d. Pelaksanaan Acara
Selama acara berlangsung dan acara jamuan makan berlangsung maka waiteress harus berada pada posisinya masing-masing agar dapat melayani dan
menambah hidangan yang tinggal sedikit atau telah habis dengan hidangan yang terdapat pada dapur convention, selama jamuan makan berlangsung waiteress
harus sesekali berkeliling untuk mengetahui apakah ada dari tamu yang membutuhkan air minum.
e. Clear Up
Setelah tuan rumah selesai makan maka selanjutnya benquet manager memberi aba-aba kepada waiteress bahwa pelaksanaan clear up mulai dapat
dilakukan. Para waiteress akan mulai mengelilingi ruangan untuk pelaksanaan clear up tersebut. Peralatan yang kotor dibawa langsung menuju dapur khusus
convention dimana disana telah terdapat beberapa orang petugas yang bertugas untuk mengumpulkan dan merapikan peralatan yang kotor yang akan dibersihkan
oleh petugas stewarding serta merapikannya kembali pada tempat semula setelah semua peralatan telah kering.
4.3 Sistem Pengolahan Banquet
Pengolahan terhadap banquet dapat dilakukan melalui tiga tahapan yaitu: •
Mencari Tamu Dalam mencari tamu, manager harus dapat menawarkan fasilitas yang
ada pada banquet kepada calon tamu tersebut, sebaliknya manager harus mengikuti kemauan tamu. Manghadapi kemauan calon tamu, manager
32
Universitas Sumatera Utara
tidak boleh berpegang teguh pada prinsip yang dipegang teguh pada prinsip yang dipegang perusahaan karena tamu yang memesan tidak ada
yang sama jadi semua kebutuhan pemesanan harus sesuai dengan acara yang diadakan.
Tamu yang memesan acara banquet ada yang telah biasa dan ada juga yang baru pertama sekali, jadi manager dalam menghadapi tamu harus
hati-hati dan juga menawarkan harga yang terlalu tinggi karena akan dapat membuat calon tamu mengundurkan diri karena harga yang ditetapkan
tidak cocok dengan kemampuannya. Pemesanan ini dapat dilakukan melalui telepon, surat, atau datang secara langsung. Bagi tamu yang
datang langsung harus membuat perjanjian antara kedua belah pihak untuk menghindari kesalah pahaman nantinya.
• Banquet Sales Office
Seperti halnya kantor, pada banquet juga terdapat peralatan kantor yang berfungsi untuk kelancaran pemasaran banquet, pada banquet sales
office terdapat brosur-brosur mengenai banquet, check list dan lembaran pengisian untuk pemesanan banquet serta lembaran-lembaran arsip yang
dibutuhkan pada pemasaran banquet. •
Menjawab Pemesanan Banquet Setelah adanya persetujuan antara manager dan calon tamu secara
resmi manager telah memberikan jawaban kepada pemesan acara banquet, dalam menjawab pemesanan ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
antara lain: 33
Universitas Sumatera Utara
a. Berapa jumlah tamu yang akan datang
b. Apakah ruangan yang dipesan mencukupi
c. Apakah ruangan yang dipesan sedang kosong tidak dipesan oleh
pemesan yang lain d.
Semua fasilitas yang diinginkan tamu apakah sesuai dengan fasilitas yang diinginkan.
Di dalam pelaksanaan operasional banquet yang berjalan lancar diperlukan pengawasan secara menyeluruh, pengawasan ini meliputi:
1. Pengawasan Peralatan dan Perlengkapan
Kategori