3
Humas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta dibagi menjadi dua sub bagian yaitu, Sub Bagian Humas dan Dokumentasi dan
Sub Bagian Keprotokolan. Masing –masing bagian ini mempunyai tugas dan
fungsi yangt berbeda, namun saling melengkapi. Penulis memilih salah satu dari kedua sub bagian tersebut, yaitu Sub Bagian Keprotolan yang dianggap oleh
Penulis mempunyai banyak kegiatan dan tugas yang harus dilakukan, baik tugas yang berada di dalam ruangan maupun tugas lapangan. Sehingga penulis dapat
mengetahui bagaimana kerja dari para karyawan Humas baik saat di kantor, maupun saat melakukan tugas lapangan.
Sub Bagian Keprotokolan ini mempunyai tugas yang berhubungan dengan pelaksanaan acara resmi, semi resmi, maupun acara yang tidak resmi yang
diselenggarakan oleh Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta dan selalu bertanggung jawab kepada semua acara yang nantinya akan melibatkan
para Anggota Dewan. Semua kegiatan tersebut merupakan bahan publikasi untuk masyarakat sebagai aktifitas pemerintah setempat. Dari sedikit uraian di atas,
maka penulis tertarik untuk menulis tentang “Pelaksanaan Urusan Kehumasan
dan Protokol di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta”
B. Tujuan
Tujuan Umum
Sebagai syarat kelulusan dan merupakan suatu ketetapan yang berlaku di Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
sebagai pengaplikasian dari ilmu yang telah diperoleh dan syarat untuk
4
mendapatkan gelar sebagai Ahli Madya serta untuk mendapatkan sebuah pengalaman kerja.
Tujuan Khusus A.
Bagi Instansi
1. Memberikan kesempatan kepada para Mahasiswa untuk dapat
menerapkan ilmu yang telah didapat di bangku kuliah. 2.
Memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mengetahui tentang cara kerja Humas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kota Surakarta. 3.
Mendapatkan masukan-masukan positif dari masyarakat yang dapat meningkatkan kinerja Humas Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kota Surakarta.
B. Bagi Mahasiswa
1. Mendapatkan tempat untuk mempraktekkan ilmu yang sudah
didapat selama masa kuliah. 2.
Mendapatkan pengetahuan tentang kinerja Humas Sekretariat, dalam hal ini Sub Bagian Keprotokolan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kota Surakarta. 3.
Mendapatkan pengalaman kerja. 4.
Kemampuan untuk membandingkan antara teori yang didapat selama masa kuliah dengan praktek yang berlaku dalam dunia
kerja.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. HUBUNGAN MASYARAKAT HUMAS
DEFINISI HUMAS
Bidang humas atau
public r elations
merupakan suatu bidang yang cakupannya sangat luas yang menyangkut berbagai pihak.
Public relations
tidak sama dengan sekedar
r elations
, meskipun personal relations mempunyai peranan yang sangat besar dalam kampanye
public r elations
.
Public relations
bukan hanya sekedar menjual senyum, dengan tujuan memperoleh kemenangan sendiri, atau dengan mendekati pers dengan tujuan
untuk memperoleh suatu pemberitaan. Lebih dari itu,
public relations
mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak –
pihak yang berhubungan. Untuk itu, definisi tentang
public r elations
atau humas sangatlah penting walaupun sampai saat ini masing
– masing pihak mempunyai pendapat lain tentang
public r elations
, antara lain dapat dilihat dari segi kepribadian dan elemennya, ada yang mendefinisikan dengan dilihat dari segi komunikasi dan
publikasi, dari segi kepentingan manajemen, pemasaran, periklanan dan sebagian
7
lagi dilihat dari segi entertainment dan protokoler, sebagian lagi dilihat dari segi krisis.
1
Berikut ini merupakan definisi yang sangat umum diberikan oleh
John E. Mar ston
: “Public relations is planned, persuasive communication designed to
influence
significant public”.
Public r elations
bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan
– tujuan sesaat.
Public r elations
perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target
– target publik tertentu.
Public relations
melakukan komunikasi dengan cara membujuk
per suasive
. Oleh karena itu sering disebut sepihak bahwa profesi
public r elations
adalah profesi pembujuk
per suader s
.
2
Definisi yang lain dikemukakan oleh
Cyr il W. Plattes
berikut ini yang menyebut
public r elations
sebagai tanggung jawab dan fungsi manajemen yang bertugas :
1. Menganalisa
inter est public
dan menetapkan sikap public. 2.
Menentukan dan menterjemahkankebijaksanaan perusahaan atau organisasi 3.
Merumuskan program aksi untuk menciptakan penerimaan dan
goodwill
masyarakat terhadap perusahaan atau organisasi tadi.
3
Definisi
Plattes
ini adalah definisi terbaik, karena sekaligus memberikan gambaran akan fungsi
public r ealtions
atau hubungan masyarakat. Menurut pernyataan Asosiasi PR seluruh dunia di Mexico, Agustus 1978,
yang dikenal dengan “The statement of Mexico” Public relations adalah :
1
Renald Kasali, Manajemen Public Relatios konsep dan aplikasi di Indonesia , Pustaka Utama
Grafiti, Jakarta, 2003, hal 6
2
Ibid hal 6
3
Dja’far Assegaff, Hubungan Masyarakat dalam praktek, cetakan 2, Ghalia Indinesia, Jakarta,
1987, hal 12
8
Seni dan ilmu pengetahuan social untuk menganalisa kecenderungan, memprediksi konsekuensinya menasehati para pemimpin organisasi dan
melaksanakan programyang terencana mengenai kegiatan – kegiatan melayani,
baik kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum.
4
Public relations pr actice is ar t and social science of analyzing fr ends, pr edicting their consequences, counseling or ganization leader s and implementing planned
pr ogr am
of action which will serve the organization’s and the public intrest Definisi profesi humas menurut
Howar d Stephenson
dalam buku
Handbook of Public r elations
1971, yaitu sebagai berikut ; “The practice of skilled art or
ser vice based on tr aining, a body of knowledge, and alber ence to agr ee on
standart of ethics”. Humas atau
public relations
yang dapat dinilai sebagai suatu profesi, dalam praktiknya merupakan seni, ketrampilan atau memberikan
pelayanan tertentu, berdasarkan kualifikasi pendidikan dan pelatihan, serta memiliki pengetahuan memadai yang harus sesuai dengan standart etika atau
profesi.
5
Banyak definisi Public relations yang telah diungkapkan saling berbeda, tetapi pada prinsipnya dan pengertiannya adalah sama. Paling tidak sebagai acuannya
dan salah satunya definisi public relations, berasal dari The British Institute of Public Relations yang berbunyi :
1.
“Public Relations activity is management of communications between an organization and its publics”.
4
Rosady Ruslan, Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi konsep dan aplikasi,
edisi revisi, cetakan 4, PT Raja Grifindo Persada, Jakarta, 2002, hal 18.
5
Rosady Ruslan, Etika Kehumasan konsep dan aplikasi , PT Raja Grafindo Persada, Jakarta,
2001, hal 49
9 2.
“Public Relations practice is deliberat
e, planned and sustain effort to establish and maintain mutual under standing between an or ganization and
its publics”.
6
PERANAN HUMAS
Menurut
Doizer and Br oom
1995 bahwa peranan Humas dibagi menjadi empat kategori dalam organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Exper t pr escr iber
Sebagai praktisi ahli
public r elations
yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian
masalah hubungan dengan publiknya
public r elationship
. Hubungan praktisi PR dengan manajemen organisasi seperti hubungan dokter dengan
pasiennya, sehingga pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari ahli PR
exper t pr escr iber
yang memiliki pengalaman dan ketrampilan tinggi dalam memecahkan serta mengatasi persoalan
public r elations
yang tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.
2. Communication fasilitator
Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untukmembantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengarkan apa
yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan keinginan, kebijakan
dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan
6
Rosady Ruslan, SH, MM, Manajemen Humas dan Komunikasi konsep dan aplikasi, edisi revisi,
cetakan 4, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta 2002, hal 17.
10
komunikasi timbale balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR yang bersangkutan dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai
dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Pr oblem solving pr ocess fasilitator
Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan
public r elations
ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat
adviser
hingga tindakan eksekusi
keputusan
dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. Biasanya dalam menghadapi
sesuatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan
keahlian dalam suatu tim khusus untuk membantu organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi atau mengatasi persoalan krisis
tertentu.
4. Communication technician
Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang jarang terkait erat dengan fungsi dan manajemen organisasi. Sedangkan
dalam peranan
communication technician
ini sebagai
jour nalist in resident
yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan
method of communication in or ganization
dan system komunikasi dalam organisasi dari masing
– masing bagian atau tingkatan
level
, yaitu secara teknis komunikasi, media komunikasi dipergunakan dari tingkat pimpinan
dengan bawahan akan berbeda dari bawahan kepada atasan. begitu juga
11
media komunikasi antara satu
level
, komunikasi antar karyawan satu departemen dengan lainya
employee r elations and communication media model.
Peranan PR Humas terseb ut diharapkan menjadi “mata” dan “telinga” serta
“tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi atau lembaga yang ruang lingkup tugasnya antara lain :
a. Membina Hubungan ke dalam
public inter nal
Public internal adalah public yang menjadi bagian dari unit, badan, perusahaan atau organisasi itu sendiri, dan mampu mengidentifikasi atau
mengenali hal – hal yang menimbulkan gambaran negatife dalam
masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. b.
Membina Hubungan ke luar
public exter nal Public exter nal
adalah public umum masyarakat. Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran positif publik terhadap lembaga yang
diwakilinya. Jadi peranan Humas bersifat dua arah seperti yang dijelaskan diatas, yaitu
berorientasi ke dalam
inwar d looking
dan luar
outwar d looking
. Beberapa kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung fungsi manajemen perusahaan,
organisasi atau lembaga, yaitu :
Building cor por ate identity and image
o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif
o Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan
berbagai pihak.
12
Facing Cr isis
o Menangani
complain
dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajeman krisis dan
PR r ecover y of image
, memperbaiki;
lost of image and damage
.
7
Dari definisi hubungan masyarakat menurut
Cyr il W. Plattes
, maka dapat kita ketahui bahwa humas juga mempunyai fungsi ganda, yakni tidak saja
ditujukan kepada masyarakat umum diluar tetapi juga masyarakat atau publik dalam perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dapat dikatakan humas memiliki
fungsi baik ke luar maupun ke dalam. Usaha
public r elations
ke dalam ini sering disebut
“employee relations” atau “internal communication”. Untuk usaha ke luar sering disebut dengan
“external communication”.
FUNGSI HUMAS
Menurut
Dr s. Novel Ali
fungsi
public r elations
atau humas pada umumnya adalah:
a Menjalin hubungan yang harmonis antara lembaga dengan masyarakat
baik internal maupun eksternal. b
Menciptakan saling pengertian
mutual under standing
antara lembaga dengan masyarakat, demi terwujudnya
“public understanding” pengertian umum.
Public confidence
kepercayaan umum,
public suppor t
bantuan umum dan
public cooper ation
kerjasama umum. c
Membentuk pendapat umum yang
favour able
menguntungkan bagi lembaga atau organisasi
8
7
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Komunikasi konsep dan aplikasi , edisi revisi,
cetakan 4, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002, hal 21.
13
Fungsi humas yang lain dikemukakan oleh
Ber tr and R. Canfield
dalam bukunya
“public relations, Principle and Problem”. Menyebutkan adanya tiga fungsi Humas yaitu :
a Mengabdi pada kepentingan umum
Kegiatan benar – benar dicurahkan kepada kepentingan umum ke dalam
dan ke luar. b
Memelihara komunikasi yang baik Seorang
Public Relations Officer
adalah perantara antara pimpinan dengan publik,
Public Relations Officer
harus dapat membina komunikasi yang terarah dan efektif.
c Menitik beratkan pada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang
Public Relations Officer
harus mampu menjadi teladan dan mempunyai wibawa.
9
Eksistensi Humas pada setiap instansi atau lembaga merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka memperkenalkan kegiatan dan aktifitas
kepada masyarakat. Jika dirasakan suatu keterbatasan wewenang Humas, mungkin hal ini disebabkan kedudukan bagian atau unit Humas dalam suatu
organisasi. Memperhatikan betapa peranan Humas pada suatu lembaga, instansi,
seyogyanya kehadiran Humas bukan merupakan unit struktural yang kaku karena diikat oleh prosedur dan birokrasi yang ada, tetapi pada tempatnya berada
8
Drs. Novel Ali, Materi Pokok Hubungan Masyarakat, Karunia Jakarta Universitas Terbuka,
Jakarta, 1985, hal 2, 24
9
Bambang Siswanto, Hubungan Masyarakat Teori dan Praktek, PT. Bumi Aksara, 1992, hal 7
14
langsung di bawah pimpinan atau sekurang – kurangnya ada hubungan langsung
pada pimpinan tersebut. Sebaliknya
Public Relations Officer
pun harus mempunyai kemampuan untuk menguasai segala permasalahan yang dihadapkan
kepadanya.
B. HUMAS PEMERINTAHAN
Keberadaan departemen kehumasandalam suatu lembaga atau instansi pemerintah merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun
operasional yang mampu bertindak sebagai
public infor mations, public affair
dan
public communication
dalam upaya menyebarluaskan atau mempublikasikan tentang kegiatan dan program kerja pembangunan pada instansi yang
bersangkutan, baik ditujukan kepada publik internal maupun publik eksternal masyarakat; pada umumnya, maka peranan Humas pemerintahan dapat
merupakan bagian dari suatu alat atau saluran instansi pemerintah
the public r elations are functional as a tools or channels of gover nment publication activity,
yaitu untuk memperlancar proses interaksi positif dan penyebarluasan informasi mengenai publikasi pembangunan nasional atau daerah dan provinsi melalui
kerjasama dengan pihak media massapers, baik menggunakan saluran media elektronik maupun media cetak lainnya, hingga menggunakan alat komunikasi
tradisional lainnya, seperti pementasan wayang atau wayang kulit maupun pementasan musik.
Humas pemerintah merupakan merupakan satu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, niat baik, kepercayaan dan penghargaan dari, dan,
kepada masyarakat luas kepada instansi terkait.
15
FUNGSI HUMAS PEMERINTAHAN
Perbedaan utama antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di instansi pemerintah dengan lembaga non pemerintah perusahaan komersial swasta, yaitu
tidak ada sesuatu yang diperjual belikan, baik berbentuk produk barang maupun jasa pelayanan yang ditawarkan kepada pihak yang membutuhkan secara
komersial. Pemerintah lebih menekankan pada
public ser vice
atau
public utilities
demi kepentingan palayanan kepentingan umum masyarakat. Menurut
John D. Millet
, dalam bukunya,
management in public ser vice the quest for effective perfor mance
, yang artinya peran HumasPR dinas instansi atau lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal dalam melaksanakan tugas atau
kewajiban utamanya, yaitu sebagai berikut : 1.
Mengamati dan mempelajari hasrat, keinginan – keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat
lear ning about public desires and aspir ation
2. Kegiatan untuk memberikan nasihat atau sumbangan saran dalam
menanggapi untuk apa sebaiknya dapat dilakukan instansilembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh publiknya
adver tising the public about what is should desir e
3. Kemampuan untuk mengusahakan terciptanya hubungan memuaskan yang
diperoleh dari antara hubungan public dengan para pejabat pemerintah
ensur ing satisfactor y contact between public and gover nment official
16
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan
oleh suatu lembagainstansi pemerintah yang bersangkutan
infor ming and about what agency is doing
10
Menurut
Dimock and Koening
, pada umumnya tugas dan kewajiban dari pihak Humas lembaga pemerintahan yaitu :
1. Berupaya memberikan penerangan dan informasi kepada masyarakat
tentang pelayanan masyarakat
public ser vice,
kebijakan serta tujuan yang akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja
pembangunan tersebut. 2.
Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak masyarakat
dalam partisipasinya
untuk melaksanakan
program pembangunan di berbagai bidang, seperti social, ekonomi, hokum dan
politik serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional. 3.
Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta pengabdian dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan
dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya masing – masing secara
konsisten serta professional. Selain fungsi
– fungsi diatas fungsi pokok Humas yang mendasar adalah sebagai berikut :
1. Mengamankan kebijakan dan program kerja pemerintah yang diwakilinya
10
Rosady Ruslan, Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi konsep dan aplikasi ,
edisi revisi, cetakan 4, PT. Raja Grifindo Persada, Jakarta, 2002, hal 93
17
2. Memberikan pelayanan, menyebarluaskan pesan – pesan dan informasi
mengenai kebijakan, hingga mempu mensosialisasikan program –program
pembangunan baik secara nasional maupun daerah kepada masyarakat. 3.
Menjadi komunikator dan sekaligus mediator yang proaktif dalam upaya menjebatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak, dan
menampung aspirasi atau opini public masyarakat, serta memperhatikan keinginan
– keinginan masyarakat dilain pihak. 4.
Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis, demi mengamankan stabilitas dan program pembangunan baik
dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
11
C. KEPROTOKOLAN
DEFINISI KEPROTOKOLAN
Pengertian atau definisi dari keprotokolan sering kali disalah artikan, yaitu dianggap sama sebagai “MC”
master of cer emony
. Untuk memahami dan mengetahui pengertian yang sebenarnya dari protokol dapat dilihat dari penjelasan
berikut. Istilah protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata PROTOKOLUM,
dimana PROTOS yang berarti pertama; dan KOLUM atau KOLLA berarti perekat atau lem. Kita perhatikan batasan pengertian mengenai protokol sebagaimana
dirumuskan di dalam Webster’s New Ideal Dictionary, yang berbunyi, “Protocol
is a pr emilinar y memor andum
of diplomatic negotiation”. Webster’s New Ideal
Dictionar y, second edition, Mer iem Webster Inc, Springfield, Massachusettss
,
11
Ibid hal 94
18
USA 1989, hal 416. Yaitu protokol adalah suatu dokumen pendahulu dari perundingan diplomatik.
12
Istilah protokol pada awalnya digunakan pertama kali pada pada waktu itu, bagi lembar pertama suatu gulungan
papyr us
atau kertas tebal yang diletakkan. Negara Yunani yang pertama menggunakan istilah tersebut.
Selanjutnya pengertian protokol dipergunakan untuk seluruh gulungan tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting Negara yang
menyangkut nasional maupun internasional. Tahap berikutnya istilah protokol dipakai bagi isi persetujuan
– persetujuan itu sendiri dalam arti luas, tidak terbatas perundingan Negara. Tahap berikutnya
dipakai pula untuk dokumen – dokumen penting yang merupakan data tambahan
dari sebuah persetujuan atau perjanjian utama, selanjutnya mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan jaman. Sekarang ini protokol
diartikan sebagai : a.
Suatu pedoman yang berisi Tata Cara Internasional. b.
Pemberian pelayanan kepada pimpinan, tamu, massa public, peserta rapat dan lain
– lain yang terkait di dalam kegiatan resmi. c.
Tolak ukur bagi suatu Pemerintah Daerah beserta unit – unit kerjanya.
13
KEDUDUKAN PROTOKOL
Seperti di Negara lain, maka di Negara Kesatuan Republik Indonesia keprotokolan pada dasarnya mempunyai kedudukan dua segi, yaitu :
12
Drs. R. Trijono Januharso, Pedoman Keprotokolan dan Master Of Ceremony, Elfhar dan
Dahara Prize, Semarang, hal 3
13
Ibid
19
1. Keprotokolan yang berkisar hubungan dengan luar negeri, disebut juga
keprotokolan diplomatik. 2.
Keprotokolan yang menyangkut dalam negeri, disebut juga Keprotokolan Resmi.
Instansi tertinggi yang merupakan pengelola utama kegiatan keprotokolan di Indonesia adalah Direktorat Jendral Protokol dan Konsuler
– Departemen Luar Negeri, jabatan Direktur Jendral Protokol dan Konsuler tersebut berkedudukan
sebagai “Protokol Negara”. Seluruh tugas dan fungsi keprotokolan Dalam Negeri dan Luar Negeri
berpusat pada instansi tersebut. Dalam pelaksanaannya ia berkedudukan sebagai instansi resmi yang selalu mengadakan koordinasi dengan instansi lain dalam
menjalankan fungsi dan tugasnya. Jika kita lihat dari fungsi dan tugasnya maka, tampak bahwa petugas protokol
akan sangat berpengaruh atas berhasil atau tidaknya penyelenggaraan suatu acara, untuk itu seorang yang ditugasi dalam keprotokolan akan selalu meletakkan
perhatian dan kemampuannya secara maksimal dengan tetap menjunjung tinggi nilai
– nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan, sehingga fungsi dan tugas keprotokolan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan suatu acara tersebut
dapat dikatakan berjalan dengan sukses dan sempurna.
PEDOMAN PROTOKOL
Pada umumnya petugas protokol hanya dianggap sebagai orang yang berpakaian lengkap dan menyibukkan diri untuk mengatur acara yang sedang
berlangsung. Anggapan tersebut memang benar tetapi belum menggambarkan arti
20
sebenarnya tentang protokol. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, protokol mempunyai pedoman sebagai berikut :
1. Memiliki sikap ramah tamah
Cour tesy
2. Perlu ketelitian dalam segala hal
Cor r ect 3.
Tanamkan rasa percaya diri
Self confident
Setiap protokol harus juga memahami akan : 1.
Tata Cara 2.
Tata Krama 3.
Aturan umum, rumus, dalil dan prinsip umum.
FUNGSI PROTOKOL
Tugas dan fungsi protokol tidak hanya bertanggung jawab atas keberhasilan suatu acara, namun perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa seorang protokol juga
dituntut untuk menyadari keberadaannya sebagai penyelenggara dan pendukung keberhasilan untuk mencapai sasaran yang dikehendaki seperti tujuan semula.
Protokol pada pokoknya mencakup enam fungsi, yaitu : 1.
Fungsi Perencanaan Kegiatan ini mencakup memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan
menformulasikan serangkaian kegiatan ysng diusulkan bersama untuk mencapai tujuan semula.
Manfaat dari fungsi perencanaan ini adalah seluruh kegiatan dapat diarahkan pada tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat sehingga akan dicapai
keberhasilan.
21
Fungsi ini juga dapat menghindari terjadinya kerugian antara lain; pemborosan waktu, tenaga dan biaya. Sehingga kita hanya akan menyelenggarakan kegiatan
yang penting dan yang diperlukan saja. 2.
Fungsi Pengorganisasian Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah pembagian tugas menurut sub
bagian masing – masing. Kegiatan ini dianggap penting untuk melimpahkan
wewenang dan tanggung jawab kepada orang yang tepat, sehingga dapat terlaksana dengan baik. Manfaat dari fungsi ini adalah:
a. Setiap petugas protokol mengetahui tugas apa yang harus dilakukan.
b. Hubungan kerja antara petugas dapat ditentukan secara jelas.
c. Kegiatan apa, petugas terkoordinasikan, terarah dan menghasilkan
kesatuan tindak. d.
Para petugas beserta peralatan yang tersedia dapat didayagunakan dan mencapai hasil-guna yang optimal.
3. Fungsi Pergerakan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian sebagaimana telah dilakukan oleh
pimpinan. Manfaat dari kegiatan ini sangat penting, karena berprinsip meletakkan
perhatian hanya pada orang – orang yang tekait disekeliling. Sebab orang dapat
memiliki kepribadian, dapat berpikir, percaya diri, berpengawasan atas pekerjaannya sendiri.
4. Fungsi Pengawasan
22
Kegiatan pengawasan adalah penentuan sesuatu hal yang telah dilaksanakan, menilai dan bila perlu mengambil langkah
– langkah perbaikan agar pelaksanaan suatu tugaspekerjaan dapat berjalan sesuai rencana semula, setelah fungsi
perencanaan, pengorganisasian dan pergerakan berjalan dengan baik, maka fungsi ini akan dirasa kurang berperan, namun dalam pelaksanaannya akan ditemukan
kekurangan dalam menjalankan fungsi – fungsi sebelumnya, sehingga diperlukan
beberapa perbaikan. 5.
Fungsi Pengkoordinasian Kegiatan dalam fungsi ini merupakan upaya petugas dalam penyerasian
kualitas, kuantitas,
waktu, personil
maupun pengarahannya
sehingga menghasilkan tindakan yang serasi dan tepat pada sasaran dan sesuai dengan
tujuan. Manfaat dari fungsi ini adalah dapat menghindari pemborosan dalam bentuk
apapun. Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan juga dapat terlaksana dengan baik tanpa adanya tumpang tindih
Over Lapping.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Kegiatan pokok dalam fungsi ini adalah, memilih satu tindakan diantara beberapa kemungkinan untuk bertindak
alter native
dalam berbagai keadaan dalam melaksanakan kegiatan tertentu.
UNDANG – UNDANG PROTOKOL
Undang –undang protokol adalah undang – undang keprotokolan yaitu undang
– undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang protokol dan penjabarannya dengan Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun1990 tentang Ketentuan Keprotokolan
23
Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan. Peraturan Perundang
– undangan tersebut peraturan perundang – undangan domain keprotokolan.
RUANG LINGKUP UNDANG-UNDANG PROTOKOL
1. Penghormatan dan perlakuan terhadap Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah
dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam suatu acara, meliputi : a.
Hak dalam tata tempat disebut PreseanceOrder Of Preseance yaitu tata urutan sesuai dengan jabatannya.
b. Hak dalam upacara disebut Rotation atau susunan. Seseorang yang
berkedudukan utama, kedatangannya dan sambutan paling akhir dalam suatu acara yang bersifat
cer emonial,
berlaku sebaliknya pengarahan paling utama.
c. Hak dalam perlakuan disebut Treatment yaitu pemberian perlindungan,
keamanan, ketertiban dan fasilitas sebagaimana mestinya, agar dapat melaksanakan tugas jabatannya secara lebih berhasilguna, berdaya
guna, namun tidak boleh menimbulkan sikap mewah. 2.
Penghormatan dan perlakuan terhadap Lambang–lambang Kehormatan Kedaulatan Negara Republik Indonesia.
3. Pengaturan pemberian penghormatan terhadap seseorang sesuai dengan
kedudukannya dengan menggunakan Bendera dan lagu kebangsaan. 4.
Pengaturan penyambutan terhadap kunjungan yang bersifat kunjungan kenegaraan state visit atau kunjungan resmi official visit.
24
5. Pengaturan protokol bagi kepala perwakilan Asing di Indonesia
diperlakukan berdasarkan asas resiprositas timbal balik sesuai dengan kebiasaan Internasional.
6. Pemberian penghormatan terhadap istrisuami dari Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintah, dan tokoh Masyarakat tertentu serta terhadap mantan Pejabat Negara dan Pejabat Pemerintah.
7. Perlakuan
a. Pemberian perlindungan, ketertiban, keamanan dalam menjalankan
tugas jabatan b.
Pemberian dukungan sarana yang diperlukan secara wajar dan tidak berkelebihan agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih berhasil
guna dan berdayaguna. 8.
Pengaturan a.
Pengaturan Upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera dalam acara kenegaraan atau resmi dilaksanakan sesuai ketentuan
keprotokolan yang meliputi tata krama, tata upacara, tata penghormatan, tata lambang kehormatan NKRI, dan tata pakaian
uapacara. Pengaturan Kunjungan.
1 Kunjungan tamu Negara dengan prinsip menyatakan rasa hormat untuk
memberikan kesan yang mendalam bagi tamu Negara atas kebesaran Bangsa dan Negara Indonesia.
25
2 Kepala perwakilan Negara asing di Negara asing R.I. Diperlakukan
berdasarkan asas resiprositas sesuai dengan kebiasaan internasional. 3
Kunjungan pejabat RI ke daerah dilaksanakan dengan asas efektif dan efisien.
KELOMPOK PEJABAT NEGARA Pasal 11 1 UU No. 43 Th 1999 PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN, KETUA, WAKIL KETUA, DAN
ANGGOTA LEMBAGA NEGARA; KETUA, WAKIL KETUA, KETUA MUDA, DAN HAKIM AGUNG PADA MAHKAMAH AGUNG SERTA
KETUA, WAKIL KETUA, DAN HAKIM PADA SEMUA BADAN PERADILAN; MENTERI DAN JABATAN SETINGKAT MENTERI;
DUTA BESAR LUAR BIASA DAN BERKUASA PENUH; GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR; BUPATI DAN WAKIL BUPATI, WALIKOTA
DAN PEJABAT NEGARA LAINNYA YANG DITENTUKAN UNDANG- UNDANG.
PEJABAT PEMERINTAH Pasal 5 UU No.8 Th 1987 “PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM
ORGANISASI PEMERINTAH” JENIS JABATAN; Pasal 1 5-7 No. 43 Th 1999
a. Jabatan Negeri Jabatan dalam bidang eksekutif, termasuk kesretariatan
lembaga Negara dan kepaniteraan. b.
Jabatan Karier Jabstruk dan Jafung c.
Jabatan organik Jabatan Negeri tupok pada satuan organisais pemerintah
26
Dilihat dari ruang lingkup protokol diatas, maka termasuk didalamnya adalah tugas Humas Pemerintah, yaitu memberikan penyambutan kepada tamu-tamu
daerah dan memberikan pelayanan kepada pejabat pemerintah, dalam hal ini adalah Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam membantu
mempublikasikan kegiatan-kegiatan pemerintah untuk membangun daerah dan untuk memenuhi aspirasi masyarakat.
25
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA SURAKARTA
A. Sejarah dan Dasar Hukum Berdirinya
