commit to user
BAB III STRATEGI, KENDALA CARA MENGATASI
PERMASALAHAN DALAM PENJUALAN
MEETING PACKAGE
DI HOTEL MELIA PUROSANI YOGYAKARTA
A. Strategi Penjualan
Meeting Package
1. Kelebihan
meeting package
di Hotel Melia Purosani
Kelebihan meeting package yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani dibandingkan dengan hotel-hotel lain yang ada di Yogyakarta adalah :
a. Ruang tata ruang
set up
Ruang meeting yang dimilki oleh Hotel Melia Purosani lebih banyak dibandingkan dengan hotel lain yang ada di Yogyakarta.
Pemilihan ruang meeting biasanya disesuaikan dengan jumlah peserta meeting dan
set up
yang digunakan. Kelebihan yang lain adalah semua ruang meeting yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani bisa
menggunakan semua
set up
yang disediakan oleh hotel. Jadi
customer
tidak perlu khawatir dalam pemilihan ruangan wawancara dengan Dyah Meyta selaku
sales executive
pada tanggal 19 Febuari 2013. b.
Harga Harga yang ditawarkan oleh Hotel Melia Purosani adalah harga
yang masih bisa ditawar. Jadi biasanya untuk harga jika sedang banyak permintaan maka harga akan akan lebih mahal. Sedangkan pada saat
48
commit to user
permintaan
meeting package
sedikit maka Hotel Melia juga akan menurunkan harga paket meeting tersebut wawancara dengan Amanda
Anindita selaku
sales executive
pada tanggal 20 Febuari 2013 . c.
Pelayanan Segi pelayanan yang dimiliki oleh Hotel Melia Purosani juga
sangat baik. Seperti dalam
follow up
banquet teamnya sangat cepat, maksudnya adalah jika sudah ada permintaan untuk kegiatan meeting
maka disini sales executive akan lebih aktif dalam menghubungi customer untuk meminta penjelasan lengkap tentang apa saja yang dibutuhkan
dalam penyelenggaraan meeting. Hotel Melia Purosani juga mempunyai perbedaan dalam pelayanan, karena Hotel Melia Purosani berusaha
menyamakan persepsi dan keinginan tamu untuk berjalannya acara mereka wawancara dengan Amanda Anindita selaku
sales executive
pada tanggal 20 Febuari 2013.
2. Cara
Sales Marketing
Dalam Menangani Penjualan
Meeting Package
Strategi atau cara yang dilakukan dalam penjualan
meeting package
Hotel Melia Purosani juga banyak memiliki kesamaan. Karena strategi penjualan yang
dijalankan juga sesuai dengan ilmu penjualan yang sudah ada. Tetapi untuk pelayanan, Hotel Melia Purosani lebih aktif dibandingkan dengan hotel-hotel
lainnya yang ada di Yogyakarta. Bagian yang menangani langsung penjualan
meting package
Hotel Melia Purosani adalah semua
Group Sales Executive
.Promosi yang dilakukan oleh
commit to user
Group Sales Executive
adalah melalui
Personal Selling
. Ada 2 cara yang dilakukan oleh
Group Sales Executive
dalam
Personal Selling
yaitu dengan
Sales Call
dan
Telesales
. hasil wawancara dengan
Manager of Sales
Rani Febriana,SE. pada tanggal 20 agustus 2012. Sedangkan Personal Selling adalah
interaksi antar individu, saling bertemu untuk memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak
lain Swata Basu, 2005 Dalam
Personal Celling
, ada beberapa tahapan sebelum melakukan penjualan, yaitu :
a. Persiapan sebelum penjualan
b. Penentuan lokasi pembeli potensial
c. Pendekatan pendahuluan
d. Melakukan penjualan
e. Pelayanan sesudah penjualan
Tahapan-tahapan penjualan diatas juga diterapkan dalam strategi penjualan
meeting package
Hotel Melia Purosani.
Telesales
adalah strategi penjualan yang dilakukan melalui media telepo.Baik untuk melakukan penawaran produk,
dealing
harga, maupun menjaga hubungan antara perusahaan dengan
customer
. Dalam melakukan penawaran melalui media telepon
telesales
,
sales person
harus mampu menjelaskan produk sejelas mungkin kepada
customer
, sehingga mereka mudah memahami produk yang ditawarkan.Dalam hal ini yang
commit to user
paling penting saat
telesales
adalah intonasi suara yang harus dijaga agar tidak terjadi kesalah pahaman antara
sales person
dengan
customer
. Semua kegiatan diatas adalah pengalaman saya sendiri selama melakukan
job training
di Hotel Melia Purosani Yogyakarta. Jadi semua strategi penjualan
meeting package
yang akan saya jelaskan pada halaman berikutnya adalah sesuai dengan pengalaman dan ilmu yang saya dapatkan selama
job training
. Cara kerja
Group Sales Executive
dalam melakukan penjualan
meeting package
dibagi menjadi 3 tahap, yaitu : 1.
Tahap Penawaran Dalam tahap penawaran ini, terdapat dua cara yaitu melalui
sales call
dan
telesales
.
a Sales Call
Sales Call
adalah proses penawaran dimana
group sales executive
mengunjungi perusahaan, baik yang sudah pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani maupun yang belum pernah. Tujuan
group sales
mengunjungi perusahaan – perusahaan adalah untuk melakukan
penawaran
meeting package
.Sasaran panjualan
meeting package
ini adalah perusahaan swasta, institusi pemerintah dan institusi pendidikan.
commit to user
Bagi perusahaan yang belum pernah mengadakan kegiatan di Hotel Melia Purosani, maka tugas
sales person
adalah mengenalkan Hotel Melia Purosani secara umum dan produk
– produk yang dimilki termasuk
meeting package
. Bagi perusahaan yang sudah pernah atau bahkan sering melakukan
kegiatan di Hotel Melia Purosani,
sales call
ini dilakukan dengan tujuan untuk mengingatkan perusahaan tersebut mengenai produk
meeting package
dan menawarkan apabila perusahaan tersebut memiliki event lagi agar diselenggarakan di Hotel Melia Purosani.
Selain untuk meningkatkan mengingatkan mengenai Melia Purosani,
sales call
juga digunakan sebagai media untuk menjaga hubungan antara Melia Purosani dengan perusahaan tersebut misalnya,
apabila perusahaan tersebut merayakan ulang tahun, maka tugas dari
group sales executive
adalah mengirim cake ataupun datang langsung keperusahaan tersebut dengan
Public Relation Manager
. Selain itu, apabila Melia Purosani mengadakan acara, maka dari beberapa perusahaan
yang sering mengadakan
event
di Melia Purosani juga akan mendapatkan undangan untuk datang dan bergabung di acara tersebut.
Sebelum melakukan
sales call
, persiapan yang harus dilakukan oleh sales person adalah mempersiapan
sales kit
atau hotel brosur.
Sales kit
ini terdiri dari : 1
Hotel Brosur
commit to user
Berisi tentang gambaran secara umum Hotel Melia Purosani beserta fasilitas yang ditawarkan.
2 Fact sheet
Berisi mengenai informasi ruang
meeting
yang dimilki hotel Melia Purosani. Mulai dari macam-macam ruang
meeting
yang ada di Melia Purosani, ukuran ruang
meeting
, hingga kapasitas dan
set up
ruangannya. 3
YHI Brosur
Berisi mengenai paket spa maupun perawatan tubuh lainnya yang ditawarkan oleh YHI
Wellness
. 4
Melia CD Hotel
Melia CD Hotel merupakan bentuk ringkas dari hotel brosur, karena CD ini berisi tentang informasi mengenai Hotel
Melia Purosani disertai video dengan durasi 60 detik, dan foto-foto fasilitas hotel yang sangat lengkap.
Sales kit
digunakan sebagai media untuk memperkenalkan produk dan memberikan gambaran kepada pelanggan tentang Hotel Melia
Purosani. Selain mempersiapkan
sales kit
, hal yang paling penting adalah daftar nama perusahaan yang akan dikunjungi hari itu. Untuk melakukan
commit to user
sales call biasanya
sales person
akan membuat janji terlebih dahulu dengan orang yang akan ditemui oleh perusahaan tersebut sehingga
penawaran akan ditujukan tepat pada sasaranya. Kelebihan dari
sales call
ini adalah terjadinya pertemuan langsung antara pihak perusahaan dengan puhak Hotel Melia Purosani sehingga
apabila ada hal yang kurang jelas dapat dibahas secara langsung. Dengan adanya pertemuan secara langsung ,aka sales person dapat mengetahui
seperti apa orang yang ditemui dan dapat lebih leluasa untuk berbicara. Kelemahan dari
sales call
sendiri adaah memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Sales person harus menempuh perjalanan untuk
mencapai perusahaan yang akan dituju, hal ini juga akan menggunakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Selain itu juga penggunaan mobil
hotel yang harus mengeluarkan uang untuk pengguanaan bahan bakar.
Sales call
ini juga akan dibantu oleh cabang melia yang ada di kota lain. Maka jika ada perusahaan yang dari luar Yogyakarta yang ingin
mengadakan acara di Hotel Melia akan dikunjungi oleh
group sales
cabang kota lainnya yang berada lebih dekat dengan perusahaan tersebut. b
Telesales
Telesales adalah strategi penjualan yang dilakukan oleh sales person dengan cara melalui telepon, jadi sales person tidak bertemu lansung
dengan pelanggan yang akan diberi penawaran meeting package.
commit to user
Persiapan yang dilakukan dalam
telesales
tidak jauh dengan
sales call
. Perbedaannya yaitu dalam
telesales
tidak perlu memepersiapkan
sales ki
t karena penawaran akan dilakukan hanya melalui telepon. Yang diperlukan yaitu hanya daftar nama perusahaan atau orang yang akan
diajak bicara melalui telepon yang akan diberi penawaran
meeting package
. Hal lain yang harus diperhatikan yaitu
sales person
harus menguasai pengetahuan produk-produk lain yang dimiliki Hotel Melia
Purosani . Kelebihan dari strategi
telesales
adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya karena
sales person
tidak perlu melakukan perjalanan menuju perusahaan yang akan diberi penawaran. Cukup dengan membuka daftar
perusahaan yang akan ditelepon hari itu dan penawaran akan berlangsung. Kelemahannya adalah
sales person
tidak dapat bertemu langsung dengan pelanggan dan tidak dapat mengetahui seperti apa orang yang
berbicara dengannya di telepon. Selain itu juga akan memakan biaya besar untuk membayar tagihan telepon.
Dan yang perlu diperhatikan saat
telesales
dalah intonasi suara yang haru dijaga. Karena melalui
telesales
pelanggan akan mengetahui bagaimana pelayanan Hotel Melia Purosani.
2. Tahap Penjualan
Tahap penjualan disini merupakan tahap dimana
customer
, bisa perusahaan atau institusi pemerintahan, menginginkan untuk membeli
commit to user
meeting package
.
custemer
yang akan mengadakan pertemuan di Hotel Melia Purosani akan menelpon terlebih dahulu untuk mempersiapkan permintaan
mereka seperti tanggal
event
diselenggarakan, jumlah peserta, ruangan yang akan diinginkan,
set up
ruangan dan
package meeting
yang akan digunakan. Selain itu mereka juga akan menanyakan masalah harga. Sebelum
memutuskan untuk membeli biasanya mereka meminta
sales executive
untuk meminta dikirim penawaran melalui
e-mail
maupun
fax
. Setelah proposal penawaran disetujui oleh
customer
, maka langkah selanjutnya yaitu membuat
Group Contract
. Namun, terkadang ada customer yang ingin melihat dulu secara langsung Hotel Melia Purosani, maka
customer
tersebut akan membuat janji dengan
group sales executive
untuk melakukan inspeksi. Inspeksi ini dilakukan dengan tujuan memastikan
kondisi hotel dalam keadaan baik dan untuk fasilitas- fasilitas lain yang ditawarkan oleh hotel. Dalam kegiatan inspeksi,
sales executive
akan mengajak
customer
untuk melihat kelima
meeting room
dan
ballroom
, kemudian
restaurant-restaurant
yang dimiliki Hotel Melia Purosani, dan kemudian jenis kamar beserta fasilitas-fasilitas yang dimiliki. Setelah
melakukan inspeksi kemudian mereka meminta untuk dibuatkan
Group Contract
. Tidak semua
customer
ingin melakukan inspeksi, biasanya yang melakukan inspeksi adalah perusahaan yang belum pernah mengadakan
event
di Melia Purosani. Dan yang paling sering mengadakan inspeksi adalah instasi pemerintah yang akan mengadakan
event
atau event yang berskala Internasional.
commit to user
Group Contact
ini digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pihak hotel dan
customer
. Isi dari
Group Contract
meliputi permintaan
customer
mengenai jumlah kamar, jenis kamar dam
meeting package
yang akan digunakan, dan permintaan lainnya, kemudian mngenai situasi dan kondisi
apabila terjadi perpanjangan penggunaan
meeting room
atau apabila terjadi pembatalan, dan mengenai peraturan pembayaran.
3. Tahap Setelah Penjualan
Tahapan ini merupakan tahapan yang terakhir dari penjualan
meeting package
. Pada tahap ini
sales executive
akan dibantu oleh
banquet staff
yang sedang melakukan pertemuan. Dalam hal ini
banquet staff
hanya mengawasi jalannya acara dan membantu
customer
apabila meminta fasilitas tambahan seperti koneksi internet.
Sebelum acara dimulai
banquet staff
akan menata
meeting room
yang akan digunakan, menata
set up
meja yang diinginkan
customer,
dan menata meja
buffet
untuk
coffee break
.
Banquet staff
akan berjaga disekitar
meeting room
dan area yang digunakan untuk
coffee break
dengan tujuan apabila
customer
membutuhkan bantuan mereka siap membantu dan melayani pada saat
coffee break
. Setelah acara berlangsung,
sales executive
akan menemui
customer
untuk menanyakan kesan mereka selama mengadakan acara di Melia Purosani. Selain itu
executive sales
juga membantu dalam urusan pembayaran.
commit to user
Pelayanan setelah penjualan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kesan
customer
terhadap produk dan pelayanan Hotel Melia Purosani. Disini
executive sales
harus bisa mengatasi keluhan
customer
dan menyakinkan agar
customer
mau kembali lagi mengadakan
event
di Hotel Melia Purosani. Hal ini juga untuk menjalin hubungan yang baik dengan
customer
.
B. Produk