Sistem Otomasi Perpustakaan TINJAUAN LITERATUR

12

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Otomasi Perpustakaan

1. Definisi Sistem Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI sistem merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas. 8 Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 9 Menurut Syopiansyah sistem didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedur dan penekanan pada komponen. Prosedur adalah urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Jadi definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan definisi sistem berdasarkan penekanan 8 Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : PT. Indeks, 2008 h. 9. 9 Raymond McLeod Jr.et. al., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Indeks, 2008 h. 9. 13 komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 10 2. Definisi Otomasi Otomasi, automasi, otomatisasi dan automation adalah istilah yang memiliki pengertian yang sama. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, otomatisasi memiliki arti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. 11 Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki pengertian otomasi adalah konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut. 12 Pengertian tersebut memiliki arti bahwa otomasi adalah mesin yang dapat bertindak dan melakukan pengendalian sendiri tanpa adanya campur tangan pustakawan dalam hal ini. Pengertian lain menurut Random House Webster College Dictionary, automation is the technique, method; or system of operation or controling a process by highly automatic means, as by electronic devices, reducing human intervention to a minimum. 13 Dalam pengertian tersebut memiliki arti bahwa otomasi adalah sebuah teknik, metode atau sistem operasi yang mengendalikan setiap proses 10 Syopiansyah Jaya Putra A’ang Subiyakto. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Lembaga Penelitian UIN Jakarta UIN Jakarta Press, 2008 h. 25. 11 Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988. h. 631. 12 Sulistyo-Basuki. Periodesasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Rosdakarya, 1994. h. 95. 13 Random House. Random House webster’s college dictionary. New York: Random House Inc, 2001. h. 85. 14 atau kegiatan dengan cara otomatis. Cara otomatis ini merupakan upaya mengurangi campur tangan manusia dalam pekerjaannya dengan bantuan dari perangkat elektronik. Dari beberapa pengertian di atas penulis memberikan suatu kesimpulan bahwa otomasi adalah suatu metode untuk meringankan kegiatan manusia dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Dengan adanya otomasi, kegiatan rutin yang seharusnya membutuhkan banyak tenaga manusia dapat dikurangi. 3. Definisi Sistem Otomasi Perpustakaan Otomatisasi perpustakaan Library Automation atau lebih tepatnya sistem otomatisasi perpustakaan Library Automation System adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi. 14 Pengertian lain tentang otomasi perpustakaan menurut Stanley J. Swihart dan Berly F. Hefley adalah : The term library automation refers to the processing of certain routine clerical functions in the library with the assistane of computers or other mechanized or semiautomatic equipment. Automation can release the library staff from many routine, 14 Putu Laxman Pendit. Perpustakaan digital dari Asampai Z. Jakarta :Citrakaryakarsa Mandiri, 2008 h. 222. 15 administrative, or clerical function. Automation cannot replace the librarian or make for the librarian any decision involving professional judgment. A conspicuous example is in the assignment of subject headings. Obviously these must be assigned by a trained cataloger. Another example is public contacts; these also cannot be automated. 15 Pada pengertian tentang otomasi perpustakaan di atas dapat dikatakan bahwa otomasi perpustakaan merujuk pada pengolahan fungsi administrasi rutin tertentu di perpustakaan dengan bantuan komputer atau peralatan mekanis atau semi-otomatis lainnya. Otomasi yang dilakukan dapat meringankan pekerjaan staf perpustakaan dari berbagai rutinitas, administrasi, atau fungsi administrasi. Meskipun dalam setiap kegiatan perpustakaan dapat dilakukan oleh komputer, namun otomasi tidak bisa menggantikan adanya pustakawan seperti dalam membuat setiap keputusan yang melibatkan pertimbangan profesional. Sebuah contoh mencolok adalah dalam penugasan judul subjek. Jelas ini harus diberikan oleh pustakawan terlatih. Contoh lain adalah kontak publik, ini juga tidak bisa dilakukan dengan otomasi. Dalam Kamus Kepustakawanan Indonesia, sistem otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut 15 Stanley J.Swihart, Beryl F. Hefley, Computer Systems in the Library information sciences series, Canada : Melville Publishing Company, 1973. h. 11. 16 teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia. 16 4. Tujuan Sistem Otomasi Perpustakaan Menurut Lasa Hs tujuan sistem otomasi perpustakaan adalah sebagai berikut 17 : a. Meningkatkan kualitas layanan b. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual c. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas d. Meningkatkan kinerja petugas perpustakaan e. Meningkatkan daya saing 5. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem yang baik terdapat berbagai unsur yang saling berkaitan dan mendukung satu dengan lainnya. setiap unsur memiliki fungsinya tersendiri. Begitu juga dengan sistem otomasi perpustakaan, berikut adalah unsur-unsur dalam sistem otomasi perpustakaan: a. Pengguna Pengguna atau orang merupakan komponen yang paling penting dalam sistem informasi, meliputi berbagai individu yang bekerja 16 Lasa Hs. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher, 2009. h. 223. 17 Lasa Hs. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher, 2009. h. 223. 17 dengan sistem informasi, berinteraksi atau menggunakan output dari sebuah sistem informasi. 18 Pada sistem otomasi perpustakaan pengguna dibagi menjadi dua kelompok menurut akses yang dimiliki. Kelompok pertama adalah anggota perpustakaan yang hanya dapat menggunakan sistem otomasi perpustakaan. Sementara kelompok kedua merupakan pustakawan dan staf perpustakaan bagian operator dan teknis yang dapat mengakses dari keseluruhan sistem otomasi perpustakaan. Dalam sistem otomasi perpustakaan pengguna merupakan unsur yang utama. Karena dalam setiap perkembangan yang dilakukan oleh perpustakaan, tentunya melalui konsultasi dengan para penggunanya yang meliputi pustakawan, staf bagian operator ataupun teknisi, serta para anggota perpustakaan. Pengguna sangat berperan penting dalam perkembangan sistem otomasi perpustakaan ini, karena pengguna merupakan tolak ukur dan menjadi salah satu tujuan daripada sistem otomasi perpustakaan, yaitu untuk meningkatkan kualitas layanan dan memenuhi kebutuhan penggunanya. Jika perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan tersebut, maka sistem otomasi perpustakaan yang dilakukan dapat dikatakan baik. b. Sistem Operasi` Sebuah komputer akan berjalan dengan sempurna karena ada komponen – komponen yang saling berkaitan dan menunjang. Salah 18 Nina Mayesti, Eka Kusmayadi. Kajian Software. Jakarta : Universitas Terbuka. 2009. h. 1.24. 18 satu komponen terpenting dari sebuah komputer adalah sistem operasi. An operating system isthe most basic program within a computer system. It is there to provide a service and to help users to run their applications; as such, it is a ‘means to an end’. 19 Pengertian tersebut menjelaskan bahwa sistem operasi merupakan hal yang sangat mendasar pada sistem komputer, karena sistem operasi yang akan menyediakan layanan dan membantu pengguna dalam menjalankan aplikasi yang diinginkan pengguna. Sistem operasi pada dasarnya merupakan sebuah program sistem yang berguna untuk mengoperasikan komputer. Tanpa sistem operasi maka komputer hanya merupakan ‘ongokan’ perangkat elektronik yang tidak berguna. Sistem operasi merupakan lapisan dalam sistem komputer yang berada di antara hardware dan program-program aplikasi. Sistem operasi dibangun di atas interface hardware dan menyediakan interface antara hardware dengan program-program aplikasi. 20 Sistem operasi dapat dikelompokan dalam beberapa jenis berdasarkan jumlah pengguna yang didukungnya serta tingkat kecanggihannya, yaitu sebagai berikut: 19 Colin J. Theaker and Graham R. Brookes, Concepts of Operating Systems. London: Macmillan Press, 1993 h. 1. 20 Iwan Binanto, Sistem Operasi. Yogyakarta: Andi, 2005 h. 17. 19 1 Sistem operasi peralatan mobile Sistem operasi ini didesain untuk mendukung satu orang yang menggunakan peralatan genggam atau peralatan informasi. 2 Sistem operasi komputer kecil Sistem operasi ini didesain untuk mendukung satu orang atau sekelompok kecil pengguna. Mencangkup sistem operasi desktop dan sistem operasi workstation. 3 Sistem operasi komputer besar Sistem operasi ini didesain untuk mendukung ratusan hingga ribuan pengguna. Mencangkup sistem operasi komputer mini dan sistem operasi mainframe. Sistem operasi komputer besar ini menawarkan fungsionalitas yang lebih besar daripada jenis sistem operasi lainnya. Fungsi-fungsinya mencangkup keandalan, back-up, keamanan, toleransi kesalahan, dan kecepatan pemrosesan yang tinggi. Namun khusus untuk antar muka pengguna, sistem operasi ini masih kalah canggih dibandingkan sistem operasi desktop. 21 c. Perangkat Keras Perangkat keras adalah peralatan fisik yang secara langsung bisa dilihat, dipegang ataupun dapat dipindahkan. Dalam sistem komputer, perangkat keras merupakan istilah umum yang berarti sebuah mesin atau peralatan yang menjalankan berbagai aktivitas komputasi, 21 Nina Mayesti, Eka Kusmayadi. Kajian Software. Jakarta : Universitas Terbuka. 2009. h.4.18 20 penyimpanan dan komunikasi data. 22 Perangkat keras pada komputer hardware memiliki fungsi dalam kegiatan memasukan dan mengolah data, serta menghasilkan, menyimpan dan mengomunikasikan data dan informasi. Untuk menjalankan berbagai aktivitas tersebut, tentunya diperlukan beragam komponen perangkat keras yang dapat menjalankan tugas komputasi tersebut. Pada umumnya komponen perangkat keras terdiri dari 5 lima bagian sesuai dengan fungsi utamanya. 23 1 Peralatan Input Secara bahasa, kata “input” memiliki dua pengertian. Pada pengertian pertama input merupakan sebuah kata benda, input berarti data atau informasi yang dimasukan ke dalam komputer. Sementara pada pengertian kedua input merupakan kata kerja, input berarti proses memasukan data atau informasi ke dalam komputer untuk selanjutnya diolah, disimpan dan disebar luaskan. Jadi pengertian peralatan input adalah alat yang berfungsi untuk memasukan atau mengirim data dan informasi ke peralatan pengolah dan penyimpan. Alat input menerima data dan instruksi lalu mengubahnya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh komputer. Peralatan input terdiri dari 2 dua jenis, yaitu peralatan input tradisional dan peralatan input otomasi. Perbedaan mendasar 22 Nina Mayesti, Eka Kusmayadi. Kajian Software. Jakarta : Universitas Terbuka. 2009. h. 3.1 23 Ibid. h. 3.2 21 pada peralatan input tradisional dan peralatan input otomasi adalah proses pengambilan datanya. Pada peralatan input tradisional, proses pemasukan datanya lebih banyak dilakukan oleh manusia. Sedangkan peralatan input otomasi proses pemasukan datanya dilakukan langsung pada sumber datanya. Peralatan input tradisional terdiri dari: a Keyboard Keyboard merupakan alat input yang paling sering digunakan pada perangkat komputer. Keyboard terdiri dari tombol- tombol yang berisi huruf, angka, simbol, dan fungsi-fungsi tertentu. b Mouse Mouse merupakan alat yang dapat digerakan untuk mengarahkan kursor pada layar monitor sesuai dengan arah gerakan yang diinginkan pengguna. c Joystick Joystick adalah alat input yang memiliki pegangan seperti tongkat, dan memiliki fungsi yang sama dengan mouse yaitu menggerakan kursor ke bagian-bagian yang diinginkan oleh pengguna. Biasanya Joystick digunakan untuk video game atau pada terminal kerja yang menampilkan gambar dinamis. 22 d Papan Sentuh Papan sentuh touch pad merupakan alat input yang berbentuk lebar dan pipih dan memiliki permukaan yang peka sehingga pengguna dapat menggeserkan jarinya diatas permukaan tersebut untuk menggerakan kursor ke arah yang diinginkan. Biasanya papan sentuh diaplikasikan pada perangkat notebook sebagai pengganti mouse. Peralatan input otomasi terdiri dari : a Pemindai Optis Pemindai optis merupakan alat yang digunakan untuk membaca melalui alat optik seperti barcode scanner. Barcode scanner adalah alat input yang dapat memindai kode berbentuk garis-garis hitam putih yang dicetak pada label atau produk-produk tertentu. b Pemindai Citra Pemindai citra merupakan alat input yang dapat memindai teks dan berbagai citra seperti gambar, bagan, grafik kemudian langsung memasukannya ke dalam komputer. c Sistem Pengenal Suara Sistem pengenal suara merupakan alat input yang digunakan dengan bantuan alat mikrofon untuk mengubah suara yang masuk menjadi bentuk data digital. 23 d Sensor Sensor pada umumnya dilekatkan langsung pada benda. Sensor berfungsi mengumpulkan data secara langsung dari lingkungan sekitarnya dan memasukannya ke dalam sistem komputer. Dalam dunia perpustakaan peralatan input otomasi dengan sistem sensor adalah RFID. e Kamera Kamera adalah alat input yang menangkap gambar dan mengubahnya ke dalam bentuk digital. 2 Peralatan Proses Peralatan proses merupakan alat yang berfungsi untuk memanipulasi data dan mengontrol tugas-tugas yang dilaksanakan oleh komponen-komponen komputer lainnya. unit pengolah pusat atau yang lebih dikenal dengan istilah CPU central processing unit merupakan pusat dari seluruh aktivitas pengolahan komputer yang meliputi pengontrolan proses, manipulasi data, perhitungan aritmatika dan perbandingan logika. Saat ini CPU sering juga disebut mikroprosesor karena terbuat dari jutaan transistor yang berukuran sangat kecil dan diletakan pada sebuah sirkuit papan silikon atau chip. 24 24 Nina Mayesti, Eka Kusmayadi. Kajian Software. Jakarta : Universitas Terbuka. 2009. h. 3.12 24 3 Peralatan Output Peralatan output merupakan alat yang berfungsi untuk menampilkan hasil dari pengolahan komputer menjadi bentuk yang dimengerti manusia. Berbagai bentuk keluaran antara lain berupa tampilan pada layar monitor, suara atau bentuk tercetak di kertas. Pada umumnya peralatan output dikelompokan kedalam 2 dua kategori, yaitu soft copy dan hard copy. Peralatan soft copy merupakan alat output yang hanya dapat mengeluarkan hasil jika alat tersebut dihidupkan. Jika alat tersebut dimatikan maka hasil yang dikeluarkan akan hilang, contohnya adalah monitor. Sedangkan peralatan hard copy merupakan alat output yang dapat menghasilkan keluaran yang terus dapat digunakan walaupun alat tersebut dimatikan, contohnya printer. 4 Peralatan Penyimpanan Peralatan penyimpanan merupakan alat yang berfungsi untuk menyimpan data yang didesain memiliki kapasitas simpan yang besar dan dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama. Peralatan penyimpanan juga sering disebut sebagai penyimpanan sekunder secondary storage atau penyimpanan eksternal external storage. Ada dua macam peralatan penyimpanan. Ada yang menggunakan media magnetis yang dibuat dengan bahan dasar magnet, ada yang menggunakan 25 teknologi optis yaitu menggunakan piringan redlektif yang dibaca dengan laser. 5 Peralatan Komunikasi Peralatan komunikasi merupakan komponen perangkat keras yang mempunyai fungsi untuk menghubungkan data dari jaringan komputer eksternal seperti internet dan intranet ke peralatan proses dan sebaliknya. Peralatan komunikasi juga yang digunakan untuk mengirim data antar terminal dengan komputer dan antar komputer. Beberapa peralatan komunikasi adalah modem modulator demulator, special-function processor, front-end processor, down-line processor, router. d. Perangkat Lunak Perangkat lunak meliputi perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang berisi program serta data yang melengkapi. Dalam sistem komputer, perangkat lunak mempunyai tugas sebagai penghubung antara manusia dengan perangkat kerasnya. 25 e. Perangkat Jaringan Perangkat jaringan memiliki andil yang besar dalam sistem otomasi perpustakaan. Karena dengan adanya jaringan setiap unit komputer dapat terhubung dengan komputer lainnya, hubungan ini memungkinkan untuk pengaksesan data dari perangkat komputer mana saja selama masih terhubung dengan jaringan tersebut. Beberapa 25 Nina Mayesti, Eka Kusmayadi. Kajian Software. Jakarta : Universitas Terbuka. 2009. h.4.1 26 komponen dalam perangkat jaringan adalah : komputer sebagai server dan client, Network Interface Card LAN Card terminal kabel, jaringan telepon atau modem. 26 f. Perangkat Data Setiap data yang terkumpul dan disimpulkan adalah sebuah informasi. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus seperti , , dan lainnya. data tersusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file data file storage ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. 27 g. Manual Manual atau yang biasa disebut prosedur merupakan panduan bagaimana suatu perangkat lunak atau perangkat keras dipasang, disesuaikan dan digunakan. Manual tersusun secara terstruktur dimulai dari bagaimana cara instalasi perangkat lunak atau software 26 Arif, Ikhwan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan”. Malang : UMM, 2003. h.8-10 27 Ibid. h. 8-11 27 sampai dengan kendala-kendala atau tindakan yang harus dilakukan jika terjadi error atau kegagalan sistem. Manual atau prosedur dapat juga mencangkup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur. 28 h. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan 29 1 Pengadaan koleksi 2 Katalogisasi, Inventarisasi 3 Sirkulasi, reserve, inter-library loan 4 Pengelolaan penerbitan berkala 5 Penyediaan katalog OPAC 6 Pengelolaan anggota

B. Perangkat Lunak