Analisis Sistem Penggajian Terkomputerisasi dan Sistem

2. Analisis Sistem Penggajian Terkomputerisasi dan Sistem

Pengendalian yang dilakukan. Dari hasil penelitian atas sistem penggajian yang terkomputerisai pada Kantor Bank Indonesia Medan, maka penulis membuat evaluasi sebagai berikut: a. Dokumen yang digunakan perusahaan sudah memadai dalam mendukung pengendalian intern gaji yang baik. Karena perusahaan memanfaatkan sistem penggajian yang terkomputerisasi, maka pemrosesan gaji menjadi lebih efisien. Dokumen penggajian yang umum digunakan seperti cek gaji, amplop gaji tidak diperlukan lagi pada pemrosesan gaji. Hal ini memberikan penghematan biaya pemrosesan gaji, mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang diakibatkan oleh manusia. Dokumen-dokumen yang ada dapat digunakan sebagai alat pengontrol. Namun pada praktiknya kartu jam hadir tidak berpengaruh terhadap jumlah gaji yang dibayarkan, karena kantor pusat telah menetapkan jumlah gaji yang akan dibayarkan tanpa melihat bukti kehadiran pegawai. Kartu jam hadir hanya digunakan untuk mengontrol tingkat kehadiran pegawai Kantor Bank Indonesia Medan. b. Untuk pencatatan penggajian pada dokumen yang digunakan, dicatat melalui SISDAM Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang Online ke Kantor Pusat. Pencatatan ini dilakukan oleh administrator yang kemudian diperiksa kembali oleh operator penggajian. Setelah Universitas Sumatera Utara diperiksa, hasil pencatatannya direkam dalam hard copy dan soft copy dalam media penyimpanan elektronik c. Setiap transaksi penggajian memiliki sistem otorisasi masing-masing. Data tentang penggajian dari setiap dokumen yang digunakan memiliki tanda tangan oleh fungsi yang berwenang. Seperti nama pegawai yang tercantum dalam daftar gaji harus ditandatangani oleh setiap kepala bagian dan kemudian diotorisasi oleh Direktorat Sumber Daya Manusia. Daftar Rekening Pegawai, Daftar Pegawai yang tidak memiliki Rekening di Bank Umum dan sebagainya diotorisasi oleh Bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern. Untuk laporan absensi pegawai diotorisasi oleh Kepala Bidang Manajemen Intern. Warkat Single Credit diotorisasi oeh fungsi akunting dan kliring dalam hal pembukuan, pencatatan dan transfer gaji ke Bank Umum. Pedoman kebijakan mengotorisasi ditetapkan oleh Manajemen puncak yaitu Pimpinan. d. Prosedur penggajian pada perusahaan sudah cukup memadai kecuali pada prosedur pencatatan waktu hadir. Oleh karena pencatatan waktu hadir tidak ada pengawasan khusus maka dapat menimbulkan penyelewengan. Keakuratan data waktu hadir semakin berkurang. Dalam hal pembayaran gaji, perusahaan menggunakan setoran langsung ke rekening pegawai. Hal ini sangat baik, karena dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan gaji. Universitas Sumatera Utara Sistem penggajian yang terkomputerisasi juga cukup efektif karena data yang diperhitungkan dapat lebih akurat dan terhindar dari human error dalam perhitungannya. Sistem sendiri lah yang menghitung seberapa besar gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan ketentuan Kantor Bank Indonesia.

3. Analisis Fungsi Pengendalian dalam sistem penggajian