Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomputerisasi

3 Kartu jam kerja dan kartu absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan yang lainnya. Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian pengolahan data elektronik. 4 Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan secara tunai, menggunakan cek atau menyetorkan langsung ke rekening masing- masing pegawai. 5 Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji. 6 Selanjutnya bank menyampaikan slip setor ke satuan pengawas intern sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank.

2. Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomputerisasi

Dalam kegiatan operasinya, sistem penggajian terkomputerisasi juga tidak luput dari kecurangan yang terjadi. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain: a. Adanya karyawanpegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya. Universitas Sumatera Utara b. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali. c. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan. d. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya. e. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. f. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah g. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Defenisi pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart 2006:229 adalah “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Defenisi pengendalian intern menurut COSO Committee Of Sponsoring Organization dalam buku Romney dan Steinbart 2006:230 adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara “Pengendalian Intern internal control adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut: a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi b. Keandalan pelaporan keuangan c . Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.” Lima komponen Pengendalian Intern menurut COSO dalam buku Romney dan Steinbart 2006:231 meliputi: a. Lingkungan Pengendalian b. Aktivitas Pengendalian c. Penilaian Resiko d. Informasi dan Komunikasi e. Pengawasan Komponen – komponen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan dan gaya operasi manajemen manajemen yang progresif atau yang konservatif, struktur organisasi terpusat atau ter desentralisasi serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Universitas Sumatera Utara b. Aktivitas Pengendalian Komponen kedua dari model pengendalian COSO adalah kegiatan- kegiatan pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur pengendalian termasuk dalam lima kategori berikut yaitu: 1 Otorisasi transaksi dan kegiatan memadai 2 Pemisahan tugas 3 Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai 4 Penjagaan aset dan catatan yang memadai 5 Pemeriksaan independen atas kinerja c. Penilaian Resiko Komponen ketiga adalah penilaian resiko. Akuntan memainkan peranan yang penting dalam membatu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Adapun strategi dalam penilaian resiko adalah: 1 Identifikasi masalah 2 Perkirakan resiko 3 Identifikasi pengendalian 4 Perkirakan biaya dan manfaat 5 Menetapkan efektivitas biaya dan manfaat Universitas Sumatera Utara d. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. e. Pengawasan Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup supervise yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal. Pengawasan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pengawasan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda- tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi . Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal Universitas Sumatera Utara adalah pihak yang bertanggung jawab atas pengawasan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan. Menurut Mulyadi 2008 : 386, unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: 1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Universitas Sumatera Utara b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut: 1 Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. 2 Pemeriksaan mendadak. 3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain. 4 Perputaran jabatan job rotation. 5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Universitas Sumatera Utara 6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. 7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2008:386 adalah sebagai berikut: a. Organisasi 1 Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Operasi 1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 2 Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Universitas Sumatera Utara 3 Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6 Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Prosedur Pencatatan 1 Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 2 Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi. d. Praktik yang sehat 1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 2 Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Universitas Sumatera Utara 3 Pembuatan daftar gaji upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 4 Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas antara lain fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian intern yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar. Universitas Sumatera Utara

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Beberapa tinjauan terdahulu berkaitan dengan efektivitas sistem penggajian terkomputerisasi antara lain : No Nama Tahun Judul Rumusan Masalah Temuan 1 Vera Juniwanti S 2006 Penerapan Electronic Data Processing System dalam Pengolahan Data Akuntansi Gaji dan Upah pada PT Sumber Baru Asli Medan Apakah Penerapan Electronic Data Processing System dalam Pengolahan Data Akuntansi Gaji dan Upah pada PT Sumber Baru Asli Medan telah berjalan secara efektif dan efisien Penerapan Electronic Data Processing System dalam Pengolahan Data Akuntansi Gaji dan Upah pada PT Sumber Baru Asli Medan sudah cukup efektif 2 M. Yusuf Simatupang 2009 Sistem Penggajian Radio Most FM menggunakan Visual Basic Bagaimana proses pelaksanaan Sistem Penggajian Radio Most FM dan apakah sistem penggajian yang menggunakan visual basic tersebut sudah efektif dan dapat membantu manajemen Sistem penggajian dengan menggunakan visual basic telah berjalan secara efektif Universitas Sumatera Utara