28
• Bertanggungjawab dalam menjalankan tugas administrasi yang berhubungan dengan
pusat bisnis •
Memberikan pelayanan pemakaian internet
2.3 Syarat-syarat Front Office
Maksudnya adalah kualifikasi yang dimiliki dan dikembangkan oleh staf front office, yaitu persyaratan pengetahuan ketrampilan, kemampuan berkomunikasi dan sikap. Menurut
Sihite 2000, kualifikasi yang perlu dimiliki oleh setiap staf front office hotel adalah sebagai berikut p.2-4
1. Pengetahuan Pengetahuan tantang hotel merupakan landasan untuk melayani tamu secara baik dan
benar agar tercapai hasil yang efektif dan efisien. Disamping pengertian teori, staf front office juga memiliki pengetahuan informatif mengenai kondisi dan fasilitas tempat tugasnya dan juga
informasi kegiatan hotel untuk diberitahukan kepada tamu hotel sehingga bisa dijadikan promosi. 2. Ramah dan Sopan
Sifat ramah dan sopan dalam memberikan pelayanan kepada tamu akan memberikan suasana yang menyenangkan dan membuat tamu betah tinggal di hotel.
3. Murah Senyum 4. Penampilan
5. Loyalitas dan Dedikasi 6. Disiplin
7. Efisien 8. Jujur
29
9. Rasa Percaya Diri 10. Penguasaan Bahasa Asing
Penguasaan bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sangat di perlukan oleh staf front office. Hal ini mutlak diperlukan untuk menunjang kelancaran pelayanan terutama bagi tamu-
tamu asing.
2.4 Peralatan dan Formulir yang Sering Digunakan di Front Office
Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhankegunaan dan kebijakan hotel tersebut.
Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya, pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu
sederhana berupa rak.
a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.
Front office counter Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan
tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan. Room rackrak status kamar
Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar lantai kamar, untuk
mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied dihuni, serta diberi tanda kertas kecil room rack slipguest slip yang akan diselipkan pada
room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty
yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
30
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan
menyelipkan slipkertas kecil yang bertuliskan status SOSleep out, OOOOut Of Order,OOS Out of Service atau ONL Occupied No Luggage
Information rack Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel,
penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya
terdapat di bagian telepon operator dan housekeepingtata graha. Reservation rackrak pemesanan kamar
Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu
menginap dihotel serta jenis tamu. Key and Mail rackrak kunci kamar dan surat
Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer.
Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu key cardving card sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk
menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesansurat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke
kamar.
31
b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatiskomputer
