TINJAUAN MANAJEMEN PROYEK PADA IMPLEMENT
TINJAUAN MANAJEMEN PROYEK PADA IMPLEMENTASI TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK DI PEMERINTAHAN INDONESIA MENUJU REFORMASI BIROKRASI
Anisa Dewi Prajanti
Fakultas Teknik Elektro, Program Keamanan Jaringan Informasi
Universitas Indonesia
[email protected]
Dosen DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA.
Abstract. The draft of the journal is motivated from the Presidential Regulation No. 81/2010 on the Grand Design of Bureaucracy Reform 2010-2025
with the derivation of the Road Map Reform Bureaucracy 2010-2014 guided by the Bureaucratic Reform Map 2015-2019. In the Road Map Bureaucratic
Reform there are points of management implementation with the description of realizing e-Government. In realizing the management of e-Government in
order to accelerate the reform of the bureaucracy towards Good Governmance one of them is with the implementation of the Administration of Electronic
Scripts in the government of Indonesia. Implementation of Electronic Office Procedure has been initiated by the issuance of the Regulation of the Minister
of Administrative Reform and Bureaucratic Reform No. 6 of 2011 on the General Guidelines of Electronic Service Manuscript (TNDE) which then 2 years
later, the Minister of Administrative Reform and Bureaucracy Reform issued Circular Letter Number 6 Year 2013 on the Application of Electronic
Document Scripts on Government Agencies. In this paper the formulation of the problem focused on how the project management review in the
implementation of Electronic Office Scripts in the government of Indonesia to find out the extent of the suitability of the implementation of TNDE in the
Grand Design Bureaucracy Reform program with the concept of project management, especially on knowledge area of management project integration.
The results of the implementation of the Bureaucratic Reform Road Map 2010-2014 have been achieved in terms of SiMAYA application output, but for
the implementation of TNDE this requires a process that is not short to be implemented by all governments in Indonesia.
Keywords: electronic office document, TNDE, e-Government, bureaucratic reform, project management
Abstrak. Rancangan jurnal dilatarbelakangi dari Peratuan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2025
dengan turunan panduan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2014 dilanjutkan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015-2019. Pada Road Map
Reformasi Birokrasi terdapat poin penyelenggaraan tatalaksana dengan uraian mewujudkan e-Goverment. Dalam mewujudkan tatalaksana e-Goverment
dalam rangka percepatan reformasi birokrasi menuju Good Governmance salah satunya yaitu dengan implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia. Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik telah diinisiasi dengan terbitnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang kemudian 2 tahun setelahnya,
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran Nomor 6 Tahun 2013 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas
Elektronik Pada Instansi Pemerintah. Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam implementasi
Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia untuk mengetahui sejauh mana kesesuaian implementasi TNDE dalam program Grand Design
Reformasi Birokrasi dengan konsep manajemen proyek, khususnya pada knowledge area manajemen integrasi proyek. Didapatkan hasil pelaksanaan
implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi
TNDE ini butuh proses yang tidak singkat agar dapat dilaksanakan oleh seluruh pemerintahan di Indonesia.
Kata kunci: tata naskah dinas elektronik, TNDE, e-Government, reformasi birokrasi, manajemen proyek
I.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi semakin pesat
dari waktu ke waktu. Pemerintah Indonesia turut
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi
dalam rangka percepatan reforrmasi birokrasi.
Langkah dalam penyelenggaraan teknologi informasi
di pemerintah diwujudkan dengan konsep eGovernment. Langkah tersebut diinisiasi dengan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment. Pemerintahan dengan bentuk eletronik
ini bisa sangat efisien dan efektif dalam segala urusan
pemerintahan. Sebagai bentuk negara demokratis,
pemerintahan elektronik ini juga menawarkan bentuk
pemerintahan yang terbuka dan transparan dari
penyelenggara pemerintahan pada rakyatnya.
Model
pemerintahan
ini
sendiri
bisa
berupa Government to Citizen atau Government to
Customer (G2C), Government to Business (G2B)
serta Government to Government (G2G). Dengan
jaringan yang cukup luas ini e-Government
diharapkan
mampu
meningkatkan
dan
memaksimalkan pelayanan publik dengan rasa
nyaman dan aksesibilitas yang mumpuni.
Pada perkembangannya, e-Goverment juga sebagai
bentuk program reformasi birokrasi yang dimuat
dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010
tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 20102025. Peraturan Presiden tersebut menurunkan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Road Map
Reformasi Birokrasi yang disusun dan ditetapkan 5
tahun sekali sesuai rentang waktu grand design 2010-
2025. Pada Road Map Birokrasi 2010-2014 telah
ditetapkan tujuan program penataan tata laksana
yakni meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis
proses dan mekanisme kerja atau prosedur dalam
sistem manajemen pemerintahan dengan target
meningkatnya penggunaan teknologi informasi
dalam
proses
penyelenggaraan
manajemen
pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan
efektifitas proses manajemen pemerintahan.
Pemanfaatan TIK termasuk dalam 9 (sembilan)
program percepatan reformasi birokrasi. Salah satu
yang sedang dipergunakan adalah pengembangan
sistem elektronik pemerintah (e-Government) sesuai
dengan Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003
tentang
Kebijakan
dan
Startegi
Nasional
Pengembangan e-Government, telah ditetapkan
kebijakan pengelolaan tata naskah dinas secara
elektronik melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6
Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah
Dinas Elektronik (TNDE). Pada tahun 2013, Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran nomor 6
tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada
Instansi Pemerintah. TNDE merupakan pengelolaan
naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses pengambilan
keputusan. Hal ini merupakan upaya pemanfaatan
teknologi informasi dalam rangka meningkatkan
efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib
administrasi di lingkungan instansi pemerintah.
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa
dokumen yang tersimpan tidak tumpah tindih dengan
dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap
pengguna dapat mengakses data dokumen yang
benar. Pemerintahan Elektronik (e-Government)
mengacu pada penggunaan teknologi informasi di
lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet
dan internet.[10]
Dalam penyelenggaraan e-Government tentu
dijumpai kendala oleh pemerintah Indonesia, salah
satunya adalah kurangnya ketersediaan infrastruktur
telekomunikasi. Kendala lain yang dihadapi yaitu
masih
mahalnya
biaya
penggunaan
jasa
telekomunikasi. Kendala berikutnya adalah masalah
SDM (Sumber Daya Manusia) yang masih banyak
yang belum bisa menggunakan fasilitas dan
perangkat teknologi informasi. Dengan berbagai
kendala yang ada ini, sudah seharusnya pemerintah
bekerja lebih keras untuk mewujudkan eGovernment. Pada penulisan ini diulas tinjauan
implementasi e-Government salah satunya yaitu Tata
Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di pemerintahan
Indonesia dari sisi manajemen proyek.
2. Batasan Masalah
Penulisan makalah ini hanya terbatas pada tinjauan
manajemen proyek pada implementasi Tata Naskah
Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia sebagai
percepatan reformasi birokrasi dalam Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan peraturan
turunannya. Analisis manajemen proyek terbatas
pada manajemen integrasi proyek dikarenakan pada
manajemen integrasi proyek sudah mencakup lima
tahapan proses grup proyek dan konsep ITTO.
3. Rumusan Masalah
Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan
pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia.
4. Tujuan Penulisan
Dalam penulisan ini bertujuan untuk menganalisis
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik,
memberikan wawasan dan gambaran dalam
penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik, serta
memberikan
rujukan
dalam
peningkatan
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia.
II. KERANGKA TEORI
A. Reformasi Birokrasi
Seiring dengan keseriusan pemerintah dalam
mencanangkan reformasi birokrasi, maka disusun dan
ditetapkanlah Peraturan Presiden Nomor 88 Tahun
2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
2010-2025. Dalam makalah[7], faktor yang bisa
mendorong timbulnya reformasi birokrasi pemerintah
adalah:
1. Adanya kebutuhan malakukan perubahan dan
pembaharuan;
2. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan
strategis nasional;
3. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan
strategis global; dan
4. Memahami perubahan yang terjadi dalam
paradigma manajemen pemerintahan;
Adanya kebutuhan melakukan perubahan dan
pembaharuan
aparatur
negara
dan
pemerintahan itu sangat tergantung dari kebutuhan
pimpinan nasional kita. Jika pimpinan politik
nasional kita merasa butuh melakukan perubahan,
pasti perubahan dan pembaharuan aparatur itu akan
terwujud. Kebutuhan itu didukung oleh kebijakan
politik yang strategis dan dijadikan suatu program
nasional dengan didukung oleh seluruh komponen
rakyat, maka perubahan dan pembaharuan aparatur
negara / pemerintah bisa dilakukan[7].
Dalam pencapaian reformasi birokrasi sesuai dengan
grand Design dalam Peraturan Presiden Nomor 81
Tahun 2010, maka terdapat keterkaitan dengan
penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi sebagai
berikut:[3]
Gambar 1. Keterkaitan pelaksanaan Grand Design
Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi
Birokrasi.[3]
Grand
Design Grand Design Reformasi
Reformasi Birokrasi Birokrasi
20102010 - 2025
2025 ditetapkan dengan
Peraturan Presiden
Road Map Reformasi Road Map Reformasi
Birokrasi 2010 – Birokrasi
untuk
2014
periode 2010–2014 lebih
bersifat
living
document,
ditetapkan
dengan
Peraturan
Menteri PAN dan RB
Road Map Reformasi Road Map Reformasi
Birokrasi 2015 – Birokrasi 2015 – 2019
2019
dan 2020 – 2024 yang akan
disusun
sesuai
Road Map Reformasi dengan hasil pelaksanaan
Birokrasi 2020 – RPJMN
dan
2024
RMRB
periode
sebelumnya,
serta
dinamika
perubahan
penyelenggaraan
pemerintahan
Transisi 2024-2025
UU Nomor 25 Tahun 2004
tentang
Sistem
Perencanaan
Pembangunan Nasional,
menetapkan bahwa proses
penyusunan RPJP harus
dilaksankan
1
tahun
sebelum berakhirnya RPJP
sedang berjalan
Tabel 1. Keterangan Keterkaitan Grand Design
Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi
Birokrasi.[3]
B. e-Government
Menurut Yani [], e-Government merupakan salah satu
komponen dari e-Governance karena government
merupakan salah satu sektor dalam proses
governance, dimana e-Governance didefinisikan
sebagai penggunaan ICTs pada proses governance /
kepemerintahan yang multi aktor (tidak hanya sektor
publik tapi juga sektor privat dan sektor nonpemerintah), multi level (level international, regional
1, nasional, regional 2 dan lokal) dan multi arah
dalam dimensi horisontal dan vertikal. Secara umum
penggunaan ICTs yang dimaksud adalah penggunaan
aplikasi internet seperti websites, e-mail, mailing list,
pembangunan aplikasi yang dapat digunakan untuk
menyebarkan informasi kepada sektor-sektor yang
terlibat, menyelenggaraan pelayanan publik kepada
sektor yang terkait dan berkomunikasi antar sektor
secara elektronik.[5]
Aktor dalam e-Government secara sederhana dapat
dibagi menjadi dua jenis. Pertama yaitu sektor publik
sebagai penyelenggara pemerintahan yang terdiri dari
eksekutif (departemen keuangan, pendidikan,
kesehatan dsb), yudikatif dan legislatif pada level
nasional, regional dan lokal. Aktor kedua disebut enduser, menurut konsep governance, end-user terdiri
dari sektor non-pemerintah dan sektor privat yang
berinteraksi di level governance. Dari dua jenis aktor
tersebut maka ICTs dapat digunakan untuk fungsi
internal dan eksternal. [5]
Fungsi internal yaitu ICTs digunakan untuk proses
administrasi dengan mengintegrasikan seluruh sektor
internal dalam publik baik secara horisontal (integrasi
antar departemen) maupun vertikal (integrasi antara
level). Dengan meningkatnya integrasi internal baik
secara vertikal dan horisontal maka diharapkan
government
mampu
meningkatkan
fungsi
eksternalnya yaitu menyelenggarakan pelayanan
publik dengan lebih baik terhadap enduser. Egovernment sebagai fungsi internal dan eksternal ini
diilustrasilkan seperti pada gambar [5]
Gambar 2. Framework e-Government: Fungsi eGovernment secara internal dan eksternal pada level
nasional dan local[5]
Selama ini pemerintah menerapkan sistem dan proses
kerja yang dilandaskan pada tatanan birokrasi yang
kaku. Sistem dan proses kerja semacam itu tidak
mungkin menjawab perubahan yang kompleks dan
dinamis, dan perlu ditanggapi secara cepat. Oleh
karena itu di masa mendatang pemerintah harus
mengembangkan sistem dan proses kerja yang lebih
lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi
yang
kompleks
dengan
lembaga-lembaga
negara lain, masyarakat, dunia usaha, dan masyarakat
internasional.[5]
Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan
teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan
mengolah,
mengelola,
menyalurkan,
dan
mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.
Pengembangan e-Government merupakan upaya
untuk
mengembangkan
penyelenggaraan
kepemerintahan yang berbasis (menggunakan)
elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui
pengembangan e-Government dilakukan penataan
sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan
pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan
teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi
informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang
berkaitan yaitu[8]:
(1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem
manajemen dan proses kerja secara elektronis;
(2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar
pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan
murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
C. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Regulasi yang mendorong implementasi sistem
manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik ini
dimandatkan oleh Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(KemenpanRB). KemenpanRB dalam Instruksi
Presiden Nomor 3 Tahun 2003 bertanggung jawab
untuk memfasilitasi perencanaan dan perubahaan
sistem manajemen dan proses kerja instansi
pemerintah pusat dan daerah dengan ketentuan
sebagai berikut[8]:
1. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan
prosedur
kerja
tersebut
harus
dilandaskan pada konsep manajemen modern dan
menuju pada sistem manajemen organisasi
jaringan yang memungkinkan distribusi serta
interoperabilitas kewenangan dan kewajiban
secara optimal sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, serta
terbentuknya lini pengambilan keputusan yang
lebih pendek dan pengelolaan rentang kendali
yang lebih luas.
2. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan
proses kerja harus berorientasi pada pemanfaatan
teknologi informasi secara optimal.
3. Di dalam perumusan peraturan yang berkaitan
dengan perubahan sistem manajemen dan proses
kerja, semua instansi pemerintah harus dilibatkan
dan diminta memberikan konsep perubahan
sistem manajemen dan prosedur kerja di
lingkungannya
masing-masing.
Rumusan
peraturan
pemerintah
dan
ketentuan
pelaksanaannya harus merupakan kesepakatan
antar instansi.
4. Pandangan dan saran dari dunia usaha yang telah
terbukti berhasil menerapkan sistem manajemen
modern perlu diusahakan.
Gambar 3. Kerangka Arsitektur e-Government[8]
Dalam kebijakan tersebut menghendaki adanya
panduan tentang sistem manajemen informasi dan
dokumen elektronik. Sesuai dengan amanat Instruksi
Presiden tersebut dan Peraturan Presiden Nomor 81
Tahun
2010,
KemenpanRB
mengeluarkan
PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di
Lingkungan Instansi Pemerintah.
Berdasar PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011, Tata
Naskah Dinas Elektronik adalah pengelolaan naskah
dinas secara elektronik dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan.
Naskah dinas dalam hal ini adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan
tugas
pemerintahan
dan
pembangunan. Sedangkan naskah dinas elektronik
yaitu informasi yang terekam dalam media
elekteronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang
dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah [4].
Dalam implementasi TNDE diperlukan suatu sistem
pengelolaan naskah dinas yang dibangun dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
yang bersifat legal yaitu disebut sebagai aplikasi
TNDE. Pembuatan aplikasi TNDE memerlukan alur
kerja tata naskah dinas, infrastruktur perangkat keras
dan lunak, format naskah dinas, petugas operator,
standar prosedur pelaksanaan dan keamanan.
Pada tahun 2013, MenpanRB menerbitkan Surat
Edaran Menteri PANRB Nomor 5 Tahun 2013
tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
Dalam
surat
edaran
tersebut
MenpanRB
mengenalkan dan menghimbau seluruh pejabat
pemerintah pusat dan dearah untuk menggunakan
aplikasi SiMaya (Sistem administrasi perkantoran
MAYA) di instansi masing-masing. Aplikasi SiMaya
merupakan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik
yang dibuat dan dikembangkan oleh Kementerian
Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo). Sesuai
dengan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003,
Kemkominfo
berkewajiban
untuk
mengkoordinasikan pelaksanaan pengembangan eGovernment serta melaporkan kemajuan dan
permasalahannya.
D. Manajemen Proyek
Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan
sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci
komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan
dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun
kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik
yang menguntungkan atau yang positif, adapun
komponen sistem merupakan unsur-unsur yang
membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan
fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait
dan berinteraksi satu sama lain. Kerangka manajemen
proyek atau project management framework
menyediakan landasan untuk memahami manajemen
proyek. Berdasar PMBOK, aktivitas pada manajemen
proyek dikelompokkan pada 10 (sepuluh) knowledge
area sebagai berikut
Gambar 4. PMBOK kerangka proses sepuluh bidang ilmu
(knowledge area) manajemen proyek.[9]
Sepuluh bidang ilmu (knowledge area) di atas,
menjelaskan
bidang
ilmu
dan
berbagai
pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut
pandang komponen-komponen prosesnya. Prosesproses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan
bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:[6][9]
1. Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan
berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan, berbagai elemen dari proyek
dikoordinasikan dengan baik. Manajemen
integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek,
pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian
perubahaan secara keseluruhan.
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek, menjelaskan
proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh
pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar
proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari
persiapan, perencanaan lingkup, penetapan
lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan
lingkup.
3. Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan prosesproses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan
proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan
aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama
aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.
4. Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan prosesproses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan
proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang
disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya,
5.
6.
7.
8.
9.
10.
perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian
biaya.
Manajemen kualitas proyek, menjelaskan proses
dan aktivitas organisasi kinerja yang menentukan
kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab
sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang
dimilikinya. Terdiri dari tiga aktivitas proses yaitu
perencanaan kualitas, penjaminan kualitas, dan
pengontrolan kualitas.
Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek,
menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menggunakan sumber daya manusia yang terlibat
dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari
perencanaan organisasi, perekrutan staff dan
pembangunan tim kerja.
Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan
proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat
dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan.
Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi
informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian
administratif.
Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan prosesproses
yang
berhubungan
dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko,
penyusunan
penanggulangan
resiko
dan
pengendalian penanggulangan resiko.
Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan
proses-proses
yang
dibutuhkan
untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain.
Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan
tata cara undangan ke peserta, rapat undangan
peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra,
pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
Manajemen Stakeholder Proyek, proses yang
diperlukan untuk mengidentifikasi semua orang
atau organisasi yang terkena dampak proyek,
menganalisis harapan dan dampak pemangku
kepentingan
terhadap
proyek,
dan
mengembangkan strategi manajemen yang tepat
untuk melibatkan pemangku kepentingan secara
efektif dalam pengambilan keputusan dan
pelaksanaan proyek.
Di setiap area manajemen proyek tersebut, ada proses
tahapan yang dilakukan yaitu[9]
1. Initiation: proses yang dilakukan untuk mendefinisikan
proyek baru atau fase baru dari proyek yang ada dengan
mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek atau
fase.
2. Planning: Proses-proses yang diperlukan untuk
menetapkan ruang lingkup proyek, memperbaiki
tujuan, dan menentukan jalannya tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai
proyek.
3. Executing:
Proses
yang
dilakukan
untuk
menyelesaikan pekerjaan yang didefinisikan dalam
rencana manajemen proyek untuk memenuhi
spesifikasi proyek.
4. Monitoring dan Controlling: Proses-proses yang
diperlukan untuk melacak, mengkaji ulang, dan
mengatur
kemajuan
dan
kinerja
proyek;
mengidentifikasi area dimana perubahan rencana
diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.
5. Closing: Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan
semua aktivitas di semua Kelompok Proses untuk
menutup proyek atau tahap secara formal.
Selain itu, pada setiap aktivitas dalam proses tahapan
grup di area manajemen proyek tersebut, masingmasing dapat ditentukan ITTO (Input, Tools dan
Techniques Output). Konsep ITTO dalam aktivitas
proses manajemen proyek seperti berikut
INPUTS
TOOLS &
TECHNIQUES
OUTPUTS
Gambar 5. Kerangka ITTO aktivitas proses grup
manajemen proyek
Tujuan utama dari PMBOK adalah melakukan
identifikasi secara bagian per bagian dari Pengetahuan
atas Badan Pengelola Proyek (Project Management
Body of Knowledge) yang secara umum dikenal
sebagai praktek terbaik. Panduan dari PMBOK
menyajikan dan mengenalkan bahan-bahan penting
untuk didiskusikan, ditulis dan diterapkan dalam
manajemen proyek. PMBOK selalu diterapkan sebagai
subyek pada satu atau lebih kasus kasus bisnis yang
menyertai hal-hal berikut:[6]
Menetapkan hal-hal utama yang dilaksanakan
dalam proses manajemen proyek
Meningkatkan pengetahuan dari praktek terbaik
yang
disajikan
dalam
manajemen
proyek
III. METODOLOGI
Berikut bagan metodologi penulisan makalah
Penentuan
Rumusan Masalah
1
Kesimpulan
5
Analisis & Kajian
4
Penentuan
Hipotesis Awal
2
Pengumpulan Data
& Informasi
3
Gambar 6. Alur Kerja/Metodologi Penulisan Makalah
Dalam penulisan makalah ini, penulis menggunakan
langkah – langkah kerja sebagai berikut
1. Penentuan rumusan masalah
Langkah ini diawali dengan menggali latar
belakang masalah, mengidentifikasi persoalan,
mencari tujuan dan manfaat penulisan, hingga dapat
menentukan rumusan masalah yang akan
disampaikan. Dalam penulisan makalah ini,
berfokus bagaimana tinjauan implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik sehingga dapat
mewujudkan reformasi birokrasi di pemerintahan
Indonesia dari sisi analisis manajemen proyek.
2. Membuat hipotesis awal
Langkah ini dilakukan dengan pendekatan dari
rumusan masalah yang sudah ditentukan.
Pendekatan tersebut yaitu dengan observasi kondisi
saat ini dan perkiraan kondisi yang akan datang
berdasar hubungan identifikasi masalah dan tujuan
penulisan. Hipotesis penulisan ini yaitu produk Tata
Naskah Dinas Elektronik sesuai diluncurkan pada
kurun waktu dalam Raod Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014 dan implementasi menyeluruh di
instansi pemerintah.
Pengumpulan data dan informasi
Langkah ini dilakukan dengan studi literatur dari
berbagai sumber informasi, data, peraturanperaturan, pedoman, berita, diskusi dan observasi
mengenai implementasi TNDE, e-Goverment,
reformasi birokrasi, dan sudut pandang manajemen
proyek.
3. Analisis dan kajian data
Analisis dan kajian dilakukan dengan membanding
data dan informasi yang telah didapat dari studi
literature yang kemudian dilakukan perbandingan
serta observasi lebih lanjut sehingga mendapatkan
hasil analisis. Pada penulisan ini akan dilakukan
perbandingan program e-Government dan reformasi
birokrasi pemerintah dengan teori manajemen
proyek pada PMBOK berbasis sepuluh knowledge
area dan proses aktivitas ITTO.
4. Penarikan kesimpulan
Tahap terakhir dari penulisan makalah yaitu
penarikan kesimpulan dari hasil analisis dan kajian
data. Tahap ini juga memuat saran dan rekomendasi
dari kesimpulan yang nantinya dapat dikerjakan
untuk penulisan makalah lebih lanjut.
IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada tahap ini akan dilakukan analisis dan kajian
mengenai korelasi gambaran umum implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area
manajemen proyek, khusus pada manajemen integrasi
proyek.
Analisis Manajemen Integrasi Proyek
Initiation
(1)
Planning (2)
Executing
(3)
Closing
(5)
Monito
Moni
ring &
torin
Contro
lling
g&
Gambar 7. ITTO Manajemen Integrasi Proyek[6]
Jabaran korelasi gambaran umum implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area
manajemen integrase proyek sebagai berikut
Tabel 2. Korelasi ITTO Manajemen Integrasi
Proyek Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik
4.1
Develop Input: Inpres Nomor 3 Tahun
project charter 2003
Tools
&
Techniques:
Koordinasi dan komunikasi
para stakeholder pemerintah
Output: RPJPN 2005-2025 (UU
No.17 Tahun 2007) dan
RPJMN 2010-2014 (Perpres
No.5 Tahun 2010)
4.2
Develop Input: RPJPN 2005-2025 (UU
project
No.17 Tahun 2007) dan
management
RPJMN 2010-2014 (Perpres
plan
No.5 Tahun 2010)
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi,
sosialisasi
stakeholder
Output: Peraturan Presiden
Nomor 81 Tahun 2010
4.3 Direct & Input: Peraturan Presiden
Manage Project Nomor 81 Tahun 2010
Work
Tools & Techniques: kajian,
rumusan kebijakan stakeholder
Output: PermenpanRB Nomor
20 Tahun 2010
4.4 Monitor & Input: PermenpanRB Nomor 20
Control Project Tahun 2010
Work
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, rumusan kebijakan
stakeholder
Output: PermenpanRB Nomor
6 Tahun 2011
4.5
Perform Input:PermenpanRB Nomor 20
Integrated
Tahun 2010
Change Control Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, sosialisasi, bimtek,
rumusan kebijakan stakeholder
Output:
Surat
Edaran
MenpanRB Nomor 5 Tahun
2013
4.6
Close Input: PermenpanRB Nomor 20
Project (2003, Tahun 2010
2010 – 2014)
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, evaluasi, kajian
rumusan kebijakan stakeholder
Output: Aplikasi SiMaya,
Evaluasi Kebijakan Reformasi
Birokrasi
–
Bappenas,
PermenpanRB Nomor 11
Tahun 2015 (input tahun 20152019)
Jika dilihat dari ITTO manajemen integrasi proyek
pada Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik,
dapat dilihat keterkaitan seperti tabel di bawah
Tabel 3. Keterkaitan Surat Tata Naskah Dinas
Elektronik dengan Grand Design
Dasar RPJPN 2005-2025 (UU No.17 Tahun
2007)
dan
RPJMN
2010-2014 (Perpres No.5 Tahun 2010)
2010
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun
2010
tentang
Grand
Design
Reformasi Birokrasi 2010-2025
2010
Road Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014
2011
Peraturan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
dan
Reformasi
Birokrasi Nomor 6 tahun
2011 tentang Pendoman
Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE)
2013
Surat Edaran Nomor 6 Tahun
2013 tentang Aplikasi Tata
Naskah Dinas Elektronik
Pada Instansi Pemerintah
2003 Masa pembangunan atau pengembangan
e-Government di instansi pemerintah
2014 pusat dan daerah, membuat produk
pedoman
internal
masing-masing
instansi mengacu pada peraturan
pedoman umum
2015
Road Map Reformasi Birokrasi
2015 – 2019
2015 - 2019 Masa
implementasi
dan
penguatan tatalaksana berbasis
e-Government
2020
Road Map Reformasi Birokrasi
2020 – 2024
2020 - 2024 Dilihat dari ITTO manajemen integrasi proyek tersebut,
kesinambungan implementasi TNDE berupa bentuk
bentuk peraturan Permenpan Nomor 6 Tahun 2011
sebagai pedoman TNDE di lingkungan instansi
pemerintah dan surat edaran 5/2013 mengenai penggunaan
dan pemanfaatan aplikasi SiMAYA untuk pelaksanaan
TNDE tersebut telah tercapai sesuai Road Map Reformasi
Birokrasi 2010 – 2014. Implementasi TNDE sudah
dilaksanakan dengan sosialisasi, bimbingan teknis,
pelatihan di berbagai instansi pusat dan daerah. Beberapa
instansi telah mengeluarkan peraturan untuk penerapan
TNDE setelah diterbitkannya Permenpan tentang TNDE.
Namun ada juga instansi yang sudah menerapkan TNDE
sebelum Permenpan terbit, yaitu Polri dengan Peraturan
Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
2010 tentang Aplikasi Naskah Dinas Elektronik
Kepolisian Negara Republik Indonesia.
Kecepatan setiap instansi berbeda-beda dalam melakukan
implementasi TNDE. Diperlukan upaya pemerintah pusat
dalam mendorong program implementasi TNDE ini.
Dalam kurun waktu Road Map Reformasi Birokrasi 2010
– 2014, penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SiMAYA
memang belum tercapai secara menyeluruh di instansi
pusat dan daerah, melainkan baru beberapa instansi pusat
dan daerah yang mengadopsi aplikasi SiMAYA untuk
proses bisnis persuratan dinas.
Untuk itu program Grand Design Reformasi Birokrasi
2010 – 2025 harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh
dan keseriusan maksimum agar tercapai tujuan percepatan
reformasi birokrasi di pemerintahan Indonesia.
Pengembangan Proyek Charter
Proyek Charter implementasi TNDE ini berbasis pada
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan Road
Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 secara umum.
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025
ditetapkan oleh Presiden RI pada tanggal 21 Desember
2010. RMRB 2010 – 2014 ditetapkan oleh Menteri
PANRB pada tanggal 30 Desember 2010.
Berikut sasaran Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 –
2025
Dalam hal implementasi TNDE merupakan bagian dari
program tingkat mikro yaitu nomor 4) penataan
tatalaksana dengan detail
Pelaksana proyek
Penggerak reformasi birokrasi secara nasional adalah
Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional
dipimpin oleh Wakil Presiden Republik Indonesia, Tim
Reformasi Birokrasi Nasional dipimpin oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi dibantu oleh Unit Pengelola Reformasi
Birokrasi Nasional, Tim Independen, dan Tim Quality
Assurance. Selanjutnya, secara instansional penggerak
reformasi birokrasi adalah pimpinan K/L dan Pemda.
Tabel 6. Pelaksana proyek[3]
Gambar 8. Pelaksana tingkat instansional K/L pusat dan
daerah[4]
Tabel 4. Sasaran Makro, Meso, dan Mikro [3]
Ruang lingkup proyek
Tabel 5.. Ruang lingkup proyek [3]
Dalam hal implementasi TNDE, pelaksana yang
bertanggung jawab yaitu Kementerian PANRB dan
Kementerian Kominfo.
Anggaran proyek
Kesenjangan yang lebar antara besarnya kebutuhan
anggaran dengan keterbatasan anggaran yang dapat
disediakan akan menimbulkan pengalokasian anggaran
yang buruk apabila arah dan prioritas penggunaan
anggaran tidak terdefinisi dengan baik, proses
pengalokasian anggaran tidak sistematik, dan praktek
penganggaran yang tidak transparan karena lemahnya
persyaratan kelayakan pembiayaan.
Untuk menghindarkan pemborosan anggaran yang
merupakan uang pembayar pajak, perlu dikembangkan
kerangka perencanaan dan pengalokasian anggaran seperti
tampak pada diagram di bawah[8]
Komitmen dan dukungan penuh dari pejabat sangat
diperlukan dalam implementasi SiMAYA, sehingga
mampu mendorong pegawai di bawahnya untuk
mengoperasikan aplikasi SiMAYA tersebut.
b. Regulasi dan prosedur masing-masing instansi
SOP untuk pelaksanaan aplikasi SiMAYA
diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan dan
kedisiplinan pegawai dalam pelaksanaannya.
c. Layanan prima pusat resolusi dari pengembang
aplikasi TNDE
Kebutuhan pusat resolusi untuk menangani masalah
dalam penggunaan aplikasi SiMAYA perlu
diperhatikan sehingga tidak akan mengganggu proses
bisnis perusratan pada instansi ketika terjadi
kegagalan koneksi.
d. Evaluasi dan perbaikan berkala
Diperlukan evaluasi dan perbaikan secara berkala
baik dari sisi pengembang aplikasi SiMAYA maupun
instansi pengguna.
Gambar 9. Kerangka kebijakan alokasi anggaran[8]
Evaluasi implementasi proyek
Khusus dalam hal penerapan e-government data pada
tahun 2012 menunjukkan bahwa terdapat 8 Lembaga
Tinggi Negara, 34 Kementerian, 4 Lembaga Setingkat
Menteri, 28 Lembaga Non Kementerian yang telah
menerapkan e-government. Penggunaan egovernment
dalam tata kerja pemerintahan sebagian besar masih
terbatas pada penyediaan website lembaga sebagai
sarana publikasi informasi kepada masyarakat.[10]
TNDE yang telah diluncurkan dalam bentuk aplikasi
SiMAYA
sudah
digunakan
oleh
beberapa
kementerian/lembaga serta instansi pemerintahan
daerah, tetapi belum seluruh instansi memanfaatkan
aplikasi tersebut. Terdapat beberapa instansi yang tidak
menggunakan
aplikasi
SiMAYA
melainkan
mengembangkan aplikasi TNDE secara mandiri.
Kendala dalam implementasi TNDE dipengaruhi
beberapa hal yaitu
a. Dukungan pejabat instansi pemerintah dalam
menerapkan aplikasi SiMAYA.
b. Kepatuhan dan kedisiplinan pegawai yang belum
teredukasi mengenai aplikasi TNDE.
c. Kesiapan manajemen help desk Kementerian
Kominfo dalam menyelesaikan permasalahan
aplikasi SiMAYA di instansi lain yang masih
kurang.
d. Ketidakseuaian
aplikasi
SiMAYA
dengan
kebutuhan alur kerja persuratan di instansi
pemerintah lain. Hal ini harus secara bertahap
instansi pemerintah mengacu pada Pedoman Umum
TNDE.
e. Perbedaan paradigma dalam persuratan di setiap
instansi pemerintah sehingga mengembangkan
aplikasi masing-masing.
f. Keamanan penggunan SiMAYA yang belum begitu
dipahami.
Kunci pendukung implementasi TNDE di pemerintahan
Indonesia, diantaranya
a. Komitmen pejabat dan perangkat dibawahnya
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam penulisan ini didapatkan hasil pelaksanaan
implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output
aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi TNDE ini
belum sepenuh dapat diterapkan di seluruh instansi
pemerintah. Butuh proses yang tidak singkat agar
implementasi TNDE dapat dilaksanakan oleh seluruh
pemerintahan di Indonesia. Selain, juga terdapat instansi
pemerintah yang mengembangkan TNDE sesuai dengan
kebutuhan masing-masing alur kerja, sehingga tidak
memanfaatkan aplikas SiMAYA dalam pelaksanaan
TNDE. Untuk penulisan selanjutnya dapat dilakukan
tinjauan analisis dari segi manajemen kelayakan
keamanan informasi TNDE menggunakan framework
ISO/IEC 270001 ataupun COBIT.
VI. DAFTAR PUSTAKA
[1] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. 2011.
Jakarta.
[2] Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun
2013 tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah
Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah. 2013.
Jakarta.
[3] Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025. 2010.
Jakarta.
[4] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010
tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 20102014. 2010. Jakarta.
[5] Yani Nurhandryani. 2009. Memahami Konsep eGovernance Serta Hubungannya dengan eGovernment dan e-Demokrasi. 2009. Semnas IF UPN
Yogyakarta.
[6] Yudhitia M.S. Analisis Pedoman Pengelolaan Sistem
Aplikasi Studi Kasus Instansi XZY.
[7] Ayu Desiana. Reformasi Birokrasi Pemerintahan
Daerah Menunuju Good Governance. 2014. Vol 1 No
1. JMP.
[8] Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment. 2003. Jakarta.
[9] Project Management Institute. A Guide to The Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Fifth Edition. New Square. 2013.
[10]Bappenas. Evaluasi Kebijakan Reformasi Birokrasi.
2013. Jakarta.
[11]http://ethafasha.blogspot.co.id/, diakses pada tanggal
3 Desember 2017.
[12]http://www.iso27001security.com/html/27034.html,
diakses pada tanggal 3 Desember 2017.
[13]https://www.menpan.go.id/site/cerita-suksesrb/5411-relevansi-dan-kontekstualisasi-strategireformasi-birokrasi-2015-2019-1, diakses pada
tanggal 3 Desember 2017.
[14]https://opyaroffah.wordpress.com/model-strategipenerapan-e-government-indonesia/, diakses pada
tanggal 3 Desember 2017.
ELEKTRONIK DI PEMERINTAHAN INDONESIA MENUJU REFORMASI BIROKRASI
Anisa Dewi Prajanti
Fakultas Teknik Elektro, Program Keamanan Jaringan Informasi
Universitas Indonesia
[email protected]
Dosen DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA.
Abstract. The draft of the journal is motivated from the Presidential Regulation No. 81/2010 on the Grand Design of Bureaucracy Reform 2010-2025
with the derivation of the Road Map Reform Bureaucracy 2010-2014 guided by the Bureaucratic Reform Map 2015-2019. In the Road Map Bureaucratic
Reform there are points of management implementation with the description of realizing e-Government. In realizing the management of e-Government in
order to accelerate the reform of the bureaucracy towards Good Governmance one of them is with the implementation of the Administration of Electronic
Scripts in the government of Indonesia. Implementation of Electronic Office Procedure has been initiated by the issuance of the Regulation of the Minister
of Administrative Reform and Bureaucratic Reform No. 6 of 2011 on the General Guidelines of Electronic Service Manuscript (TNDE) which then 2 years
later, the Minister of Administrative Reform and Bureaucracy Reform issued Circular Letter Number 6 Year 2013 on the Application of Electronic
Document Scripts on Government Agencies. In this paper the formulation of the problem focused on how the project management review in the
implementation of Electronic Office Scripts in the government of Indonesia to find out the extent of the suitability of the implementation of TNDE in the
Grand Design Bureaucracy Reform program with the concept of project management, especially on knowledge area of management project integration.
The results of the implementation of the Bureaucratic Reform Road Map 2010-2014 have been achieved in terms of SiMAYA application output, but for
the implementation of TNDE this requires a process that is not short to be implemented by all governments in Indonesia.
Keywords: electronic office document, TNDE, e-Government, bureaucratic reform, project management
Abstrak. Rancangan jurnal dilatarbelakangi dari Peratuan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2025
dengan turunan panduan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2010-2014 dilanjutkan Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015-2019. Pada Road Map
Reformasi Birokrasi terdapat poin penyelenggaraan tatalaksana dengan uraian mewujudkan e-Goverment. Dalam mewujudkan tatalaksana e-Goverment
dalam rangka percepatan reformasi birokrasi menuju Good Governmance salah satunya yaitu dengan implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia. Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik telah diinisiasi dengan terbitnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang kemudian 2 tahun setelahnya,
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran Nomor 6 Tahun 2013 tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas
Elektronik Pada Instansi Pemerintah. Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam implementasi
Tata Naskah Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia untuk mengetahui sejauh mana kesesuaian implementasi TNDE dalam program Grand Design
Reformasi Birokrasi dengan konsep manajemen proyek, khususnya pada knowledge area manajemen integrasi proyek. Didapatkan hasil pelaksanaan
implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi
TNDE ini butuh proses yang tidak singkat agar dapat dilaksanakan oleh seluruh pemerintahan di Indonesia.
Kata kunci: tata naskah dinas elektronik, TNDE, e-Government, reformasi birokrasi, manajemen proyek
I.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi semakin pesat
dari waktu ke waktu. Pemerintah Indonesia turut
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi
dalam rangka percepatan reforrmasi birokrasi.
Langkah dalam penyelenggaraan teknologi informasi
di pemerintah diwujudkan dengan konsep eGovernment. Langkah tersebut diinisiasi dengan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment. Pemerintahan dengan bentuk eletronik
ini bisa sangat efisien dan efektif dalam segala urusan
pemerintahan. Sebagai bentuk negara demokratis,
pemerintahan elektronik ini juga menawarkan bentuk
pemerintahan yang terbuka dan transparan dari
penyelenggara pemerintahan pada rakyatnya.
Model
pemerintahan
ini
sendiri
bisa
berupa Government to Citizen atau Government to
Customer (G2C), Government to Business (G2B)
serta Government to Government (G2G). Dengan
jaringan yang cukup luas ini e-Government
diharapkan
mampu
meningkatkan
dan
memaksimalkan pelayanan publik dengan rasa
nyaman dan aksesibilitas yang mumpuni.
Pada perkembangannya, e-Goverment juga sebagai
bentuk program reformasi birokrasi yang dimuat
dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010
tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 20102025. Peraturan Presiden tersebut menurunkan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Road Map
Reformasi Birokrasi yang disusun dan ditetapkan 5
tahun sekali sesuai rentang waktu grand design 2010-
2025. Pada Road Map Birokrasi 2010-2014 telah
ditetapkan tujuan program penataan tata laksana
yakni meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis
proses dan mekanisme kerja atau prosedur dalam
sistem manajemen pemerintahan dengan target
meningkatnya penggunaan teknologi informasi
dalam
proses
penyelenggaraan
manajemen
pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan
efektifitas proses manajemen pemerintahan.
Pemanfaatan TIK termasuk dalam 9 (sembilan)
program percepatan reformasi birokrasi. Salah satu
yang sedang dipergunakan adalah pengembangan
sistem elektronik pemerintah (e-Government) sesuai
dengan Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003
tentang
Kebijakan
dan
Startegi
Nasional
Pengembangan e-Government, telah ditetapkan
kebijakan pengelolaan tata naskah dinas secara
elektronik melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6
Tahun 2011 tentang Pendoman Umum Tata Naskah
Dinas Elektronik (TNDE). Pada tahun 2013, Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi mengeluarkan Surat Edaran nomor 6
tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada
Instansi Pemerintah. TNDE merupakan pengelolaan
naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses pengambilan
keputusan. Hal ini merupakan upaya pemanfaatan
teknologi informasi dalam rangka meningkatkan
efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib
administrasi di lingkungan instansi pemerintah.
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa
dokumen yang tersimpan tidak tumpah tindih dengan
dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap
pengguna dapat mengakses data dokumen yang
benar. Pemerintahan Elektronik (e-Government)
mengacu pada penggunaan teknologi informasi di
lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet
dan internet.[10]
Dalam penyelenggaraan e-Government tentu
dijumpai kendala oleh pemerintah Indonesia, salah
satunya adalah kurangnya ketersediaan infrastruktur
telekomunikasi. Kendala lain yang dihadapi yaitu
masih
mahalnya
biaya
penggunaan
jasa
telekomunikasi. Kendala berikutnya adalah masalah
SDM (Sumber Daya Manusia) yang masih banyak
yang belum bisa menggunakan fasilitas dan
perangkat teknologi informasi. Dengan berbagai
kendala yang ada ini, sudah seharusnya pemerintah
bekerja lebih keras untuk mewujudkan eGovernment. Pada penulisan ini diulas tinjauan
implementasi e-Government salah satunya yaitu Tata
Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di pemerintahan
Indonesia dari sisi manajemen proyek.
2. Batasan Masalah
Penulisan makalah ini hanya terbatas pada tinjauan
manajemen proyek pada implementasi Tata Naskah
Dinas Elektronik di pemerintahan Indonesia sebagai
percepatan reformasi birokrasi dalam Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan peraturan
turunannya. Analisis manajemen proyek terbatas
pada manajemen integrasi proyek dikarenakan pada
manajemen integrasi proyek sudah mencakup lima
tahapan proses grup proyek dan konsep ITTO.
3. Rumusan Masalah
Dalam penulisan ini rumusan masalah difokuskan
pada bagaimana tinjauan manajemen proyek dalam
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia.
4. Tujuan Penulisan
Dalam penulisan ini bertujuan untuk menganalisis
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik,
memberikan wawasan dan gambaran dalam
penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik, serta
memberikan
rujukan
dalam
peningkatan
implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di
pemerintahan Indonesia.
II. KERANGKA TEORI
A. Reformasi Birokrasi
Seiring dengan keseriusan pemerintah dalam
mencanangkan reformasi birokrasi, maka disusun dan
ditetapkanlah Peraturan Presiden Nomor 88 Tahun
2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
2010-2025. Dalam makalah[7], faktor yang bisa
mendorong timbulnya reformasi birokrasi pemerintah
adalah:
1. Adanya kebutuhan malakukan perubahan dan
pembaharuan;
2. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan
strategis nasional;
3. Memahami perubahan yang terjadi di lingkungan
strategis global; dan
4. Memahami perubahan yang terjadi dalam
paradigma manajemen pemerintahan;
Adanya kebutuhan melakukan perubahan dan
pembaharuan
aparatur
negara
dan
pemerintahan itu sangat tergantung dari kebutuhan
pimpinan nasional kita. Jika pimpinan politik
nasional kita merasa butuh melakukan perubahan,
pasti perubahan dan pembaharuan aparatur itu akan
terwujud. Kebutuhan itu didukung oleh kebijakan
politik yang strategis dan dijadikan suatu program
nasional dengan didukung oleh seluruh komponen
rakyat, maka perubahan dan pembaharuan aparatur
negara / pemerintah bisa dilakukan[7].
Dalam pencapaian reformasi birokrasi sesuai dengan
grand Design dalam Peraturan Presiden Nomor 81
Tahun 2010, maka terdapat keterkaitan dengan
penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi sebagai
berikut:[3]
Gambar 1. Keterkaitan pelaksanaan Grand Design
Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi
Birokrasi.[3]
Grand
Design Grand Design Reformasi
Reformasi Birokrasi Birokrasi
20102010 - 2025
2025 ditetapkan dengan
Peraturan Presiden
Road Map Reformasi Road Map Reformasi
Birokrasi 2010 – Birokrasi
untuk
2014
periode 2010–2014 lebih
bersifat
living
document,
ditetapkan
dengan
Peraturan
Menteri PAN dan RB
Road Map Reformasi Road Map Reformasi
Birokrasi 2015 – Birokrasi 2015 – 2019
2019
dan 2020 – 2024 yang akan
disusun
sesuai
Road Map Reformasi dengan hasil pelaksanaan
Birokrasi 2020 – RPJMN
dan
2024
RMRB
periode
sebelumnya,
serta
dinamika
perubahan
penyelenggaraan
pemerintahan
Transisi 2024-2025
UU Nomor 25 Tahun 2004
tentang
Sistem
Perencanaan
Pembangunan Nasional,
menetapkan bahwa proses
penyusunan RPJP harus
dilaksankan
1
tahun
sebelum berakhirnya RPJP
sedang berjalan
Tabel 1. Keterangan Keterkaitan Grand Design
Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi
Birokrasi.[3]
B. e-Government
Menurut Yani [], e-Government merupakan salah satu
komponen dari e-Governance karena government
merupakan salah satu sektor dalam proses
governance, dimana e-Governance didefinisikan
sebagai penggunaan ICTs pada proses governance /
kepemerintahan yang multi aktor (tidak hanya sektor
publik tapi juga sektor privat dan sektor nonpemerintah), multi level (level international, regional
1, nasional, regional 2 dan lokal) dan multi arah
dalam dimensi horisontal dan vertikal. Secara umum
penggunaan ICTs yang dimaksud adalah penggunaan
aplikasi internet seperti websites, e-mail, mailing list,
pembangunan aplikasi yang dapat digunakan untuk
menyebarkan informasi kepada sektor-sektor yang
terlibat, menyelenggaraan pelayanan publik kepada
sektor yang terkait dan berkomunikasi antar sektor
secara elektronik.[5]
Aktor dalam e-Government secara sederhana dapat
dibagi menjadi dua jenis. Pertama yaitu sektor publik
sebagai penyelenggara pemerintahan yang terdiri dari
eksekutif (departemen keuangan, pendidikan,
kesehatan dsb), yudikatif dan legislatif pada level
nasional, regional dan lokal. Aktor kedua disebut enduser, menurut konsep governance, end-user terdiri
dari sektor non-pemerintah dan sektor privat yang
berinteraksi di level governance. Dari dua jenis aktor
tersebut maka ICTs dapat digunakan untuk fungsi
internal dan eksternal. [5]
Fungsi internal yaitu ICTs digunakan untuk proses
administrasi dengan mengintegrasikan seluruh sektor
internal dalam publik baik secara horisontal (integrasi
antar departemen) maupun vertikal (integrasi antara
level). Dengan meningkatnya integrasi internal baik
secara vertikal dan horisontal maka diharapkan
government
mampu
meningkatkan
fungsi
eksternalnya yaitu menyelenggarakan pelayanan
publik dengan lebih baik terhadap enduser. Egovernment sebagai fungsi internal dan eksternal ini
diilustrasilkan seperti pada gambar [5]
Gambar 2. Framework e-Government: Fungsi eGovernment secara internal dan eksternal pada level
nasional dan local[5]
Selama ini pemerintah menerapkan sistem dan proses
kerja yang dilandaskan pada tatanan birokrasi yang
kaku. Sistem dan proses kerja semacam itu tidak
mungkin menjawab perubahan yang kompleks dan
dinamis, dan perlu ditanggapi secara cepat. Oleh
karena itu di masa mendatang pemerintah harus
mengembangkan sistem dan proses kerja yang lebih
lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi
yang
kompleks
dengan
lembaga-lembaga
negara lain, masyarakat, dunia usaha, dan masyarakat
internasional.[5]
Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan
teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan
mengolah,
mengelola,
menyalurkan,
dan
mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.
Pengembangan e-Government merupakan upaya
untuk
mengembangkan
penyelenggaraan
kepemerintahan yang berbasis (menggunakan)
elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui
pengembangan e-Government dilakukan penataan
sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan
pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan
teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi
informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang
berkaitan yaitu[8]:
(1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem
manajemen dan proses kerja secara elektronis;
(2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar
pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan
murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
C. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Regulasi yang mendorong implementasi sistem
manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik ini
dimandatkan oleh Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(KemenpanRB). KemenpanRB dalam Instruksi
Presiden Nomor 3 Tahun 2003 bertanggung jawab
untuk memfasilitasi perencanaan dan perubahaan
sistem manajemen dan proses kerja instansi
pemerintah pusat dan daerah dengan ketentuan
sebagai berikut[8]:
1. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan
prosedur
kerja
tersebut
harus
dilandaskan pada konsep manajemen modern dan
menuju pada sistem manajemen organisasi
jaringan yang memungkinkan distribusi serta
interoperabilitas kewenangan dan kewajiban
secara optimal sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, serta
terbentuknya lini pengambilan keputusan yang
lebih pendek dan pengelolaan rentang kendali
yang lebih luas.
2. Perencanaan perubahan sistem manajemen dan
proses kerja harus berorientasi pada pemanfaatan
teknologi informasi secara optimal.
3. Di dalam perumusan peraturan yang berkaitan
dengan perubahan sistem manajemen dan proses
kerja, semua instansi pemerintah harus dilibatkan
dan diminta memberikan konsep perubahan
sistem manajemen dan prosedur kerja di
lingkungannya
masing-masing.
Rumusan
peraturan
pemerintah
dan
ketentuan
pelaksanaannya harus merupakan kesepakatan
antar instansi.
4. Pandangan dan saran dari dunia usaha yang telah
terbukti berhasil menerapkan sistem manajemen
modern perlu diusahakan.
Gambar 3. Kerangka Arsitektur e-Government[8]
Dalam kebijakan tersebut menghendaki adanya
panduan tentang sistem manajemen informasi dan
dokumen elektronik. Sesuai dengan amanat Instruksi
Presiden tersebut dan Peraturan Presiden Nomor 81
Tahun
2010,
KemenpanRB
mengeluarkan
PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di
Lingkungan Instansi Pemerintah.
Berdasar PermenpanRB Nomor 6 Tahun 2011, Tata
Naskah Dinas Elektronik adalah pengelolaan naskah
dinas secara elektronik dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan.
Naskah dinas dalam hal ini adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan
tugas
pemerintahan
dan
pembangunan. Sedangkan naskah dinas elektronik
yaitu informasi yang terekam dalam media
elekteronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang
dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah [4].
Dalam implementasi TNDE diperlukan suatu sistem
pengelolaan naskah dinas yang dibangun dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
yang bersifat legal yaitu disebut sebagai aplikasi
TNDE. Pembuatan aplikasi TNDE memerlukan alur
kerja tata naskah dinas, infrastruktur perangkat keras
dan lunak, format naskah dinas, petugas operator,
standar prosedur pelaksanaan dan keamanan.
Pada tahun 2013, MenpanRB menerbitkan Surat
Edaran Menteri PANRB Nomor 5 Tahun 2013
tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
Dalam
surat
edaran
tersebut
MenpanRB
mengenalkan dan menghimbau seluruh pejabat
pemerintah pusat dan dearah untuk menggunakan
aplikasi SiMaya (Sistem administrasi perkantoran
MAYA) di instansi masing-masing. Aplikasi SiMaya
merupakan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik
yang dibuat dan dikembangkan oleh Kementerian
Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo). Sesuai
dengan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003,
Kemkominfo
berkewajiban
untuk
mengkoordinasikan pelaksanaan pengembangan eGovernment serta melaporkan kemajuan dan
permasalahannya.
D. Manajemen Proyek
Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan
sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci
komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan
dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun
kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik
yang menguntungkan atau yang positif, adapun
komponen sistem merupakan unsur-unsur yang
membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan
fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait
dan berinteraksi satu sama lain. Kerangka manajemen
proyek atau project management framework
menyediakan landasan untuk memahami manajemen
proyek. Berdasar PMBOK, aktivitas pada manajemen
proyek dikelompokkan pada 10 (sepuluh) knowledge
area sebagai berikut
Gambar 4. PMBOK kerangka proses sepuluh bidang ilmu
(knowledge area) manajemen proyek.[9]
Sepuluh bidang ilmu (knowledge area) di atas,
menjelaskan
bidang
ilmu
dan
berbagai
pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut
pandang komponen-komponen prosesnya. Prosesproses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan
bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:[6][9]
1. Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan
berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan, berbagai elemen dari proyek
dikoordinasikan dengan baik. Manajemen
integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek,
pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian
perubahaan secara keseluruhan.
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek, menjelaskan
proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh
pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar
proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari
persiapan, perencanaan lingkup, penetapan
lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan
lingkup.
3. Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan prosesproses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan
proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan
aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama
aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.
4. Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan prosesproses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan
proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang
disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya,
5.
6.
7.
8.
9.
10.
perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian
biaya.
Manajemen kualitas proyek, menjelaskan proses
dan aktivitas organisasi kinerja yang menentukan
kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab
sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang
dimilikinya. Terdiri dari tiga aktivitas proses yaitu
perencanaan kualitas, penjaminan kualitas, dan
pengontrolan kualitas.
Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek,
menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menggunakan sumber daya manusia yang terlibat
dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari
perencanaan organisasi, perekrutan staff dan
pembangunan tim kerja.
Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan
proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat
dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan.
Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi
informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian
administratif.
Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan prosesproses
yang
berhubungan
dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko,
penyusunan
penanggulangan
resiko
dan
pengendalian penanggulangan resiko.
Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan
proses-proses
yang
dibutuhkan
untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain.
Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan
tata cara undangan ke peserta, rapat undangan
peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra,
pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
Manajemen Stakeholder Proyek, proses yang
diperlukan untuk mengidentifikasi semua orang
atau organisasi yang terkena dampak proyek,
menganalisis harapan dan dampak pemangku
kepentingan
terhadap
proyek,
dan
mengembangkan strategi manajemen yang tepat
untuk melibatkan pemangku kepentingan secara
efektif dalam pengambilan keputusan dan
pelaksanaan proyek.
Di setiap area manajemen proyek tersebut, ada proses
tahapan yang dilakukan yaitu[9]
1. Initiation: proses yang dilakukan untuk mendefinisikan
proyek baru atau fase baru dari proyek yang ada dengan
mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek atau
fase.
2. Planning: Proses-proses yang diperlukan untuk
menetapkan ruang lingkup proyek, memperbaiki
tujuan, dan menentukan jalannya tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai
proyek.
3. Executing:
Proses
yang
dilakukan
untuk
menyelesaikan pekerjaan yang didefinisikan dalam
rencana manajemen proyek untuk memenuhi
spesifikasi proyek.
4. Monitoring dan Controlling: Proses-proses yang
diperlukan untuk melacak, mengkaji ulang, dan
mengatur
kemajuan
dan
kinerja
proyek;
mengidentifikasi area dimana perubahan rencana
diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.
5. Closing: Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan
semua aktivitas di semua Kelompok Proses untuk
menutup proyek atau tahap secara formal.
Selain itu, pada setiap aktivitas dalam proses tahapan
grup di area manajemen proyek tersebut, masingmasing dapat ditentukan ITTO (Input, Tools dan
Techniques Output). Konsep ITTO dalam aktivitas
proses manajemen proyek seperti berikut
INPUTS
TOOLS &
TECHNIQUES
OUTPUTS
Gambar 5. Kerangka ITTO aktivitas proses grup
manajemen proyek
Tujuan utama dari PMBOK adalah melakukan
identifikasi secara bagian per bagian dari Pengetahuan
atas Badan Pengelola Proyek (Project Management
Body of Knowledge) yang secara umum dikenal
sebagai praktek terbaik. Panduan dari PMBOK
menyajikan dan mengenalkan bahan-bahan penting
untuk didiskusikan, ditulis dan diterapkan dalam
manajemen proyek. PMBOK selalu diterapkan sebagai
subyek pada satu atau lebih kasus kasus bisnis yang
menyertai hal-hal berikut:[6]
Menetapkan hal-hal utama yang dilaksanakan
dalam proses manajemen proyek
Meningkatkan pengetahuan dari praktek terbaik
yang
disajikan
dalam
manajemen
proyek
III. METODOLOGI
Berikut bagan metodologi penulisan makalah
Penentuan
Rumusan Masalah
1
Kesimpulan
5
Analisis & Kajian
4
Penentuan
Hipotesis Awal
2
Pengumpulan Data
& Informasi
3
Gambar 6. Alur Kerja/Metodologi Penulisan Makalah
Dalam penulisan makalah ini, penulis menggunakan
langkah – langkah kerja sebagai berikut
1. Penentuan rumusan masalah
Langkah ini diawali dengan menggali latar
belakang masalah, mengidentifikasi persoalan,
mencari tujuan dan manfaat penulisan, hingga dapat
menentukan rumusan masalah yang akan
disampaikan. Dalam penulisan makalah ini,
berfokus bagaimana tinjauan implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik sehingga dapat
mewujudkan reformasi birokrasi di pemerintahan
Indonesia dari sisi analisis manajemen proyek.
2. Membuat hipotesis awal
Langkah ini dilakukan dengan pendekatan dari
rumusan masalah yang sudah ditentukan.
Pendekatan tersebut yaitu dengan observasi kondisi
saat ini dan perkiraan kondisi yang akan datang
berdasar hubungan identifikasi masalah dan tujuan
penulisan. Hipotesis penulisan ini yaitu produk Tata
Naskah Dinas Elektronik sesuai diluncurkan pada
kurun waktu dalam Raod Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014 dan implementasi menyeluruh di
instansi pemerintah.
Pengumpulan data dan informasi
Langkah ini dilakukan dengan studi literatur dari
berbagai sumber informasi, data, peraturanperaturan, pedoman, berita, diskusi dan observasi
mengenai implementasi TNDE, e-Goverment,
reformasi birokrasi, dan sudut pandang manajemen
proyek.
3. Analisis dan kajian data
Analisis dan kajian dilakukan dengan membanding
data dan informasi yang telah didapat dari studi
literature yang kemudian dilakukan perbandingan
serta observasi lebih lanjut sehingga mendapatkan
hasil analisis. Pada penulisan ini akan dilakukan
perbandingan program e-Government dan reformasi
birokrasi pemerintah dengan teori manajemen
proyek pada PMBOK berbasis sepuluh knowledge
area dan proses aktivitas ITTO.
4. Penarikan kesimpulan
Tahap terakhir dari penulisan makalah yaitu
penarikan kesimpulan dari hasil analisis dan kajian
data. Tahap ini juga memuat saran dan rekomendasi
dari kesimpulan yang nantinya dapat dikerjakan
untuk penulisan makalah lebih lanjut.
IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada tahap ini akan dilakukan analisis dan kajian
mengenai korelasi gambaran umum implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area
manajemen proyek, khusus pada manajemen integrasi
proyek.
Analisis Manajemen Integrasi Proyek
Initiation
(1)
Planning (2)
Executing
(3)
Closing
(5)
Monito
Moni
ring &
torin
Contro
lling
g&
Gambar 7. ITTO Manajemen Integrasi Proyek[6]
Jabaran korelasi gambaran umum implementasi Tata
Naskah Dinas Elektronik dengan knowledge area
manajemen integrase proyek sebagai berikut
Tabel 2. Korelasi ITTO Manajemen Integrasi
Proyek Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik
4.1
Develop Input: Inpres Nomor 3 Tahun
project charter 2003
Tools
&
Techniques:
Koordinasi dan komunikasi
para stakeholder pemerintah
Output: RPJPN 2005-2025 (UU
No.17 Tahun 2007) dan
RPJMN 2010-2014 (Perpres
No.5 Tahun 2010)
4.2
Develop Input: RPJPN 2005-2025 (UU
project
No.17 Tahun 2007) dan
management
RPJMN 2010-2014 (Perpres
plan
No.5 Tahun 2010)
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi,
sosialisasi
stakeholder
Output: Peraturan Presiden
Nomor 81 Tahun 2010
4.3 Direct & Input: Peraturan Presiden
Manage Project Nomor 81 Tahun 2010
Work
Tools & Techniques: kajian,
rumusan kebijakan stakeholder
Output: PermenpanRB Nomor
20 Tahun 2010
4.4 Monitor & Input: PermenpanRB Nomor 20
Control Project Tahun 2010
Work
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, rumusan kebijakan
stakeholder
Output: PermenpanRB Nomor
6 Tahun 2011
4.5
Perform Input:PermenpanRB Nomor 20
Integrated
Tahun 2010
Change Control Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, sosialisasi, bimtek,
rumusan kebijakan stakeholder
Output:
Surat
Edaran
MenpanRB Nomor 5 Tahun
2013
4.6
Close Input: PermenpanRB Nomor 20
Project (2003, Tahun 2010
2010 – 2014)
Tools & Techniques: Rapat,
koordinasi, evaluasi, kajian
rumusan kebijakan stakeholder
Output: Aplikasi SiMaya,
Evaluasi Kebijakan Reformasi
Birokrasi
–
Bappenas,
PermenpanRB Nomor 11
Tahun 2015 (input tahun 20152019)
Jika dilihat dari ITTO manajemen integrasi proyek
pada Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik,
dapat dilihat keterkaitan seperti tabel di bawah
Tabel 3. Keterkaitan Surat Tata Naskah Dinas
Elektronik dengan Grand Design
Dasar RPJPN 2005-2025 (UU No.17 Tahun
2007)
dan
RPJMN
2010-2014 (Perpres No.5 Tahun 2010)
2010
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun
2010
tentang
Grand
Design
Reformasi Birokrasi 2010-2025
2010
Road Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014
2011
Peraturan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
dan
Reformasi
Birokrasi Nomor 6 tahun
2011 tentang Pendoman
Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE)
2013
Surat Edaran Nomor 6 Tahun
2013 tentang Aplikasi Tata
Naskah Dinas Elektronik
Pada Instansi Pemerintah
2003 Masa pembangunan atau pengembangan
e-Government di instansi pemerintah
2014 pusat dan daerah, membuat produk
pedoman
internal
masing-masing
instansi mengacu pada peraturan
pedoman umum
2015
Road Map Reformasi Birokrasi
2015 – 2019
2015 - 2019 Masa
implementasi
dan
penguatan tatalaksana berbasis
e-Government
2020
Road Map Reformasi Birokrasi
2020 – 2024
2020 - 2024 Dilihat dari ITTO manajemen integrasi proyek tersebut,
kesinambungan implementasi TNDE berupa bentuk
bentuk peraturan Permenpan Nomor 6 Tahun 2011
sebagai pedoman TNDE di lingkungan instansi
pemerintah dan surat edaran 5/2013 mengenai penggunaan
dan pemanfaatan aplikasi SiMAYA untuk pelaksanaan
TNDE tersebut telah tercapai sesuai Road Map Reformasi
Birokrasi 2010 – 2014. Implementasi TNDE sudah
dilaksanakan dengan sosialisasi, bimbingan teknis,
pelatihan di berbagai instansi pusat dan daerah. Beberapa
instansi telah mengeluarkan peraturan untuk penerapan
TNDE setelah diterbitkannya Permenpan tentang TNDE.
Namun ada juga instansi yang sudah menerapkan TNDE
sebelum Permenpan terbit, yaitu Polri dengan Peraturan
Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
2010 tentang Aplikasi Naskah Dinas Elektronik
Kepolisian Negara Republik Indonesia.
Kecepatan setiap instansi berbeda-beda dalam melakukan
implementasi TNDE. Diperlukan upaya pemerintah pusat
dalam mendorong program implementasi TNDE ini.
Dalam kurun waktu Road Map Reformasi Birokrasi 2010
– 2014, penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SiMAYA
memang belum tercapai secara menyeluruh di instansi
pusat dan daerah, melainkan baru beberapa instansi pusat
dan daerah yang mengadopsi aplikasi SiMAYA untuk
proses bisnis persuratan dinas.
Untuk itu program Grand Design Reformasi Birokrasi
2010 – 2025 harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh
dan keseriusan maksimum agar tercapai tujuan percepatan
reformasi birokrasi di pemerintahan Indonesia.
Pengembangan Proyek Charter
Proyek Charter implementasi TNDE ini berbasis pada
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 dan Road
Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014 secara umum.
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025
ditetapkan oleh Presiden RI pada tanggal 21 Desember
2010. RMRB 2010 – 2014 ditetapkan oleh Menteri
PANRB pada tanggal 30 Desember 2010.
Berikut sasaran Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 –
2025
Dalam hal implementasi TNDE merupakan bagian dari
program tingkat mikro yaitu nomor 4) penataan
tatalaksana dengan detail
Pelaksana proyek
Penggerak reformasi birokrasi secara nasional adalah
Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional
dipimpin oleh Wakil Presiden Republik Indonesia, Tim
Reformasi Birokrasi Nasional dipimpin oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi dibantu oleh Unit Pengelola Reformasi
Birokrasi Nasional, Tim Independen, dan Tim Quality
Assurance. Selanjutnya, secara instansional penggerak
reformasi birokrasi adalah pimpinan K/L dan Pemda.
Tabel 6. Pelaksana proyek[3]
Gambar 8. Pelaksana tingkat instansional K/L pusat dan
daerah[4]
Tabel 4. Sasaran Makro, Meso, dan Mikro [3]
Ruang lingkup proyek
Tabel 5.. Ruang lingkup proyek [3]
Dalam hal implementasi TNDE, pelaksana yang
bertanggung jawab yaitu Kementerian PANRB dan
Kementerian Kominfo.
Anggaran proyek
Kesenjangan yang lebar antara besarnya kebutuhan
anggaran dengan keterbatasan anggaran yang dapat
disediakan akan menimbulkan pengalokasian anggaran
yang buruk apabila arah dan prioritas penggunaan
anggaran tidak terdefinisi dengan baik, proses
pengalokasian anggaran tidak sistematik, dan praktek
penganggaran yang tidak transparan karena lemahnya
persyaratan kelayakan pembiayaan.
Untuk menghindarkan pemborosan anggaran yang
merupakan uang pembayar pajak, perlu dikembangkan
kerangka perencanaan dan pengalokasian anggaran seperti
tampak pada diagram di bawah[8]
Komitmen dan dukungan penuh dari pejabat sangat
diperlukan dalam implementasi SiMAYA, sehingga
mampu mendorong pegawai di bawahnya untuk
mengoperasikan aplikasi SiMAYA tersebut.
b. Regulasi dan prosedur masing-masing instansi
SOP untuk pelaksanaan aplikasi SiMAYA
diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan dan
kedisiplinan pegawai dalam pelaksanaannya.
c. Layanan prima pusat resolusi dari pengembang
aplikasi TNDE
Kebutuhan pusat resolusi untuk menangani masalah
dalam penggunaan aplikasi SiMAYA perlu
diperhatikan sehingga tidak akan mengganggu proses
bisnis perusratan pada instansi ketika terjadi
kegagalan koneksi.
d. Evaluasi dan perbaikan berkala
Diperlukan evaluasi dan perbaikan secara berkala
baik dari sisi pengembang aplikasi SiMAYA maupun
instansi pengguna.
Gambar 9. Kerangka kebijakan alokasi anggaran[8]
Evaluasi implementasi proyek
Khusus dalam hal penerapan e-government data pada
tahun 2012 menunjukkan bahwa terdapat 8 Lembaga
Tinggi Negara, 34 Kementerian, 4 Lembaga Setingkat
Menteri, 28 Lembaga Non Kementerian yang telah
menerapkan e-government. Penggunaan egovernment
dalam tata kerja pemerintahan sebagian besar masih
terbatas pada penyediaan website lembaga sebagai
sarana publikasi informasi kepada masyarakat.[10]
TNDE yang telah diluncurkan dalam bentuk aplikasi
SiMAYA
sudah
digunakan
oleh
beberapa
kementerian/lembaga serta instansi pemerintahan
daerah, tetapi belum seluruh instansi memanfaatkan
aplikasi tersebut. Terdapat beberapa instansi yang tidak
menggunakan
aplikasi
SiMAYA
melainkan
mengembangkan aplikasi TNDE secara mandiri.
Kendala dalam implementasi TNDE dipengaruhi
beberapa hal yaitu
a. Dukungan pejabat instansi pemerintah dalam
menerapkan aplikasi SiMAYA.
b. Kepatuhan dan kedisiplinan pegawai yang belum
teredukasi mengenai aplikasi TNDE.
c. Kesiapan manajemen help desk Kementerian
Kominfo dalam menyelesaikan permasalahan
aplikasi SiMAYA di instansi lain yang masih
kurang.
d. Ketidakseuaian
aplikasi
SiMAYA
dengan
kebutuhan alur kerja persuratan di instansi
pemerintah lain. Hal ini harus secara bertahap
instansi pemerintah mengacu pada Pedoman Umum
TNDE.
e. Perbedaan paradigma dalam persuratan di setiap
instansi pemerintah sehingga mengembangkan
aplikasi masing-masing.
f. Keamanan penggunan SiMAYA yang belum begitu
dipahami.
Kunci pendukung implementasi TNDE di pemerintahan
Indonesia, diantaranya
a. Komitmen pejabat dan perangkat dibawahnya
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam penulisan ini didapatkan hasil pelaksanaan
implementasi berdasar Road Map Reformasi Birokrasi
2010 – 2014 telah tercapai dalam hal terdapat output
aplikasi SiMAYA, tetapi untuk implementasi TNDE ini
belum sepenuh dapat diterapkan di seluruh instansi
pemerintah. Butuh proses yang tidak singkat agar
implementasi TNDE dapat dilaksanakan oleh seluruh
pemerintahan di Indonesia. Selain, juga terdapat instansi
pemerintah yang mengembangkan TNDE sesuai dengan
kebutuhan masing-masing alur kerja, sehingga tidak
memanfaatkan aplikas SiMAYA dalam pelaksanaan
TNDE. Untuk penulisan selanjutnya dapat dilakukan
tinjauan analisis dari segi manajemen kelayakan
keamanan informasi TNDE menggunakan framework
ISO/IEC 270001 ataupun COBIT.
VI. DAFTAR PUSTAKA
[1] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. 2011.
Jakarta.
[2] Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun
2013 tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah
Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah. 2013.
Jakarta.
[3] Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025. 2010.
Jakarta.
[4] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010
tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 20102014. 2010. Jakarta.
[5] Yani Nurhandryani. 2009. Memahami Konsep eGovernance Serta Hubungannya dengan eGovernment dan e-Demokrasi. 2009. Semnas IF UPN
Yogyakarta.
[6] Yudhitia M.S. Analisis Pedoman Pengelolaan Sistem
Aplikasi Studi Kasus Instansi XZY.
[7] Ayu Desiana. Reformasi Birokrasi Pemerintahan
Daerah Menunuju Good Governance. 2014. Vol 1 No
1. JMP.
[8] Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment. 2003. Jakarta.
[9] Project Management Institute. A Guide to The Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Fifth Edition. New Square. 2013.
[10]Bappenas. Evaluasi Kebijakan Reformasi Birokrasi.
2013. Jakarta.
[11]http://ethafasha.blogspot.co.id/, diakses pada tanggal
3 Desember 2017.
[12]http://www.iso27001security.com/html/27034.html,
diakses pada tanggal 3 Desember 2017.
[13]https://www.menpan.go.id/site/cerita-suksesrb/5411-relevansi-dan-kontekstualisasi-strategireformasi-birokrasi-2015-2019-1, diakses pada
tanggal 3 Desember 2017.
[14]https://opyaroffah.wordpress.com/model-strategipenerapan-e-government-indonesia/, diakses pada
tanggal 3 Desember 2017.