DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL (1)
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
Diajukan sebagai Hasil Laporan Akhir Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Bidang Study Manajemen Informatika/ D3 MI
Disusun Oleh :
Rio Setiawan
NIM: 0961123
PADA :
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) CURUP
PROGRAM PENDIDIKAN D3 MI
ANGKATAN KE III TAHUN AJARAN 2010/2011
PERSETUJUAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN
DAN CATATAN SIPIL
Disusun Oleh :
Nama
Nomor Induk Mahasiswa
Program Studi
Jenjang
: Rio Setiawan
: 0961123
: Manajemen Informatika
: Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada
Tanggal
Curup,
Pembimbing Lapangan
Dosen Pembimbing KP
Nip :
Nip.
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN
DAN CATATAN SIPIL
Disusun Oleh :
Nama
Nomor Induk Mahasiswa
Program Studi
Jenjang
: Rio Setiawan
: 0961123
: Manajemen Informatika
: Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada
Tanggal…………….
Curup,
Pembimbing Lapangan
Nip :
Dosen Pembimbing KP
Nip.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta hidayatnya,
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul
…………………………………………..
Tepat pada waktunya. Tugas akhir ini dibuat berdasarkan Survei yang dilakukan pada dinas
kependudukan dan catatan sipil ( DUKCAPIL ) Kabupaten Rejang lebong, yang diajukan sebagai
syarat untuk menyelesaikan ujian akhir program Pendidikan D3 (Tiga) tahun Pada pendidikan
Sekolah Tinggi Agama Islam Negri(STAIN) Curup.
Tentu saja usaha penulis dalam menyelesaikan ini jauh dari kata sempurnacdan masih
banyak kekurangan kekurangan yang terapat baik dalam tata cara penulisan maupun dalam tata
bahasa didalamnya, oleh karena itu , kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis
harapkan sebagai pengalaman dan pengetahuan yang sangat berarti pada masa yang aka
datang
Pada kesempatan ini Penulis akan menyampaikan ribuan terimakasih dan penghargaan
yang setinggi-tingginya kepada :
1.
2.
3. Bapak santoso,sh.m.si Selaku kepala Bidang kependudukan dan catatan sipil.
4.kepada keluarga penulis yang terlah memberikan dukungan secara fisik maupun materi
5. Seluruh staf dan karyawan/I kantor instansi mahasiswa PKL
Demikianlah kata pengantar dari Penulis, semoga hasil laporan penulisan ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca.
Curup
………
Rio
Setiawan
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................. ii
HALAMAN PERSEMBAHAN.......................................................................... iii
MOTTO.................................................................................................................
iv
KATA PENGANTAR......................................................................................... v
DAFTAR ISI......................................................................................................... vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang On The Job Training / PKL............................................
1.2
1.3
1.4
1
Tujuan dan Manfaat PKL........................................................................ 2
1.2.1 Tujuan.......................................................................................... 2
1.2.2 Manfaat........................................................................................ 2
Tujuan Pembuatan Tugas Akhir............................................................... 3
Rumusan Masalah dan Pembahasan........................................................ 3
1.4.1 Rumusan Masalah........................................................................ 3
1.5
1.4.2 Pembahasan................................................................................. 3
Ruang Lingkup Pembahasan................................................................... 4
1.6
1.7
Metode Pelaksanaan................................................................................
Sistematika Pembahasan..........................................................................
1.8
Metode Pengambilan Data...................................................................... 6
1.8.1 Metode Wawancara ( interview )................................................ 6
1.8.2
1.8.3
Metode Studi Pustaka.................................................................
Metode Laboratorium..................................................................
1.8.4
Metode Observasi........................................................................
4
5
BAB II URAIAN UMUM DUKCAPIL
2.1 Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL...............................................
6
2.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara
Penyusunan, Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah..
2.3
2.4
2.5
2.6
Susunan Organisasi DUKCAPIL............................................................
Tugas pokok dan fungsi masing-masing struktur organisasi Dukcapil....
2.4.1
2.4.2
Kepala DUKCAPIL....................................................................
Sekretaris DUKCAPIL...............................................................
2.4.3
2.4.4
Bidang Pendaftaran Penduduk...................................................
Bidang pencatatan Sipil...............................................................
2.4.5 Bidang Data dan Informasi.........................................................
Disiplin Kerja...........................................................................................
Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong................
BAB III BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK
8
3.1... Tugas Pokok Bidang Pendaftaran Penduduk.......................................... 20
3.2... Fungsi Bidang Pendaftaran Penduduk.................................................... 20
3.3... Sub Bidang Pendaftaran Penduduk........................................................
3.3.1 .. Tugas Pokok Bidang Sosial dan Budaya..................................... 24
22
3.3.2 .. Fungsi Bidang Sosial dan Budaya............................................... 24
3.3.3 .. Uraian Tugas................................................................................ 25
3.5... Mitra Kerja Bidang Sosial Pelayanan Dasar Berdasarkan Sub Bidang... 27
3.6... System Kerja Operator Komputer dibidang Pendaftaran Penduduk DUKCAPIL
3.7... Situasi dan Keadaan Komputer di Kantor DUKCAPIL Bidang Pendaftaran Penduduk
BAB IV SEJARAH CITRA INFO KOMPUTER
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
Latar Belakang Berdirinya DUK CAPIL...........................................................
Program-program yang ada di DUKCAPIL.....................................................
Paket Reguler..................................................................................
Paket Privat.....................................................................................
PPSG 1 Tahun................................................................................
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan.................................................................................................
5.2 Saran........................................................................................................
5.3 Kendala........................................................................................................
5.4 DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................
·
LAMPIRAN
Suka dan Duka
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan bagian dari mata kuliah yang harus
ditempuh sebagai salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa dan mahasiswi Program Studi
Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia. Tujuan
kegiatan ini dilaksanakan sebagai salah satu bentuk pengaplikasian ilmu-ilmu secara teoritis
yang telah didapat selama perkuliahan yang pengimplementasiannya dilakukan dalam kegiatan
ini, salah satu ilmu serta teori yang akan diaplikasikan di tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL)
adalah Menganalisis Sistem yang berjalan padaperusahaan/instansi pemerintah. Kegiatan ini
pula dapat memupuk disiplin kerja dan profesionalisme dalam bekerja agar dapat mengenal
dunia atau lingkungan kerja yang akan bermanfaat bagi mahasiswa pada setelah menyelesaikan
perkuliahan. Selain itu, praktek kerja lapangan ini juga penting untuk diikuti oleh mahasiswa
mengingat kebutuhan saat ini bukan hanya sekedar ilmu - ilmu yang sifatnya teoritis, melainkan
juga diperlukan suatu kegiatan yang dapat menambah ilmu - ilmu yang telah dipelajari
sebelumnya pada saat kegiatan perkuliahan, dan juga ilmu - ilmu yang didapat ketika
melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan ini.
Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat adalah lembaga yang dipilih sebagai
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL), karena dinilai memiliki data dan media informasi
yang cukup lengkap, sosialisasi pemungutan pajak serta cukup terkenal dikalangan masyarakat
khususnya para wajib pajak yang memiliki kendaraan bermotor. Kegiatan-kegiatan yang biasa
dilakukan oleh Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat mulai dari mengelola
data, menganalisa data sebagai bahan sosialisasi kepada maysarakat khususnya kepada wajib
pajak pemilik kendaraan bermotor. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan
wujud eksistensi lembaga yang menggali potensi daerah Provinsi Jawa Barat. Hadirnya
Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai lembaga penanggung jawab dalam
meningkatkan pendapatan asli daerah serta meningkatkan kualitas pelayanan dibidang
pengelolaan pendapatan asli daerah. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat
mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan operasional di bidang
pendapatan yang merupakan sebagian kewenangan disentralisasi provinsi serta kewenangan
yang dilimpahkan kepada
Gubenernur berdasarkan asas Dekonsentrasi dan tugas Pembantuan.Perhitungan pendapatan
yang dilakukan oleh DIPENDA Provinsi Jawa Barat merupakan perhitungan yang menghasilkan
laporan keuangan diatas 1Milyar untuk setiap wilayah kota, yang mana laporan hasil perhitungan
itu didapat dari 33 UPPD yang berada di 33 kota besar di Provinsi Jawa Barat. Berdasarkan
tugas pokok Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat pada Pendapatan daerah maka
diperlukannya suatu sistem yang dapat menghitung pendapatan daerah tersebut.Sistem ini
diharuskan dapat membantu para karyawan pada Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat
khususnya pada Bagian Pengendalian dan Pembinaan Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat.
1.4
RUMUSAN MASALAH DAN PEMBAHASAN
1.4.1 Rumusan Masalah
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil, maka penulis akan menguraikan rumusan masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan, yakni sebagai berikut :
1.1 TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Yang telah diikuti oleh Mahasiswa/I
ini adalah sebagai berikut:
1.1.1
Tujuan
Ø Untuk mengetahui cara kerja Operator Komputer di Kantor Dukcapil Kabupaten Rejang Lebong.
Ø Untuk mengetahui peranan karyawan-karyawati dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Ø Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan siswa yang dimiliki pada saat melaksanakan suatu
pekerjaan.
Ø Untuk mengetahui bagaimana menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di
perkantoran.
Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir yang telah diberikan
oleh Lembaga Pendidikan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
Curup :
1.
Sebagai suatu persyaratan didalam menyelesaikan Tugas Akhir
2. Agar peserta PKL baik Mahasiswa/i dapat mengoperasikan komputer, baik itu Teori maupun
Praktek yang didapat di dalam pendidikan pihak STAIN Curup tersebut Dalam mengikuti Praktek
Kerja Lapangan (PKL).
3. Agar siswa dapat membandingkan antara Teori yang didapat selama pendidikan dengan praktek
yang sebenarnya.
4. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan Tanggung jawab didalam melaksanakan tugas-tugas yang
telah diberikan.
5. Untuk menambah pengalaman kerja bagi peserta didik selama mengikuti pendidkan dan
magang di Instansi Pemerintah / Swasta lainnya.
1.2.2 Manfaat
Ø Untuk menambah pengalaman didunia kerja terutama dibidang Operator Komputer.
Ø Dapat menciptakan rasa tanggung jawab dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Melatih siswa agar berfikir secara nalar dan dapat mengambil kesimpulan sendiri dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Untuk menerapkan ilmu yang telah dikuasai kedalam dunia kerja secara langsung.
Ø Sebagai bahan untuk melengkapi ujian akhirSemester .
1.6
SISTEMATIKAPENULISAN
Untuk memperoleh gambaran yang utuh dan terpadu dalam laporan ini, maka penyusun
akan menyusun sistematika pembahasan sebagai berikut :
adalah pendahuluan yang diiringi dengan Latar Belakang, Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja
Lapangan, Tujuan Pembuatan Tugas Akhir, Rumusan Masalah dan Pembahasan, Ruang
BAB I
Lingkup Permasalahan,
Pengambilan Data..
BAB II
Metode
Pelaksanaan, Sistematika
Pembahasan
dan
Metode
Uraian umum yang berisi Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL, Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan,
Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, Susunan Organsasi
BAB III
DUKCAPIL, Tugas Pokok dan Fungsi Masing-masing Struktur DUKCAPIL, Disiplin Kerja,
Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong.
Uraian khusus yang berisi tentang Tugas Pokok Bidang SOSYANDAS, Fungsi Bidang
SOSYANDAS, Sub Bidang Sumber Daya Manusia, Sub Bidang Sosial dan Budaya, Mitra Kerja
BAB IV
Bidang SOSYANDAS, System Kerja Operator Komputer Bidang SOSYANDAS, serta Situasi dan
Keadaan Komputer di kantor DUKCAPIL Bidang SOSYANDAS.
Berisi tentang Latar Belakang Berdirinya CIKO, dan Program-program yang ada di CIKO.
BAB V
Penutup yang berisi Kesimpulan dan Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
URAIAN UMUM
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG DUKCAPIL
Untuk, Mewujudkan terselenggaranya pemerintah yang baik salah satunya adalah
dengan melaksanakan kegiatan secara efisien dan efektif, sehingga kebijakan-kebijakan yang
dibuat benar-benar bermanfaat untuk kepentingan masyarakat.
Akuntabiltas publik bagi suatu instansi pemerintah merupakan salah satu upaya dan
mencapai visi dan misi pmbangunan Dinas Kependudukan ean Catatan Sipil Kabupaten Rejang
Lebong sebagai bagian instansi pemerintah daerah dituntut untuk berakuntabilitas, sesuai
dengan intruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tanggal 15 Juni 1999, tentang
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan Surat Bupati Rejang Lebong Nomor 061 /
25 / Ba.gl tanggal 4 Januari 2010 hal penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP) Dinas/ Instansi Tahun 2009.
a.
Tujuan
Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai salah satu sarana yang dapat dimanfaatkan
dalam pelaksanaan manajemen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang
Lebong untuk meningkatkan kinerjanya serta untuk mempermudah peruses pengabilan
keputusan.
b. Ruang Lingkup dan Pisah Batas
LaporanAkuntabilitas Kinerja ini merupakan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong untuk masa
Periode 1 Januari sampai dengan 31 desember 2009
c.
Kedudukan
Kedudukan Dinas Kependudukna dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata kerja perangkat Daerah Kabupaten Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang
Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah.
d. Visi dan Misi
Dalam Rangka menjalankan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Rejang Lebong ada beberapa Prinsip dasar yang melandasiny a antara lain : Pertumbuhan,
Pemerataan, Keberpihak pada yang lemah, Kebijakan analisa dan konsistensi.
Berdasarkan nilai-nilai tersebut, maka visi dan misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Rejang Lebong “2014 semua anak kita Kabupaten rejang Lebong Tercatat, dan
penduduk memiliki KTP Nasional berbasis Nomor Induk Kependudukan (NIK).
Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
1.
Meningkatkan kualitas percatatan kelahiran.
2.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia aparatur Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
3.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
4.
Mengembangkan peran serta masyarakat dalam melakukan sistem pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil.
2.2 SUSUNAN ORGANISASI DUKCAPIL
Kedudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Perangkjat Daerah Kab. Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang
Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah. Susunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil terdiri dari :
1)
2)
Kepala Dinas
Sekretariat
3)
4)
Bidang Pendaftaran Penduduk
Bidang Pencatatan Sipil
5)
6)
Bidang Data dan Informasi
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
7)
Kelompok Jabatan Fungsional
2.3 TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan tata kerja perangkat daerah bahwa tugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
adalah :
1.
Kepala Dinas
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
kewenangan otonomi daerah di bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil dan tugas lain yang
diberikan oleh Bupati Rejang Lebong.
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
mempunyai Fungsi :
o
Melaksanakan perumusan kebijakan teknis dibidang pendaftaran penduduk dan koordinasi
o
pelaksanan catatan sipil.
Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan peningkatan kualitas penduduk melalui program
o
pemberdayaan penduduk dan keluarga untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.
Melaksanakan penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan
o
catatan sipil serta pemberdayaan penduduk.
Melaksanakan pembinaan umum dan teknis dibidang Kependudukan dan Catatn Sipil berdasarkan
o
kebijakan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Melaksanakan pendaftaran penduduk, menerbitkan NomorInduk Kependudukan (NIK), Kartu
Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Mutasi Penduduk.
o
Melaksanakan
o
Pengangkatan Anak, Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak.
Melaksanakan Data dan Informasi, melaksanakan pengolahan data dan informasi, pengendalian
o
o
dan penyuluhan kependudukan.
Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan evaluasi data kependudukan.
Melaksanakan pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis Dinas di Bidang Kependudukan dan
Catatan
Sipil,
MenerbitkanAkte
Kelahiran,
Akte
Kematian,
Pengukuhan,
Catatan Sipil.
2.
Sekretariat
Sekretariat di pimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggumng
jawab kepada Kepala Dinas. Untuk menyelenggarakan tugasnya Sekretariat mempunyai
Fungsi :
1.
Melaksanakan pengelolaan administrasi Kepegawaian, Kesejahteraan, Pendidikan dan Latihan
2.
3.
Melaksanakan pengelolaan keuangan dan berbendaharaan
Melaksanakan administrasi kehumasan, kearsipan, keprotokolan, inventarisasi, pendataan
perlengkapan dan kerumah tanggaan.
Sekretariat terdiri dari 3 sub Bagian yaitu : Sub bagian umum, sub bagian program dan
kepegawaian, serta sub bagian keuangan dan aset.
2.1. Sub. Bagian Umum mempunyai fungsi :
1.1. Melaksanakan urusan Tata Usaha pimpinan, surat menyurat protocol, perlengkapan.
1.2. Memberikan Pelayanan kebutuhan alat tulis Kantor, perlengkapan kantor, persiapan upacara
resmi dan rapat.
1.3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.2.
Sub. Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi :
o Menyiapkan bahan perencanaan dan program kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melakukan koordinasi dengan sekretaris dan bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil.
o Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pengendalian program kegiatan untuk bahan menyusun
perencanaan kegiatan tahunan Dinas.
o Menyiapkan bahan-bahan kepegawaian menyusun rencana kebutuhan pegawai, pelaksanaan
kebijakan operasional peningkatan kesejahteraan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil.
o Menytiapkan bahan-bahan untuk pelaksaan sumpah PNS Sumpah Jabatan eselon II, III, dan IV,
Serah terima Jabatan, pemberian penghargaan pendidikan dan pelatihan.
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.3.
Sub Bagian Keuangan dan Aset Mempunyai Tugas :
o Menyusun rencana Anggaran keuangan dan belanja rumah tangga dinas, serta mengolah
administrasi keuangan dan pertanggung jawaban keuangan.
o Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pengadaan tanda terima / bukti setor
pajak dan retribusi.
o Mengolah dan menginventarisasi aset-aset Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
3.
Bidang Pendaftaran Penduduk
Bidang Pendaftaran Penduduk dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di
bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas. Bidang Pendaftaran Penduduk
Mempunyai tugas melaksanakan pendaftaran penduduk melalui catatan, penerbitan dan
pemutakhiran biodata penduduk, catatan mutasi penduduk serta pendataan penduduk rentan di
daerah direkam dalam data basekependudukan, menggunakan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK), dalam rangka memberikan pelayanan dokumen
penduduk dari peristiwa kependudukan maupun pelayanan umum. Bidang Pendaftaran
Penduduk mempunyai Fungsi :
o Meyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan melaksanakan pembinaan dibidang
kependudukan.
o Mencatat mutasi penduduk dan kejadian peristiwa penting kependudukan.
o Membagi tugas kepada seksi-seksi bawahan sesuai bidang tugas masi ng-masing.
o Mendata penduduk rentan dan pendudukbertenpat tinggal didaerah perbatasan Kabupaten/Kota
maupun Provinsi dalam rangka pemerataan pelayanan.
Bidang Pendaftaran Penduduk terdiri dari 2 seksi yaitu:
·
·
Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
Seksi Mutasi Penduduk ‘
3.1 Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
mempunyai tugas :
o Melakukan verifikasi dan validasi biodata penduduk dari berkas pendaftaran penduduk hasil
registrasi dan pelayanan sebelum direkam dalam data base untuk proses penerbitan NIK
o Merencanakan kebutuhan dokumen serta formulir-formulir input data, blanko KK, blanko KTP atua
Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Kependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
3.2
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas :
Melaksanakan catatan mutasi dan perubahan data penduduk dari
peristiwa kependudukan, meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal
sementara, serta perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap
Melaksanakan verifikasi dan validasi berkas catatan mutasi data penduduk
sebelum pelayanan dokumen kependudukan menggunakan SIAK
Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan
perkembangan, pengawasan dari mutasi penduduk
Melaksanakan pendataan penduduk yang mengalami hambatan dalam
memperoleh
dokumen
penduduk
yang
disebabkan
oleh
bencana
alam,
kerusuhan social atau bertempat tinggal di daerah terbelakang
4.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan catatan, pemrosesan dan
pelayanan akta-akta catatan sipil.Bidang Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang
yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.Bidang Pencatatan
Sipil terdiri dari 2 seksi yaitu :
·
Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
·
Seksi Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai Fungsi :
a. Menyusun program kerja Sub Dinas berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan;
b. Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas;
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada staf guna kejelasan pelaksanaan tugas;
d. Mengawasi pelaksanaan tugas agar tidak terjadi peyimpangan;
4.1. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak mempunyai tugas :
o Memberikan pelayanan Akta Catatan pemeriksaan, Akta Kelahiran dan Kematian.
o
o
Menyiapkan blangko permohonan Akta Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengangkatan Anak.
Menerima dan meneliti berkas permohonan Akta
o
Menyelenggarakan pelayanan Catatan Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
o
serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan
masalah
o
o
4.2. Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak mempunyai tugas :
Memberi pelayanan Catatn dan pemrosesan Akta pengesahan Anak
Menyiapkan blangko permohonan Catatn Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
o
Menerima dan meneliti berkas permohonan Catatn Akta Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan
o
Anak serta mengatur jadwal Catatan
Menyelenggarakan administrasi yang berkaitan dengan Catatn Akta Perkawinan dan Perceraian
5.
Bidang Data dan Informasi
Bidang Data dan Informasi mempunyai tugas Menyelenggarakan Pembinaan Teknis
Administrasi Pengeloalaan dan Penyajian data Informasi.Bidang Data dan Informasi dipimpin
olek seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
o
Kepala Dinas. Bidang Data dan Informasi mempunyai fungsi :
Menyusun program kerja Bidang Data dan Informasi berdasarkan strategis serta kerja tahunan
o
o
Dinas;
Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pamerataan tugas;
Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksana tugas;
o
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
·
tugas;
Bidang Data dan Informasi terdiri dari 2 Seksi yaitu :
Seksi Pengolahan Data dan Informasi
·
Seksi pengendalian dan penyuluhan
5.1. Seksi pengolahan data dan informasi mempunyai tugas :
o Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan sistem dan teknologi Informasi Administrasi
Kependudukan
o Merencanakan kebutuhan Dokumen serta formulir-formulir input data, blangko KK, blangko KTP,
atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen Kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Keependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan
1.2. Seksi Pengendalian dan Penyuluhan mempunyai tugas :
o Melaksanakan Pengendalian Mutasi dan perubahan data penduduk dari peristiwa kependudukan,
meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal sementara, serta perubahan status timggal
terbatas menjadi tinggal tetap
o Melaksanakan Verifikasi dan Validitas berkas catatan Mutasi data penduduk sebelum pelayanan
dokumen kependudukan menggunakan SIAK
o Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan perkembangan,
pengawasan dari mutasi penduduk
o Melaksanakan penyuluhan kepada masyarakat tentang perubahan data penduduk
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
2.
Unit Pelaksana Teknis
Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsure penunjang pelaksana teknis Dinas yang
dipimpin oleh seorang Kepala Unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Dinas.UPT melaksanakan sebagian tugas Dinas yang mempunyai wilayah kerja
satu atau beberapa wilayah Kecamatan.
3.
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
Pemerintah Daerah sesuai dengan keahliannya dan kebutuhan.
sebagian
tugas
BAB III
PENCATATAN BIODATA PENDUDUK PADA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN
3.1. LATAR BELAKANG
Berbagai keluhan masyarakat atas penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan
Pencatatan sipil seperti pengurusan dokumen penduduk yang terlalu terbelit-belit dan terlalu
birokrasi, lamanya waktu, mahalnya biaya dan pengurusan dokumen penduduk dan ditambah
kurang adanya kepastian hukum terhadap identitas penduduk yang diberikan kepada penduduk
serta kurangnya dapat dipertanggungjawabkan data yang dihasilkan dari hasil Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil, menuntut pemerintah untuk berbenah diri melakukan perbaikan
Sistem Adminitrasi Kependudukna di Indonesia.
Perbaikan sistem tersebut, diantaranya
meliputi
penataan
di
bidang
hukum,
kelembagaan dan penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.Upaya-upaya
dilakukan untuk memberikan kepastian dokumen identitas penduduk.Untuk keamanan dan
keseragaman dokumen penduduk dilakukan pula penyempurnaan spesifikasi dokumen
penduduk.Sedang untuk memperoleh Keakuratan data penduduk pendayagunaan data hasil
pendaftaran penduduk dan catatan sipil dilakukan pembangunan Database Kependudukan
Nasional dan menata sistem pelaporan dan pencatatan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencacatan sipil.
Ada empat (4) hal untuk tertib dan benarnya dalam mewujudkan keabsahan dokumen
identitas penduduk dan kualitas data penduduk hasil pendaftaran penduduk dan percatatan sipil,
yaitu :
1. Adanya Otoritas intitusi dan otoritas pejabat atau petugas yang diberi kewenangan dalam
menerbitkan dokumen identitas penduduk;
2. Adanya kebenaran dan Relevansi persyaratan yang dibuat oleh petugas dalam pelayanan
dokumen identitas penduduk;
3.
Adanya tatacara atau mekanisme dan prosedur yang benar (tidak berbelit-belit dan birokrasi
4.
serta lama) dalam pengurusan dokumen identitas penduduk;
Adanya kebenaran input dan perekaman data penduduk yang dilakukan dalam pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Dalam sistem administrasi kependudukan yang berlaku diindonesia, penerbitan Kartu
Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK), adalah sangat penting dikaitkan dengan
pelaksanaan sistem pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.Dari sisi hukum dokumen KTP
dan KK dapat memberikan kejelasan status hukum seseorang dalam kehidupan masyarakat,
berbangsa dan bernegara, khususnya dikaitkan dengan status domisili dan status seseorang
dalam keluarga.
Dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005
tentang Pedoman Peyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah,
maka pengaturan tentang pelayanan dokumen identitas penduduk yang berkaitan dengan
pencatatan dan permuktakiran Biodata Penduduk, penerbitan Nomor Induk Kependudukan
(NIK), Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) telah di atur di dalamnya, yaitu
pada pasal 9 sampai dengan pasal 17.
3.2 PENCATATAN BIODATA PENDUDUK
Pengaturan mengenai pelaksanaan pencatatan dan pemutakhiran biodata telah diatur
secara lengkap dalam peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005 tentang
Pedoman Penyelengaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah pada Pasal 9
sampai pasal 12.
A.
TUJUAN DAN MANFAAT
Sebelum diuraikan mengenai persyaratan dan tata cara yang harus dilaksanakan dalam
pelayanan pencatatan biodata penduduk, terlebih dahulu perlu dipahami apa sebenarnya tujuan
dan manfaat yang dilakukan pencatatan
1.
biodata penduduk, serta bagaimana metode pencatatan biodata penduduk dilakukan.
Tujuan Pencatatan Biodata Penduduk
Adalah untuk Membangun Database kependudukan yang dapat digunakan dalam
penyelenggaraan pendaftaran penduduk, terutama dikaitkannya dengan kepastian dokumen
Identitas pendudukyang akan diberikan kepada penduduk dan diperolehnya kualitas penduduk.
2.
Manfaat Pencatatan Biodata Penduduk
Manfaat dari Pelayanan pencatatan biodata penduduk adalah :
1) Untuk pelayanan dokumen Hukum ( dokumen kependudukan ), seperti : Paspor,KTP, KK,
KITAS, KITAP,Akta-akta, dll
2) Untuk menyediakan data individu penduduk (Mikro) dan data agregat (Makro) penduduk.
Penyediakan data tersebut melalui pengembangan Sistem Informasi dan Administrasi
Kependudukan (SIAK) dengan membangun Bank Data Kependudukan Nasional yang dapat
menyajikan berbagai profil kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat, pemerintah
dan kepentingan pembangunan lainnya;
3) Untuk perhitungan Statistik (vital statistic) baik yang berhubungan dengan peristiwa penting
(lahir, mati, kawin, cerai, dll) maupun peristiwa kependudukan (perubahan alamat, nama,
imigrasi dll) Hasil perhitungan dan pengelolahan data stistik tersebut sebagai bahn perumusan
dan penyusunan kebijakan, strategi dan program bagi para penyelenggara dan pelaksana
pembangunan dibidang kualitas, kuantitas dan mobilitas penduduk, serta kepentingan
pembangunan lainnya.
B. PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DALAM PELAKSANAAN KOMPUTERISASI
SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pencatatan biodata penduduk dalam
pelaksanaan komputerisasi Sistem Administrasi Kependudukan :
1.
Jenis FormulirSecara umum dalam Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) ada 2 bentuk formulir untuk pembangunan Pusat Bank Data
Kependudukan Nasional
a.
Formulir Biodata Penduduk untuk WNI maupun WNA
Pengisian formulir dapat secara individual atau kolektof per keluarga, dengan
menggunakan formulir sebagai berikut ;
a)
Formulir Isian Biodata Penduduk untuk WNI per Keluarga (F-1.01);
b) Formulir Biodata Penduduk per Individu untuk WNA (F-1.02);
c) Formulir Biodata Penduduk untuk perubahan Data/TAmbahan Anggota WNI (F-1.03).
d) Surat Kuasa Pengisian Biodata (F-1.04)
b. Formulir Permohonan
Bagi penduduk yang sudah terekam data identitasnya dalam Pusat Bank Data
Kependudukan Nasional, formulir yang digunakan adalah formulir –formulir permohonan yang
digunakan untuk pemutakhiran data (up-dating) sesuai dengan peristiwa penting dan atau
peristiwa kependudukan yang dialami oleh penduduk, seperti formulir permohonan untuk
kelahiran/kematian, perkawinan/percaraian, pindah/dating dll.
2.
Elemen Data Dalam Formulir Biodata
Sebagai mana dimuat didalam formulir biodata penduduk, situ ada bermacam-macam elemen
data yang dikelompokan menjadi Data
Wilayah,
Data
Keluarga,
Data
Individu, dan Data Administratif serta data-data lain. Untuk itu perlu diperhatikan dalam
memahami makna elemen-elemen data tersebut.
Penetapan suatu elemen data Wajib diisi (mandatory) oleh pemohon ditunjukan untuk
memenuhi kebutuhan pembuktian hokum (legal basis), verifikasi dan validasi, misalnya :
1) Data Keluarga, elemen data yang waji diisi antara lain :
a) Nama Kepala Keluarga
b) Alamat Kelurga,dll
a Individu, elemen data yang wajib diisi antara lain :
a) Nama Lengkap
b)
B
Tempat dan Tanggal, dll
PROSEDUR PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DAN PEREKAMANNYA
1. Umum
Untuk mewujudkan tertib bidang administrasi kependudukan, terutama mewujudkan kepastian
dokumen identitas penduduk dan mewujudkan akurasi penduduk yang dapat dipertangung
jawabkan, dibangun Pusat Bank Data Kependudukan Nasional, untuk itu :
(1) Pemerintah Kabupaten/Kota melakukan pencatatan biodata penduduk bagi setiap penduduk;
(2) Setiap penduduk diwajibkan mencatatkan biodatanya dengan melaporkan setiap peristiwa
penting atau peristiwa kependudukan yang dialami kepada Pemerintah Kabuoaten/Kota
(3) Pencatat Biodata penduduk dapat dilakukah secara aktif oleh penduduk setiap peristiwa penting
dan atau peristiwa kependudukan.
2.
Tata Cara Pencatatan Biodata Penduduk
Dalam pencatatan biodata, petugas (Kelurahan/Desa, Kecamatan atau Kabupaten
/Kota melakukan pencatatn berdasarkan pelaporan peristiwa. Pencatatan dilakukan sebagai
berikut :
k WNI
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir Ketempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan Mengarsipkan
berkas biodata.
Untuk Penduduk Orang Asing
Khusus untuk penduduk orang asing, pelaporan diri untuk pencatatan biodata penduduk
dilakukan oleh unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
dikabupaten/Kota sesuai kewenangan yang didelegasikan kepada pejabat yang bersangkutan
yaitu sebagai berikut :
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir ke Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan mengarsipkan
berkas biodata
3.
Perekaman dan Percetakan Dokumen Bioadata
Proses perekaman biodata penduduk dikelola dengan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK).SIAK tersambung dilaksanakan didaerah yang telah tersedia fasilitas
listrik, sarana computer dan jaringan komunukasi data,
a.
Proses Perekaman Data dan Percetakan Biodata pada daerah dengan SIAK
Tersambung
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK Tersambung,
maka petugas melakukan kegiatan sebagai berikut :
(1) Menerima dan Meneliti formulir biodata penduduk;
(2) Merekam biodata penduduk yang telah diisi
(3) Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
b.
Proses Perekaman Data dan Pencetakan Dokumen Biodata pada daerah
dengan SIAK Tak Tersambung
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK tak
tersambung, maka petugas melakukakan kegiatan sebagai berikut :
1
2
Menerima dan Meneliti isian formulir biodata penduduk;
Untuk Kabupaten/Kota yang sebagian kecamatannya tidak tersedia jaringan komunikasi data.
3
Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
3.3 PENGATURAN NOMOR KK DAN NIK SERTA NOMOR TANDA PENGAMAN UNTUK
PENGENDALIAN BLANGKO KTP DAN KK
Pengaturan mengenai penerbitan nomor KK dan NIK telah diatur secara lengkap dalam
peraturan Menteri Dalam Negari Nomor : 28 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyelenggara
Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah pada pasal 13 dan pasal ayat (4).
Diajukan sebagai Hasil Laporan Akhir Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Bidang Study Manajemen Informatika/ D3 MI
Disusun Oleh :
Rio Setiawan
NIM: 0961123
PADA :
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) CURUP
PROGRAM PENDIDIKAN D3 MI
ANGKATAN KE III TAHUN AJARAN 2010/2011
PERSETUJUAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN
DAN CATATAN SIPIL
Disusun Oleh :
Nama
Nomor Induk Mahasiswa
Program Studi
Jenjang
: Rio Setiawan
: 0961123
: Manajemen Informatika
: Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada
Tanggal
Curup,
Pembimbing Lapangan
Dosen Pembimbing KP
Nip :
Nip.
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM APLIKASI PENGOLAH DATA BASE PADA DINAS KEPENDUDUKAN
DAN CATATAN SIPIL
Disusun Oleh :
Nama
Nomor Induk Mahasiswa
Program Studi
Jenjang
: Rio Setiawan
: 0961123
: Manajemen Informatika
: Diploma 3
Telah diseminarkan di depan sidang seminar pada
Tanggal…………….
Curup,
Pembimbing Lapangan
Nip :
Dosen Pembimbing KP
Nip.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta hidayatnya,
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul
…………………………………………..
Tepat pada waktunya. Tugas akhir ini dibuat berdasarkan Survei yang dilakukan pada dinas
kependudukan dan catatan sipil ( DUKCAPIL ) Kabupaten Rejang lebong, yang diajukan sebagai
syarat untuk menyelesaikan ujian akhir program Pendidikan D3 (Tiga) tahun Pada pendidikan
Sekolah Tinggi Agama Islam Negri(STAIN) Curup.
Tentu saja usaha penulis dalam menyelesaikan ini jauh dari kata sempurnacdan masih
banyak kekurangan kekurangan yang terapat baik dalam tata cara penulisan maupun dalam tata
bahasa didalamnya, oleh karena itu , kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis
harapkan sebagai pengalaman dan pengetahuan yang sangat berarti pada masa yang aka
datang
Pada kesempatan ini Penulis akan menyampaikan ribuan terimakasih dan penghargaan
yang setinggi-tingginya kepada :
1.
2.
3. Bapak santoso,sh.m.si Selaku kepala Bidang kependudukan dan catatan sipil.
4.kepada keluarga penulis yang terlah memberikan dukungan secara fisik maupun materi
5. Seluruh staf dan karyawan/I kantor instansi mahasiswa PKL
Demikianlah kata pengantar dari Penulis, semoga hasil laporan penulisan ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca.
Curup
………
Rio
Setiawan
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................. ii
HALAMAN PERSEMBAHAN.......................................................................... iii
MOTTO.................................................................................................................
iv
KATA PENGANTAR......................................................................................... v
DAFTAR ISI......................................................................................................... vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang On The Job Training / PKL............................................
1.2
1.3
1.4
1
Tujuan dan Manfaat PKL........................................................................ 2
1.2.1 Tujuan.......................................................................................... 2
1.2.2 Manfaat........................................................................................ 2
Tujuan Pembuatan Tugas Akhir............................................................... 3
Rumusan Masalah dan Pembahasan........................................................ 3
1.4.1 Rumusan Masalah........................................................................ 3
1.5
1.4.2 Pembahasan................................................................................. 3
Ruang Lingkup Pembahasan................................................................... 4
1.6
1.7
Metode Pelaksanaan................................................................................
Sistematika Pembahasan..........................................................................
1.8
Metode Pengambilan Data...................................................................... 6
1.8.1 Metode Wawancara ( interview )................................................ 6
1.8.2
1.8.3
Metode Studi Pustaka.................................................................
Metode Laboratorium..................................................................
1.8.4
Metode Observasi........................................................................
4
5
BAB II URAIAN UMUM DUKCAPIL
2.1 Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL...............................................
6
2.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara
Penyusunan, Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah..
2.3
2.4
2.5
2.6
Susunan Organisasi DUKCAPIL............................................................
Tugas pokok dan fungsi masing-masing struktur organisasi Dukcapil....
2.4.1
2.4.2
Kepala DUKCAPIL....................................................................
Sekretaris DUKCAPIL...............................................................
2.4.3
2.4.4
Bidang Pendaftaran Penduduk...................................................
Bidang pencatatan Sipil...............................................................
2.4.5 Bidang Data dan Informasi.........................................................
Disiplin Kerja...........................................................................................
Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong................
BAB III BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK
8
3.1... Tugas Pokok Bidang Pendaftaran Penduduk.......................................... 20
3.2... Fungsi Bidang Pendaftaran Penduduk.................................................... 20
3.3... Sub Bidang Pendaftaran Penduduk........................................................
3.3.1 .. Tugas Pokok Bidang Sosial dan Budaya..................................... 24
22
3.3.2 .. Fungsi Bidang Sosial dan Budaya............................................... 24
3.3.3 .. Uraian Tugas................................................................................ 25
3.5... Mitra Kerja Bidang Sosial Pelayanan Dasar Berdasarkan Sub Bidang... 27
3.6... System Kerja Operator Komputer dibidang Pendaftaran Penduduk DUKCAPIL
3.7... Situasi dan Keadaan Komputer di Kantor DUKCAPIL Bidang Pendaftaran Penduduk
BAB IV SEJARAH CITRA INFO KOMPUTER
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
Latar Belakang Berdirinya DUK CAPIL...........................................................
Program-program yang ada di DUKCAPIL.....................................................
Paket Reguler..................................................................................
Paket Privat.....................................................................................
PPSG 1 Tahun................................................................................
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan.................................................................................................
5.2 Saran........................................................................................................
5.3 Kendala........................................................................................................
5.4 DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................
·
LAMPIRAN
Suka dan Duka
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan bagian dari mata kuliah yang harus
ditempuh sebagai salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa dan mahasiswi Program Studi
Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia. Tujuan
kegiatan ini dilaksanakan sebagai salah satu bentuk pengaplikasian ilmu-ilmu secara teoritis
yang telah didapat selama perkuliahan yang pengimplementasiannya dilakukan dalam kegiatan
ini, salah satu ilmu serta teori yang akan diaplikasikan di tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL)
adalah Menganalisis Sistem yang berjalan padaperusahaan/instansi pemerintah. Kegiatan ini
pula dapat memupuk disiplin kerja dan profesionalisme dalam bekerja agar dapat mengenal
dunia atau lingkungan kerja yang akan bermanfaat bagi mahasiswa pada setelah menyelesaikan
perkuliahan. Selain itu, praktek kerja lapangan ini juga penting untuk diikuti oleh mahasiswa
mengingat kebutuhan saat ini bukan hanya sekedar ilmu - ilmu yang sifatnya teoritis, melainkan
juga diperlukan suatu kegiatan yang dapat menambah ilmu - ilmu yang telah dipelajari
sebelumnya pada saat kegiatan perkuliahan, dan juga ilmu - ilmu yang didapat ketika
melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan ini.
Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat adalah lembaga yang dipilih sebagai
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL), karena dinilai memiliki data dan media informasi
yang cukup lengkap, sosialisasi pemungutan pajak serta cukup terkenal dikalangan masyarakat
khususnya para wajib pajak yang memiliki kendaraan bermotor. Kegiatan-kegiatan yang biasa
dilakukan oleh Dinas Pendapatan Daerah (DIPENDA) Provinsi Jawa Barat mulai dari mengelola
data, menganalisa data sebagai bahan sosialisasi kepada maysarakat khususnya kepada wajib
pajak pemilik kendaraan bermotor. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan
wujud eksistensi lembaga yang menggali potensi daerah Provinsi Jawa Barat. Hadirnya
Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai lembaga penanggung jawab dalam
meningkatkan pendapatan asli daerah serta meningkatkan kualitas pelayanan dibidang
pengelolaan pendapatan asli daerah. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat
mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan operasional di bidang
pendapatan yang merupakan sebagian kewenangan disentralisasi provinsi serta kewenangan
yang dilimpahkan kepada
Gubenernur berdasarkan asas Dekonsentrasi dan tugas Pembantuan.Perhitungan pendapatan
yang dilakukan oleh DIPENDA Provinsi Jawa Barat merupakan perhitungan yang menghasilkan
laporan keuangan diatas 1Milyar untuk setiap wilayah kota, yang mana laporan hasil perhitungan
itu didapat dari 33 UPPD yang berada di 33 kota besar di Provinsi Jawa Barat. Berdasarkan
tugas pokok Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat pada Pendapatan daerah maka
diperlukannya suatu sistem yang dapat menghitung pendapatan daerah tersebut.Sistem ini
diharuskan dapat membantu para karyawan pada Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat
khususnya pada Bagian Pengendalian dan Pembinaan Dinas Pendapatan provinsi Jawa Barat.
1.4
RUMUSAN MASALAH DAN PEMBAHASAN
1.4.1 Rumusan Masalah
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil, maka penulis akan menguraikan rumusan masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan, yakni sebagai berikut :
1.1 TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Yang telah diikuti oleh Mahasiswa/I
ini adalah sebagai berikut:
1.1.1
Tujuan
Ø Untuk mengetahui cara kerja Operator Komputer di Kantor Dukcapil Kabupaten Rejang Lebong.
Ø Untuk mengetahui peranan karyawan-karyawati dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Ø Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan siswa yang dimiliki pada saat melaksanakan suatu
pekerjaan.
Ø Untuk mengetahui bagaimana menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di
perkantoran.
Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir yang telah diberikan
oleh Lembaga Pendidikan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
Curup :
1.
Sebagai suatu persyaratan didalam menyelesaikan Tugas Akhir
2. Agar peserta PKL baik Mahasiswa/i dapat mengoperasikan komputer, baik itu Teori maupun
Praktek yang didapat di dalam pendidikan pihak STAIN Curup tersebut Dalam mengikuti Praktek
Kerja Lapangan (PKL).
3. Agar siswa dapat membandingkan antara Teori yang didapat selama pendidikan dengan praktek
yang sebenarnya.
4. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan Tanggung jawab didalam melaksanakan tugas-tugas yang
telah diberikan.
5. Untuk menambah pengalaman kerja bagi peserta didik selama mengikuti pendidkan dan
magang di Instansi Pemerintah / Swasta lainnya.
1.2.2 Manfaat
Ø Untuk menambah pengalaman didunia kerja terutama dibidang Operator Komputer.
Ø Dapat menciptakan rasa tanggung jawab dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Melatih siswa agar berfikir secara nalar dan dapat mengambil kesimpulan sendiri dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
Ø Untuk menerapkan ilmu yang telah dikuasai kedalam dunia kerja secara langsung.
Ø Sebagai bahan untuk melengkapi ujian akhirSemester .
1.6
SISTEMATIKAPENULISAN
Untuk memperoleh gambaran yang utuh dan terpadu dalam laporan ini, maka penyusun
akan menyusun sistematika pembahasan sebagai berikut :
adalah pendahuluan yang diiringi dengan Latar Belakang, Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja
Lapangan, Tujuan Pembuatan Tugas Akhir, Rumusan Masalah dan Pembahasan, Ruang
BAB I
Lingkup Permasalahan,
Pengambilan Data..
BAB II
Metode
Pelaksanaan, Sistematika
Pembahasan
dan
Metode
Uraian umum yang berisi Sejarah dan Latar Belakang DUKCAPIL, Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan,
Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, Susunan Organsasi
BAB III
DUKCAPIL, Tugas Pokok dan Fungsi Masing-masing Struktur DUKCAPIL, Disiplin Kerja,
Struktur Organisasi DUKCAPIL Kabupaten Rejang Lebong.
Uraian khusus yang berisi tentang Tugas Pokok Bidang SOSYANDAS, Fungsi Bidang
SOSYANDAS, Sub Bidang Sumber Daya Manusia, Sub Bidang Sosial dan Budaya, Mitra Kerja
BAB IV
Bidang SOSYANDAS, System Kerja Operator Komputer Bidang SOSYANDAS, serta Situasi dan
Keadaan Komputer di kantor DUKCAPIL Bidang SOSYANDAS.
Berisi tentang Latar Belakang Berdirinya CIKO, dan Program-program yang ada di CIKO.
BAB V
Penutup yang berisi Kesimpulan dan Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
URAIAN UMUM
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG DUKCAPIL
Untuk, Mewujudkan terselenggaranya pemerintah yang baik salah satunya adalah
dengan melaksanakan kegiatan secara efisien dan efektif, sehingga kebijakan-kebijakan yang
dibuat benar-benar bermanfaat untuk kepentingan masyarakat.
Akuntabiltas publik bagi suatu instansi pemerintah merupakan salah satu upaya dan
mencapai visi dan misi pmbangunan Dinas Kependudukan ean Catatan Sipil Kabupaten Rejang
Lebong sebagai bagian instansi pemerintah daerah dituntut untuk berakuntabilitas, sesuai
dengan intruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tanggal 15 Juni 1999, tentang
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan Surat Bupati Rejang Lebong Nomor 061 /
25 / Ba.gl tanggal 4 Januari 2010 hal penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP) Dinas/ Instansi Tahun 2009.
a.
Tujuan
Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai salah satu sarana yang dapat dimanfaatkan
dalam pelaksanaan manajemen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang
Lebong untuk meningkatkan kinerjanya serta untuk mempermudah peruses pengabilan
keputusan.
b. Ruang Lingkup dan Pisah Batas
LaporanAkuntabilitas Kinerja ini merupakan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong untuk masa
Periode 1 Januari sampai dengan 31 desember 2009
c.
Kedudukan
Kedudukan Dinas Kependudukna dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata kerja perangkat Daerah Kabupaten Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang
Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah.
d. Visi dan Misi
Dalam Rangka menjalankan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Rejang Lebong ada beberapa Prinsip dasar yang melandasiny a antara lain : Pertumbuhan,
Pemerataan, Keberpihak pada yang lemah, Kebijakan analisa dan konsistensi.
Berdasarkan nilai-nilai tersebut, maka visi dan misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Rejang Lebong “2014 semua anak kita Kabupaten rejang Lebong Tercatat, dan
penduduk memiliki KTP Nasional berbasis Nomor Induk Kependudukan (NIK).
Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
1.
Meningkatkan kualitas percatatan kelahiran.
2.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia aparatur Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
3.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong.
4.
Mengembangkan peran serta masyarakat dalam melakukan sistem pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil.
2.2 SUSUNAN ORGANISASI DUKCAPIL
Kedudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rejang Lebong
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Perangkjat Daerah Kab. Rejang Lebong, dipimpin oleh seorang
Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah. Susunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil terdiri dari :
1)
2)
Kepala Dinas
Sekretariat
3)
4)
Bidang Pendaftaran Penduduk
Bidang Pencatatan Sipil
5)
6)
Bidang Data dan Informasi
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
7)
Kelompok Jabatan Fungsional
2.3 TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rejang Lebong Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan tata kerja perangkat daerah bahwa tugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
adalah :
1.
Kepala Dinas
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
kewenangan otonomi daerah di bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil dan tugas lain yang
diberikan oleh Bupati Rejang Lebong.
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
mempunyai Fungsi :
o
Melaksanakan perumusan kebijakan teknis dibidang pendaftaran penduduk dan koordinasi
o
pelaksanan catatan sipil.
Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan peningkatan kualitas penduduk melalui program
o
pemberdayaan penduduk dan keluarga untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.
Melaksanakan penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan
o
catatan sipil serta pemberdayaan penduduk.
Melaksanakan pembinaan umum dan teknis dibidang Kependudukan dan Catatn Sipil berdasarkan
o
kebijakan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Melaksanakan pendaftaran penduduk, menerbitkan NomorInduk Kependudukan (NIK), Kartu
Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Mutasi Penduduk.
o
Melaksanakan
o
Pengangkatan Anak, Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak.
Melaksanakan Data dan Informasi, melaksanakan pengolahan data dan informasi, pengendalian
o
o
dan penyuluhan kependudukan.
Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan evaluasi data kependudukan.
Melaksanakan pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis Dinas di Bidang Kependudukan dan
Catatan
Sipil,
MenerbitkanAkte
Kelahiran,
Akte
Kematian,
Pengukuhan,
Catatan Sipil.
2.
Sekretariat
Sekretariat di pimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggumng
jawab kepada Kepala Dinas. Untuk menyelenggarakan tugasnya Sekretariat mempunyai
Fungsi :
1.
Melaksanakan pengelolaan administrasi Kepegawaian, Kesejahteraan, Pendidikan dan Latihan
2.
3.
Melaksanakan pengelolaan keuangan dan berbendaharaan
Melaksanakan administrasi kehumasan, kearsipan, keprotokolan, inventarisasi, pendataan
perlengkapan dan kerumah tanggaan.
Sekretariat terdiri dari 3 sub Bagian yaitu : Sub bagian umum, sub bagian program dan
kepegawaian, serta sub bagian keuangan dan aset.
2.1. Sub. Bagian Umum mempunyai fungsi :
1.1. Melaksanakan urusan Tata Usaha pimpinan, surat menyurat protocol, perlengkapan.
1.2. Memberikan Pelayanan kebutuhan alat tulis Kantor, perlengkapan kantor, persiapan upacara
resmi dan rapat.
1.3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.2.
Sub. Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi :
o Menyiapkan bahan perencanaan dan program kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melakukan koordinasi dengan sekretaris dan bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil.
o Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pengendalian program kegiatan untuk bahan menyusun
perencanaan kegiatan tahunan Dinas.
o Menyiapkan bahan-bahan kepegawaian menyusun rencana kebutuhan pegawai, pelaksanaan
kebijakan operasional peningkatan kesejahteraan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil.
o Menytiapkan bahan-bahan untuk pelaksaan sumpah PNS Sumpah Jabatan eselon II, III, dan IV,
Serah terima Jabatan, pemberian penghargaan pendidikan dan pelatihan.
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.3.
Sub Bagian Keuangan dan Aset Mempunyai Tugas :
o Menyusun rencana Anggaran keuangan dan belanja rumah tangga dinas, serta mengolah
administrasi keuangan dan pertanggung jawaban keuangan.
o Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pengadaan tanda terima / bukti setor
pajak dan retribusi.
o Mengolah dan menginventarisasi aset-aset Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
o Melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
3.
Bidang Pendaftaran Penduduk
Bidang Pendaftaran Penduduk dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di
bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas. Bidang Pendaftaran Penduduk
Mempunyai tugas melaksanakan pendaftaran penduduk melalui catatan, penerbitan dan
pemutakhiran biodata penduduk, catatan mutasi penduduk serta pendataan penduduk rentan di
daerah direkam dalam data basekependudukan, menggunakan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK), dalam rangka memberikan pelayanan dokumen
penduduk dari peristiwa kependudukan maupun pelayanan umum. Bidang Pendaftaran
Penduduk mempunyai Fungsi :
o Meyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan melaksanakan pembinaan dibidang
kependudukan.
o Mencatat mutasi penduduk dan kejadian peristiwa penting kependudukan.
o Membagi tugas kepada seksi-seksi bawahan sesuai bidang tugas masi ng-masing.
o Mendata penduduk rentan dan pendudukbertenpat tinggal didaerah perbatasan Kabupaten/Kota
maupun Provinsi dalam rangka pemerataan pelayanan.
Bidang Pendaftaran Penduduk terdiri dari 2 seksi yaitu:
·
·
Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
Seksi Mutasi Penduduk ‘
3.1 Seksi Penyusunan Nomor Induk Kependudukan, Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
mempunyai tugas :
o Melakukan verifikasi dan validasi biodata penduduk dari berkas pendaftaran penduduk hasil
registrasi dan pelayanan sebelum direkam dalam data base untuk proses penerbitan NIK
o Merencanakan kebutuhan dokumen serta formulir-formulir input data, blanko KK, blanko KTP atua
Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Kependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
3.2
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas :
Melaksanakan catatan mutasi dan perubahan data penduduk dari
peristiwa kependudukan, meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal
sementara, serta perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap
Melaksanakan verifikasi dan validasi berkas catatan mutasi data penduduk
sebelum pelayanan dokumen kependudukan menggunakan SIAK
Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan
perkembangan, pengawasan dari mutasi penduduk
Melaksanakan pendataan penduduk yang mengalami hambatan dalam
memperoleh
dokumen
penduduk
yang
disebabkan
oleh
bencana
alam,
kerusuhan social atau bertempat tinggal di daerah terbelakang
4.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan catatan, pemrosesan dan
pelayanan akta-akta catatan sipil.Bidang Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang
yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.Bidang Pencatatan
Sipil terdiri dari 2 seksi yaitu :
·
Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
·
Seksi Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai Fungsi :
a. Menyusun program kerja Sub Dinas berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan;
b. Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas;
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada staf guna kejelasan pelaksanaan tugas;
d. Mengawasi pelaksanaan tugas agar tidak terjadi peyimpangan;
4.1. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak mempunyai tugas :
o Memberikan pelayanan Akta Catatan pemeriksaan, Akta Kelahiran dan Kematian.
o
o
Menyiapkan blangko permohonan Akta Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengangkatan Anak.
Menerima dan meneliti berkas permohonan Akta
o
Menyelenggarakan pelayanan Catatan Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
o
serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan
masalah
o
o
4.2. Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak mempunyai tugas :
Memberi pelayanan Catatn dan pemrosesan Akta pengesahan Anak
Menyiapkan blangko permohonan Catatn Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan Anak
o
Menerima dan meneliti berkas permohonan Catatn Akta Perkawinan, Perceraian, dan Pengesahan
o
Anak serta mengatur jadwal Catatan
Menyelenggarakan administrasi yang berkaitan dengan Catatn Akta Perkawinan dan Perceraian
5.
Bidang Data dan Informasi
Bidang Data dan Informasi mempunyai tugas Menyelenggarakan Pembinaan Teknis
Administrasi Pengeloalaan dan Penyajian data Informasi.Bidang Data dan Informasi dipimpin
olek seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
o
Kepala Dinas. Bidang Data dan Informasi mempunyai fungsi :
Menyusun program kerja Bidang Data dan Informasi berdasarkan strategis serta kerja tahunan
o
o
Dinas;
Membagi tugas kepada staf sesuai bidang tugas agar tercipta pamerataan tugas;
Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksana tugas;
o
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
·
tugas;
Bidang Data dan Informasi terdiri dari 2 Seksi yaitu :
Seksi Pengolahan Data dan Informasi
·
Seksi pengendalian dan penyuluhan
5.1. Seksi pengolahan data dan informasi mempunyai tugas :
o Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan sistem dan teknologi Informasi Administrasi
Kependudukan
o Merencanakan kebutuhan Dokumen serta formulir-formulir input data, blangko KK, blangko KTP,
atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya
o Pelayanan proses penerbitan dokumen Kependudukan berupa KK, KTP, atau Surat Keterangan
Keependudukan lainnya melalui SIAK
o Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan
1.2. Seksi Pengendalian dan Penyuluhan mempunyai tugas :
o Melaksanakan Pengendalian Mutasi dan perubahan data penduduk dari peristiwa kependudukan,
meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal sementara, serta perubahan status timggal
terbatas menjadi tinggal tetap
o Melaksanakan Verifikasi dan Validitas berkas catatan Mutasi data penduduk sebelum pelayanan
dokumen kependudukan menggunakan SIAK
o Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis serta koordinasi dalam pemantauan perkembangan,
pengawasan dari mutasi penduduk
o Melaksanakan penyuluhan kepada masyarakat tentang perubahan data penduduk
o Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
2.
Unit Pelaksana Teknis
Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsure penunjang pelaksana teknis Dinas yang
dipimpin oleh seorang Kepala Unit yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Dinas.UPT melaksanakan sebagian tugas Dinas yang mempunyai wilayah kerja
satu atau beberapa wilayah Kecamatan.
3.
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
Pemerintah Daerah sesuai dengan keahliannya dan kebutuhan.
sebagian
tugas
BAB III
PENCATATAN BIODATA PENDUDUK PADA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN
3.1. LATAR BELAKANG
Berbagai keluhan masyarakat atas penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan
Pencatatan sipil seperti pengurusan dokumen penduduk yang terlalu terbelit-belit dan terlalu
birokrasi, lamanya waktu, mahalnya biaya dan pengurusan dokumen penduduk dan ditambah
kurang adanya kepastian hukum terhadap identitas penduduk yang diberikan kepada penduduk
serta kurangnya dapat dipertanggungjawabkan data yang dihasilkan dari hasil Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil, menuntut pemerintah untuk berbenah diri melakukan perbaikan
Sistem Adminitrasi Kependudukna di Indonesia.
Perbaikan sistem tersebut, diantaranya
meliputi
penataan
di
bidang
hukum,
kelembagaan dan penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.Upaya-upaya
dilakukan untuk memberikan kepastian dokumen identitas penduduk.Untuk keamanan dan
keseragaman dokumen penduduk dilakukan pula penyempurnaan spesifikasi dokumen
penduduk.Sedang untuk memperoleh Keakuratan data penduduk pendayagunaan data hasil
pendaftaran penduduk dan catatan sipil dilakukan pembangunan Database Kependudukan
Nasional dan menata sistem pelaporan dan pencatatan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencacatan sipil.
Ada empat (4) hal untuk tertib dan benarnya dalam mewujudkan keabsahan dokumen
identitas penduduk dan kualitas data penduduk hasil pendaftaran penduduk dan percatatan sipil,
yaitu :
1. Adanya Otoritas intitusi dan otoritas pejabat atau petugas yang diberi kewenangan dalam
menerbitkan dokumen identitas penduduk;
2. Adanya kebenaran dan Relevansi persyaratan yang dibuat oleh petugas dalam pelayanan
dokumen identitas penduduk;
3.
Adanya tatacara atau mekanisme dan prosedur yang benar (tidak berbelit-belit dan birokrasi
4.
serta lama) dalam pengurusan dokumen identitas penduduk;
Adanya kebenaran input dan perekaman data penduduk yang dilakukan dalam pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Dalam sistem administrasi kependudukan yang berlaku diindonesia, penerbitan Kartu
Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK), adalah sangat penting dikaitkan dengan
pelaksanaan sistem pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.Dari sisi hukum dokumen KTP
dan KK dapat memberikan kejelasan status hukum seseorang dalam kehidupan masyarakat,
berbangsa dan bernegara, khususnya dikaitkan dengan status domisili dan status seseorang
dalam keluarga.
Dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005
tentang Pedoman Peyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah,
maka pengaturan tentang pelayanan dokumen identitas penduduk yang berkaitan dengan
pencatatan dan permuktakiran Biodata Penduduk, penerbitan Nomor Induk Kependudukan
(NIK), Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) telah di atur di dalamnya, yaitu
pada pasal 9 sampai dengan pasal 17.
3.2 PENCATATAN BIODATA PENDUDUK
Pengaturan mengenai pelaksanaan pencatatan dan pemutakhiran biodata telah diatur
secara lengkap dalam peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 28 Tahun 2005 tentang
Pedoman Penyelengaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah pada Pasal 9
sampai pasal 12.
A.
TUJUAN DAN MANFAAT
Sebelum diuraikan mengenai persyaratan dan tata cara yang harus dilaksanakan dalam
pelayanan pencatatan biodata penduduk, terlebih dahulu perlu dipahami apa sebenarnya tujuan
dan manfaat yang dilakukan pencatatan
1.
biodata penduduk, serta bagaimana metode pencatatan biodata penduduk dilakukan.
Tujuan Pencatatan Biodata Penduduk
Adalah untuk Membangun Database kependudukan yang dapat digunakan dalam
penyelenggaraan pendaftaran penduduk, terutama dikaitkannya dengan kepastian dokumen
Identitas pendudukyang akan diberikan kepada penduduk dan diperolehnya kualitas penduduk.
2.
Manfaat Pencatatan Biodata Penduduk
Manfaat dari Pelayanan pencatatan biodata penduduk adalah :
1) Untuk pelayanan dokumen Hukum ( dokumen kependudukan ), seperti : Paspor,KTP, KK,
KITAS, KITAP,Akta-akta, dll
2) Untuk menyediakan data individu penduduk (Mikro) dan data agregat (Makro) penduduk.
Penyediakan data tersebut melalui pengembangan Sistem Informasi dan Administrasi
Kependudukan (SIAK) dengan membangun Bank Data Kependudukan Nasional yang dapat
menyajikan berbagai profil kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat, pemerintah
dan kepentingan pembangunan lainnya;
3) Untuk perhitungan Statistik (vital statistic) baik yang berhubungan dengan peristiwa penting
(lahir, mati, kawin, cerai, dll) maupun peristiwa kependudukan (perubahan alamat, nama,
imigrasi dll) Hasil perhitungan dan pengelolahan data stistik tersebut sebagai bahn perumusan
dan penyusunan kebijakan, strategi dan program bagi para penyelenggara dan pelaksana
pembangunan dibidang kualitas, kuantitas dan mobilitas penduduk, serta kepentingan
pembangunan lainnya.
B. PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DALAM PELAKSANAAN KOMPUTERISASI
SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pencatatan biodata penduduk dalam
pelaksanaan komputerisasi Sistem Administrasi Kependudukan :
1.
Jenis FormulirSecara umum dalam Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) ada 2 bentuk formulir untuk pembangunan Pusat Bank Data
Kependudukan Nasional
a.
Formulir Biodata Penduduk untuk WNI maupun WNA
Pengisian formulir dapat secara individual atau kolektof per keluarga, dengan
menggunakan formulir sebagai berikut ;
a)
Formulir Isian Biodata Penduduk untuk WNI per Keluarga (F-1.01);
b) Formulir Biodata Penduduk per Individu untuk WNA (F-1.02);
c) Formulir Biodata Penduduk untuk perubahan Data/TAmbahan Anggota WNI (F-1.03).
d) Surat Kuasa Pengisian Biodata (F-1.04)
b. Formulir Permohonan
Bagi penduduk yang sudah terekam data identitasnya dalam Pusat Bank Data
Kependudukan Nasional, formulir yang digunakan adalah formulir –formulir permohonan yang
digunakan untuk pemutakhiran data (up-dating) sesuai dengan peristiwa penting dan atau
peristiwa kependudukan yang dialami oleh penduduk, seperti formulir permohonan untuk
kelahiran/kematian, perkawinan/percaraian, pindah/dating dll.
2.
Elemen Data Dalam Formulir Biodata
Sebagai mana dimuat didalam formulir biodata penduduk, situ ada bermacam-macam elemen
data yang dikelompokan menjadi Data
Wilayah,
Data
Keluarga,
Data
Individu, dan Data Administratif serta data-data lain. Untuk itu perlu diperhatikan dalam
memahami makna elemen-elemen data tersebut.
Penetapan suatu elemen data Wajib diisi (mandatory) oleh pemohon ditunjukan untuk
memenuhi kebutuhan pembuktian hokum (legal basis), verifikasi dan validasi, misalnya :
1) Data Keluarga, elemen data yang waji diisi antara lain :
a) Nama Kepala Keluarga
b) Alamat Kelurga,dll
a Individu, elemen data yang wajib diisi antara lain :
a) Nama Lengkap
b)
B
Tempat dan Tanggal, dll
PROSEDUR PENCATATAN BIODATA PENDUDUK DAN PEREKAMANNYA
1. Umum
Untuk mewujudkan tertib bidang administrasi kependudukan, terutama mewujudkan kepastian
dokumen identitas penduduk dan mewujudkan akurasi penduduk yang dapat dipertangung
jawabkan, dibangun Pusat Bank Data Kependudukan Nasional, untuk itu :
(1) Pemerintah Kabupaten/Kota melakukan pencatatan biodata penduduk bagi setiap penduduk;
(2) Setiap penduduk diwajibkan mencatatkan biodatanya dengan melaporkan setiap peristiwa
penting atau peristiwa kependudukan yang dialami kepada Pemerintah Kabuoaten/Kota
(3) Pencatat Biodata penduduk dapat dilakukah secara aktif oleh penduduk setiap peristiwa penting
dan atau peristiwa kependudukan.
2.
Tata Cara Pencatatan Biodata Penduduk
Dalam pencatatan biodata, petugas (Kelurahan/Desa, Kecamatan atau Kabupaten
/Kota melakukan pencatatn berdasarkan pelaporan peristiwa. Pencatatan dilakukan sebagai
berikut :
k WNI
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir Ketempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan Mengarsipkan
berkas biodata.
Untuk Penduduk Orang Asing
Khusus untuk penduduk orang asing, pelaporan diri untuk pencatatan biodata penduduk
dilakukan oleh unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
dikabupaten/Kota sesuai kewenangan yang didelegasikan kepada pejabat yang bersangkutan
yaitu sebagai berikut :
(1) Memeriksa status penduduk dan kebenaran surat bukti keterangan yang dimiliki.
(2) Melakukan verifikasi dan validasi isian formulir biodata penduduk dan kelengkapan berkas
pendaftaran biodata penduduk;
(3) Mengirimkan formulir ke Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) dan mengarsipkan
berkas biodata
3.
Perekaman dan Percetakan Dokumen Bioadata
Proses perekaman biodata penduduk dikelola dengan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK).SIAK tersambung dilaksanakan didaerah yang telah tersedia fasilitas
listrik, sarana computer dan jaringan komunukasi data,
a.
Proses Perekaman Data dan Percetakan Biodata pada daerah dengan SIAK
Tersambung
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK Tersambung,
maka petugas melakukan kegiatan sebagai berikut :
(1) Menerima dan Meneliti formulir biodata penduduk;
(2) Merekam biodata penduduk yang telah diisi
(3) Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
b.
Proses Perekaman Data dan Pencetakan Dokumen Biodata pada daerah
dengan SIAK Tak Tersambung
Dalam perekaman data dan percetakan dokumen biodata didaerah dengan SIAK tak
tersambung, maka petugas melakukakan kegiatan sebagai berikut :
1
2
Menerima dan Meneliti isian formulir biodata penduduk;
Untuk Kabupaten/Kota yang sebagian kecamatannya tidak tersedia jaringan komunikasi data.
3
Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah direkam;
3.3 PENGATURAN NOMOR KK DAN NIK SERTA NOMOR TANDA PENGAMAN UNTUK
PENGENDALIAN BLANGKO KTP DAN KK
Pengaturan mengenai penerbitan nomor KK dan NIK telah diatur secara lengkap dalam
peraturan Menteri Dalam Negari Nomor : 28 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyelenggara
Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah pada pasal 13 dan pasal ayat (4).