PEMODELAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STOK BARANG BERBASIS WEB PADA PT. RUANG KREASI

  

Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347

PEMODELAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STOK BARANG

BERBASIS WEB PADA PT. RUANG KREASI

  1

  2 Yohannes Yahya Welim , Kusniati Rofiah 1,2

  Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur

  1

  

2

yahyabl88@yahoo.com , yahyabl99@gmail.com

   Abstrak

  Semakin meningkatnya jumlah proyek yang dikerjakan oleh PT Ruang Kreasi berbanding lurus dengan jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan proyek tersebut.Belum adanya penyimpanan informasi mengenai stok barang yang ada di gudang, jumlah barang yang digunakan untuk proyek, serta jumlah sisa barang dari proyek yang dikembalikan ke gudang menyebabkan berbagai masalah yang menyebabkan keuntungan perusahaan menurun.Berbagai masalah yang muncul karena tidak adanya manajemen stok barang yaitu barang hilang yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan history barang dan monitoring barang yang diretur, jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak terkendali karena tidak ada pencatatan penambahan maupun sisa barang dari proyek yang menyebabkan Project Director sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan untuk proyek tersebut, serta proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja karena barang tidak tersedia. Barang yang akan digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak tersedia karena jumlah barang yang dipesan kepada supplier kurang serta terjadi keterlambatan pengiriman barang dari supplier.Untuk mengatasi masalah tersebut maka dibuatlah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Stok Barang.Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan informasi mengenai stok barang dari pemesanan barang sampai penggunaan barang tersebut.

  Kata kunci : barang, proyek, supplier, stok

  mengapa proyek tersebut menggunakan barang

1. Pendahuluan

  lebih dari yang direncanakan dan begitu juga

1.1. Latar Belakang PT Ruang Kreasi yang bergerak di bidang sebaliknya jika terdapat sisa barang dari proyek.

  pekerjaan konstruksi sipil dan design interior Ketiga, proyek tidak selesai tepat waktu karena dalam menjalankan kegiatan bisnisnya barang yang akan digunakan untuk mengerjakan memerlukan aplikasi yang berfungsi untuk proyek tidak tersedia, jika barang tidak tersedia manajemen stok barang karena munculnya maka kinerja pekerja menjadi tidak efektif berbagai masalah yang salah satunya karena pekerja memerlukan barang-barang menurunnya keuntungan perusahaan. tersebut untuk mengerjakan proyek.Barang Beberapa masalah yang muncul antara lain tidak tersedia karena total barang yang dipesan pertama, terjadinya kehilangan barang di kepada supplier kurang serta supplier tidak gudang karena setiap ada pengeluaran barang tepat waktu dalam melakukan pengiriman dari gudang tidak dilakukan pencatatan serta barang. tidak adanya bukti retur jika ada barang yang Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen diretur.Jika tidak ada bukti retur maka admin Stok Barang Berbasis Web dapat menyelesaikan sulit untuk memonitoring barang apa saja yang segala kebutuhan Perusahaan. telah diretur ke supplierserta bagaimana status barang tersebut apakah sudah dikirim ulang oleh

  1.2. Permasalahan. supplier atau belum.

  a. Penggunaan barang untuk pengerjaan Kedua, penggunaan barang yang tidak proyek tidak terkendali karena tidak adanya terkendali karena penambahan dan sisa barang pencataan penambahandan sisa barang dari dari proyek tidak terkendali.Penggunaan barang proyek sehingga sulit untuk mengetahui yang tidak terkendali menyebabkan Project total barang yang digunakan untuk

  Director sulit untuk mengetahui total barang mengerjakan suatu proyek.

  yang digunakan dalam suatu proyek.Hal ini

  b. Barang hilang yang disebabkan oleh tidak berpengaruh terhadap hasil evalusi proyek.Jika adanya pencatatan history barang serta total barang yang digunakan dalam suatu proyek barang yang diretur tidak termonitoring melebihi total barang yang sudah direncanakan karena tidak ada bukti retur. maka Project Director akan menganalisa c. Proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja.Hal ini disebabkan karena barang yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tidak tersedia.Jika barang tidak tersedia maka pekerja tidak bisa mengerjakan apa yang seharusnya mereka kerjakan dihari tersebut. Ada dua alasan kenapa barang tidak tersedia.Alasan pertama yaitu karena barang yang dipesan kepada supplier tidak datang tepat waktu karena tidak ada evaluasi kinerja supplier sehingga sulit untuk mengetahui kinerja supplier.Salah satu indicator yang menentukan kinerja

  supplier bagus adalah pengiriman barang bisa dilakukan tepat waktu.

  Object Oriented di mana sistem itu

  e. Metode Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem yang berfungsi sebagai alat proses atau pengolahan data dengan menggunakan metode berorientasi objek. Tahapan merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem yang diusulkan dengan disertai perancangan database dan spesifikasi program. Adapun tahapan – tahapan yang dipergunakan adalah sebagai berikut : 1) Entity Relationship Diagram

  pandangan orang yang berada di luar sistem.

  user atau dilihat menurut

  Diagram yang menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang

  b) Use Case Diagram

  Diagram yang menggambarkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas di dalam suatu proses.

  a) Activity Diagram

  sendiri mampu memberikan suatu definisi dan penjelasan secara baik dan jelas. Tahapan – tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Melakukan analisa pada sistem dengan mempelajari apa saja yang mampu dihasilkan oleh sistem yang telah ada. 2) Melakukan spesifikasi pada sistem, yaitu melakukan spesifikasi masukan seperti data, tahapan kegiatan dan lain – lain sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :

  d. Analisa Sistem Adalah suatu metode pengembangan sistem yang menghasilkan sistem yang

  Alasan kedua kenapa barang tidak tersedia yaitu untuk mengerjakan suatu proyek

  c. Teknik Dokumentasi Merupakan metode pengumpulan data melalui arsip-arsip serta dokumen- dokumen yang terkait dengan kegiatan perkreditan barang agar dapat dijadikan sebagai acuan dalam perancangan sistem perkreditan barang yang terkomputerisasi.

  b. Observasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara pengamatan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang terjadi pada Prioritas sekaligus sebagai bahan masukan.

  a. Wawancara Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber yang mempunyai tanggung jawab terhadap kegiatan sistem perkreditan barang di Prioritas. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan staff administrasi dan Kepala Operasional selaku pimpinan cabang Prioritas pada cabang Beringin Tangerang dalam memperoleh data yang diperlukan.

  1.4. Metode Penelitian.

  Memberikan suatu solusi untuk penyelesaian masalah pada sistem berjalan di PT Ruang Kreasi berupa suatu rancangan sistem informasi manajemen stok barang berbasis web.

  1.3. Tujuan.

  berapa banyak barang yang diperlukan untuk mengerjakan proyek tersebut.Jika barang yang diperlukan masih tersedia di gudang maka barang yang ada di gudang tersebut akan digunakan tetapi jika barang tidak tersedia di gudang maka akan dilakukan pemesanan barang ke supplier tetapi karena data stok barang yang ada digudang tidak real time maka terkadang jumlah barang yang dipesan ke supplier kurang.

  Project Directorsudah memperhitungkan

  (ERD) Merupakan alat yang dapat mempresentasikan hubungan yang

  

Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347

  Supplier maka Admin akan membuat PurchaseOrder

  Jika barang pesanan tidak sesuai dengan PurchaseOrder yang telah

  Supplier

  c. Proses pengembalian barang kepada

  Mandor Proyek akan menandatangani Surat Jalan.

  Supplier sudah dicek maka Admin atau

  Saat Supplier mengirimkan barang pesanan, Supplier akan menyerahkan Surat Jalan,Faktur, dan Faktur Pajak lalu Admin atau Mandor Proyek yang bertanggung jawab terhadap penerimaan barang tersebut akan mengecek apakah barang yang dikirim sudah sesuai pesanan atau tidak.Jika barang yang dkirim tidak sesuai pesanan maka Admin atau Mandor Proyek akan mengembalikan barang tersebut kepada Supplier.Jika yang mengembalikan barang pesanan adalah Mandor Proyek maka Mandor Proyek akan lapor kepada Admin bahwa ada barang yang dikembalikan ke Supplier supaya Admin bisa meng-followup barang yang dikembalikan tersebut. Jika semua barang yang dikirim oleh

  b. Proses penerimaan barang Barang pesanan dari Supplier akan dikirimkan ke alamat pengiriman yang ada di PurchaseOrder.Jika barang pesanan tersebut dikirimkan ke kantor PT Ruang Kreasi maka Admin yang akan menerima barang pesanan tersebut tetapi jika barang pesanan dikirimkan ke lokasi proyek maka mandor proyek yang akan bertanggung jawab untuk menerima barang tersebut.

  sesuai dengan delivery date yang ada di PurchaseOrder.

  Supplier kepada PT Ruang Kreasi

  pesanan jika PurchaseOrder sudah diterima.Lama pengiriman barang dari

  PurchaseOrder tersebut kepada Supplier melalui fax. Supplier akan mengirimkan barang

  ditandatangani.Jika Project Director sudah menandatangani PurchaseOrder maka Admin akan mengirimkan

  PurchaseOrder tersebut kepada Project Director untuk direview dan

  lalu menyerakan

  untuk menanyakan harga barang yang akan dipesan.Jika sudah terjadi persetujuan harga antara Admin dan

  terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. 2) Relasi

  Order. Sebelum membuat Purchase Order Admin akan menghubungi Supplier melalui email atau telepon

  Admin untuk membuat Purchase

  Project Director akan menyuruh

  a. Proses pemesanan barang Pemesanan barang dilakukan jika PT Ruang Kreasi mendapatkan proyek baru.Project Director akan menghitung jumlah barang yang diperlukan untuk proyek tersebut.Jika barang yang dibutuhkan tersedia di gudang maka tidak perlu dilakukan pemesanan barang kepada supplier tetapi jika barang tidak tesedia di gudang maka

  Langkah dalam membuat uraian prosedur mengacu pada sistem berjalan manajemen stok barang pada PT Ruang Kreasi.

  7) Class Diagram Menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.

  6) Sequence Diagram Menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing – masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir.

  5) Normalisasi Untuk mengorganisasikan field dengan menghilangkan group elemen yang berulang atau sebuah langkah atau proses untuk menyederhanakan hubungan elemen data di dalam tabel (record) dapat dilakukan dengan cara normalisasi.

  4) Spesifikasi Basis Data Digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model data konseptual secara detil.

  record, link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya.

  Terdiri dari link diantara tipe

  adanya primary key dan foreign key. 3) Logical Record Structure (LRS)

  conceptual secara terperinci dengan

  Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model

2. Hasil dan Pembahasan.

  dibuat maka barang tersebut akan dikembalikan kepada Supplier untuk diganti.Saat terjadi retur barang maka Admin akan menghubungi Supplier melalui email atau telepon untuk memberitahukan bahwa ada barang yang diretur.

  d. Proses penggunaan barang untuk proyek Stok barang yang ada hanya digunakan untuk mengerjakan suatu proyek.Jika proyek sudah siap untuk dikerjakan maka Project Director akan memberikan perintah kepada Mandor Proyek untuk menggunakan barang

  Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Barang tersebut untuk mengerjakan proyek. Aktivitas Retur

  e. Proses sisa penggunaan barang dari proyek Terkadang tidak semua barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek terpakai semua. Jika hal tersebut terjadi maka Mandor Proyek akan memberikan informasi kepada

  Project Director melalui verbal atau

  telepon bahwa ada sisa barang dari proyek tersebut.Kemudian Project

  Director akan memerintahkan Mandor

  Gambar 3. Activity Diagram Retur Proyek untuk menyimpan sisa barang

  Aktivitas penggunaan barang tersebut ke gudang.

2.1. Analisa Proses.

  Pada analisa proses ini akan dijelaskan seluruh aktifitas yang dilakukan pada sistem berjalan melalui activity diagram di bawah ini :

  Aktivitas dalam Pemesanan Barang Gambar 4. Actvity Diagram Penggunaan Barang Aktivitas sisa penggunaan barang Gambar 5. Activity Diagram Sisa Penggunaan Barang

  Gambar 1. Activity Diagram Pemesanan Barang

  Aktivitas Penerimaan Barang

  

Prosiding SENTIA 2017 – Politeknik Negeri Malang Volume 9 – ISSN: 2085-2347

_{Admin Entry Kategori Barang} Entry Karyawan Entry Supplier _{Entry Barang Project Director} Entry Proyek

  Gambar 6. Use case Diagram Master _{Project Director Entry Sisa Penggunaan Barang Entry Penggunaan Barang} Gambar 9. Entity Relationship Diagram _Admin Entry Pemesanan Barang _{Entry Penerimaan Barang} Entry Retur Gambar 7. Use case Diagram Transaksi _{Cetak Laporan Kinerja Supplier Director Cetak Laporan Stok Barang Project Cetak Laporan Total Penggunaan Barang} Gambar 10. Logical Record Structure _{Cetal Laporan History Barang}

  2.2. Rancangan Layar _{Admin Cetal Laporan History Barang Cetak Laporan Stok Barang} Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Retur

  Gambar 8. Use case Diagram Laporan Gambar 11 Rancangan Layar Menu Utama diatasi sehingga pekerja bisa bekerja dengan efektif supaya proyek bisa dikerjakan tepat waktu.

  3.2. Saran

  a. Bukti - bukti pendukung hendaknya didokumentasikan dengan baik sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan. Menyediakan peralatan pendukung seperti b.

  software dan hardware untuk menerapkan sistem informasi ini.

   Gambar 12 Rancangan Layar Master

  Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk c. memperkenalkan sistem baru, agar sistem baru ini bisa digunakan dengan maksimal.

  Melakukan audit secara berkala.

  d.

  e. Melakukan backup secara berkala untuk menghindari kehilangan data.

  Melakukan pemeliharaan software dan f.

  hardware secara berkala untuk menjaga kinerja sistem supaya selalu stabil.

  Daftar Pustaka:

  Henderi,S.Kom, 2010, Unified Modelling Languange, Tangerang: Raharja Enrichment Centre

  Gambar 13 Rancangan Layar Transaksi Ladjamudin, Al-Bahra bin, 2013, Analisis dan Sistem Informasi, Yogyakarta:Graha Ilmu Nugroho, Adi, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan JAVA, Yogyakarta:Andi, 2010 O’Brien, James A., 2015, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:Salemba Empat Pudjo, Widodo, Prabowo, Herlawati, 2011, Menggunakan UML,Bandung:Informatika Subrata, Tata, 2012, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi

  Gambar 14 Rancangan Layar Laporan Soemarso S.R, 2009, Akuntansi : Suatu Pengantar.

  Buku Satu Edisi Lima, Jakarta: Salemba Empat

3. Penutup

3.1. Kesimpulan

  Siswosoediro, Henry S., 2008, Buku Pintar Dengan adanya Sistem Informasi a. pengurusan Perizinan & Dokumen, Jakarta :

  Manajemen Stok Barang penggunaan barang Transmedia Pustaka untuk pengerjaan proyek bisa terkendali kerena setiap ada penambahan ataupun sisa barang dari

  Wicaksono, Yogi, 2008, Membangun Bisnis Online proyek selalu di record diaplikasi. dengan Mamboo++ CD. Jakarta: PT Elex Media

  Masalah kehilangan barang bisa diatasi b.

  Komputindo dengan adanya pencatatan history barang dan monitoring retur.

  Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi, Dengan adanya laporan stok barang yang c.

  Yogyakarta:Graha Ilmu

  real time dan laporan kinerja supplier maka

  masalah stok barang yang tidak tersedia bisa