Sistem Pengawasan Internal Aktiva Tetap Kantor Kementerian Agama Kota Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAPKANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

Oleh :

FAJRUL RAMADHAN 122102101

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

NAMA : FAJRUL RAMADHAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NIM : 122102101

JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL

AKTIVA TETAP KANTOR

KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

Tanggal : 2015 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP. 132 299 351

Iskandar Muda SE, M.Si, Ak

Tanggal : 2015 Ketua Program studi Diploma III Akuntansi

NIP. 19511114 198203 1 002 Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA

Tanggal 2015 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

NIP. 19560407 198002 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FAJRUL RAMADHAN

NIM : 122102101

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL

AKTIVA TETAP KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

MEDAN, 2015

NIM. 122102101

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil’alamim, sebagai ungkapan rasa sukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat_Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Sistem Pengendalian Internal Aktiva Tetap Kantor kementerian Agama Kota Medan”.Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis masih menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan disebabkan kemampuan pengalaman dan ilmu pengetahuan yang dimilki terbatas.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini, khususnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

2. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak, CA selaku ketua program studi Diploma III Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si. Ak selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan fikirannya untuk membimbing peneliti dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Pimpinan Kantor Kementerian Agama Kota Medan dan para pegawai yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Ucapan teristemewa untuk kedua orang tua dan adik tercinta (Ayahanda Jemprinos, Ibunda Sri Rahayu dan Adik Farhans Maulana) yang telah memberikan semangat dan dukungan semangat dan doa yang tak pernah henti-hentinya sampai akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan. Dan buat Suci Asrika Ayu Marpaung yang sudah terus menyemangati dan memberi pengertian kepada penulis sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Buat teman teman seperjuanganku Tri Ayu wulandari, Hasan Basri Hrp, Dyah Puspita dan Boby Putra yang sudah berjuang bersama ketika mencari dosen pembimbing dan akhirnya bisa Acc Tugas Akhir. Serta yang paling saya banggakan Sahabat-sahabatku yaitu M.Surya Akmal, Lukman Firmansyah, Arsyad, Galuh suci, Nurul Ummi, Teguh Farhan, Indra Lesmana, Indah Dwi Anggraini, Mhd Ade Firman, Muhammad Emir Arifin, Dicky Surya Diputra, Arif Fahrudin, Ahmad

iii

saddiq, Ahmad Muhajjir, Ayu Anindya teman teman di grup B DIII Akuntansi serta teman-teman seperjuangan di DIII Akuntansi 2012 yang tetap mendukung dan menyemangati penulis serta memberikan doa yang terbaik.

Dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik

yangmebangun dari semua pihak yang lebih berpengalaman demi kesempurnaan tulisan ini. Akhir kata penulis berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, terima kasih.

Medan, Juni 2015

(Fajrul Ramadhan) NIM. 122102101

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I: PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1. Tujuan penelitian... 4

2. Manfaat penelitian... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survey/Observasi... 5

2. Rencana Isi ... 6

BAB II: KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN ... 8

A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Medan... 8

B. Struktur Organisasi ... 13

C. Job Description ... 25

D. Jaringan Kegiatan ... 33

v

F. Rencana Kegiatan ... 34

BAB III: SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN ... 35

A. Aktiva Tetap ... 35

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap ... 37

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap... 39

D. Penyusutan Aktiva Tetap ... 41

E. Penggantian Aktiva Tetap ... 49

F. Pengendalian Internal Terhadap Aktiva Tetap ... 50

G. Jenis-jenis Pengendalian Internal Aktiva Tetap ... 51

H. Unsur Pengendalian Internal Aktiva Tetap ... 52

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 57

A. Kesimpulan ... 57

B. Saran ... 58

DAFTAR PUSTAKA ... 59

vi

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

1.1 Jadwal Penelitian ……… ... 5 3.1 Penyusutan Menurut Metode Garis Lurus ………... 45 3.2 Penyusutan Menurut Metode Unit Produksi ………... 47 3.3 Penyusutan Menurut Metode Saldo Menurun Berganda… 48

vii

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

viii

LAMPIRAN

No. Judul Halaman

1 Cara perolehan Aktiva Tetap... 60

2 Pengendalian Internal Aktiva Tetap... 60

3 Jenis Pengendalian Internal Aktiva Tetap... 60

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian intern untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah dibentuk oleh perusahaan.

Setiap perusahaan, baik perusahaan industri, jasa maupun perusahaan dagang tentu memiliki aktiva tetap. Aktiva tetap adalah harta berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.Harta tetap terdiri dari peralatan, kendaraan, gedung, tanah dan mesin.

Perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan berbagai cara, misalnya pembelian tunai, pembelian cicilan, hadiah, tukar tambah, dibuat sendiri dan sebagainya. Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki

2

atau dikuasai dalam bentuk berbagai macam aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa.

Seluruh aktiva tetap milik perusahaan memerlukan biaya perawatan dan pemeliharaan agar dapat digunakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan rencana. Pengeluaran- pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan internal yang begitu besar terhadap aktiva tetap.

Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Dalam hal ini, pengendalian terhadap aktiva tetap merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan pengelolaan aktiva karena kurangnya perhatian dari perusahaan akan membawa pengaruh pada kegiatan ekonomi dan juga merugikan perusahaan.

Sebaliknya, apabila pengendalian terhadap aktiva dilaksanakan dengan baik akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Kebenaran aktiva tetap harus dipertanggungjawabkan, dipergunakan secara wajar, diasuransikan secukupnya dan ditangani dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen.

3

Dari segi akuntansi, pengendalian intern aktiva tetap dilakukan agar perlakuan terhadap aktiva tetap sesuai dengan kebijaksanaan akuntansi yang lazim sehingga diharapkan kesalahan – kesalahan pencatatan yang sehubungan dengan aktiva tetap dapat dihindari.

Kantor Kementerian Agama Kota Medan juga memiliki berbagai macam aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, air conditioner, mesin penghancur kertas dan peralatan lainnya. Kantor Kementerian Agama Kota Medan tidak dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut. Mengingat pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/perusahaan khususnya Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, dapat dilihat begitu besarnya pengaruh pengendalian aktiva tetap terhadap perusahaan, hal ini mendorong penulis untuk membahas dan memaparkan penelitian yang berhubungan dengan aktiva tetap tersebut dengan judul : “Sistem Pengendalian InternalAktiva Tetap

Kantor Kementerian Agama Kota Medan”.

B. Rumusan Masalah

Dalam hal ini yang ingin diketahui adalah apakah pengendalian dalam perusahaan/instansi tersebut telah dilakukan dengan “benar” atau tidak. Oleh karena itu penulis berkeinginan untuk membahas pengendalian yang berkaitan dengan aktiva tetap di Kantor Kementerian Agama Kota Medan, yaitu :

4

“Bagaimana Kantor Kementerian Agama Kota Medan menerapkan sistem pengendalian internal terhadap aktivatetapnya?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

a. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian Internal Aktiva TetapKantor Kementerian Agama Kota Medan.

b. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:

a. Bagi perusahaan/instansi, Sebagai bahan masukan dan pertimbangan Kantor Kementerian Agama Kota Medandalam menentukan kebijakan dalam sistem pengendalian internal terhadap aktiva tetap pada masa yang akan datang.

b. Bagi penulis, Sebagai bahan masukan kepada penulis agar dapat mengetahui secara langsungmengenai sistem pengendalianinternalaktiva tetap diKantor Kementerian Agama Kota Medandan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti

c. Bagi pembaca, Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan- rekan

5

mahasiswa dalam membuat penelitian ditahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan sistem pengendalian internal aktiva tetap.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survey/Observasi

Penelitian dilaksanakan diKantor Kementerian Agama Kota Medan Jl. Sei batu Gingging No.12 Medan. Untuk lebih jelas berikutJadwal kegiatan pada tabel 1.1 dibawah ini.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

April 2015

Mei 2015

IV I II III IV

1 Pengesahan Tugas Akhir 2 Pengajuan Judul

3 Permohonan Izin Riset

4 Pengajuan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir

6

2. Rencana Isi

Secara garis besar pembahasan yang dilakukan dibagi atas empat bab, dimana, setiap babnya dibagai atas beberapa sub bab sesuai dengan pembahasannya. Adapun rencana isi dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang latar belakang rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan. Adapun rencana penulisan terdiri dari jadwal penelitian dan rencana isi.

BAB II : KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Medan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha, rencana kegiatan.

BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang pengertian dari aktiva tetap serta jenis jenisnya. Membahas cara perolehan, penyusutan,

7

penggantian aktiva tetap, pengendalian internal, jenis jenis pengendalian internal aktiva tetap serta unsur pengendalian internal aktiva tetap pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan juga beberapa saran yang relevan dengan kesimpulan.

8

BAB II

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Medan

Pada saat berdirinya Departemen Agama tahun 1946, Sumatera masih merupakan satu Provinsi dengan Gubernur pada waktu itu Mr.Tengku Moch.Hasan. Sejalan dengan itu Gubernur Sumatera mengangkat H.Muchtar Yahya sebagai kepala “Jawatan Agama Sumatera” yang kedudukannya berada di bawah Gubernur. Setelah wilayah Sumatera dibagi menjadi 3 (tiga) Provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Provinsi Sumatera Selatan, diketiga wilayah Provinsi ini dihunjuklah H.Mukhtar Yahya manjadi koordinator Jawatan-Jawatan Agama yang berkedudukan di Bukit Tinggi. Atas nama Presiden Gubernur Sumatera M.Tengku Moch.Hasan mengangkat Kepala-Kepala Jawatan Agama yang tugas pokoknya mengurus pemerintahan khususnya agama di wilayah masing-masing yakni Teuku Moch.Daud Beureuh di wilayah Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha di Sumatera Tengah dan K. Azhari di Provinsi Sumatera Selatan.

Dalam sejarahnya sesudah kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ada hubungan dengan Kementrian Agama yang berkedudukan di Yogyakarta, H.Muchtar Yahya dipindahkan ke pusat untuk menduduki jabatan baru sebagai Kepala Urusan Keagamaan Wilayah Sumatera. Provinsi

9

Sumatera Utara yang merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli pada tahun 1953 Jawatan Agama Sumatera Utara diserahterimakan kepada Tengku Abdul Wahab Silimeun, Jawatan Agama yang awalnya berkedudukan di Bukit Tinggi berpindah ke Kota Raja di Banda Aceh, sedangkan Koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara dipinpin oleh H.M.Bustami Ibrahim.

Pada tahun 1956 struktur pemerintahan berubah lagi, Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara yang merupakan gabungan dari keresidenanan Sumatera Timur dan Tapanuli dan berkedudukan di Medan sementara itu akibat faktor politik dan kepentingan nasional Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kota Raja Banda Aceh. Oleh karena itu dihunjuklah K.H. Muslich sebagai pemimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dan pimpinan Jawatan Agama Daerah Istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun.Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi ini berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat. Perlu diketahui situasi keagamaan keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli sebelum digabung menjadi satu jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara, bahwa yang menjadi pimpinan Keagamaan Keresidenan Sumatera Timur pada waktu itu dipegang oleh raja-raja yang jumlahnya tidak sedikit dengan wilayah sesuai taklukannya dan perturan yang dibuat sesuai daerah setempat.

Setelah Indonesia merdeka, Komite Nasional membentuk Badan-badan Agama di setiap keresidenan sebagai cikal bakal Dewan Agama. Adalah

10

Partai Masyumi yang mempunyai inisiatif sangat kuat membentuk badan yang akan mengurus soal-soal keagamaan. Ide tersebut diusulkan pada sidang Komite Nasional Indinesia Pusat (KNIP) dan berkat perjuangan Masyumi secara aklamasi usul tersebut diterima oleh anggota KNIP, akhirnya berdirilah Dewan Agama Keresidenan Sumatera Timur yang awal mulanya berada ditingkat Kewedanan Mandailing Tapanuli Selatan.

Sebelum adanya Dewan Agama di daerah Tapanuli, masalah-masalah yang berhubungan dengan agama di tangani oleh KUA bersama Kadhi, merekalah pelaksana tugas berbagai hal yang berhubungan dengan masalah keagamaan seperti pernikahan, perceraian, pengurusan mesjid, ibadah sosial dan lain sebagainya. Dengan kelahiran Dewan Agama di daerah Sumatera Timur dan berakhirnya masa penjajahan masyarakat mendesak agar dibentuk jawatan yang mengurusi masalah agama dan keagamaan.

Sejalan dengan itu pada tahun 1946 diadakan pelaksanaan Konfrensi Masyumi di Mandailing Tapanuli Selatan salah satu kesepakatannya adalah memutuskan untuk mendesak pemerintah (keresidenan) agar membentuk “Jawatan Agama” yang akan mengelola masalah-masalah agama mulai pada tingkat keresidenan, kewedanaan dan kecamatan yang selama ini pelaksananya adalah seorang Kadhi. Dalam komperensi tersebut disepakati secara bulat, membentuk jawatan Agama yang mereka beri nama “Dewan Agama”. Sementara itu anggota konfrensi belum mengetahui berita tentang berdirinya Kementerian Agama di pusat. Usul tersebut oleh Residen Tapanuli mendapat tanggapan yang cukup positif dan kemudian menjadi agenda

11

penting dan pokok pembahasan KNIP sebagai lembaga yang berwenang ketika itu dan akhirnya desakan untuk pembentukan Dewan Agama disetujui secara bulat dalam sidang KNIP.

Melihat kondisi di atas, Kota Medan tidak mau berlengah-lengah memanfaatkan kesempatan tersebut, maka pada tahun 1946 berdirilah Kantor Departemen Agama Kota Medan, di tengah hiruk pikuk desakan penggayangan Gerakan 30 S/PKI kala itu. Seorang tokoh KAPPI Sumatera Utara bernama AR. Tarub Daulay mengambil alih sebuah rumah lantai dua di Jalan Bintang yang sebelumnya rumah ini adalah milik seorang dokter cina yang menyelamatkan diri dari hiruk-pikuknya penggayangan G 30 S/PKI karena keterlibatannya dengan Partai terlarang tersebut, ia berusaha melarikan diri.

Sebagai tokoh organisasi AR. Tarup tidak mendapatkan kesulitan untuk menguasai rumah itu. Sungguh suatu kebetulan ditunjuknya Kepala Kementrian Agama pertama Kota Medan yakni H. Abir Juhdi Daulay merupakan ayah kandung AR. Tarup Daulay, dengan demikian sangat bijak saat itu H. Abir Juhdi Daulay merehab dan membangun rumah tersebut serta menjadikannya sebagai kantor, lantai dua beliau jadikan untuk tempat tinggal keluarganya dan lantai satu sebagai ruang kerja Kantor Departemen Agama Kota Medan hingga tahun 1984, sampai sekarang gedung tersebut masih berdiri walau tidak diketahui bagaimana status kepemilikan asset bekas kantor dimaksud.

12

Bertitik tolak atas sejarah Departemen Agama Kota Medan, menurut beberapa sumber sebenarnya pada tahun 1980 sebahagian urusan keagamaan yakni Bagian Urusan Pendidikan telah pindah ke Jalan Sei Batu Gingging No.12 yang pada saat itu merupakan Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi Sumatera Utara, akan tetapi Kepala Kantor Departeneb Agama Kota Medan bersama Seksi lainnya masih tetap berkantor di Jalan Bintang sampai tahun 1984.

Sebagai catatan akhir, secara yuridis pada tahun 1984 dengan dibangunnya Kantor Departemen Agama Wilayah Provinsi Sumatera Utara di Jalan Gatot Subroto dilaksanakanlah serah terima pemakaian dan kepemilikan Kantor oleh pihak Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi Sumatera utara kepada pihak Kantor Departemen Agama Kota Medan dan ditempati hingga saat ini.

Adapun gambaran organisasasi Departemen Agama berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 53 Tahun 1971 (Tentang Pembentukan Perwakilan Departemen Agama Provinsi dan Kantor Depatemen Agama Kabupaten dan Inspektoran Perwakilan), susunan kedudukan Departemen Agama adalah sebagai berikut:

1. Perwakilan Departemen Agama Provinsi. 2. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten. 3. Kantor Urusan Agama Kecamatan.

13

Pada Tahun 2002 Menteri Agama memutuskan bahwa Kantor Departemen Agama Kota Medan termasuk pada Typologi I.J. dengan Susunan Organisasi dan tata kerja Kementerian Agama Medan seperti di bawah :

1. Struktur Typologi Departemen Agama Medan Provisi Sumatera Utara. 2. Bagian Tata Usaha.

3. Bidang Urusan Agama Islam.

4. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf.

5. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada Sekolah Umum. 6. Bidang pendidikan keagamaan, Pondok Pesantren, pendidikan Agama

Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid. 7. Bidang Bimbingan Masyarakat Kristen.

8. Pembimbing Masyarakat Khatolik. 9. Pembimbing Masyarakat Hindu. 10. Pembimbing Masyarakat Budha. 11. Kelompok jabatan fungsional.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kementerian Agama Medan yaitu berbentuk garis dan staf yang disusun berdasarkan atas pertimbangan untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi baik jangka panjang maupun jangka pendek.Salah satu faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun struktur adalah rentang

14 KEPALA KUA 21 KECAMAT PLT.BIMAS KATOLIK TULOZOMASI HULU,S.Ag NIP.150316270 Penata 12 KEPALA MIN 3 KEPALA MTsN KASI PENMAD Drs.IMPUN SIREGAR,MA NIP.19700608 199603 1 002 Penata Tk.I KASI BIMAS KRISTEN HENDY JOHAN SIMANJUNTAK, M. PDK NIP.19601114 199303 1

001 KASI PAKIS

DRS. H. KASMAN

NIP. Pembina

KASI PENY.HAJI & UMROH H. AHMAD QOSBI

MM NIP.196809121997031 001 PB.ZAKAT & WAKAF BONGGAL RITONGA KASI BIMAS ISLAM

USMAN NIP.196011151984011001 Pembina KEPALA KANTOR H.IWAN ZULHAMI, SH.,M.AP NIP.19600731 1983 03 1 002

KA.SUBBAG TATA USAHA NEGARA POHAN,

SE, MA NIP. 19720504

199303 1 002

PENJAB HUMAS HADI SAHPUTRA PENJAB ORPEG SAFRIAL ALAM,S.KOM NIP.19780113200 9011003

PENJAB IKN & KEUANGAN MUKHTAR ALI

SIREGAR NIP.19720504 199303 1

002

PENJAB RUMGA ASLEN, MA NIP.1503377005

Penata Tk.I

pengawasan yaitu jumlah orang yang diawasi oleh atasan tertentu.Gambar struktur organisasi Kementerian Agama Medan dapat dilihat di bawah ini.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kota Medan

15

Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor: 53 Tahun 1971 Tentang Pembentukan Perwakilan Departemen Agama Propinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten dan Inspektorat Perwakilan, susunan Departemen Agama adalah sebagai berikut :

I. Perwakilan Departemen Agama Provinsi II. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten III. Kantor Urusan Agama Kecamatan

IV. Urusan Pengawasan adalah Inspektorat Perwakilan

Sementara itu sesuai dengan keputusan Menteri Agama No 18 tahun 1975 tentang susunan organisasi dan tata kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara, Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :

a. Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi b. Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kotamadya c. Kantor Urusan Agama Kecamatan

Pada masa inilah Departemen Agama Kotamadya Medan memasuki masa persiapan untuk berdiri sendiri, yang pada awalnya berkantor di Jalan Bintang hingga tahun 1980, sebelum pindah ke Jalan Sei Batu Gingging yang pada waktu itu merupakan Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara.

- Visi dan Misi Kementerian Agama Kota Medan

Dalam menjalankan programnya, Kementerian Agama Kota Medan memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

16

Visi “Terwujudnya masyarakat agamis, intlektual dan berkualitas menuju

masyarakat Kota Medan yang madani, religius dan bermartabat”.

Misi :

1. Meningkatkan penghayatan moral ke dalam spiritual dinamika keagamaan.

2. Meningkatkan dan memperkokoh kerukunan antar umat beragama. 3. Meningkatkan kualitas pendidikan agama pada madrasah dan sekolah

umum.

4. Meningkatkan pemberdayaan lembaga keagamaan. 5. Meningkatkan kualitas pelayanan haji.

Di samping Visi dan Misi Kode Etik menjadi landasan pokok bagi seluruh pegawai Kantor Kementerian Agama Kota Medan, dengan Ikrar: “ Kami pegawai Kementerian Agama yang beriman dan bertaqwa pada Tuhan ”

1. Menjunjung tinggi kesatuan dan persatuan Bangsa. 2. Menggunakan dan pelayanan kepada Masyarakat. 3. Bekerja dengan jujur, Adil dan Amanah.

4. Melaksanakan tugas dengan disiplin, professional dan inovatif. 5. Kesetiakawanan dan bertanggung jawab atas kesejahteraan korps.

17

“Bangsa yang besar adalah bangsa yang menghargai jasa pahlawan”. Ungkapan demikian rasanya tidaklah terlalu berlebihan kita tempatkan dalam catatan ini untuk mengetahui dan mengenang mereka-mereka yang pernah menjadi peminpin atau sebagai kepala pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

Dengan pergulirnya waktu dan perjalanan sejarah, Kantor Kementerian Agama Kota Medan mengalami beberapa kali pergantian pejabat, yang masing-masing pejabat memiliki andil mengembangkan serta memajukan Kantor Kementrian Agama Kota Medan, mereka itu adalah :

1. H. ABIR ZUHDI DAULAY

Pada tahun 1946 berdirilah Kantor Departemen Agama Medan betempat di Jalan Bintang dengan kepala Urusan Agama Islam (Ka.Kandepag)nya H. Abir Juhdi Daulay. Sebuah rumah lantai dua yang beralih kepemilikannya dari seorang dokter cina yang melarikan diri karena terlibat gerakan 30/ S PKI. Rumah tersebut ditinggal lalu diambil alih oleh anak H. Abir Zuhdi Daulay bernama AR.Tarup Daulay ketua KAPPI saat itu. Beliau merehab rumah tersebut lalu menempati lantai dua untuk rumah tinggal keluarganya sementara lantai satu dijadikan sebagai Kantor. Beliaulah sebagai orang pertama yang sangat besar jasanya untuk Kementerian Agama Kota Medan dalam mendirikan kantor di tengah situasi politik yang tidak menentu waktu itu.

18

2. H.B. MARALUDIN RANGKUTI (MASA BAKTI 1976-1977)

Kepala Kantor Kementrian Agama masa bakti tahun 1976-1977 ini merupakan pejabat kedua yang diamanahkan untuk meminpin Kantor Kementerian Agama Kota Medan (masa itu masih dengan sebutan Departemen Agama) Beliau orang yang sangat keras, berani, tegas dan sangat disiplin. Masa itu beliau telah menjalin hubungan yang harmonis dengan Walikota Medan waktu itu dijabat oleh A.S. Rangkuti. Walaupun dari segi waktu kepemimpinan beliau relative singkat namun lembaga Departemen Agama cukup maju dan harum di tengah masyarakat saat itu.

3. DRS. H.A. MANAF IBRAHIM (MASA BAKTI 1977-1978)

Aktifis PSII (Partai Serikat Islam Indonesia) berasal dari Kementerian Agama RI, Jakarta) Beliau adalah pejabat karateker masa itu, meneruskan kebijakan pinpinan terdahulu, Drs. H.A. Manaf Ibrahim dikenal cukup idealis, disiplin, tegas dan sangat sederhana dan bersahaja. Dalam kesederhanaan beliau hingga pensiun konon ceritanya belum memiliki rumah tinggal. Sebagai karateker tak terlalu banyak yang bisa beliau perbuat untuk kemajuan baru Kementerian Agama Kota Medan masa itu.

4. DRS. HAMZAH HARAHAP, SH. (MASA BAKTI 1978-1980)

Drs. Marahamzah Harahap adalak aktifis organisasi Nahdhatul Ulama. Ia diutus dari Kementerian Agama pusat menjadi kepala Kantor di Kantor

19

Kementrian Agama Kota Medan. Menurut beberapa sumber imformasi beliau memimpin dengan sangat keras, merasa super dan tahu segalanya karena berasal dari pusat (Jakarta), membuat kekurang kondusifan dalam intern Kementerian Agama Kota Medan masa itu. Hubungan dengan Pemerintah Daerahpun kurang terjalin dengan baik, di intern kantor sendiri beliau pernah dipukul oleh bawahannya disebabkan sifat kepemimpinannya.

5. DRS. H. NUKMAN DASOPANG (MASA BAKTI 1980-1983)

Pada masa Drs. H. Nukman Dasopang menjadi kepala Kantor Kementerian Agama Kota Medan Tahun 1978-1980, selalu berusaha membuat kesibukan para pegawai adalah type kepemimpinan beliau, mulai dari mengkonsep surat, tata persuratan Departemen Agama serta pengarsipan adalah sesuatu yang dikenang dari beliau. Beliau menginginkan agar seluruh pegawai memahami administrasi perkantoran dan tata persuratan, karena hal tersebut membuat para pegawai selalu memiliki kesibukan.

6. DRS. H. ZULKARNAEN DAULAY (MASA BAKTI -1983-1986)

Meneruskan kebijakan yang dirintis pendahulunya Drs. H. Zulkarnaen Daulay menata sistem kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan, apalagi ketika itu back ground pendidikan pegawai rata-rata lulusan sekolah pendidikan keagamaan, maka beliau berusaha untuk menciptakan sistem administrasi dan kearsipan kantor yang lebih baik. Beliau juga dikenal aktif dalam pembinaan keagamaan, sering beliau di undang untuk meresmikan rumah ibadah (mesjid) di

20

Kota Medan, beliau dikenal dekat dengan para ulama dan tokoh agama kota Medan di masa itu.

7. DRS. H. A. MUIN ISMA NASUTION (MASA BAKTI 1986-1990)

Al-washliyah adalah organisasi keagamaan yang digelutinya. Sebagai seorang Aktifis dan Pengurus organisasi Al-Washliyah beliau berusaha menerapkan ilmu dan pengalaman ber organisasi pada lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Medan yang ia pinpin. Ia mulai dengan menerapkan disiplin masuk/ apel bagi pegawai. Sebagaimana kebijakan peminpin terdahulu, Drs. H.A. Muin Isma Nasution menerapkan sistem birokrasi dan administrasi perkantoran yang lebih baik, pengarsipan pun menjadi perhatiannya, sebagai pengurus organisasi Keagamaan ia berusaha menghimpun ulama ulama medan dan dikenal beliau dekat dengan ulama. Ia dibantu oleh Sairun Siregar sebagai KTU dan Bendahara Bahrum Hasibuan.

8. DRS. H. NURDIN NASUTION (MASA BAKTI 1990-1994)

Sebagaimana peminpin sebelumnya, Drs. H. Nurdin Nasution juga merupakan Pengurus Organisasi Keagamaan Islam Nahdhatul Ulama, ia dipercayakan meminmpin Kementerian Agama Kota Medan dengan meninggalkan banyak torehan sejarah. Ia menginginkan agar para pegawai sehat jasmani dan rohaninya. Mengaktifkan senam, olah raga sepak bola, serta melaksanakan program jum’at bersih di lingkungan kantor, beliau di kenal cukup disiplin, serta bijaksana.

21

Sebagai seorang aktifis organisasi, beliau menjalin kerjasama dengan organisasi organisasi kemasyarakatan terutama dengan Nahdhatul Ulama, ia peminpin Kementerian Agama Kota Medan cukup sukses dan namanya makin harum di tengah masyarakat Kota Medan. Belia dibantu oleh H.Ali Mulkan Siregar sebagai KTU serta Bahrum Hasibuan menjadi Bendahara Kantor.

9. DRS. H. AHMAD IDRIS SIREGAR (MASA BAKTI 1994-1999)

Drs. H. Ahmad Idris Siregar adalah Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Medan masa bakti tahun 1994-1999. Ia adalah sosok yang idealis dan hoby olah raga. Beliau telah berjasa dengan mendirikan Kopda (Koperasi Departemen Agama) masa itu. Ia sering mengadakan rotasi pegawai, pejabat di seluruh lini Kementerian Agama Kota Medan. Karena sifatnya yang idealis, beliau kurang disenangi oleh para Pemimpin SKPD/ Pemerintah Kota Medan. Pemerintah Kementerian Agama yang sentralistik / Intansi Vertikal membuatnya tidak begitu mau tunduk dan menjalin Kerjasama dengan pemerintah Kota Medan. Ia dibantu oleh Drs. H Maulana Siregar sebagai KTU dan H. Murat Siregar sebagai Bendahara.

10.H. SYAHRIAL , AMS. SH, M.Hum (MASA BAKTI 1999-2001)

“Lain lubuk lain ikannya” adalah ungkapan yang cocok untuk menggambarkan H. Syahrial AMS. Anak Medan Sekitarnya /AMS adalah julukan yang tepat yang beliau sandang, sosok yang satu ini adalah pencinta Seni, sangat

22

dekat dengan Tokoh Masyarakat, tokoh Agama , bahkan para Preman Kota Medan. Beliau memimpin dengan gaya preman namun terarah, orangnya cukup tegas, tanggap akan masalah, serta cepat dalam bertindak dan terarah mengambil keputusan, tidak ada masalah yang tidak bisa ia selesaikan, tidak ada perkara yang tidak dapat ia tuntaskan, orang

yang dengan type kepemimpinan yang agak keras/ kasar juga dikenal kalau beliau seorang yang toleran terhadap para bawahannya. Untuk mensukseskan kepemimpinannya ia mempercayakan Drs. H. Arifin Harahap menjadi KTU, dengan didampingi Bahrum Hasibuan sebagai Bendahara.

11.DRS. H.M. ADLIN DAMANIK (MASA BAKTI 2001-2007)

Sosok Drs.Adlin Damanik merupakan KakanKemenag paling pupuler dan banyak jasanya mengangkat nama Kementerian Agama di Kota Medan. Beda dengan pimpinan sebelumnya,ia sangat piawai menjalin kemitraan dengan Pemerintah Kota medan, ia merupakan Kakankemenag yang paling disukai Wali Kota masa itu,karenanya kepiawaiannya merangkul pemerintah Kota Medan, mobil dinaspun Ia peroleh, bak air mengalir kucuran dana APBD Kota Medan mengalir melalui beliau, Nazir Mesjid, Bilal Mayit, Penggali Kubur jadi saksi bahwa pada masa beliau mereka mendapatkan perhatian dan honor dari APBD. Bukan hanya sampai di situ, pertama kalinya para calon haji yang akan berangkat ke tanah suci mendapat uang saku dari bantuan Walikota adalah berkat trobosan beliau. Kerukanan antar, intern, antara umat beragama terjalin dengan baik berkat kedekatannya dengan FKUB. Di intern Kementerian Agama Kota medan ia

23

dikenal cukup tegas, selogan “staf yang agak bandel tapi pintar lebih ia sukai dari pada staf yang rajin tapi bodoh” mendorong para staf untuk membenahi diri masing-masing. Beliau Dibantu KTU Ibu Dahliana Hrp. Dan Bapak H. Syafii S. MA, Bendahara Hasanuddin Batu Bara.

12. DRS. H. ABD. RAHIM, M. Hum (MASA BAKTI 2007-2011)

Meneruskan keberhasilan pinpinan sebelumnya sosok Drs. H. Abd Rahim, M.Hum cukup dikenang di lingkungan Kantor Kementerian Agama yang Kota Medan. Mudah senyum, ramah saat bersua kepada siapa saja, mudah menyelesaikan urusan staf, tidak berbelit-belit, dan sifat kebapakan senantiasa terpancar dalam pribadi beliau. Sehingga orang tidak segan dan takut untuk berurusan langsung dengan beliau. Urusan kepentingan pegawai selama bisa ia bantu selalu ia permudah. Beliaulah pemimpin pemula penataan gedung Kantor Kementerian Agama Kota Medan, ruangan kantor ditata ulang, musholla dibangun, taman, grasi/ kanofi mobil semuanya tertata baik berkat perjuangannya. Sosoknya yang penyabar, tolerasni tinggi adalah sifat yang patuh dicontoh dari beliau, ia juga sering melakukan monitoring ke ruangan-ruangan masing-masing seksi, sekedar menyapa dan cengkrama ringan dengan para bawahannya. Sebagai mantan Dosen ia layak menjadi guru dan teladan para bawahannya, hal inilah yang membawa keberhasilan beliau memimpin Kantor Kementerian Agama Kota Medan hingga beliau dipercayakan untuk memimpin lembaga Kementerian

24

Agama Wilayah Sumatera Utara. Beliau didampingi KTU Bapak H. Syafii S. MA dan H. Al Ahyu, MA, serta Bendahara: Abdurrahim Tanjung.

13. H. IWAN ZULHAMI, SH., M.AP

Penampilannya yang tenang dan bersahaja Nampak jelas dari raut wajah Bapak H. Iwan Zulhami, SH.,M.AP. Kehadirannya di Lingkungan Kantor Kementrian Agama Kota Medan membawa angin segar dan nuansa baru. Dalam hitungan hari setelah pelantikannya, beliau langsung observasi seluruh kantor, dengan langkah cepat dan orientasi jauh ke depan, beliau melakukan pembenahan/ renofasi kantor seraca radikal. Tata ruang dan kearsipan ia perbaiki, gedung koperasi, kantin, perparkiran dibenahi. Belum sampai sebulan bertugas, beliau telah begitu dekat dengan Wali Kota Medan beserta pinpinan SKPD Plus. Pertama kali dalam sejarah Kementrian Agama Kota Medan seorang walikota menjadi inspektur upacara pada waktu apel rutin yang sekaligus peletakan batu pertama Masjid Ikhwanul Ikhlas Kementerian Agama Kota Medan biayanya diperkirakan Rp. 500.000.000,-. Dengan pendekatan yang baik, akhirnya walikota medan berjajanji akan membantu menyelesaikannya. Bukan sampai disitu saja, Wali Kota juga dalam arahannya akan menganggarkan biaya APBD sejumlah 8 Milyard guna membantu pemberian makan bagi jemaah haji asal medan selama + 20 hari di Arab Saudi tahun 2012. Bapak H.Iwan Zulhami belum merasa puas dengan gebrakannya, beliau merencanakan pembangunan Gedung Pusat Pelayanan dan Informasi Haji Terpadu (System Pelayanan Haji Satu Atap) Kota Medan. Ia jugalah yang mengidekan penerbitan Buku Profil Kementerian Agama

25

Kota Medan ini guna bahan sejarah di masa akan datang, selain itu untuk mendukung program Walikota Medan “Hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih cerah dari hari ini”, dengan melakukan motto Kemenag Medan “Ramah dalam pelayanan, Tepat waktu dalam urusan, Profesional dalam tugas, dan Ikhlas dalam berbuat.

C. Job Description

1. Sekretaris Pimpinan

Denni Arifin Dongoran ,SE menjabat sebagai sekretaris pimpinan.Adapun tugas dari sekretaris pimpinan adalah:

1. Mencatat Undangan dari Instansi lain untuk Kepala Kantor. 2. Mencatat Surat dari Instansi Lain untuk Kepala Kantor.

3. Meneruskan Undangan yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.

4. Meneruskan Surat yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.

5. Mengagendakan Jadwal Kepala Kantor.

6. Menerima Surat yang akan ditanda Tangani Kepala Kantor. 7. Memeriksa Surat yang akan ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor. 8. Mendistribusikan Surat yang sudah ditanda Tangani Oleh Kepala

26

9. Menerima dan Mengagendakan Tamu yang akan Beraudensi dengan Kepala Kantor.

10. Mempersiapkan dan Membawa Bahan-bahan Keperluan Kepala Kantor dalam Acara Rapat Koordinasi Lintas Instansi.

11. Mengarsipkan Undangan dan Surat Untuk Kepala Kantor. 12. Mengarsipkan Jadwal Kepala Kantor.

13. Membuat Absensi Kepala Kantor. 14. Menyiapkan Buku Tamu Kepala Kantor

2. Penyusun Bahan Kerumahtanggaan

Aslen,S.Th.I menjabat sebagai penyusun bahan kerumahtanggaan.Adapun tugas dari penyusun bahan kerumahtanggaan adalah:

1. Menyusun Rencana dan Program Kerja Bagian Umum.

2. Menghimpun dan Mengkaji Peraturan-peraturan di Bidang Kerumahtanggaan.

3. Menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

4. Menyusun Laporan Kebutuhan Perawatan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung.

5. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Instalasi Listrik.

6. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Gedung.

7. Memeriksa dan Mengarsipkan Kelengkapan Berkas dan Berita Acara BMN Mobiler.

27

8. Mengkoordinir dan Melaksanakan Penghapusan Barang Milik Negara (BMN).

9. Mengkoordinir Penyimpanan Dokumen Aset dan Barang Milik Negara (BMN).

10. Melaksanakan Pembinaan Barang Milik Negara (BMN) yang tertuang dalam DIPA.

11. Menyusun dan Mendata Kebutuhan ATK pada setiap Ruangan Seksi. 12. Mengkoordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan.

13. Memeriksa dan Memperbaiki Fasilitas Kantor yang Rusak.

14. Melakukan Pertemuan dalam Rangka Evaluasi Pelaksanaan Tugas Satuan Keamanan dan Kebersihan..

15. Mengkoordinir Penataan Parkir Kantor.

16. Mengkoor Kebersihan dan Keindahan Seluruh Ruangan Kantor. 17. Mengkoordinir Keamanan dan Ketertiban Seluruh Ruangan Kantor. 18. Memeriksa Penyeragaman Konsep Surat Statuter dan Non Statuter

Berdasarkan PMA No. 16 Tahun 2006 dan Permenpan RB RI Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Naskah Dinas Istansi Pemerintah. 19. Mengkonsep Do’a Pimpinan pada Acara Lintas Instansi Pemerintah. 20. Mewakili Pimpinan Membawa Do’a dalam Acara Keprotokolan Pada

Pemerintah Kota Medan.

28

Erwinsyah Putra Batubara,SE menjabat sebagai pengelola BMN.Adapun tugas dari pengelola BMN adalah:

1. Melaksanakan Pencatatan Aset / Barang Milik Negara dan setiap ada kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa setelah adanya penyerahan / laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan SPM dilakukan Pencatatan / Pengimputan Kedalam Aplikasi SIMAK BMN.

2. Mendata dan Membuat Daftar Barang Ruangan (DBR) Pada Setiap Ruangan Kantor yang berlaku selama 1 Tahun.

3. Melakukan Pendataan dan Pengecekan BMN Pada Setiap Ruangan Kantor.

4. Membuat Label BMN dan Penomoran (Barcod) Pada Setiap Ruangan Kantor.

5. Membuat Surat dan Berita Acara yang berkaitan dengan Barang Milik Negara (BMN).

6. Melakukan Rekonsiliasi Internal Antara Operator SIMAK BMN dengan Operator SAKPA.

7. Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan KPKNL Medan Pada Setiap Semester.

8. Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara di Medan Pada Setiap Semester.

9. Melakukan Pendaftaran Barang Inventaris yang telah rusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan Penghapusan.

29

10. Mencatat / Merekam Barang Persediaan ke Dalam Aplikasi Persediaan.

11. Membuat Konsep Surat Keluar.

12. Melaksankan Pengetikan Surat Keluar.

13. Membuat Data Kendaraan Dinas Roda 2 (Dua) dan Roda 4 (Empat). 14. Melakukan Penistribusian ATK Ke Seluruh Ruangan Kantor sesuai

kebetuhan.

15. Memeliharakan Arsip Dokumen Kepemilikan Kendaraan Dinas Roda 2 dan Roda 4 Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

16. Melakukan Pengurusan Perpanjangan Pajak Kendaraan Dinas Roda 2 (Dua) & Roda 4 (Empat) Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan Ke Kantor SAMSAT.

17. Pembuatan Laporan Neraca (SIMAK BMN) dan dilaporkan setiap akhir bulan ke subagian Keuangan.

18. Pembuatan Kartu Identitas Barang (KIB) Gedung/Bangunan dan Alat Angkutan (Kendaraan Dinas).

19. Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN. 20. Melakukan Ofname Fisik Barang Setiap Triwulan.

4. Pengelola Administrasi dan Dokumentasi

Maria Ulfa,SP menjabat sebagai pengelola administrasi dan dokumentasi.Adapun tugas dari pengelola administrasi dan dokumentasi adalah:

30

1. Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Surat-Surat Keluar : Surat Tugas, Rekomendasi. Undangan Rapat, Pensiun, dan Surat Keluar Lainnya.

2. Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Kenaikan Gaji Berkala (KGB).

3. Membuat Penomoran dan pada SK-SK sekaligus Membubuhkan Stempel : pada SK GTT, SK Izin Operasional.

4. Melakukan Pengarsipan pada Surat-Surat Keluar yang sudah diproses ke Dalam Filing.

5. Melakukan Pengarsipan pada Kenaikan Gaji Berkala (KBG) yang sudah diproses kedalam Filing.

6. Mengarsipkan SK-SK yang sudah diproses ke dalam Filing.

7. Melakukan Pengarsipan Kartu Identitas Barang (KIB) Bangunan Kantor Kemenag Kota Medan dan Gedung KUA Kecamatan.

8. Memeriksa Surat-surat / Berkas-berkas yang sudah ditanda tangani Kepala Kantor dan sudah di disposisi serta mendistribusikannya. 9. Menyusun dan Menyiapkan Nama-nama Petugas / Daftar petugas

pada Apel Pagi setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar. 10. Mendistribusikan ke masing-masing petugas Daftar Petugas Apel Pagi

setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar Nasional.

11. Membuat surat tugas pada upacara Kesadaran Nasional (setiap tanggal 17) dan juga Hari Besar Nasional.

31

12. Menyiapkan kelengkapan Apel Pagi setiap senin, Upacara setiap tanggal 17 dan Upacara Hari Besar Nasional.

13. Menditribusikan surat tugas kepada petugas pada upacara hari Kesadaran Nasional (setiap tanggal 17) dan juga hari Besar Nasional. 14. Mengarsipkan Surat Tugas untuk Upacara Hari Kesadaran Nasional

(tanggal 17) dan Hari Besar Nasional.

15. Menerima surat dari Lintas Instansi mengenai kegiatan Hari-hari Besar Nasional yang sudah ditanda tangani / Paraf oleh Kepala

5. Pengelola Barang Persediaan

Syafrini Rahmayani,SE menjabat sebagai pengelola barang persediaan.Adapun tugas dari pengelola barang persediaan adalah:

1. Mendata Kebutuhan ATK Pada Setiap Ruangan Seksi.

2. Mengkordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan Unit Sekretariat.

3. Mendistribusikan ATK (Barang Persedian) dan Barang Inventaris Kantor Ke Unit Sekretariat serta Membukukannya.

4. Menyimpan Kebutuhan Perlengkapan Kantor. 5. Mengarsipkan Dokumen Barang Persediaan.

6. Membuat Penomoran Pada Surat Keluar Pernyataan Persetujuan Pindah Tugas, Surat Cuti, Izin Operasional, Piagam dan Dibubuhi dengan CAP Stempel.

32

7. Mengarsipkan Surat Keluar Pernyataan Persetujuan Pindah Tugas, Surat Cuti, Izin Operasional, Piagam yang sudah diproses dan Memasukan Kedalam Filing.

8. Melakukan Penomoran Surat Pernyataan Melaksankan Tugas dan Membubuhi CAP Stempel.

9. Mengarsipkan Surat Pemja Pemtu..

10. Melakukan Penomoran Surat Keluar SK-SK Tentang Kepanitiaan / SK-SK Pangkat ke semua seksi.

11. Mengarsipkan SK-SK Tentang Kepanitiaan dan SK-SK Pangkat. 12. Menggandakan Surat-surat / Berkas.

13. Membubuhi CAP Stempel pada Piagam Izin Operasional dari Seksi Pakis.

14. Penomoran Surat Keluar untuk Pelantikan dan dibubuhi CAP Stempel.

15. Mengarsipkan Surat Keluar Pelantikan. 16. Penomoran Surat Keluar Usul Naik Pangkat. 17. Mengarsipkan Surat Usul Pangkat.

6. Pengelola Bagian Umum

Zainab,BA menjabat sebagai pengelola bagian umum.Adapun tugas dari pengelola bagian umum adalah:

1. Menerima Semua Surat-surat Masuk dari Luar. 2. Menomori Surat Masuk.

33

3. Mengagendakan Surat Masuk ke Dalam Lembaran Disposisi.

4. Memasukkan Surat dari Seksi yang akan diparaf atau ditanda Tangani oleh Ka. Subbag Tata Usaha..

5. Menyusun Arsip Kartu Kendali Kedalam File.

6. Menyiapkan Pelegesan SK-SK dan Penomoran / Membubuhi Stempel.

7. Membawa Usul Pensiun / Pangkat yang ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor.

8. Menerima dan Mengirim Surat Via Fax.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Kantor Kementerian Agama Kota Medan menyelenggarakan kegiatan : 1) Teknis Pengadaan Barang dan Jasa

2) Pembinaan Penghapusan

3) Pembinaan Laporan Keuangan dan BMN

E. Kinerja Usaha Terkini

Kantor Kementerian Agama Kota Medan Melaksanakan ajang kompetisi seni dan olah raga (AKSIOMA) dan Kompetisi Sains Madrasah (KSM) ke 2 tingkat kota medan yang dilaksanakan Pada tangal 25-28 mei 2015. Serta diikuti Madrasah tingkat MI, MTs dan MA seKota Medan.

34

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan yang akan dijalankan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Medan adalah :

Subbagian Tata Usaha :

a) Pembinaan Penyusunan rencana kerja dilingkungan kantor kementerian agama kota medan

b) Strategi pemahaman aplikasi RKA-K/L untuk penyusunan anggaran

35

BAB III

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN

Dalam BAB III ini penulis akan membuat pembahasan mengenai pengawasan internal aktiva tetap yang dilakukan dengan cara membandingkan teori yang diperoleh dari hasil tinjauan penulis ke Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

A. Aktiva Tetap

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya termasuk data-data yang dikumpulkan oleh penulis beserta hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan, maka pada bab ini penulis akan mencoba membahas objek penelitian yang dititik beratkan pada penerapan Standar Akuntansi Keuangan. Sesuai dengan apa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya bahwa dalam memperoleh aktiva tetap dapat dilakukan dengan beberapa cara. Begitu juga halnya dengan yang dilakukan oleh .Kantor Kementerian Agama Kota Medan.

Untuk memahami pengertian aktiva tetap perlu dikemukakan beberapa defenisi mengenai aktiva tetap tersebut yang dikeluarkan oleh beberapa ahli dibidang akuntansi, antara lain :

36

Menurut Akbar dalam buku Akuntansi Pengantar (2004 : 237) “ aktiva tetap merupakan jenis aktiva yang digunakan untuk jangka panjang dan relative permanen dalam operasi bisnis normal. Aktiva ini dikuasai oleh perusahaan dan tidak untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, aktiva yang dikategorikan sebagai aktiva tetap harus memberikan manfaat lebih dari satu tahun ”.

Menurut Suharli (2006; 259) menyatakan aktiva tetap disebut juga plant asset atau fixed asset dan mendefisikannya sebagai berikut : “ Harta berwujud (tangible asset) yang memiliki masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, benilai material, dan digunakan untuk kegiatan operasi normal perusahaan ”.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam buku Standar Akunansi Keuangan (2012 : 16.1) aktiva tetap adalah “ aktiva tetap adalah asset berwujud yang (1) dimiliki untuk disediakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan yang administrative : dan (b) diperkirakan untuk digunakan lebih dari satu periode ”.

Menurut Firdaus dalam buku Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi (2010 : 177) “ aktiva tetap adalah asset yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk jangka waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material “.

Dari pengertian di atas diperoleh suatu kesimpulan bahwa aktiva tetap mempunyai tiga sifat utama, yaitu :

1. mempunyai kemungkinan masa manfaat di masa datang yang mempunyai kemampuan sendiri maupun kombinasi dengan aktiva lainnya untuk

37

menyumbangkan aliran kas masuk di masa yang akan datang baik langsung maupun tidak langsung,

2. suatu perusahaan dapat memperoleh manfaat dan mengawasi manfaat tersebut,

3. transaksi-transaksi menyebabkan timbulnya hak perusahaan untuk memperoleh dan mengawasi manfaat tersebut.

Suatu aktiva yang memiliki nilai uang dan berbentuk fisik yang menjadi milik perusahaan dinamakan aktiva berwujud misalnya tanah, gedung, mesin-mesin, peralatan kantor, kendaraan, dan lainnya. Aktiva tetap mempunyai kriteria antara lain berwujud, dimiliki oleh perusahaan, masa operasinya lebih dari satu tahun atau jangka waktu relatif lama, nilainya besar, dan tidak untuk dijual.

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap

Aktiva tetap dapat dikelompokkan dalam beberapa segi, yaitu : 1. Substansi

Yaitu aktiva yang dapat digantikan dengan sejenisnya. Aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

• Tangible fixed asset ( aktiva berwujud )

Contohnya : lahan, mesin, gedung, peralatan, dan lainnya.

• Intangible fixed asset ( Aktiva tidak berwujud )

Contohnya : goodwill, paten, copyright, franchise, lease hold, dan lainnya.

38 2. Umur

Pengkategorian aktiva tetap dari segi ini berguna untuk mengetahui perlu tidaknya dilakukan penyusutan terhadap harga perolehan, mengingat aktiva tetap memiliki masa manfaat yang berbeda-beda.Beradasarkan umurnya aktiva tetap terdiri dari :

• Aktiva tetap yang umurnya tidak terbatas, seperti : tanah

• Aktiva tetap yang umurnya terbatas dan apabila sudah habis masa penggunaannya biasanya diganti dengan jenis aktiva sejenis. Misanya : bangunana, mesin, alat-alat, mebel, dan kendaraan.

• Aktiva tetap yang umurnya terbatas dan apabila sudah habis masa penggunaannya tidak dapat diganti denga aktiva lain yang sejenis. Contohnya : sumber-sumber alam seperti tambang dan hutan.

Menurut Mulyadi, ( 2001 : 151 ) aktiva tetap berwujud yang dimiliki oleh suatu perusahaan dikelompokkan sebagai berikut :

a. tanah dan pematangan tanah ( land and land improvement), b. gedung dan perbaikan gedung,

c. mesin, d. meubel,

39

Kantor Kementerian Agama Kota Medan mengkategorikan jenis aktiva tetapnya ke dalam lima kategori yang masing-masing harga perolehan dan masa manfaatnya telah ditetapkan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan, yaitu :

1. tanah,

2. bangunan/gedung, 3. kendaraan,

4. peralatan,

5. Inventaris Kantor, seperti : komputer, meja, lemari.

Sesuai dengan pengertian yang dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia diatas terkait ciri-ciri aktiva tetap, maka seluruh kategori yang ada pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan telah disesuaikan dengan Standar Akuntansi Keuangan dimana aktiva tetap yang ada memiliki ciri-ciri sesuai dengan yang dimaksudkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia yaitu aktiva yang berwujud, dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama Kota Medan Medan serta tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Setiap aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi seluruh jumlah biaya yang dikeluarkan atau hutang yang timbul untuk memperoleh aktiva tersebut.

40

Biaya perolehan dicatat sebesar harga perolehannya yaitu harga beli aktiva tersebut ditambah biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tetap tersebut dapat digunakan oleh perusahaan.

Ikatan Akuntan Indonesia, (2006) berpendapat bahwa : Biaya perolehan suatu aktiva tetap terdiri dari harga belinya, termasuk bea impor dan PPh masukan tidak boleh retribusi ( non refundable ), dan setiap biaya yang dapat diretribusikan secara langsung dalam membawa aktiva tersebut dapat bekerja untuk penggunaan yang dapat dimasukkan setiap potongan dikurangkan dari harga pembelian. Dalam menjalankan aktivitasnya suatu perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan beberapa cara dengan pembelian, disumbangkan (hadiah), dan dibangun sendiri.

Kantor Kementerian Agama Kota Medan dalam perolehan aktiva tetapnya dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

1. Pelelangan.

2. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.

3. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

41

D. Penyusutan Aktiva Tetap

Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, (2006) penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat.

Hal-hal yang menyebabkan penyusutan biasa diidentifikasikan sebagai penyusutan fisik atau penyusutan fungsional. Penyusutan fisik terjadi disebabkan kerusakan ketika digunakan, dan karena cuaca. Sedangkan penyusutan fungsional terjadi karena aktiva tetap yang dimaksud tidak lagi mampu menyediakan manfaat dengan tingkat seperti yang diharapkan.

Di samping pengeluaran dalam masa penggunaan, masalah penyusutan merupakan masalah yang penting selama masa penggunaan aktiva tetap. Menurut Harahap (2005; 53) Yang dimaksud dengan penyusutan adalah : “Pengalokasian harga pokok aktiva tetap selama masa penggunaannya”. Beberapa istilah-istilah khusus didalam akuntansi sesuai dengan pengkategorian aktiva terkait dengan proses harga alokasi harga perolehan aktiva tetap, antara lain :

a. Depresiasi

Yaitu yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

42 b. Deplesi

Yaitu istilah yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk aktiva tetap berupa sumber-sumber alam (wasting asset) yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

c. Amortisasi

Yaitu istilah yang dipakai pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan guna menetapkan besar beban penyusutan setiap periode adalah :

1. Harga perolehan aktiva

Yaitu seluruh pengeluaran atau pengorbanan yang dilakukan untuk memperoleh aktiva sampai keadaan siap pakai.

2. Estimasi nilai pada akhir umur manfaat ( nilai residu),

Yaitu taksiran realisasi (penjualan) melalui kas aktiva tetap tersebut setelah akhir penggunaan atau pada saat aktiva tetap tersebut harus ditarik dari kegiatan operasi. Biaya yang disusutkan (depreciable cost ) adalah jumlah yang harus disebarkan sepanjang umur manfaat aktiva sebagai beban penyusutan.

43 3. Umur tekhnis,

Umur manfaat yang diperkirakan (expected useful life) atas aktiva tetap juga harus diestimasi pada saat aktiva tersebut mulai digunakan. Beberapa faktor yang menyebabkan suatu aktiva tetap berwujud dapat memberi manfaat dalam waktu yang terbatas, yaitu :

i. Faktor Fisik

Aus karena dipakai (wear and tear ), aus karena umur (deteroralitation and deacay ), dan kerusakan merupakan factor fisik yang dapat mengurangi fungsi aktiva tetap.

ii. Faktor Fungsional

Faktor fungsional yang membatasi umur aktiva berupa ketidakmampuan aktiva memenuhi kebutuhan produksi sehingga perlu diganti, perubahan permintaan terhadap barang maupun jasa yang dihasilkan, kemajuan tekhnologi yang menyebabkan suatu aktiva tidak ekonomis lagi apabila dipakai.

iii. Pola Pemakaian

Pola pamakaian harus dipertimbangkan dalam kaitannya dengan pembebanan penyusutan terhadap produksi.

Diperlukan suatu metode untuk menghitung besarnya pengalokasian pembebanan penyusutan aktiva tetap. Tiga metode penyusutan yang paling umum digunakan adalah metode garis lurus, metode unit produksi, dan metode saldo menurun berganda.

44

a. Straight Line Methode ( metode garis lurus )

Metode ini menghitung penyusutan berat beban penyusutan dibebankan secara merata. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.Beban penyusutan menurut metode ini dihitung sebagai berikut (Harahap, 2005):

Keterangan :

D = Beban Penyusutan (Depresiasi) C = Harga Pokok Aktiva (cost) S = Salvage Value (nilai residu) N = Useful Life (umur teknis) Contoh :

Sebuah peralatan dibeli dengan harga Rp15.000.000 nilai residu ditaksir Rp 1.500.000 dan estimasi umurnya adalah 5 tahun. Penyusutan tahunan aktiva tersebut dihitung sebagai berikut :

000 . 700 . 2 5 000 . 500 . 1 000 . 000 . 15 Rp = −

C ̶ S D ₌ N

45

Tabel. 3.1

Penyusutan Menurut Metode Straight Line (Metode Garis Lurus)

(Dalam jutaan rupiah) Akhir

Tahun

Harga Pokok Penyusutan

Akumulasi Penyusutan Nilai Buku 0 1 2 3 4 5 15.000.000 15.000.000 15.000.000 15.000.000 15.000.000 15.000.000 - 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 - 2.700.000 5.400.000 8.100.000 10.800.000 13.500.000 13.500.000 15.000.000 12.300.000 9.600.000 6.900.000 4.200.000 1.500.000

46

b. Unit of production method (Metode unit produksi)

Jika tingkat pemanfaatan aktiva tetap bervariasi dari tahun ke tahun, maka metode unit produksi lebih tepat dipakai dari pada metode garis lurus. Dalam hal ini, metode unit produksi mampu membandingkan lebih baik beban penyusutan dengan pendapatan terkait.

Metode unit produksi (Unit-of-Production Method) menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama bagi setiap unit kapasitas yang digunakan oleh aktiva. Untuk menerapkan metode ini umur manfaat aktiva diekpresikan dalam istilah unit kapasitas produktif seperti jam atau mill. Total beban penyusutan untuk setiap periode akuntansi kemudian ditentukan dengan mengalihkan penyusutan per unit dengan jumlah unit yang dihasilkan atau digunakan selama periode dimaksud. Beban penyusutan per jam dihitung sebagai berikut :

Contoh :

Dengan menggunakan ilustarasi contoh sebelumnya jam kerja aktiva tetap dimisalkan 75.000 jam maka penyusutan per jam adalah sebagai berikut :

perjam 180 000 . 75 000 . 500 . 1 000 . 000 . 15 = −

Dengan mengasumsikan bahwa aktiva tetap dioperasikan 15.000 jam selama 1 tahun maka beban penyusutan dalam 1 tahun adalah 15.000 × 180 = Rp 2.700.000

47

Tabel. 3.2

Penyusutan Menurut Unit of production method (Metode unit produksi)

(Dalam jutaan rupiah)

No Jam Kerja Penyusutan

Akumulasi Penyusutan Nilai Buku 1 2 3 4 5 15.000 13.000 10.000 17.000 20.000 75.000 000 . 700 . 2 180 000 .

15 × =

000 . 340 . 2 180 000 .

13 × =

000 . 800 . 1 180 000 .

10 × =

000 . 060 . 3 180 000 .

17 × =

000 . 600 . 3 180 000 .

20 × =

000 . 500 . 13 180 000 .

75 × =

2.700.000 6.840.000 4.500.000 9.900.000 13.500.000 15.000.000 12.300.000 8.160.000 10.500.000 5.100.000 1.500.000

48

c. Double declining balance method (Metode saldo menurun berganda)

Metode saldo menurun berganda (double declining balance method) menghasilakan beban periodik yang terus menurun sepanjang estimasi umur manfaat aktiva. Untuk menerapkan metode ini tarif penyusutan garis lurus tahun terlebih dahulu harus digandakan.

Contoh :

Dengan menggunakan ilustrasi contoh sebelumnya maka tarif penyusutan saldomenurun adalah :

= 100% / 5 tahun = 20%

Digandakan menjadi 20% × 2 = 40 %

Tabel. 3.3

Pentusutan Menurut Double declining balance method (Metode saldo menurun berganda)

(Dalam jutaan rupiah)

Tahun Beban Penyusutan Akumulasi Penyusutan Nilai Buku 1

2 3 4 5

40% × 15.000.000 = 6.000.000 40% × 9.000.000 = 3.600.000 40% × 5.400.000 = 2.160.000 40% × 3.240.000 = 1.296.000 40% × 1.944.000 = 777.600

6.000.000 9.600.000 11.760.000 13.056.000 13.833.600 9.000.000 5.400.000 3.240.000 1.944.000 1.166.400

49

E. Penggantian Aktiva Tetap

Perusahaan/instansi mengambil suatu kebijakan terkait dengan pengguaan aktiva tetap dikarenakan aktiva tersebut aktiva tersebut tidak lagi dapat dipergunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat ditarik dari pemakaian. Cara penggantian aktiva tetap yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Medan yaitu :

1. Penghapusan Aktiva

Harus Mengusulkan Penetapan Status Penggunaannya ke Kantor Wilayah Kemenag Sumut. Kemenag sumut meneruskan Ke Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) stelah melakukan PSP dan membentuk TIM penilaian Barang , TIM KPKNL datang untuk Melakukan Penilaian (Executive Summary) ke kantor Kemenag Kota Medan, keluar lah Surat Persetujuan Pemindahtangan dengan tindak lanjut Penjualan BMN selain Tanah dan / atau Bangunan pada Kementerian Agama Republik Indonesia, Satker Kantor Kemenag Kota Medan dari KPKNL. Pihak Kemenag Mengusulkan Penghapusan Barang Milik Negara Secara Lelang dan Melengkapi Dokomen-dokumen / Persyaratan untuk Lelang. Dan Menunggu Proses Jadwal Pelelangan dari Pejabat Lelang KPKNL.

50

F. Pengendalian Internal Terhadap Aktiva Tetap

Pengendalian yang baik atas aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan pengendalian yang tetap agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun penyelewengan tersebut. Penetapan sistem pengendalian intern yang baik dapat menunjung peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional perusahaan. Perencanaan dan pengendalian pengeluaran untuk barang modal merupakan hal yang kritis bagi kesehatan keuangan jangka panjang perusahaan/instansi.

Beberapa tujuan dari pengendalian internal aktiva tetap adalah :

1. Melakukan Pemeliharaan / Perawatan Kendaraan, Perawatan Gedung dan Barang-barang Mobiler lainnya.

2. Membatasi pengeluaran modal dalam limit yang disetujui kebutuhan perusahaan.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam menjalankan aktivitas perusahaan,

4. Menetapkan prosedur-prosedur perlindungan dan pemeliharaan fisik suatu aktiva tetap.

5. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan/instansi,

6. Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap.

51

7. Menetapkan bahwa seluruh pengeluaran untuk barang modal yang direncanakan berada dalam batas-batas keuangan perusahaan/isntansi . 8. Menetapkan tanggung jawab yang wajar untuk aktiva tetap.

9. Merencakan waktu yang tepat untuk melakukan pengeluaran modal.

G. Jenis-jenis Pengendalian Internal Aktiva Tetap

Adapun pengendalian dalam Kantor Kementerian Agama Kota Medan dapat meliputi:

1. Pengendalian Administratif

Pengendalian ini dapat dilakukan dengan dua tujuan, yaitu :

a. terkait dan berhubungan dengan masalah sistemdan prosedur penyelenggaraan inventarisasi,

b. terkait dan berhubungan dengan masalah teknis atau materi inventarisasi, buku induk barang atau buku lainnya.

2. Pengendalian Fisik,

Pengendalian fisik dilakukan untuk mengetahui keberadaan sekaligus keadaan fisik suatu aktiva tetap, apakah sudah sesuai catatan inventaris atau belum. Pengendalian ini dilakukan dengan mengawasi jumlah maupun kuantitas sekaligus kualitas aktiva tetap yang sebenarnya.

52

3. Pengendalian Penggunaan.

Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar dalam penggunaannya. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan aspek efisiensi penggunaan.

Pengendalian ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap, seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada. Dalam mengawasi suatu aktiva tetap, Kantor Kementerian Agama Kota Medan menjalankan berbagai pengendalianbaik pengendalian administratif, fisik maupun penggunaan. Bentuk pengendalian lain diantaranya juga dilakukan dengan cara mengansuransikan aktiva tetap, termasuk pengendalian dalam hal manajemen kepegawaian dengan menempatkan karyawan yang ahli pada bidangnya supaya tercipta suatu spesifikasi kerja yang baik.

Pada dasarnya pengendalian internal bertujuan untuk mengamankan harta benda perusahaan yang dalam hal ini adalah aktiva tetap, memperoleh data akuntansi yang tepat dan dipercaya dapat meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong kepatuhan terhadap kebijaksanaan kepemimpinan.

H. Unsur Pengendalian Internal Aktiva tetap

Unsur pengendalian internal dalam aktiva tetap mencakup organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

53

1. Organisasi

Fungsi pemakai harus terpisah dari dari fungsi akuntansi aktiva tetap. Untuk mengawasi aktiva tetap dan pmakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisahkan dari fungsi pemakaian aktiva tetap.

Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit yang organisasi yang bekerja secara independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupu transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu organisasi saja.

2. Sistem Otoritas

Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham karena investasi dalam aktiva pada umumnya melipiti jumlah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh pemilik perusahaan sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap. Surat permintaan otorisasi investasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan. Setiap investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat pesetujuan direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaannya oleh direktur utama perusahaan. Surat permintaan otorisasi reparasi oleh

54

direktur utama, surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya, pengeluaran modal harus mendapat otorisasi oleh direktur utama. Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.

Work Order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkuan.Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan direktur utama. Laporan penerimaan barang otorisasi oleh fungsi penerimaan. Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang di beli harus mendapat otorisasi oleh direjtur utama. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi-fungsi akuntansi. Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembelian harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh direktur utama. Bukti memorial oleh fungsi akuntansi yang berisi persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.

3. Prosedur Pencatatan

Perubahan kartu aktiva tetap harus diberikan pada bukti kas keluar dan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setiap pemutakhiran data

55

yang dicacat dalam kartu aktiva tetap harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri oleh dokumen pendukung yang sah.

4. Praktik Yang Sehat

Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap. Pengawasan internal dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakannya dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran inverstasi. Anggaran investasi ini disusun setelah telaah terhadap dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.Penutupan investasi aktiva tetap terhadap kerugian untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebaikan dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.

Dalam melaksanakan pengawasan terhadap aktiva tetap perlu diperhatikan dan dijadikan pedoman hal-hal sebagai berikut :

1. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.

2. Aktiva tetap harus diberi kode pada setiap jenis aktiva tetap.

3. Perolehan aktiva tetap harus atas dasar persetujuan yang diberikan pejabat yang berwenang dan sebelumnya ada permintaan bahwa aktiva tetap tersebut benar-benar dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan.

56

4. Penjualan atas aktiva tetap harus mendapat persetujuan lebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dan dibukukan oleh bagian pembukuan atas dasar pemberitahuan tertulis yang diterimanya.

Aktiva yang merupakan barang-barang kecil yang mudah dipindahkan harus berada dibawah pengawasan pejabat tertentu sedikit mungkin dan harus disimpan di tempat yang aman agar barang tersebut dapat terjamin keamanannya dan terpelihara dengan baik.

57

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab terdahulu serta hasil penelitian pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan, maka pada bab IV ini penulis akan mencoba mengambil kesimpulan yang Penulis anggap penting bagi Kementerian Agama Kota Medan:

1. Kantor Kementerian Agama Kota Medan memperoleh aktiva tetap dengan cara pelelangan, penunjukkan langsung, pengadaan langsung

2. Besarnya penyusutan pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan setiap tahunnya dihitung dengan menggunakan metode garis lurus yang menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahunnya sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap, dan nilai sisa aktiva tetap dianggap Rp 0. perhitungan dilakukan oleh bagian akuntansi setiap akhir tahun buku,

3. Penggantian aktiva tetap pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan dilakukan dengan cara penghapusan aktiva,

4. pengendalian internal terhadap aktiva tetap sudah dijalankan dengan cukup baik

58

B. Saran

Setelah mengemukakan kesimpulan diatas sebagai penutup Tugas Akhir ini Penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis, yang kiranyan dapat menambah manfaat dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian internal terhadap akiva tetap yang dijalankan Kantor Kementerian Agama Kota Medan sebaiknya dipertahankan karena sudah sesuai dengan prosedur dan Standar Akuntansi Keuangan. Bila perlu dibuat prosedur-prosedur yang lebih efektif dan efisien untuk memper kecil kesalahan maupun penyelewengan terhadap aktiva,

2. Kebijakan manajemen menyangkut besar batasan biaya yang merupakan pengeluaran modal maupun pengeluaran penghasilan perlu diterapkan, 3. Perusahaan perlu memperhatikan jenis dan golongan aktiva tetap sebelum

manajemen mengambil kebijakan mengenai metode penyusutan yang akan dipakai dalam menghitung besar penyusutan seluruh aktiva tetap.

Perusahaan perlu memperhatikan tingkat pemeliharaan terhadap aktiva tetap dikarenakan pengeluaran untuk biaya penggantian terhitung cukup besar. Hal ini dilakukan agar aktiva tidak cepat rusak, sehingga pengeluaran biaya dapat diminimumkan sekecil mungkin.

59

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Erwin, 2001,Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU ; Medan

Mulyadi,2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso, SR, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerebit Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standar Akuntansi Keuangan, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta

Warrant, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fees,2006. Accounting Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002, Akuntansi Aktiva Tetap, Cetakan keempat Penerbit PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

60

LAMPIRAN

1. Cara Perolehan Aktiva tetap

A. Proses pengajuan barang

1. melalui proses perencanaan anggaran yang dibutuhkan

2. dilakukan pengajuan ke Kementerian untuk dibahas secara Nasional antara Pemerintah Pusat dan DPR

Setelah Anggaran Masuk dalam Dipa Kantor Kementerian lalu Mekanisme Pengadaan Barang antara lain Melalui :

1. Pelelangan

2. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa

3. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

2. Pengendalian internal aktiva tetap

1. pemeliharaan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan dalam satu Tahun Anggaran

2. pengawasan terhadap penggunaan dan fungsi barang

3. Jenis pengendalian Internal Aktiva Tetap

61

4.

a) Kendaraan Dinas Roda 4 dan Roda 2 Milik Kantor Kemenag Kota Medan : Langkah-langkanya Pertama Harus Mengusulkan Penetapan Status Penggunaannya ke Kantor Wilayah Kemenag Sumut br Kemenag sumut meneruskan Ke Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) stelah melakukan PSP baru membentuk TIM penilaian Barang , selanjutnya TIM KPKNL datang untuk Melakukan Penilaian (Executive Summary) ke kantor Kemenag Kota Medan, keluar lah Surat Persetujuan Pemindahtangan dengan tindak lanjut Penjualan BMN selain Tanah dan / atau Bangunan pada Kementerian Agama Republik Indonesia, Satker Kantor Kemenag Kota Medan dari KPKNL. Baru pihak Kemenag Mengusulkan Penghapusan Barang Milik Negara Secara Lelang dan Melengkapi Dokomen-dokumen / Persyaratan untuk Lelang. Dan Menunggu Proses Jadwal Pelelangan dari Pejabat Lelang KPKNL.

56

4. Penjualan atas aktiva tetap harus mendapat persetujuan lebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dan dibukukan oleh bagian pembukuan atas dasar pemberitahuan tertulis yang diterimanya.

Aktiva yang merupakan barang-barang kecil yang mudah dipindahkan harus berada dibawah pengawasan pejabat tertentu sedikit mungkin dan harus disimpan di tempat yang aman agar barang tersebut dapat terjamin keamanannya dan terpelihara dengan baik.

57 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab terdahulu serta hasil penelitian pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan, maka pada bab IV ini penulis akan mencoba mengambil kesimpulan yang Penulis anggap penting bagi Kementerian Agama Kota Medan:

1. Kantor Kementerian Agama Kota Medan memperoleh aktiva tetap dengan cara pelelangan, penunjukkan langsung, pengadaan langsung

2. Besarnya penyusutan pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan setiap tahunnya dihitung dengan menggunakan metode garis lurus yang menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahunnya sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap, dan nilai sisa aktiva tetap dianggap Rp 0. perhitungan dilakukan oleh bagian akuntansi setiap akhir tahun buku,

3. Penggantian aktiva tetap pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan dilakukan dengan cara penghapusan aktiva,

4. pengendalian internal terhadap aktiva tetap sudah dijalankan dengan cukup baik

58 B. Saran

Setelah mengemukakan kesimpulan diatas sebagai penutup Tugas Akhir ini Penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis, yang kiranyan dapat menambah manfaat dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian internal terhadap akiva tetap yang dijalankan Kantor Kementerian Agama Kota Medan sebaiknya dipertahankan karena sudah sesuai dengan prosedur dan Standar Akuntansi Keuangan. Bila perlu dibuat prosedur-prosedur yang lebih efektif dan efisien untuk memper kecil kesalahan maupun penyelewengan terhadap aktiva,

2. Kebijakan manajemen menyangkut besar batasan biaya yang merupakan pengeluaran modal maupun pengeluaran penghasilan perlu diterapkan, 3. Perusahaan perlu memperhatikan jenis dan golongan aktiva tetap sebelum

manajemen mengambil kebijakan mengenai metode penyusutan yang akan dipakai dalam menghitung besar penyusutan seluruh aktiva tetap.

Perusahaan perlu memperhatikan tingkat pemeliharaan terhadap aktiva tetap dikarenakan pengeluaran untuk biaya penggantian terhitung cukup besar. Hal ini dilakukan agar aktiva tidak cepat rusak, sehingga pengeluaran biaya dapat diminimumkan sekecil mungkin.

59

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Erwin, 2001,Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU ; Medan

Mulyadi,2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso, SR, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerebit Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standar Akuntansi Keuangan, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta

Warrant, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fees,2006. Accounting Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002, Akuntansi Aktiva Tetap, Cetakan keempat Penerbit PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

60 LAMPIRAN

1. Cara Perolehan Aktiva tetap

A. Proses pengajuan barang

1. melalui proses perencanaan anggaran yang dibutuhkan

2. dilakukan pengajuan ke Kementerian untuk dibahas secara Nasional antara Pemerintah Pusat dan DPR

Setelah Anggaran Masuk dalam Dipa Kantor Kementerian lalu Mekanisme Pengadaan Barang antara lain Melalui :

1. Pelelangan

2. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa

3. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

2. Pengendalian internal aktiva tetap

1. pemeliharaan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan dalam satu Tahun Anggaran

2. pengawasan terhadap penggunaan dan fungsi barang

3. Jenis pengendalian Internal Aktiva Tetap

61 4.

a) Kendaraan Dinas Roda 4 dan Roda 2 Milik Kantor Kemenag Kota Medan : Langkah-langkanya Pertama Harus Mengusulkan Penetapan Status Penggunaannya ke Kantor Wilayah Kemenag Sumut br Kemenag sumut meneruskan Ke Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) stelah melakukan PSP baru membentuk TIM penilaian Barang , selanjutnya TIM KPKNL datang untuk Melakukan Penilaian (Executive Summary) ke kantor Kemenag Kota Medan, keluar lah Surat Persetujuan Pemindahtangan dengan tindak lanjut Penjualan BMN selain Tanah dan / atau Bangunan pada Kementerian Agama Republik Indonesia, Satker Kantor Kemenag Kota Medan dari KPKNL. Baru pihak Kemenag Mengusulkan Penghapusan Barang Milik Negara Secara Lelang dan Melengkapi Dokomen-dokumen / Persyaratan untuk Lelang. Dan Menunggu Proses Jadwal Pelelangan dari Pejabat Lelang KPKNL.