Dewan Komisaris
Direktur Utama
Keuangan Marketing
LogistikGudang Quality Control
dan Pengawas Security
Cleaning Service
Manajer Proyek
Gambar 2. Struktur Organisasi PT Jogja Graha Selaras Berdasarkan Struktur Organisasi tersebut dapat dijabarkan tugas
dan wewenang setiap bagian sebagai berikut: a. Komisaris bertugas melakukan pengawasan secara umum dan khusus
dan memberikan nasihat kepada direksi terkait dengan segala keputusan yang akan diambil dalam menyelesaikan masalah dan
tantangan yang dihadapi perusahaan. b. Direktur diangkat dan ditunjuk oleh komisaris dan tercatat dalam akta
notaris mengenai keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa untuk memimpin dan menjalankan Perseroan Terbatas PT.
c. Manajer proyek bertanggung jawab terhadap proyek pembangunan perumahan meliputi merencanakan atau menjadwalkan proyek,
mengelola sumber daya dan membuat laporan pertanggungjawaban proyek.
d. Marketing bertugas dalam bidang pemasaran dan penjualan. Tugas marketing berawal dari memasarkan kepada calon pembeli, menjual
dan pelayanan hingga serah terima produk. e. Keuangan terdiri dari kasir dan pembukuan. Tanggung jawab seorang
kasir adalah kas secara fisik dan pelaporan kas sebagai bentuk pertanggungjawaban. Sedangkan bagian pembukuan bertanggung
jawab terhadap laporan keuangan secara keseluruhan. f. Quality Control dan Pengawas bertanggung jawab mengawasi kegiatan
pembangunan dan mengontrol kualitas produk agar sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
g. LogistikGudang bertanggung jawab terhadap pengelolaan bahan baku material. Pengelolaan yang dimaksudkan adalah mengelola secara fisik
dan mengelola secara pencatatan. h. Security bertanggung jawab terhadap keamanan di lingkungan
perusahaan baik lingkungan kantor ataupun lingkungan proyek. i. Cleaning service bertanggung jawab terhadap kebersihan lingkungan
perusahaan.
B. Data Khusus
1. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku PT Jogja Graha Selaras
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku yang digunakan oleh PT Jogja Graha Selaras masih bersifat manual. Elemen-
elemen yang ada pada sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku di PT Jogja Graha Selaras adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku di PT Jogja Graha Selaras
1 Fungsi Pembelian.
Fungsi pembelian bertangung jawab atas transaksi pembelian bahan baku mulai dari mencari pemasok, perbandingan harga
hingga mengoder barang.
2 Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang telah diorder oleh bagian fungsi pembelian.tugas dari
fungsi penerimaan barang adalah mengecek kesesuaian barang yang datang dengan faktur dan purchase order yang sebelumnya
sudah dibuat. Kesesuaian tersebut meliputi kesesuaian jumlah barang, kondisi barang baik warna, ukuran, dan spesifikasi lainnya.
3 Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab terhadap persediaan. Tanggung jawab tersebut dapat dilihat kesesuaian antara catatan dengan
kondisi fisik persediaan. 4 Fungsi Pelaksana Proyek
Fungsi proyek bertanggung jawab terhadap anggaran material yang dibutuhkan berdasarkan kondisi fisik proyek dan berdasarkan data
pengeluaran barang dari bagian gudang. 5 Fungsi Quality Control dan Pengawasan
Fungsi Quality Control dan pengawasan bertanggung jawab terhadap kualitas produk dan juga kontrol terhadap pemakaian
bahan agar tidak terjadi pemakaian berlebihan dan melebihi standar pembangunan.
6 Fungsi Keuangan Fungsi keuangan bertanggung jawab terhadap aliran kas untuk
pembayaran material dan penyajian data nilai proyek yang akan berpengaruh terhadap berbagai pengambilan keputusan.
b. Dokumen yang Terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku di PT Jogja Graha Selaras
1 Surat Order Pembelian
Surat order pembelian dibuat berdasarkan kebutuhan material di awal minggu dan jumlah persediaan yang tersedia di awal minggu.
Surat order pembelian ini yang menjadi acuan bagian pembelian untuk melakukan order barang.
2 Faktur pembelian Faktur pembelian memuat informasi mengenai barang yang datang.
Jika faktur sesuai dengan barang yang datang baik jumlah dan spesifikasinya maka faktur ini yang menjadi acuan bagian gudang
untuk melakukan pencatatan barang masuk dan kemudian menjadi acuan bagian keuangan untuk melakukan pelunasan terhadap
pembelian tersebut. c. Catatan yang Terkait dalam sistem informasi akuntansi Persediaan
Bahan baku di PT Jogja Graha Selaras 1 Catatan Pembelian
Bagian gudang membuat catatan pembelian yang berisi informasi mengenai barang masuk meliputi kuantitas, merk dan harga pokok,
total harga dan nilai keseluruhan barang dalam satu faktur atau satu nota.
d. Prosedur yang Terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku di PT Jogja Graha Selaras
1 Prosedur Pembelian Pembelian yang dilakukan PT Jogja Graha Selaras meliputi
pembelian tunai dan pembelian kredit. Prosedur pembelian dimulai dengan membuat Surat Order Pembelian kemudian diotorisasi oleh
Manajer Proyek. Surat Order Pembelian tersebut dibuat dengan
analisis kebutuhan proyek selama 1 minggu ke depan. Setelah Surat Order Pembelian diotorisasi oleh Manajer Proyek kemudian
bagian pembelian melakukan order kepada pemasok melalui telepon ataupun datang sendiri ke tempat pemasok. Pemasok
mengirimkan barang yang dipesan bersama dengan faktur penjualan atau nota penjualan rangkap ke-dua. Bagian penerimaan
barang mengecek kesesuaian antara faktur dan barang yang diterimanya. Jika dinyatakan sesuai maka dokumen tersebut akan
ditandai dengan stempel bahwa barang telah diterima dan stempel jenis pembayaran. Setelah dinyatakan sesuai maka barang tersebut
disimpan di gudang sedangkan dokumen berupa fakturnota dicatat dalam catatan pembelian. Dokumen berupa faktur atau nota
tersebut kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Ketika jatuh tempo pembayaran, pemasok datang untuk menagih. Bagian
keuangan akan mencocokkan dokumen yang dibawa pemasok baik berupa nota rangkap pertama ataupun surat tagihan dari pemasok
dengan fakturnota yang diberikan oleh bagian penerimaan barang. Setelah dinyatakan sesuai bagian keuangan akan membayar secara
tunai atau transfer melalui internet bankingbankATM. Faktur asli dari pemasok beserta kuitansi pembayaran diserahkan kepada
bagian akuntansi sebagai dokumen bukti pengeluaran kas. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2 Prosedur Pengeluaran Barang Prosedur pengeluaran Barang merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem akuntansi biaya proyek. Dalam prosedur pengeluaran barang dicatat kuantitas barang yang keluar dan harga
pokok persediaan bahan baku. 3 Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan
Sistem penghitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang
dan hasilnya digunakan untuk mempertanggungjawabkan bagian gudang dalam melaksanakan fungsi penyimpanan dan bagian kartu
persediaan mengenai
keandalan catatan
persediaan yang
dilakukannya. Proses penghitungan fisik persediaan merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan.
e. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku di PT Jogja Graha Selaras
1 Organisasi Sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh PT Jogja Graha
Selaras belum dapat dikatakan baik jika dilihat dari unsur organisasi
karena bagian
gudang masih
terlibat dalam
penghitungan fisik persediaan. Tujuan utama penghitungan fisik persediaan bahan baku adalah untuk menilai kinerja bagian
gudang. Jika karyawan bagian gudang mempunyai andil besar
