yang baik dan berhasil adalah dorongan hati, serta keinginannya datang dari diri sendiri bukan ditekan dari luar. Berdasarkan hal tersebut, biasanya
motivasi kepegawaian
file
yang baik adalah menimbulkan iklim kerja yang baik, penghargaan terhadap tugasnya sehari-hari. Jelaslah bahwa
berhasilnya suatu
filing
sangat berkaitan dengan penemuan kembali surat
file
. Kalau penemuan kembali surat
file
sulit dan sukar dilaksanakan, maka unit kerja lain pun segera menilai, bahwa sistem
filing
-nya tidak mantap serta tidak dapat membantu melancarkan proses administrasi
Abubakar, 1997:37.
2.10 Prosedur Pemusnahan
Pemusnahan berarti dihilangkan identitasnya, oleh karena itu pemusnahan suatu arsip tidak sekedar memindahkan arsip dari tempat
penyimpanan ke tempat pembuangan tempat sampah. Apalagi menjual arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan itu ke tukang loak
ataupun pengepul kertas bekas. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan
dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh dua pejabat bidang pengawasan atau pejabat bidang hukumperundang-undangan. Arsip yang
sudah dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan dan jangka waktu penyimpanan sudah melewati batas waktu sesuai daftar retensi, maka bagi
arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi harus dihapus Mulyono, dkk, 2011:77.
Cara memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu Mulyono, dkk, 2011:78 :
a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi apabila kertas arsip
yang akan dimusnahkan itu 100kg sampai 1000kg maka pembakaran memerlukan waktu khusus dan sangat berbahaya. Pembakaran dalam
jumlah besar, kecuali waktunya lama juga sering tidak sempurna. Oleh karena itu cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila
jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. b.
Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang
sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Apabila potongan kertas yang berwujud dalam jumlah yang cukup
banyak dapat dijual untuk penyekat barang pecah belah atau barang- barang dari tembikar. Cara pemusnahan dengan mesin pencacah dapat
dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara bertahap,
artinya tidak harus selesai pada saat itu. c.
Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan biasanya soda api dapat
melikai kalau percikannya mengenai badan. Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah meskipun memerlukan
biayanya agak mahal. Sekali tumpukan arsip dituangi bahan kimia, maka terjadi reaksi penghancuran secara pelan-pelan tetapi pasti.
32
BAB III METODE PENELITIAN
2.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilaksanakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Semarang, yang beralamatkan Jalan Pemuda Nomor 175
Semarang Lantai 4 Telp. 024 3584084.
2.2 Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2015.
2.3 Objek Penelitian
Menurut Suharsimi 2002:96, Objek Kajian Penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Adapun
objek kajian yang penulis lakukan adalah mengenai prosedur penataan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Semarang.
2.4 Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah : 1.
Data Primer
Menurut Sugiyono 2009:193, data primer merupakan sumber data yang langsung memberikan data pada pengumpul data. Data
primer merupakan data yang diperoleh dari sumbernya yaitu dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung oleh penulis di
tempat penelitian yaitu Disperindag Kota Semarang. 2.
Data Sekunder Menurut Sugiyono 2009:193, data sekunder merupakan data
yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen. Data yang diperoleh
adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Semarang, meliputi Tugas Pokok
dan Fungsi TUPOKSI.
2.5 Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah : 1.
Metode Observasi Menurut Suharsimi 2010:199, observasi atau yang disebut pula
dengan pengamatan, meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek denganmenggunakan seluruh alat indra. Dalam hal ini
penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang berhubungan dengan prosedur penataan arsip di Disperindag Kota
Semarang. 2.
Dokumentasi
