PORTOFOLIO APLIKASI DAN STRATEGI PENERAP

PORTOFOLIO APLIKASI DAN
STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Studi Kasus: Universitas Jenderal Achmad Yani

Disusun Oleh :
NIM:
NAMA:

JURUSAN AKUNTANSI – FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
2007

1. PENDAHULUAN
Ruang Lingkup Pembahasan
Penulisan makalah ini meliputi pembahasan tentang :
a. Profil Unjani saat ini
b. Analisis Kondisi Unjani menggunakan analisis rantai nilai
c. Strategi penerapan TI (Teknologi Informasi) untuk mendukung aktivitas, meliputi
analisis kebutuhan sistem informasi; penentuan prioritas kebutuhan sistem
informasi; rencana strategis penggunaan TI; penggunaan Best Practices dalam
penerapan TI; Pengaanggaran; Proteksi, Privasi & Keamanan sistem informasi;

pemanfaatan TI untuk kerjasama; pemanfaatan TI untuk promosi; tindak lanjut
pemanfaatan TI.

Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk menganalisis strategi Sistem
Informasi UNJANI, dengan menggunakan teknil analisis value chain, penentuan
aplikasi portfolio, kemudian menentukan aplikasi portfolio yang mempunyai potensi
tinggi untuk menghadapi persaingan, serta menetapkan strategi penerapan TI melalui
8 imperatives untuk pimpinan.

Kajian Pustaka
Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa teori mengenai metode untuk analisis
kondisi organisasi, yaitu analisis rantai nilai, metode penyusunan portofolio aplikasi
dan strategi penerapan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas organisasi.

Metode Analisis Kondisi Unjani Menggunakan Analisis Rantai Nilai
Kerangka

kerja

rantai

nilai

merupakan

sebuah

pendekatan

untuk

menggambarkan rangkaian aktivitas yang dijalankan organisasi untuk memberikan
nilai tambah pada produk atau jasa yang dihasilkannya. Rantai nilai dalam organisasi
diperlukan untuk memahami organisasi sebagai bagian dari sebuah sistem yang besar.

1. Rantai Nilai Eksternal
Rantai nilai industri disusun dari semua nilai yang dibentuk dari aktivitas
dalam industri. Kinerja industri dalam maksimalkan nilai tambah dan meminimalkan
biaya secara keseluruhan sangat bergantung pada permintaan dan pasokan di semua

proses industri. Untuk mencapai pendapatan yang tinggi dari penjualan barang dan
jasa yang diproduksi, diperlukan aktivitas yang bernilai tambah untuk mengelola
sumber daya. Nilai tambah aktivitas tersebut meliputi aktivitas produksi barang dan
jasa secara efisien yang bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan. Industri
harus dapat menyesuaikan antara permintaan produk/jasa dengan ketersediaan sumber
daya untuk dapat mengoptimalkan pendapatan.
Menurut Porter (1985), kekuatan persaingan yang berhubungan dengan
industri terdiri dari lima kekuatan, yaitu :
a. Ancaman dari kompetitor baru
b. Ancaman dari produk atau layanan pengganti
c. Daya tawar pemasok
d. Daya tawar konsumen
e. Persaingan antar perusahaan
Gambar 1.1 menunjukkan interaksi antara perusahaan dengan lingkungan
eksternalnya.

Gambar 1.1 Rantai nilai eksternal

Di dalam gambar 1.1 tersebut, terlihat hal-hal sebagai berikut:



Bagaimana memberikan nilai tambah terhadap pelanggan yang menggunakan
produk/jasa melalui direct channel maupun distribution channel..



Bagaimana memberikan nilai tambah tersebut terhadap penyedian input
(pemasok/supplier)

2. Rantai Nilai Internal
Rantai nilai internal adalah aktivitas yang membuat nilai tambah dalam
organisasi yang berhubungan dengan aktivitas bisnis di dalam perusahaan. Tujuan
analisis rantai nilai internal adalah untuk menilai dan meningkatkan kinerja
perusahaan. Berdasarkan sejarahnya sistem informasi perusahaan biasanya dihasilkan
dari kebutuhan organisasi pada level fungsional dan department. Kemudian sistem
dan sumber daya informasi tersebut digunakan dalam proses yang dijalankan
perusahaan untuk menghasilkan barang/jasa dengan tujuan memuaskan pelanggan.
Pendekatan rantai nilai dibedakan menjadi dua tipe bisnis, yaitu aktivitas utama dan
pendukung.

Aktivitas utama, merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah secara
langsung pada perusahaan maupun pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut juga harus
dihubungkan bersama secara efektif sehingga keseluruhan kinerja bisnis dapat
dioptimalkan.
Porter mengklasifikasikan aktivitas utama ke dalam lima kelompok, yang
dimulai dari suplier dan berakhir kepada pelanggan, aktivitas tersebut adalah :
Inbound Logistic, merupakan aktivitas untuk mendapatkan, menerima,
menyimpan, dan menyediakan input dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas
yang sesuai dengan bisnis. Aktivitas ini meliputi rekrutmen staf, membeli material,
komponen, dan service dengan subkontraktor dan peralatan.
Operation, merupakan aktivitas mentransfer input menjadi produk atau jasa
yang diperlukan oleh pelanggan. Kegiatan ini meliputi membawa sumber daya dan
material bersama untuk dibuat produk atau memberikan jasa.
Outbond Logistic, merupakan aktivitas untuk mendistribusikan produk
kepada pelanggan secara langsung atau melalui distributor.

Penjualan dan marketing, aktivitas yang menyediakan cara kepada
konsumen dan customer agar mengetahui produk dan jasa yang dihasilkan dan
bagaimana mereka dapat memperolehnya. Aktivitas ini meliputi bagaimana
konsumen dan customer membeli dan menggunakan produk atau jasa tersebut.

Pelayanan (service), aktivitas tambahan untuk meyakinkan customer untuk
mendapatkan keuntungan atau nilai lebih dari produk atau jasa yang telah dibelinya.
Aktivitas pendukung, merupakan aktivitas yang diperlukan untuk meendukung
aktivitas utama dan memberikan nilai tambah secara tidak langsung.
Struktur aktivitas dari Porter berdasarkan pada industri manufaktur, namun
dengan menggunakan analogi yang sama dapat di terapkan dalam industri lain
misalnya jasa. Gambar 1.2 merupakan rantai nilai internal berdasarkan pendapat dari
Porter.

Gambar 1.2 Contoh Rantai nilai untuk Industri Manufactur

Penyusunan Portofolio Aplikasi
Konsep portofolio aplikasi bertujuan untuk menemukan sistem informasi yang
digunakan, sedang direncanakan atau potensial di dalam organsasi, serta penilaian
terhadap kontribusinya terhadap bisnis. Portofolio aplikasi dibuat dengan didasarkan
pada pemahaman dan kesepakatan dari pihak manajemen tentang kontribusi yang
diharapkan dari berbagai sistem informasi saat ini dan di masa mendatang dari sudut
pandang strategi organisasi.
Portofolio aplikasi ini dibagi kedalam tiga komponen, yaitu aplikasi yang ada
saat ini, aplikasi yang dibutuhkan dan aplikasi yang potensial.

1. Aplikasi yang ada saat ini, merupakan aplikasi yang saat ini digunakan atau
sedang dikembangkan untuk diimplementasikan dalam waktu dekat ini, sekitar 612 bulan kedepan. Aplikasi ini harus dinilai berdasarkan kontribusinya terhadap
proses bisnis yang ada, serta kinerjanya dalam mendukung pencapaian tujuan
bisnis di masa mendatang.
2.

Aplikasi yang dibutuhkan, merupakan aplikasi yang saat ini belum ada, namun
diperlukan dalam mencapai tujuan dan strategi bisnis. Dari sudut pandang
perencanaan bisnis, aplikasi tersebut dapat memberikan kontribusi yang spesifik.

3. Aplikasi yang potensial, merupakan aplikasi yang kemungkinan besar dapat
bernilai di masa mendatang. Aplikasi yang mungkin bisa menghasilkan
keuntungan yang relevan, baik secara startegi maupun perbaikan kinerja bisnis di
masa mendatang.
Portofolio aplikasi dapat dibuat dengan mengelompokkan jenis aplikasi,
berdasarkan kontribusinya terhadap bisnis organisasi, apakah termasuk startegic, high
potential, key operational atau support.

Tabel 1.1 Pengelompokan Aplikasi TI

Stategic
-

Aplikasi

yang

High Potential
secara

kritis

mempengaruhi strategi binis

-

di

meraih

masa mendatang.
-

Aplikasi yang saat ini diperlukan

Aplikasi yang mungkin penting dalam
kesuksesan

di

masa

bernilai,

tetapi

mendatang.
-

organisasi untuk meraih sukses.

Aplikasi

yang

bukanlah sesuatu yang secara kritis
berpengaruh tterhadap kesuksesan.

Key Operational

Support

1. Strategic application adalah aplikasi yang secara kritis diperlukan untuk
meraih kesuksesan di masa yang akan datang. Aplikasi ini membawa
perubahan kepada bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya, dengan
tujuan untuk mendapatkan keunggulan yang kompetitif. Sebagai catatan,
bahwa penentuan sebuah aplikasi bersifat strategis bergantung pada
kontribusinya terhadap bisnis yang dijalankan organisasi, bukan pada
teknologi yang digunakannya. Teknologi yang paling mutakhir tidak bisa
digunakan untuk mengindikasikan bahwa aplikasi tersebut bersifat strategis.

2. Key Operational Application adalah aplikasi yang menopang kegiatan
operasional bisnis organisasi. Sebagai contoh, dalam dunia industri, aplikasiaplikasi seperti EPOS (Electronic Point Of Sale), ATM (Automated Teller
Machines). Aplikasi ini merupakan aplikasi yang sangat diperlukan dalam
menjalankan kegiatan operasional bisnis. Tanpa adanya aplikasi tersebut,
bisnis tidak akan mampu bertahan.
3. Support Application adalah aplikasi yang dapat memperbaiki efisiensi bisnis
dan efektifitias manajemen, tetapi tidak menopang bisnis utama dan tidak
memberikan keunggulan kompetitif.
4. High Potential Application adalah aplikasi yang mungkin bisa menciptakan
kesempatan untuk meraih kesuksesan di masa mendatang, walaupun saat ini
hal tersebut belum dapat dilihat.

External dan Internal Value Chain yang telah dibuat, dapat digunakan sebagai
dasar dalam melakukan pengelompokan ini. Aplikasi mana saja yang digunakan

dalam kegiatan utama dan aplikasi mana yang digunakan dalam kegiatan pendukung
di dalam bisnis organisasi. Aplikasi meliputi semua sistem tersentral, terdistribusi,
web, end user dan basis data yang diperlukan dalam kegiatan administratif,
operasional, kontrol, perencanaan dan strategis.
Dalam proses pembangunan dan implementasi untuk setiap jenis aplikasi
dalam portofolio ini, ada beberapa hal kritis yang harus diperhatikan, seperti yang
terdapat pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.2. Hal Kritis yang Perlu Diperhatikan
Jenis Aplikasi
High Potential

Kekuatan Pengendali
-

Strategic

-

-

Key Operational

-

-

Support

-

Kabutuhan Kritis

Ide bisnis baru atau peluang
teknologi.
Inisiatif
individu
untuk
keunggulan produk.
Kebutuhan
untuk
memperlihatkan nilai dari suatu
produk.

-

Kebutuhan
pasar,
tekanan
kompetisi maupun kekuatan
eksternal lainnya.
Tujuan bisnis, faktor sukses, dan
visi untuk mencapainya.
Menemukan
keuntugan,
kemudian menyokongnya.

-

Perbaikan kinerja dari aktivitas
yang ada(kecepatan, akurasi dan
ekonomis).
Integrasi data dan sistem untuk
menghindari
duplikasi,
ketidakkonsistenan
dan
miskomunikasi.
Menghindari kegagalan bisnis.

-

Perbaikan
produktivitas/
efisiensi.
Kebijakan secara umum
Efektifitas penggunaan biaya
dari pendanaan TI dan sumber
daya yang tersedia.

-

-

-

-

-

-

-

Evaluasi prototype secara cepat,
dan menghindari kesalahan.
Memahami
keuntungan
potensial(dan secara ekonomi)
dalam hubungannya dengan
bisnis strategi.
Identifikasi cara terbaik untuk
menjalankannya.
Pembangunan secara cepat untuk
memenuhi tujuan bisnis dan
merealisasikan keuntungan di
dalam peluang yang ada.
Sistem yang fleksibel, yang bisa
beradaptasi di masa mendatang
sejalan dengan perkembangan
bisnis.
Kualitas tinggi, solusi jangka
panjang, manajemen data secara
efektif.
Keseimbangan biaya dengan
keuntungan dan Risiko bisnis.
Evaluasi dari kemungkinan yang
ada, dengan mempelajari tujuan
bisnis.
Biaya rendah, solusi jangka
panjang, biasanya berupa paket
perangkat lunak.
Kompromi antara kebutuhan
dengan perangkat lunak yang
tersedia.
Analisis biaya dan keuntungan
untuk menekan Risiko finansial
dan pengontrolan biaya.

Pembangunan dan implementasi sistem informasi untuk setiap jenis aplikasi
dalam portofolio, harus memparhatikan kebutuhan-kebutuhan kritisnya tersebut.
Dengan demikian sistem informasi yang dibangun benar-benar sesuai dengan
kebutuhan bisnis dan organisasi.

2. PROFIL UNJANI
Visi & Misi
Visi dan misi UNJANI adalah sebagai berikut:
VISI
Menjadikan universitas unggulan berbasis TI di wilayah JABAR dalam waktu 10
tahun yang mampu mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan
teknologi baik nasional maupun internasional yang dikelola secara profesional dan
terus bertumbuh guna menghasilkan lulusan yang berwawasan global.

MISI
1. Menjadi unit pendidikan di lingkungan YKEP (Yayasan Kartika Eka Paksi) yang
mandiri dan profesional.
2. Menjadi lembaga pendidikan sebagai pelopor dalam pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
3. Menyelenggarakan proses belajar mengajar berdasarkan kurikulum berbasis
kompetensi dan visioner.
4. Menyelenggarakan

penelitian

dan

pengabdian

masyarakat

yang

berkesinambungan.
5. Mengembangkan sarana dan prasarana yang berbasis TI guna meningkatkan
pelayanan untuk kepuasan mahasiswa dan masyarakat.
6. Memberikan kontribusi kesejahteraan kepada KBAD (Keluarga Besar Angkatan
Darat).
7. Melakukan kerjasama baik nasional maupun internasional.

Rencana Strategi
Rencana strategi UNJANI adalah sebagai berikut:
Universitas melakukan pengembangan mutu pendidikan melalui penetapan
jurusan unggulan di setiap fakultas, kurikulum berbasis TI, kaderisasi jabatan
struktural, dan peningkatan akreditasi setiap program studi yang mengarah pada
persiapan kerjasama nasional dan internasional.

Budaya Organisasi
Berdasarkan

hasil

penelitian

terdahulu

tentang

budaya

organisasi

menggunakan metode Competing Value Framework didapatkan hasil bahwa budaya
organisasi UNJANI mengarah ke bentuk Clan. Yaitu organisasi yang bersifat
fleksibel, tidak ada struktur dan kontrol yang kuat. Tidak ada aturan dan prosedur
yang mengikat, lebih seperti keluarga. Kriteria sukses didefinisikan sebagai
pengembangan SDM, keberhasilan tim kerja, kepedulian pada sesama. Analisis ini
dilengkapi dengan analisis berdasarkan kriteria sudut pandang manajemen.
Sedangkan berdasarkan metode Hofstede, didapatkan hasil sebagai berikut:


Power Distance (PDI) bernilai 8,18 (rendah). Para anggota di organisasi Unjani
merasa memiliki kekuasaan yang sama, pengambilan keputusan untuk organisasi
cenderung dilakukan merata di masing-masing jurusan.



Individualism (IDV) bernilai 44,55 (sedang). Masing-masing pegawai cenderung
mendahulukan kepentingan pribadi walau dapat bekerja bersama-sama dalam satu
kelompok demi kepentingan organisasi.



Masculinity (MAS) memiliki nilai -10,91. Hal ini berarti bahwa karakter anggota
organisasi tidak maskulin, tetapi feminin. Mereka bersikap sopan, rendah hati,
perhatian, sederhana, sabar dan lebih mengutamakan kualitas hidup. Namun
mereka kurang tangguh dalam mengungkapkan pendapat serta kurang berjiwa
kompetisi.



Uncertainty Avoidence (UAI) bernilai 57,05, hal ini berarti para pegawai UNJANI
merasa tidak nyaman dengan adanya ketidakpastian, situasi yang tidak terstruktur,
dan ketidaktahuan. Mereka lebih menginginkan kondisi yang terstruktur, pasti dan
tidak ambigu.



Long Term Orientation (LTO). LTO1 bernilai 63,59 dan LTO2 bernilai 40,91.
Dilihat dari dimensi LTO1 ternyata organisasi UNJANI berorientasi ke masa
depan, tekun dan hemat. Sedangkan dengan indeks LTO2 didapatkan hasil bahwa
ternyata organisasi UNJANI lebih menghargai tradisi masa lampau dan saat ini,
serta selalu memenuhi kewajiban sosialnya.

3. ANALISIS KONDISI UNJANI MENGGUNAKAN RANTAI NILAI
Analisis rantai nilai dilakukan terhadap lingkungan eksternal dan internal
UNJANI.

Rantai Nilai Eksternal
Analisis rantai nilai eksternal merupakan analisis rantai nilai berdasarkan
kekuatan kompetitif dari luar. Analisis ini ditekankan kepada pasokan dan
permintaan, yaitu bagaimana setiap proses memberikan nilai tambah bagi pelanggan
dan supplier, apakah teknologi dapat membantu memperbaiki proses, meningkatkan
market share, dan mengurangi biaya untuk memuaskan permintaan. Aktivitas rantai
nilai eksternal UNJANI dibagi menjadi tiga kategori yaitu aktivitas rantai nilai
customer, supplier, dan kompetitor.
Berdasarkan analisis kami, aktivitas rantai nilai internal UNJANI untuk
memenangkan kompetitif, dilakukan dengan menerapkan teknologi informasi dalam
suatu sistem informasi akademik. Aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dari sisi Customer
Yang dimaksud pelanggan dari UNJANI adalah mahasiswa, industri, dan
mayarakat. Teknologi Informasi yang diterapkan untuk meningkatkan nilai tambah
pada proses yang berhubungan dengan permintaan dari pelanggan adalah sebagai
berikut :
Memberikan layanan informasi mengenai UNJANI melalui internet.
Masyarakat luas dapat mengetahui UNJANI dan kegiatan-kegiatan pengabdian
masyarakan yang telah dilakukan oleh UNJANI melalui internet.
Memberikan layanan informasi akademik dan layanan administrasi kepada
mahasiswa secara online. Keuntungan bagi pelanggan (mahasiswa) adalah mahasiswa
tidak perlu mendatangi lokasi UNJANI untuk mendapatkan informasi kegiatan
akademik sehingga menghemat biaya perjalanan dan tenaga.

Memberikan layanan tentang bursa tenaga kerja bagi industri dan mahasiswa
secara online. Sedangkan dari sisi industri, layanan ini mempunyai keuntungan dapat
mengumumkan rekrutmen melalui internet dan mendapatkan pelamar dengan kualitas
yang baik, karena administrator layanan career di UNJANI telah menyeleksi pelamar
sesuai dengan kriteria industri tersebut.
Dengan adanya

jaringan

internet

ini,

mahasiswa

dapat

menambah

pengetahuannya melalui fasilitas browsing.

2. Dari sisi Supplier
Yang dimaksud suplier dari UNJANI adalah vendor software yang digunakan,
industri TI yang mengembangkan sistem aplikasi, dan vendor perangkat keras
komputer. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan nilai tambah pada proses yang berhubungan dengan pasokan dari
supplier adalah layanan contact via email dalam aplikasi website UNJANI.
Layanan ini akan mempermudah para vendor software dan hardware,
perusahaan TI, dan internet service provider untuk menjangkau UNJANI, untuk
memberikan informasi mengenai software dan hardware computer. Pembelian
software dan hardware melalui internet akan menekan harga, mempermudah
komunikasi antara UNJANI dengan para vendor dalam hal maintenance dan
troubleshooting mengenai software dan hardware yang telah digunakan UNJANI.

3. Dari sisi Kompetitor
Yang dimaksud kompetitor UNJANI adalah Universitas yang ada di Indonesia
khususnya Jawa Barat. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi
untuk meningkatkan nilai tambah pada proses akan meningkatkan daya saing
UNJANI dalah hal fasilitas dan pengelolaan informasi UNJANI. Dengan aplikasi
online, kompetitor memperoleh manfaat antara lain layanan contact via email dalam
aplikasi website UNJANI.

Rantai Nilai Internal
Rantai nilai internal UNJANI dapat diilustrasikan dalam gambar 3.1. Di dalam
gambar tersebut terlihat bahwa UNJANI memiliki 6 aktivitas utama, yang
berhubungan dengan kegiatan akademis dan layanan untuk mahasiswa, yaitu

pembuatan perangkat mengajar, kebijakan akademis, pengelolaan mahasiswa,
pemasaran, logistik pengajaran dan layanan tambahan. Aktivitas utama dititikberatkan
pada kegiatan akademis dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan manajemen
UNJANI memandang bahwa kegiatan akademis dan layanan mahasiswa merupakan
hal yang sangat penting dalam mencapai kesuksesan, sesuai dengan visi dan misi
UNJANI.
Sedangkan aktivitas-aktivitas seperti pengelolaan pegawai, pengembangan
teknologi, penelitian dan pengabdian masyarakat,

pengadaan barang/jasa, serta

infrastruktur/manajemen UNJANI sebagai aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas
tersebut ditujukan untuk mendukung kegiatan akademis dan kemahasiswaan sebagai

Infrastruktur Universitas
Pengadaan
Penelitian dan PengMAs
Pengembangan Teknologi
Pengelolaan Pegawai
Pembuatan
Perangkat
Mengajar

Kebijakan
Akademis

Pengelolaan
Mahasiswa

Pemasaran

Logistik
Pengajaran

Layanan
Tambahan

Gambar 3.1 Rantai Nilai Internal UNJANI

Aktivitas Utama:
1. Pembuatan Perangkat Mengajar, meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Pembuatan silabus;
b. Satuan Acara Perkuliahan (SAP);
c. Garis Besar Program Perkuliahan (GBPP);
d. Materi kuliah.
2. Kebijakan Akademis, meliputi aktivitas untuk pembuatan:
a. Kurikulum;
b. Dokumen akreditasi;
c. Syarat kelulusan mata kuliah;

Aktivitas Aktivitas
Utama Pendukung

aktivitas utama.

d. Syarat kelulusan mahasiswa;
e. Aturan-aturan akademis lainnya yang harus ditaati oleh mahasiswa.
3. Pengelolaan Mahasiswa, meliputi aktivitas-aktivitas:
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa;
b. Perwalian;
c. Pengambilan mata kuliah;
d. Pengelolaan nilai mahasiswa dan sebagainya.
4. Pemasaran, meliputi aktivitas–aktivitas sebagai berikut:
a. Penelitian minat pasar terhadap UNJANI;
b. Promosi tentang UNJANI ke calon mahasiswa, orang tua siswa, guru-guru
SMA, pemerintahan lokal;
5. Logistik Pengajaran, meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Pembuatan jadwal kuliah dan praktikum (ruang, waktu, dosen pengajar).
b. Penyiapan ruang kelas, auditorium, laboratorium, sarana multimedia player.
c. Pengelolaan kelas dan pemrosesan informasi dan dokumen dalam proses
belajar mengajar (seperti absensi mahasiswa, kesesuaian materi yang
diberikan dan sebagainya)
6. Layanan

tambahan yang tidak terkait dengan kegiatan akademis, tetapi

bermanfaat bagi mahasiswa, seperti:
a. Asrama mahasiswa
b. Perpustakaan
c. Jaringan komputer
d. Kantin
e. Fasilitas olahraga
f. Unit Kegiatan Mahasiswa
g. Student Business Center
Aktivitas pendukung:
1. Pengelolaan pegawai, meliputi aktivitas-aktivitas yang terkait dengan:
a. Rekrutmen pegawai;
b. Pelatihan pegawai;

c. Penempatan pegawai dan sebagainya.
2. Pembangunan teknologi,

terkait

dengan usaha-usaha pembangunan dan

pengembangan teknologi di dalam UNJANI, termasuk pangembangan sistem
informasi.
3. Penelitian dan pengabdian masyarakat. Kegiatan penelitian digunakan untuk
menciptakan dan mengembangkan pengetahuan yang baru, guna mendukung
proses pembelajaran. Sedangkan kegiatan pengabdian masyarakat ditujukan untuk
memberikan kontribusi dan perhatian terhadap masyarakat luas.
4. Aktivitas pengadaan, meliputi semua aktivitas pengadaan barang dan jasa untuk
operasional di dalam UNJANI.
5. Infrastruktur UNJANI, meliputi aktivitas-aktivitas manajemen UNJANI, seperti
perencanaan, administrasi dan keuangan, akuntansi, kontrol, kebijakan hukum,
penjaminan kualitas dan sebagainya.

4. STRATEGI PENERAPAN TI UNTUK MENDUKUNG AKTIVITAS
Analisis Kebutuhan Sistem Informasi,
Aplikasi-aplikasi dalam sistem informasi yang sedang dan akan dibangun di
dalam Unjani antara lain:
1. Sistem Administrasi Organisasi
Proses-proses yang dikelola di dalam Sistem Administrasi Organisasi ini
adalah:
a. Akuntansi;
b. Proses pengadaan barang atau jasa;
c. Manajemen sumber daya manusia;
d. Penggajian;
e. Pengelolaan inventori;
f. Pengelolaan arsip/surat.
g. Pengelolaan data kegiatan kemitraan dengan instansi luar.
2. Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik dikembangkan dan diimplementasikan untuk
mendukung kagiatan akademis di UNJANI. Proses-proses yang dikelola dalam sistem
ini antara lain:

a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa;
b. Perwalian;
c. Pengambilan dan penggantian mata kuliah mahasiswa;
d. Pembayaran kuliah;
e. Pengelolaan nilai mahasiswa;
f. Penyusunan jadwal kuliah;
g. Pengembangan kurikulum;
h. Penyusunan silabus, SAP, GBPP;
i. Penyusunan materi kuliah;
j. Kontrol kegiatan pengajaran, seperti presensi dosen dan mahasiswa, materi
kuliah dan sebagainya;
k. Pengelolaan data alumni
3. E-Learning
E-Learning merupakan sistem yang khusus dikembangkan untuk mendukung
proses belajar mengajar tanpa adanya tatap langsung dengan dosen pengajar. Proses
pembelajaran dilakukan secara On-Line. Fasilitas yang disediakan di dalam e-learning
antara lain:
a.

Upload dan download materi kuliah;

b.

Upload dan download tugas-tugas perkuliahan;

c.

Forum diskusi;

d.

Ujian online.

e.

Praktikum online.

f.

Informasi nilai mahasiswa online.

g.

Pengumuman informasi akademik.

4. Web UNJANI
Web UNJANI ini digunakan sebagai media untuk melakukan promosi dan
pengenalan UNJANI kepada masyarakat luas. Web ini berisi informasi mengenai
UNJANI, seperti visi, misi dan tujuan UNJANI, civitas akademika, fakultas dan
jurusan, kurikulum, fasilitas, informasi pendaftaran mahasiswa baru, seminar,
lokakarya dan kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan di UNJANI.
5. Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan digunakan untuk mendukung aktivitas-aktivitas
di dalam perpustakaan, seperti:
a. Pengelolaan koleksi pustaka;

b. Pengelolaan koleksi audio dan video;
c. Proses peminjaman koleksi;
d. Pengelolaan data anggota perpustakaan.
6. Career Information System
Sistem menyediakan layanan mengenai:
a. informasi lowongan kerja;
b. rekrutmen tenaga kerja;
c. pelatihan-pelatihan untuk persiapan memasuki dunia usaha.
7. Sistem Informasi Penerbitan
Sistem informasi penerbitan ini digunakan untuk mendukung proses
penerbitan pustaka di dalam UNJANI, seperti text book, modul praktikum, jurnal
penelitian dan sebagainya.
8. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan yang digunakan di dalam UNJANI, antara lain
digunakan untuk membantu dalam membuat keputusan tentang:
a. Analisis pasar, yang hasilnya digunakan dalam melakukan promosi UNJANI
terhadap calon mahasiswa
b. Analisis kemajuan belajar mahasiswa, termasuk menentukan mahasiswa mana
saja yang tidak layak untuk melanjutkan studi (drop out)
c. Analisis kinerja dosen dan karyawan
d. Analisis untuk pengadaan barang (procurement).
e. Analisis kemajuan UNJANI
f. Analisis kurikulum

Penentuan Prioritas Kebutuhan Sistem Informasi.
Penentuan prioritas kebutuhan sistem informasi dilakukan melalui klasifikasi
portofolio aplikasi. Klasifikasi dilakukan dengan melihat hasil analisis rantai nilai dan
hasil

survey/wawancara

dengan

pihak

manajemen

Unjani.

Aplikasi

yang

diprioritaskan dan harus ada adalah yang termasuk ke dalam kelompok Key
Operational. Selanjutnya untuk mencapai keunggulan strategi, diperlukan aplikasiaplikasi yang termasuk ke dalam kelompok Strategic. Kemudian dilanjutkan dengan
aplikasi yang terdapat dalam kelompok High Potential dan Support. Kelompok
aplikasi tersebut dapat dilihat dalam tabel 3.1.

Tabel 3.1. Kelompok Prioritas Aplikasi
Strategic
a. Analisis dan pengembangan
kurikulum

High Potential
a. Perpustakaan on-line
b. Career Information System on-line

b. Analisis pasar

c. Sistem pelacakan alumni

c. E-Learning

d. Analisis kemajuan Universitas

d. Sistem informasi akademik on-line

e. E-procurement

e. Sistem promosi melalui web
universitas
f. Manajemen sumber daya manusia
a. Registrasi dan daftar ulang
mahasiswa

a. Sistem informasi akuntansi
b. Proses pengadaan barang atau jasa

b. Perwalian mahasiwa

c. Sistem penggajian;

c. Pengambilan dan penggantian mata

d. Pengelolaan inventori

kuliah mahasiswa
d. Pembayaran kuliah

e. Pengelolaan arsip/surat
f. Pengelolaan data kegiatan kemitraan

e. Pengelolaan nilai mahasiswa

dengan instansi luar

f. Penyusunan jadwal kuliah

g. Sistem informasi penerbitan

g. Penyusunan silabus, SAP, GBPP

h. Analisis kinerja dosen dan karyawan

h. Penyusunan materi kuliah

i.

i.

Kontrol pengajaran

j.

Analisis kemajuan belajar mahasiswa

Analisis untuk pengadaan barang
(procurement)

k. Sistem informasi perpustakaan
Key Operational

Support

Rencana Strategis Penggunaan TI.
Berdasarkan prioritas kebutuhan sistem informasi, maka aplikasi yang akan
diterapkan terlebih dahulu adalah :
a. Registrasi dan daftar ulang mahasiswa
b. Perwalian mahasiwa
c. Pengambilan dan penggantian mata kuliah mahasiswa
d. Pembayaran kuliah

e. Pengelolaan nilai mahasiswa
f. Penyusunan jadwal kuliah
g. Penyusunan silabus, SAP, GBPP
h. Penyusunan materi kuliah
i.

Kontrol pengajaran

j.

Analisis kemajuan belajar mahasiswa

k. Sistem informasi perpustakaan
Agar aplikasi tersebut bernilai tambah, tidak hanya sekedar otomatisasi dari
proses manual, maka dilakukan integrasi aplikasi (dari a-l) melalui sistem informasi
akademik secara on-line. Di dalam sistem informasi akademik tersebut termasuk
aplikasi yang ada dalam kelompok strategic, yaitu :
a. E-Learning
b. Sistem informasi akademik on-line
c. Sistem promosi melalui web universitas
d. Manajemen sumber daya manusia
Sedangkan untuk analisis pasar dan analisis pengembangan kurikulum (dalam
kelompok strategis), dibuat sistem pendukung keputusan (decision support system).

Penggunaan Best Practices dalam Penerapan TI.
Untuk keberhasilan penerapan aplikasi yang direncanakan dalam strategis
penggunaan TI di atas, dilakukan bench marking dengan universitas lain yang sudah
berhasil menerapkan TI untuk dapat mengetahui Best Practices dari penerapan TI di
universitas lain.
Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam melakukan benchmarking
adalah :
a. Lakukan survei ke universitas yang dipilih, perhatikan dan pelajari teknik dan
metode terbaik dalam melakukan penerapan TI. Selanjutnya terapkan teknik dan
metode terbaik tersebut di UNJANI.
b. Tentukan visi, misi, dan strategi serta tujuan organisasi yang dapat mendukung
penerapan TI.
c. Libatkan end user dalam menentukan visi, misi, strategi, dan tujuan organisasi.
d.

Susunlah satu team yang berbeda dibawah satu project manager

e. Mengendalikan tekanan yang untuk mempercepat kemajuan dan inovasi
f. Implementasikan proyek dengan singkat dan cepat

Penganggaran.
Dalam melakukan penganggaran untuk penerapan TI tersebut, strategi yang
dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Memberikan penjelasan penganggaran secara tepat kepada stakeholder
b. Merancang anggaran untuk hal-hal yang berhubungan dengan strategi TI
c. Merancang anggaran untuk portfolio investasi TI
d. Merancang anggaran net total value TI
e. Merencanakan anggaran untuk perusahaan dan lainnya
f. Lakukan analisis perubahan laba kotor selama beberapa tahun, akibat adanya
penganggaran barang modal
g. Gunakan sumber-sumber keuangan yang terbebas dari pajak, misalnya laba
ditahan

Proteksi, Privasi dan Keamanan SI.
Di dalam kegiatan proteksi privasi dan keamanan SI, dilakukan serangkaian
prosedur berikut ini :
a. Adopsi praktek dan standar keamanan yang ada dan sesuai.
b. Sosialisasikan dan libatkan stakeholders tentang pengetahuan privasi dan
keamanan.
c. Berilah pemahaman yang cukup kepada level eksekutif mengenai isu kebijakan
informasi.
d. Rencanakanlah bentuk privasi dan keamanan sebelum pengumpulan data dan/atau
pembangunan sistem.
e. Selaraskan kebijakan informasi dengan kebijakan hukum yang lain
f. Dukunglah pengembangan teknologi baru.
g. Gunakan TI untuk meningkatkan privasi dan keamanan, tidak hanya sekadar
pemeliharaan saja.

Pemanfaatan TI untuk Kerjasama.
Di dalam pemanfaatan TI untuk kerjasama, dilakukan serangkaian prosedur
berikut ini :
a. Analisis posisi kompetitif dengan universitas lain dalam satu kelompok.
b. Sediakan akses untuk layanan telekomunikasi
c. Tingkatkan kualitas SDM melalui pelatihan.
d. Tingkatkan efektivitas penggunaan biaya untuk pelaksanaan kegiatan akademis di
universitas.
e. Perluas kekuatan yang ada melalui pemanfaatan TI.
f. Ciptakan kekuatan baru untuk mengembangkan pembelajaran di dalam
universitas.
g. Fokus pada kolaborasi dengan rekanan.
h. Tinjau equitas dan Risiko lainnya.

Pemanfaatan TI untuk Promosi.
Di dalam pemanfaatan TI untuk promosi, dilakukan serangkaian prosedur
berikut ini :
a. Perhatikan universitas yang lain untuk mengukur dan memahami tren pendidikan.
b. Tingkatkan ketertarikan mahasiswa terhadap TI dengan menyediakan informasi
dan fasilitas yang dibutuhkan.
c. Lindungi infrastruktur dari mahasiswa secara umum.
d. Membangun dan menerapkan sistem informasi akademik untuk mahasiswa.
e. Siapkan infrastuktur jaringan untuk memudahkan partisipasi mahasiswa.
f. Gunakan jaringan untuk berkomunikasi dengan mahasiswa.
g. Libatkan seluruh stakeholder dalam menentukan tujuan dan rencana masa depan.

Tindak Lanjut Pemanfaatan TI.
Sistem Informasi akademik online ini dapat dikembangkan untuk menghadapi
tantangan global, sesuai dengan visi UNJANI yaitu global kampus. Pengembangan
sistem akademik ini dapat berupa pengembangan aplikasi distant learning, e-learning
sehingga mahasiswa UNJANI bisa mengikuti perkuliahan dari berbagai lokasi
termasuk memperoleh perkuliahan dari luar kampus (luar kota/ luar negeri).
Petunjuk persiapan menghadapi era pendidikan global :
a. Meningkatkan kualitas SDM dan kurikulum pendidikan.
b. Menggunakan TI untuk membantu strategi universitas di masa depan.
c. Analisis kembali seluruh rantai nilai yang mendukung persiapan ini.
d. Melakukan riset dan penelitian untuk mendukung persiapan era pendidikan global.

5. KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas dapat diambil beberapa kesimpulan sebgai berikut :
a. Profil Unjani saat ini dilihat dari budaya organisasi UNJANI mengarah ke budaya
clan.
b.

Analisis kondisi Unjani saat ini berdasarkan analisis rantai nilai dapat
disimpulkan bahwa aktivitas utama Unjani ditujukan pada kegiatan akademik dan
pelayanan pada mahasiswa.

c. Berdasarkan analisis rantai nilai dan hasil survey serta wawancara dengan pihak
manajemen

Unjani

didapatkan

bahwa

aplikasi

sistem

informasi

yang

diprioritaskan adalah untuk mendukung kegiatan akademik, oleh karena itu
rencana penerapan TI adalah untuk pembangunan sistem informasi akademik online. Sedangkan untuk analisis pasar dan analisis pengembangan kurikulum
(dalam kelompok strategis), dibuat sistem pendukung keputusan (decision support
system).
d. Strategi penerapan TI dilakukan dengan mengikuti tahapan yang dianjurkan dalam
delapan langkah (eight imperatives).

6. DAFTAR PUSTAKA

Cameron, Kim.S; Quinn, Robert. E., 1999, Diagnosing And Changing Organizational
Culture: Based On The Competing Values Framework, New Jersey:
Prentice Hall.
Harvard Policy Group. Eight Imperatives – for Leaders in a Networked World :
Guidelines for the 2000 Election and Beyond. John Kennedy School of
Government.
L.Aiman; Smith., 2004, What Do We Know about Developing and Sustaining a
Culture of Innovation L.Aiman-Smith.
Turban; McLean; Wetherbe., 2002, Information technology For Management, New
York: John Wiley and Sons.
Ward, J. dan J. Peppard. Strategic Planning for Information Systems. 3 rd edition. John
Wiley & Sons. West Sussex : 2002.
Zielinski, W. ICT and Competitive Advantage in Higher Education : Applying Value
Chain Model and Balanced Scorecard for University. Academi of
Humanities and Economics in Lodz. Poland.