25 Kota Medan ini guna bahan sejarah di masa akan datang, selain itu untuk
mendukung program Walikota Medan “Hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih cerah dari hari ini”, dengan melakukan motto Kemenag Medan
“Ramah dalam pelayanan, Tepat waktu dalam urusan, Profesional dalam tugas, dan Ikhlas dalam berbuat.
C. Job Description
1. Sekretaris Pimpinan
Denni Arifin Dongoran ,SE menjabat sebagai sekretaris pimpinan.Adapun tugas dari sekretaris pimpinan adalah:
1. Mencatat Undangan dari Instansi lain untuk Kepala Kantor.
2. Mencatat Surat dari Instansi Lain untuk Kepala Kantor.
3. Meneruskan Undangan yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor
ke Unit Pelaksana. 4.
Meneruskan Surat yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.
5. Mengagendakan Jadwal Kepala Kantor.
6. Menerima Surat yang akan ditanda Tangani Kepala Kantor.
7. Memeriksa Surat yang akan ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor.
8. Mendistribusikan Surat yang sudah ditanda Tangani Oleh Kepala
Kantor.
26 9.
Menerima dan Mengagendakan Tamu yang akan Beraudensi dengan Kepala Kantor.
10. Mempersiapkan dan Membawa Bahan-bahan Keperluan Kepala
Kantor dalam Acara Rapat Koordinasi Lintas Instansi. 11.
Mengarsipkan Undangan dan Surat Untuk Kepala Kantor. 12.
Mengarsipkan Jadwal Kepala Kantor. 13.
Membuat Absensi Kepala Kantor. 14.
Menyiapkan Buku Tamu Kepala Kantor
2. Penyusun Bahan Kerumahtanggaan
Aslen,S.Th.I menjabat sebagai penyusun bahan kerumahtanggaan.Adapun tugas dari penyusun bahan kerumahtanggaan adalah:
1. Menyusun Rencana dan Program Kerja Bagian Umum.
2. Menghimpun dan Mengkaji Peraturan-peraturan di Bidang
Kerumahtanggaan. 3.
Menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah LAKIP 4.
Menyusun Laporan Kebutuhan Perawatan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung.
5. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Instalasi Listrik.
6. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Gedung. 7.
Memeriksa dan Mengarsipkan Kelengkapan Berkas dan Berita Acara BMN Mobiler.
27 8.
Mengkoordinir dan Melaksanakan Penghapusan Barang Milik Negara BMN.
9. Mengkoordinir Penyimpanan Dokumen Aset dan Barang Milik
Negara BMN. 10.
Melaksanakan Pembinaan Barang Milik Negara BMN yang tertuang dalam DIPA.
11. Menyusun dan Mendata Kebutuhan ATK pada setiap Ruangan Seksi.
12. Mengkoordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan.
13. Memeriksa dan Memperbaiki Fasilitas Kantor yang Rusak.
14. Melakukan Pertemuan dalam Rangka Evaluasi Pelaksanaan Tugas
Satuan Keamanan dan Kebersihan.. 15.
Mengkoordinir Penataan Parkir Kantor. 16.
Mengkoor Kebersihan dan Keindahan Seluruh Ruangan Kantor. 17.
Mengkoordinir Keamanan dan Ketertiban Seluruh Ruangan Kantor. 18.
Memeriksa Penyeragaman Konsep Surat Statuter dan Non Statuter Berdasarkan PMA No. 16 Tahun 2006 dan Permenpan RB RI Nomor
80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Naskah Dinas Istansi Pemerintah. 19.
Mengkonsep Do’a Pimpinan pada Acara Lintas Instansi Pemerintah. 20.
Mewakili Pimpinan Membawa Do’a dalam Acara Keprotokolan Pada Pemerintah Kota Medan.
3. Pengelola BMN
