ketua sudah tentu berbeza dengan peranan ahli jawatankuasa. Peranan
Bendahari dan Ketua Penerangan sudah pasti mempunyai perbezaan dan peranannya.
Adalah perlu menyusun atur rangkaian hubungan di antara pemegang jawatan,
menjelaskan tugas dalam jawatan dan penentuan skop tugas bagi membantu
memudahkan proses perlaksanaan. Oleh itu, tugas mengatur dan menyusun serta
mengaitkan tugas, tanggungjawab, kuasa serta sumber-sumber sesuai dalam organisasi
perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum bergerak ke arah pencapaian objektif
organisasi.
3. Memimpin dan Mengarah
Islam cukup mengambil berat soal kepimpinan. Umat Islam diingatkan bahawa
memimpin adalah amanah dan tanggungjawab yang akan dipersoalkan di akhirat nanti.
Amanah dan tanggungjawab ini tidak akan terlaksana tanpa adanya pemimpin yang
berwibawa. Orang yang lemah dan tidak memiliki kelayakan hilang kelayakan sebagai
pemimpin.
Begitu juga di dalam pengurusan organisasi, sekiranya pemimpin gagal memotivasikan
petugas dan pekerjanya maka organisasi akan berhadapan dengan laluan yang sukar
untuk berjaya. Sebab itulah, fungsi kepimpinan dalam pengurusan sering dikaitkan
dengan proses memotivasi para pekerja dan petugas supaya mereka lebih produktif.
Kepimpinan perlu menonjolkan kemahiran dalam bidang-bidang kepimpinan dan motivasi
untuk memastikan orang lain memainkan peranan yang berkesan dalam pencapaian
rancangan. Ia akan akan mendorong, memotivasi dan menggerakkan seluruh
jawatankuasa dan pengikutnya agar bersama melaksanakan aktiviti-aktiviti dalam
mencapai matlamat organisasi.
Pengarahan adalah penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur,
lancar serta dalam suasana harmoni dan ianya bergerak ke arah pencapaian objektif.
Pengarahan memerlukan kemahiran seperti kemahiran berkomunikasi, kemahiran
mengurus sumber manusia, kemahiran mengurus perubahan, kemahiran menyelesaikan
masalah dan kemahiran menangani konflik. Kegagalan menguasai ilmu kemahiran ini
akan menyebabkan berlakunya krisis kepimpinan dan keyakinan di kalangan mereka
yang dipimpin.
4. Mengawal dan Mengawas
Dalam mengurus sesuatu aktiviti yang dirancang, proses untuk memeriksa dan
membandingkan kemajuan yang sebenar dengan rancangan, serta mengubah suai
rancangan tersebut berdasarkan maklum balas sangat diperlukan. Langkah-langkah
kawalan dan menilai prestasi dan mengambil tindakan pembetulan jika berlaku
kesalahan agar matlamat organisasi dapat dicapai.
Penilaian terhadap prestasi organisasi mestilah dibentangkan di dalam mesyuarat agar
ianya dapat dinilai dengan membandingkan perancangan dan matlamat organisasi yang
telah ditetapkan.
Penilaian boleh dilakukan dengan meilhat kepada pengumpulan data-data yang berkaitan
dengan aktiviti yang telah dirancang. Selain itu juga, pengawalan juga merujuk untuk
menilai sama ada keseluruhan komponen dalam organisasi sedang bergerak pada
landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan.
Perkara utama yang perlu dikawal adalah melibatkan tugas untuk memastikan semua
aktiviti dijalankan seperti yang dirancang, memastikan tiada penyelewengan,
mengadakan pemantauan, mengambil tindakan penambahbaikan dan mencadangkan
perkara yang mampu untuk mengatasi masalah yang dihadapi.
Penutup
Bagi mencapai matlamat yang telah dirancang oleh organisasi melalui bengkel pelan
bertindak, empat fungsi pengurusan ini perlu diberikan perhatian. Ia adalah sebagai satu
panduan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran yang telah diberikan peranan.
Selain itu, kerjasama yang melibatkan pihak pengurusan
sekretariat perlulah dberikan oleh jawatankuasa yang lain.
Wassalam
Disediakan oleh :
Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi
organisasi
khususnya